Uzak Bir Ekip Nasıl Yönetilir

Dünyanın geçirdiği küresel değişimler nedeniyle uzaktan çalışma moda bir trendden bir zorunluluk haline geldi. Uzaktan çalışma için yeni yönergeler ve yazılım araçları sunma ihtiyacı, yalnızca BT alanında değil, çoğu şirket için bir zorunluluk haline geldi.

Kurumsal BT altyapısı oluşturma yaklaşımı da değişiyor. Bulut masaüstlerini BT altyapınız olarak uygulamak, uzak bir ekibi yönetmenin en kolay yoludur Çevrimiçi barındırma hizmetlerine artan bir ihtiyaç vardır.

Kişisel deneyimimizi ve diğer yöneticilerin deneyimlerini analiz ettiğimizde, herkesin uzaktan ekip yönetimi süreçleri vizyonunun neredeyse aynı olduğunu görebiliriz. Bu nedenle, temel ilkeler farklı uzmanlara uygulanabilir: tasarımcılar, yöneticiler, pazarlama uzmanları vb.

Şirketin tüm sistemlerinin etkin çalışması ve istikrarı nasıl sağlanır? Pandemi sırasında sizin ve işletmenizin büyümesine yardımcı olacak bazı ipuçlarını ve araçları paylaşacağız.

Saatler değil saniyeler içinde nasıl yayınlayacağınızı keşfedin

Wordable'a özel erişim elde etmek ve içeriği saatler değil, saniyeler içinde nasıl yükleyeceğinizi, biçimlendireceğinizi ve optimize edeceğinizi öğrenmek için şimdi kaydolun.

Yayınlamaya başla

Doğru uzaktan çalışanları işe alın

Uzak bir ekiple çalışmanın aslan payı elbette bu ekibin üyelerine bağlıdır. Çalışanları rastgele işe alırsanız veya "herkes gibi" yaklaşımını kullanırsanız, aşağıdaki ipuçları ve araçlar çok az işinize yarayacaktır.

Ekibimizin deneyiminin gösterdiği gibi, her bir şirket için uzaktan çalışan aramak bireysel bir süreçtir (ya da dilerseniz samimi bir süreçtir). Ancak, bazı giriş noktaları herkes için vurgulanabilir. Örneğin:

• Kendini organize etme yeteneğini kontrol et;
• Çalışanları farklı “kaynaklardan” işe almanın kendi nüansları vardır. Deneyimler, örneğin özel iş sitelerinden gelen adayların, serbest meslek sitelerinde "ikamet eden" adaylardan farklı olduğunu göstermektedir;
• Farklı şekillerde röportaj yapın. Basit mesajlaşma veya bir test görevi yeterli olmayabilir. Uzak bir çalışanın belirli bir iş için uygun olup olmadığını görmek için bazen yüz yüze bir toplantı veya birkaç Zoom oturumu gerekebilir;
• Adaylarınızın kendi şeyleri olup olmadığını anlayabilmeleri için mümkün olduğunca fazla bilgi sağlayın . Onları işe almaktansa ilk aşamada feragat etmek daha iyidir.

Şirketinizin ihtiyaçlarını ve yeteneklerini analiz edin ve harika çalışanlar bulup bulamayacağınızı anlayacaksınız. Bunu yapmak için aşağıdaki soruları yanıtlamanız yeterlidir:

• Uzaktan çalışanları “ucuz işgücü” olarak görüyor musunuz? Cevabınız evet ise, bilgili uzmanları çekmeniz pek olası değildir;
• Şirketinizde uzak bir ekip için bir yöneticiniz var mı? Numara? O zaman önce bir tane bulmalı, sonra çalışanları işe almalısınız;
• CRM'ye aşina mısınız? Müşteri ilişkileri yönetimi, şirketinizin mevcut ve potansiyel müşterilerle olan tüm ilişkilerini ve etkileşimlerini yönetmek için kullanılan bir teknolojidir. Bu sizin için yeni bir şeyse, önce temel bilgileri öğrenin ve kendinizi uzak bir ekiple çalışmaya uygun şekilde hazırlayın.

Bütün bunlar buzdağının sadece görünen kısmı – her vakanın özel bir yaklaşıma ihtiyacı var.

Uzaktan çalışma. zorlu mu?

