Cómo administrar un equipo remoto

Debido a los cambios globales que está experimentando el mundo, el trabajo remoto ha pasado de ser una tendencia de moda a una necesidad. La necesidad de introducir nuevas pautas y herramientas de software para el trabajo remoto se ha convertido en una necesidad para la mayoría de las empresas, no solo en el ámbito de las tecnologías de la información.

El enfoque para construir la infraestructura de TI corporativa también está cambiando. La implementación de escritorios en la nube como su infraestructura de TI es la forma más fácil de administrar un equipo remoto. Existe una creciente necesidad de servicios de alojamiento en línea.

Al analizar nuestra experiencia personal y la experiencia de otros gerentes, podemos ver que la visión de todos sobre los procesos de gestión de equipos remotos es casi la misma. Así, los principios básicos son aplicables a diferentes especialistas: diseñadores, gerentes, especialistas en marketing, etc.

¿Cómo garantizar el funcionamiento eficaz y la estabilidad de todos los sistemas de la empresa? Compartiremos algunos consejos y herramientas que le ayudarán a usted y a su empresa a crecer durante la pandemia.

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Contrata a los trabajadores remotos adecuados

Por supuesto, la mayor parte del éxito al trabajar con un equipo remoto depende de los miembros de este equipo. Si contrata empleados al azar o utiliza el enfoque "como todos los demás", los siguientes consejos y herramientas serán de poca utilidad.

Como muestra la experiencia de nuestro equipo, la búsqueda de empleados remotos para cada empresa en particular es un proceso individual (o íntimo, si lo desea). Sin embargo, se pueden destacar algunos puntos de entrada para todos. Por ejemplo:

• Compruebe la aptitud para autoorganizarse;
• La contratación de empleados de diferentes "fuentes" tiene sus propios matices. La experiencia muestra que los candidatos que provienen, digamos, de sitios de trabajo especializados son diferentes de aquellos que “viven” en sitios independientes;
• Entrevista de diferentes formas. Es posible que enviar mensajes de texto simples o una tarea de prueba no sea suficiente. A veces, se requerirá una reunión cara a cara o un par de sesiones de Zoom para ver si un trabajador remoto es adecuado para un trabajo en particular;
• Proporcione la mayor cantidad de información posible para que sus candidatos puedan entender si es lo suyo o no. Mejor renunciar a ellos en la etapa inicial que después de contratarlos.

Analice las necesidades y capacidades de su empresa y comprenderá si puede encontrar buenos empleados. Para hacer esto, simplemente responda las siguientes preguntas:

• ¿Considera a los trabajadores remotos como "mano de obra barata"? Si la respuesta es sí, es poco probable que pueda atraer a especialistas expertos;
• ¿Tiene un gerente en su empresa para un equipo remoto? ¿No? Entonces debería encontrar uno primero, luego contratar empleados;
• ¿Está familiarizado con CRM? La gestión de relaciones con los clientes es una tecnología para gestionar todas las relaciones e interacciones de su empresa con los clientes existentes y potenciales. Si esto es algo nuevo para usted, primero aprenda los conceptos básicos y prepárese adecuadamente para trabajar con un equipo remoto.

Todo esto es solo la punta del iceberg: cada caso necesita un enfoque especial.

Trabajo remoto. ¿Es desafiante?

Hay un desafío, sí, y no es solo técnico. La organización del trabajo remoto consta de dos partes. El primero es la orientación y organización del proceso de trabajo. El segundo son las herramientas de software de trabajo remoto relevantes. La transición a un nuevo modelo requiere no solo la reentrenamiento de los empleados, sino también el seguimiento de nuevas pautas.

Abordaremos ambas partes.

Consejos para el trabajo a distancia

Primero, digamos adiós a un par de mitos que se interponen en el camino:

• El mito número uno es que los empleados fuera de la oficina están destinados a holgazanear. Ahora, la realidad es que si establece los objetivos correctos y explica cómo trabajar de forma remota en un nuevo entorno, sus empleados serán mucho más eficientes. Esto lo demuestran miles de empresas que han cambiado a este modo en 2019 o antes;
• El segundo mito es que es imposible organizar procesos remotos sin pérdida de eficiencia. De hecho, todo depende del gerente. Por lo tanto, incluso las empresas de fabricación pueden transferirse en gran medida a un modo remoto.

¿Cómo gestiona un equipo remoto, que puede estar disperso en diferentes ciudades, estados o incluso países? Veamos.