Evet, bir zorluk var ve bu sadece teknik değil. Uzaktan çalışma organizasyonu iki bölümden oluşmaktadır. Birincisi, çalışma sürecinin yönergeleri ve organizasyonudur. İkincisi, ilgili uzaktan çalışma yazılım araçlarıdır. Yeni bir modele geçiş, yalnızca çalışanların yeniden eğitilmesini değil, aynı zamanda yeni yönergelerin izlenmesini de gerektirir.

Her iki kısma da değineceğiz.

Uzaktan çalışma için ipuçları

İlk olarak, önümüze çıkan birkaç efsaneye veda edelim:

• Bir efsane , ofis dışında çalışanların gevşemeye mahkum olmasıdır. Şimdi gerçek şu ki, doğru hedefler belirlerseniz ve yeni bir ortamda nasıl uzaktan çalışılacağını açıklarsanız, çalışanlarınız çok daha verimli olacaktır. Bu, 2019 veya daha önce bu moda geçen binlerce şirket tarafından kanıtlanmıştır;
• İkinci efsane , uzak süreçleri verimlilik kaybı olmadan organize etmenin imkansız olmasıdır. Aslında, her şey yöneticiye bağlıdır. Böylece, imalat şirketleri bile büyük ölçüde uzak bir moda aktarılabilir.

Farklı şehirlere, eyaletlere ve hatta ülkelere dağılmış olabilen uzak bir ekibi nasıl yönetirsiniz? Görelim.

Net kurallar belirleyin ve bunlara uyun

Uzaktan çalışma kaos değildir. Çalışanlardan öz disiplin ve vicdanlılık gerektirir. Ancak öz disiplin, ancak açık rutinler ve kurallar varsa kendini gösterecektir. Çalışma rutinlerini ve görgü kurallarını gözden geçirin. Çalışanlarınızın şunları bildiğinden emin olun:

• İş günlerinin zaman çizelgesi nedir?
• Ekip hangi iletişim araçlarını kullanıyor?
• Çevrimiçi toplantılarda etkili diyalogu nasıl sağlıyorsunuz? Hangi kurallara uyulmalıdır?
• Ne zaman mesaj gönderebilir veya arama yapabilirsiniz? Vb.

Ayrıca, tüm ekip, görevleri veya CRM'yi ayarlamak ve kontrol etmek için ortak bir hizmet kullanmalıdır. Sadece kişisel yazışmalar yoluyla iletişim kurmak ve hafızanıza güvenmek kaosa ve üretkenlik kaybına yol açar. Çalışanlarınızı, her birinin kişisel olarak sorumlu olduğu yaklaşan görevler hakkında bilgilendirin. Sorumluluklarını bilen uzak bir ekip, müşterilerle ilişkileri geliştirerek müşteri yönetimini çok daha kolay hale getirecektir.

Bir iletişim stratejisi oluşturun

Çalışanlara ne sıklıkta rapor hazırlamaları (ve formatları), genel toplantılar ve 1'e 1 toplantılar vb. hakkında bilgi verin. Günlük görevlerin yerine getirilmesi için yönergeler oluşturun. Çalışanlar önceliklerini anlamalıdır - bu üretkenliği artıracaktır.

Sunumlar ayrıca uzaktan ekip iletişimini geliştirmek için değerli bir kaynaktır. Göz alıcı ücretsiz PowerPoint şablonları gibi araçları kullanmak, ilgi çekici uzaktan sunumlar oluşturmaya ve genel ekip işbirliğini geliştirmeye yardımcı olabilir.

Aşağıdaki örnekte olduğu gibi, çalışanların izlemesi gereken temel adımları özetleyen bir süreç bilgi grafiği tasarlayın. Süreçleri görselleştirmek, çalışanların yönergeleri izlemesini ve hatırlamasını kolaylaştırır.

(Görüntü Kaynağı)

Çalışma araçları sağlayın

Her ekip üyesinin ihtiyaç duyduğu tüm iş hizmetlerine erişimi olduğundan emin olun. Liste oldukça büyük olabilir:

• Kurumsal e-posta;
• Belge yönetim sistemi;
• Bulut dosya depolama;
• Video konferans hizmeti;
• İş habercisi;
• Görev Zamanlayıcısı;
• CRM hesabı,
• Zaman yönetim sistemi. vb.

Entegrasyonları unutmayın. Bu hizmetlerin çoğu ortak bir sisteme bağlanabilir. Birçok işlem de otomatikleştirilebilir. Bu çok zaman kazandıracak.

Şirket hedeflerine odaklanmak

Uzaktan çalışırken, şirket hedeflerinizi göz önünde bulundurmalısınız. Açık, ölçülebilir ve zamanla sınırlı olmalıdırlar. Çalışanın ne yaptığı veya hangi hızda olduğu önemli değil - onlar (ve tüm ekip) şirketinizin hedeflerini karşılıyorsa, iyi gidiyorsunuz. Müşterilerinizin uzaktan çalışan şirketinizden ne beklediğini düşünün ve hedeflerinizde gerekli araçları ve değişiklikleri hesaba katın.

Çalışan izleme, hedefleri olan şirketler için çok faydalıdır. Tüm çalışanların haftanın her günü rapor vermesini ve zamanında çalışmasını sağlayarak bir kuruluşun stratejik hedeflerine ulaşmasına yardımcı olabilir.

Gayri resmi iletişim kurun

Çalışanlara iş dışında konuşma fırsatı verin. Ofiste çalışanlar genellikle su sebillerinin etrafında veya sigara içme alanlarında toplanır. Çevrimiçi çalışırken bu tür yerlerden kurtulmaya çalışmayın. İş dışı konular ve şakalar için kontrollü bir "gevezelik kutusu" oluşturmak daha iyidir.

Bu, mesafeden bağımsız olarak ekip oluşturmayı teşvik edecektir. Ve karantina ve zorunlu izolasyon sona erdiğinde, gayri resmi bir ekip toplantısı düzenleyebilirsiniz.

Net görevler belirleyin

Görevi tamamlamanın uzun bir tartışmaya dönüşme riski her zaman vardır. Bu nedenle, yazışmaları ve telefon görüşmelerini fazla uzatmayın – konferanslara ve çevrimiçi toplantılara önceden hazırlanın. Gerekli tüm bilgiler de dahil olmak üzere tüm e-postaları sabahları tek bir mesajda gönderin. Uzak ekibinizle ve müşterilerinizle sorunsuz bir şekilde bağlantı kurmak için dijital dönüşümü kullanın, sanal toplantıların kullanımını planlayın, proje takibi, logolu QR kodları gibi temassız teknolojiler, verimliliği artırmak için daha iyi raporlama.

Mutlak tabiiyet. Buna gerçekten ihtiyacın var mı?

“Hizmetçinin kendi süpürgesini seçmesine izin verin” – (c) Starbucks'ın eski başkanı Howard Behar. Onlara doğru yönü gösterirseniz ve görevi yerine getirirken belirli bir özgürlük sağlarsanız (sınırlı özgürlük olsa bile) çalışanlardan maksimum etkiyi bekleyebilirsiniz.

Her bir uzak çalışanı Time Doctor ve benzeri araçları kullanmaya zorlamaya gerek yok. Soruya dengeli bir şekilde yaklaşın: eğer saatlik ödeme ise, evet, bu seçenek işe yarayabilir. Bir proje için para ödüyorsanız, sanatçının işini yapmasına izin verin.

Takım ritüellerini yürütmek

Bu açık görünebilir, ancak bunun ne kadar önemli olduğunu yeterince vurgulayamayız.

Haftalık toplantılar, aylık birebir toplantılar veya başka herhangi bir rutin olsun, bir ekip ritüeline sahip olmak kesinlikle gereklidir. Özellikle proje durumlarını ve/veya diğer girişimlerdeki ilerlemeyi tartışırken şeffaflık sağlarlar.

Zaman sınırına uymak da çok önemlidir çünkü kimsenin dikkati dağılmaz ve herkes toplantıya aktif olarak katılır. Elbette, bazı toplantılar diğerlerinden daha verimlidir, ancak herkesin yolunda gitmesini sağlayan bir ritüele bağlı kalmak önemlidir. Çalışan bağlılığı üzerinde de çalışın.

Verimliliği izleyin

Her ekip üyesinin nasıl performans gösterdiğini izleyin. Belirli görevlerin neden zamanında tamamlanmadığına dair geri bildirim toplayın ve tamamlanmamış işler için sorumluluklar belirleyin.

Uzak çalışanları kendinizle eşitlemeyin.