Establezca reglas claras y sígalas

El trabajo remoto no es un caos. Requiere autodisciplina y conciencia por parte de los empleados. Sin embargo, la autodisciplina se manifestará solo si existen rutinas y reglas claras. Piense en las rutinas de trabajo y las reglas de etiqueta. Asegúrese de que sus empleados sepan:

• ¿Cuál es el cronograma de su jornada laboral?
• ¿Qué medios de comunicación utiliza el equipo?
• ¿Cómo se asegura un diálogo eficaz durante las reuniones en línea? ¿Qué reglas se deben seguir?
• ¿Cuándo puede enviar mensajes o hacer llamadas? Etc.

Además, todo el equipo debe utilizar un servicio común para configurar y controlar tareas o CRM. Comunicarse solo a través de correspondencia personal y contar con su memoria conduce al caos y a la pérdida de productividad. Informe a sus empleados sobre las próximas tareas de las que cada uno de ellos es personalmente responsable. Un equipo remoto que conozca sus responsabilidades también mejorará las relaciones con los clientes, facilitando mucho la gestión de los mismos.

Crea una estrategia de comunicación

Informe a los empleados sobre la frecuencia con la que deben presentar informes (y su formato), cuándo se llevan a cabo reuniones generales y reuniones individuales, etc. Establezca pautas para manejar las tareas diarias. Los empleados deben comprender sus prioridades; esto aumentará la productividad.

Las presentaciones también son un recurso valioso para mejorar las comunicaciones de equipos remotos. El uso de herramientas como atractivas plantillas de PowerPoint gratuitas puede ayudar a crear presentaciones remotas atractivas y mejorar la colaboración general del equipo.

Diseñe una infografía de procesos, como este ejemplo a continuación, que describa los pasos clave que deben seguir los empleados. La visualización de procesos facilita que los empleados sigan y recuerden las pautas.

(Fuente de imagen)

Proporcionar herramientas de trabajo

Asegúrese de que cada miembro del equipo tenga acceso a todos los servicios laborales que necesite. La lista puede ser bastante grande:

• Correo electrónico corporativo;
• Sistema de gestión de documentos;
• Almacenamiento de archivos en la nube;
• Servicio de videoconferencia;
• Mensajero de trabajo;
• Programador de tareas;
• Cuenta CRM,
• Sistema de gestión del tiempo. etc.

No te olvides de las integraciones. La mayoría de estos servicios se pueden vincular a un sistema común. Muchas operaciones también se pueden automatizar. Esto le ahorrará mucho tiempo.

Centrarse en los objetivos de la empresa

Cuando trabaje de forma remota, debe tener en cuenta los objetivos de su empresa. Deben ser claros, mensurables y limitados en el tiempo. No importa lo que haga el empleado ni a qué ritmo: si ellos (y todo el equipo) cumplen los objetivos de su empresa, lo está haciendo bien. Considere lo que esperan sus clientes de que su empresa trabaje de forma remota y tenga en cuenta las herramientas y los cambios necesarios en sus objetivos.

El seguimiento de empleados es muy útil para empresas con objetivos. Puede ayudar a una organización a alcanzar sus objetivos estratégicos asegurándose de que todos los empleados se presenten y trabajen a tiempo, todos los días de la semana.

Establecer comunicación informal

Brinde a los empleados la oportunidad de hablar fuera del trabajo. En la oficina, los empleados a menudo se reúnen alrededor de dispensadores de agua o en áreas para fumadores. No intente deshacerse de esos lugares cuando trabaje en línea. Es mejor crear una "charlatanería" controlada para temas y bromas fuera del trabajo.

Esto promoverá la formación de equipos independientemente de la distancia. Y cuando termine el encierro y el aislamiento forzado, puede organizar una reunión informal del equipo.

Establecer tareas claras

Siempre existe el riesgo de que la realización de la tarea se convierta en una larga discusión. Por lo tanto, no alargue la correspondencia y las llamadas telefónicas: prepárese para conferencias y reuniones en línea con anticipación. Envíe todos los correos electrónicos por la mañana, incluida toda la información necesaria en un solo mensaje. Utilice la transformación digital para conectarse sin problemas con su equipo remoto y sus clientes, planifique el uso de reuniones virtuales, seguimiento de proyectos, tecnologías sin contacto como códigos QR con logotipos, mejores informes para mejorar la eficiencia.

Sujeción absoluta. ¿Realmente lo necesitas?

“Deje que el conserje elija su propia escoba”, - (c) Howard Behar, ex presidente de Starbucks. Puede esperar el máximo impacto de los empleados si les muestra la dirección correcta y les brinda cierta libertad para realizar la tarea (incluso si es una libertad limitada).

No es necesario obligar a cada trabajador remoto a utilizar Time Doctor y herramientas similares. Aborde la pregunta de manera equilibrada: si se paga por hora, entonces sí, esta opción puede funcionar bien. Si estás pagando por un proyecto, deja que el artista haga lo suyo.

Realizar rituales de equipo

Esto puede parecer obvio, pero no podemos enfatizar lo suficiente lo importante que es.

Tener un ritual de equipo, ya sean reuniones semanales, reuniones individuales mensuales o cualquier otra rutina, es absolutamente esencial. Proporcionan transparencia, especialmente cuando se discute el estado de los proyectos y / o el progreso en otras empresas.

El cumplimiento del límite de tiempo también es crucial porque nadie se distrae y todos participan activamente en la reunión. Por supuesto, algunas reuniones son más productivas que otras, pero es importante ceñirse a un ritual que mantenga a todos en el camino correcto. Trabaje también en el compromiso de los empleados.

Monitorear la eficiencia

Supervise cómo se está desempeñando cada miembro del equipo. Recopile comentarios sobre por qué ciertas tareas no se completan a tiempo y establezca responsabilidades para el trabajo pendiente.

No equipare a los empleados remotos con usted mismo.

Divida su eficiencia por cinco y sea feliz. Considere los siguientes consejos:

• Permita que los empleados remotos trabajen a su conveniencia . Tenga en cuenta que algunas personas son búhos, otras son alondras, algunas tienen la mejor eficiencia en la mañana, mientras que otras necesitan rockear hasta el almuerzo o la noche, que consiste en explorar redes sociales, admirar gatos, destruir tanques enemigos, etc .;
• No te olvides de las diferencias horarias . Si su equipo de trabajo interactúa entre sí, asegúrese de que conozcan los horarios de trabajo de sus compañeros;
• No los divida en "internos" y "externos". No debe haber gradación entre los empleados que trabajan en la oficina y de forma remota. Créanos, si una persona es perezosa, encontrará cómo esquivar el escrutinio, tanto trabajando de forma remota como en la oficina. Es al revés para los empleados verdaderamente eficaces;
• Muestra permanencia . Si cambia constantemente los requisitos, las nuevas reglas, los requisitos y las medidas, tarde o temprano cualquiera dejará de hacerlo;
• Mantente en contacto y responde a las solicitudes . Se trata del contacto, no del control que mencionamos anteriormente. Sus empleados remotos deben recibir una respuesta de inmediato. Si retrasa la respuesta por 1, 2 o 3 días, solo está perdiendo el tiempo y el tiempo de su equipo remoto. Una vez más, esto puede ser una excusa para dejar de fumar.

Motiva a tu equipo

No existe una receta mágica para motivar a los equipos, especialmente cuando se trabaja de forma remota. Sin embargo, tenemos algunos consejos:

• Muéstrales tu cuidado . A todos les gusta y merecen atención. Algunos más que otros. Esto también varía según la cultura y la personalidad;
• Apreciar , estar disponible y brindar el tiempo y la atención necesarios a cada miembro del equipo;
• Jugar juegos. ¡Descubrimos que los juegos y los desafíos funcionan muy bien! ¡Da bonificaciones y envía regalos a tus ganadores!
• Delegar responsabilidades . Otro método que nos parece efectivo es el de delegar tareas específicas que pueden afectar el desempeño de todo el equipo. Hacer que los miembros de su equipo sean responsables de ciertas tareas les permite estar completamente comprometidos y crea una gran dinámica de equipo.
• Alabanza en público. reprimenda en privado. Cuando trabaje de forma remota, aún debe mantener una conducta positiva, incluso cuando observe algunos errores. Y esto debe hacerse con mucho cuidado en el modo remoto. Las personas que son regañadas en público posteriormente pierden la motivación. Entonces, el principio básico para nosotros siempre ha sido elogiar en público y reprender en privado.

Usa la teoría de las inteligencias múltiples

Este modelo fue propuesto por Howard Gardner a mediados de los 80. Es algo que nunca deja de fascinarnos. En pocas palabras, la teoría establece que todos nacemos con 8 tipos diferentes de "inteligencia" y un potencial algo similar para cada uno de ellos. Cómo desarrollamos una u otra inteligencia depende de nuestra genética, educación y experiencias de vida en general.

Pasemos de las reglas a las soluciones técnicas.

Herramientas para trabajo remoto

La lista de herramientas y servicios para un trabajo remoto eficaz puede variar según las características específicas de su negocio. La mayoría de las veces, esta lista incluye:

• Mensajeros (Telegram, Slack, Viber, etc.);
• Herramientas para compartir pantalla y video (Zoom, Google Hangouts, Skype, etc.);
• Acceso a escritorio remoto (TeamViewer);
• Sistemas de gestión de tareas y proyectos remotos (Jira, Asana, Trello, Basecamp, Process Street, Youtrack);
• Servicios en la nube para almacenamiento de documentos y trabajo con documentos (Google, Microsoft OneDrive, DropBox;
• CRM (Zoho, Salesforce, Apptivo), etc.