Verimliliğinizi beşe bölün ve mutlu olun. Aşağıdaki ipuçlarını göz önünde bulundurun:

• Uzak çalışanların kendi rahatlıklarında çalışmasına izin verin . Bazı insanların baykuş, bazılarının toygar olduğunu unutmayın - bazıları sabahları en iyi verimliliğe sahipken, diğerlerinin sosyal ağları keşfetmek, kedilere hayranlık duymak, düşman tanklarını yok etmek vb. dahil olmak üzere öğle veya akşama kadar sallanması gerekir;
• Saat farklarını unutmayınız . Çalışma ekibiniz birbirleriyle etkileşime giriyorsa, iş arkadaşlarının çalışma programlarından haberdar olduklarından emin olun;
• Onları "içeridekiler" ve "dışarıdakiler" olarak ayırmayın. Ofiste ve uzaktan çalışan çalışanlar arasında geçiş olmamalı. Bize güvenin, eğer bir kişi tembelse, hem uzaktan hem de ofiste çalışırken, incelemelerden nasıl kurtulacağını bulacaktır. Gerçekten etkili çalışanlar için durum tam tersidir;
• Kalıcılığı göster . Gereksinimleri, yeni kuralları, gereksinimleri ve ölçüyü sürekli değiştirirseniz, er ya da geç herkes vazgeçecektir;
• İletişimde kalın ve isteklere yanıt verin . Temasla ilgilidir, yukarıda bahsettiğimiz kontrolle değil. Uzak çalışanlarınız derhal yanıtlanmalıdır. Yanıtı 1, 2 veya 3 gün erteleyerek sadece zamanınızı ve uzak ekibinizin zamanını boşa harcıyorsunuz. Yine, bu birileri için istifa etmek için bir bahane olabilir.

Ekibinizi motive edin

Özellikle uzaktan çalışırken ekipleri motive etmenin sihirli bir tarifi yoktur. Yine de birkaç ipucumuz var:

• Onlara ilgini göster . Herkes ilgiyi sever ve hak eder. Bazıları diğerlerinden daha fazla. Bu aynı zamanda kültüre ve kişiliğe göre de değişir;
• Her ekip üyesini takdir edin , müsait olun ve gerekli zamanı ve dikkati verin;
• Oyun oynamak. Oyunların ve zorlukların harika çalıştığını görüyoruz! Kazananlarınıza bonuslar verin ve hediyeler gönderin!
• Sorumlulukları devredin . Etkili bulduğumuz diğer bir yöntem ise tüm ekibin performansını etkileyebilecek belirli görevleri devretmek. Ekip üyelerinizi belirli görevlerden sorumlu kılmak, onların tam olarak meşgul olmalarını sağlar ve harika bir ekip dinamiği yaratır.
• Halk içinde övün. özelden kınama. Uzaktan çalışırken, bazı hatalar fark etseniz bile, yine de olumlu bir tavır sergilemeniz gerekir. Ve bu, uzak modda çok dikkatli bir şekilde yapılmalıdır. Toplum içinde azarlanan insanlar daha sonra motivasyonlarını kaybederler. Dolayısıyla bizim için temel ilke her zaman toplum içinde övmek, özelde azarlamak olmuştur.

Çoklu zeka teorisini kullanın

Bu model, 80'lerin ortalarında Howard Gardner tarafından önerildi. Bu bizi büyülemek için asla başarısız olmayan bir şey. Özetle, teori, hepimizin 8 farklı “zeka” türü ve her biri için biraz benzer potansiyel ile doğduğumuzu belirtir. Bir veya diğer zekayı nasıl geliştirdiğimiz, genetiğimize, eğitimimize ve genel olarak yaşam deneyimlerimize bağlıdır.

Kurallardan teknik çözümlere geçelim.

Uzaktan çalışma için araçlar

Etkili uzaktan çalışma için araç ve hizmetlerin listesi, işletmenizin özelliklerine bağlı olarak değişebilir. Çoğu zaman bu liste şunları içerir:

• Haberciler (Telegram, Slack, Viber, vb.);
• Video ve ekran paylaşım araçları (Zoom, Google Hangouts, Skype, vb.);
• Uzak masaüstü erişimi (TeamViewer);
• Görevlendirme ve uzaktan proje yönetim sistemleri (Jira, Asana, Trello, Basecamp, Process Street, Youtrack);
• Belge depolama ve belgelerle çalışma için bulut hizmetleri (Google, Microsoft OneDrive, DropBox;
• CRMs (Zoho Salesforce, Apptivo) vb

gevşek . 100'den fazla popüler özel hizmet ile entegrasyon ile iletişim ve toplantılar için kurumsal bir haberciye ihtiyacınız varsa, Slack'i düşünmelisiniz. 20 kişiye kadar olan bir ekip için ücretsiz bir sürüm seçebilirsiniz. Her kullanıcı için gelişmiş erişim ayarlarına, üçüncü taraf hizmetlerle daha fazla entegrasyona ve daha büyük bir arşive ihtiyacınız varsa, ücretli sürüme geçmenizi öneririz (yıllık ödeme yapmak daha avantajlıdır).