Holgura . Si necesita un mensajero corporativo para comunicaciones y reuniones con integración con más de 100 servicios especializados populares, debería considerar Slack. Puedes elegir una versión gratuita para un equipo de hasta 20 personas. Si necesita configuraciones de acceso avanzadas para cada usuario, más integraciones con servicios de terceros y un archivo más grande, recomendamos cambiar a la versión paga (es más ventajoso pagar anualmente).

Los servicios de Google son una de las mejores soluciones para trabajar con documentos. Google ofrece un conjunto de servicios web gratuito y muy conveniente para trabajar con presentaciones y documentos de texto. y hojas de cálculo. Todo esto complementa el almacenamiento de archivos de Google Drive.

Dependiendo del nivel de acceso a sus archivos, los usuarios pueden verlos, comentarlos o editarlos. Por tanto, Google Docs es una gran opción. No más reenvíos recíprocos de documentos que pueden perderse, etc. Aquí, todo el historial de cambios está al alcance de su mano. Y es gratis.

Evernote es otro lugar conveniente para almacenar sus notas. Disponible como servicio web, cliente para Windows o una aplicación iOS / Android. Evernote te permite guardar archivos de texto, páginas web, archivos de audio, fotos y otros tipos de archivos. El servicio proporciona funciones de respaldo y sincronización cuando se trabaja desde diferentes dispositivos. También disponible como extensión para Chrome

Asana es un sistema de gestión de proyectos muy útil que es adecuado para proyectos complejos. Es fácil de usar y de aprender. Algunos lo describen como diseñado "para los perezosos que aprecian el orden". El servicio facilita la planificación estratégica y la gestión de proyectos a largo plazo.

Puede estructurar su flujo de tareas de diferentes maneras, dividirlas todas en grandes grupos / proyectos. Elija entre diferentes plantillas: puede ser un calendario de publicación de contenido, un plan de trabajo del sitio web o un cronograma para varios informes. La versión gratuita de Asana es adecuada para equipos de hasta 15 personas.

Trello es un servicio de software de gestión de proyectos de grupos pequeños basado en la nube fácil y conveniente que se basa en la metodología Kanban. Según este último, cada tarea pasa por varias etapas, por ejemplo, planificada, en curso, en aprobación, finalizada. Esta idea aclara el flujo de trabajo.

Timely es un rastreador de tiempo para evaluar la productividad de sus empleados. Necesita saber cuánto gasta cada miembro del equipo en una tarea. Timely se integra con Asana, Trello u otros servicios similares. Luego, el servicio proporciona análisis sobre las acciones de los empleados con sus tareas.

TimeCamp es una aplicación de temporizador de PC para equipos sin importar su tamaño. Realiza un seguimiento del tiempo automáticamente y asigna entradas de tiempo a proyectos específicos, dejando más tiempo para lo que realmente importa para su negocio. Funciones como informes sólidos, facturación, módulo de asistencia y horas de facturación ayudan a agilizar los tediosos procesos de su negocio. Se integra con varias herramientas como Asana, Trello, ClickUp, Jira, Salesforce y muchas más.

Conclusión

Personalmente, creemos que el futuro del trabajo remoto es una desconexión total entre el trabajo y su ubicación física real; no hay nada sorprendente aquí.

Además, si hay algo que podemos aprender de esta crisis actual es que las soluciones de colaboración digital se han convertido en un incentivo para la continuidad del negocio y permiten a los gerentes controlar mejor sus equipos.

Pronto, las empresas se darán cuenta de que el trabajo remoto debe fomentarse, gestionarse y verse como un enfoque estratégico para la continuidad empresarial. Como dijo una vez Stephen Hawking, "la inteligencia es la capacidad de adaptarse al cambio". Creemos que es hora de demostrar cuán ágiles podemos ser como organizaciones y cuánto más inteligentes podemos crecer como individuos.

Por supuesto, todos estos consejos y herramientas mencionados anteriormente no son las únicas cosas que marcan la diferencia. Si ninguno de estos funciona para usted, siempre puede encontrar alternativas; hemos enumerado las soluciones que funcionan para nosotros principalmente.

La transición al teletrabajo es una tarea difícil pero con solución para una empresa. Al elegir las herramientas adecuadas y configurar el proceso, puede ahorrar en muchos gastos.

Buena suerte con tu equipo remoto y que sea productivo. Esperamos que este artículo te haya resultado útil y deseamos a tu equipo éxito y estabilidad en este momento difícil.