Google hizmetleri , belgelerle çalışmak için en iyi çözümlerden biridir. Google, sunumlar, metin belgeleri ile çalışmak için ücretsiz ve çok kullanışlı bir web hizmetleri seti sunar. ve elektronik tablolar. Tüm bunlar, Google Drive dosya depolama alanını tamamlar.

Dosyalarınıza erişim düzeyine bağlı olarak, kullanıcılar bunları görüntüleyebilir, yorumlayabilir veya düzenleyebilir. Bu nedenle, Google Dokümanlar harika bir seçenektir. Artık kaybolabilecek dokümanların karşılıklı olarak iletilmesi vs. yok. Burada, tüm değişiklik geçmişi parmaklarınızın ucunda. Ve ücretsizdir.

Evernote , notlarınızı saklamak için başka bir uygun yerdir. Bir web hizmeti, Windows için istemci veya bir iOS/Android uygulaması olarak kullanılabilir. Evernote, metin dosyalarını, web sayfalarını, ses dosyalarını, fotoğrafları ve diğer dosya türlerini kaydetmenize olanak tanır. Hizmet, farklı cihazlardan çalışırken yedekleme ve senkronizasyon işlevleri sağlar. Chrome için bir uzantı olarak da mevcuttur

Asana , karmaşık projeler için uygun, çok kullanışlı bir proje yönetim sistemidir. Kullanıcı dostudur ve öğrenmesi kolaydır. Bazıları onu “düzeni takdir eden tembeller için” tasarlanmış olarak tanımlar. Hizmet, stratejik planlama ve uzun vadeli proje yönetimini bir esinti haline getirir.

Görev akışınızı farklı şekillerde yapılandırabilir, hepsini büyük gruplara/projelere bölebilirsiniz. Farklı şablonlar arasından seçim yapın – bir içerik yayınlama takvimi, web sitesi çalışma planı veya çeşitli raporlar için zamanlama olabilir. Asana'nın ücretsiz sürümü, 15 kişiye kadar olan ekipler için uygundur.

Trello , Kanban metodolojisine dayalı, kolay ve kullanışlı bir bulut tabanlı küçük grup proje yönetimi yazılımı hizmetidir. İkincisine göre, her görev birkaç aşamadan geçer, örneğin Planlandı, Devam Ediyor, Onayda, Tamamlandı. Bu fikir, iş akışını daha net hale getirir.

Timely , çalışanlarınızın verimliliğini değerlendirmek için bir zaman izleyicisidir. Her ekip üyesinin bir görev için ne kadar harcadığını bilmeniz gerekir. Asana, Trello veya diğer benzer hizmetlerle zamanında bütünleşir. Hizmet daha sonra, görevleriyle birlikte çalışan eylemleri hakkında analitik sağlar.

TimeCamp , boyutu ne olursa olsun ekipler için bir PC zamanlayıcı uygulamasıdır. Zamanı otomatik olarak takip eder ve belirli projelere zaman girişleri atayarak işiniz için gerçekten önemli olan şeylere daha fazla zaman bırakır. Güçlü raporlama, faturalandırma, katılım modülü ve faturalandırma saatleri gibi özellikler, işletmeniz için sıkıcı süreçleri kolaylaştırmaya yardımcı olur. Asana, Trello, ClickUp, Jira, Salesforce ve çok daha fazlası gibi çeşitli araçlarla bütünleşir.

Çözüm

Kişisel olarak, uzaktan çalışmanın geleceğinin, iş ile gerçek fiziksel konumu arasında tam bir kopukluk olduğuna inanıyoruz - burada şaşırtıcı bir şey yok.

Ayrıca, bu mevcut krizden öğrenebileceğimiz bir şey varsa, o da dijital işbirliği çözümlerinin iş sürekliliği için bir teşvik haline geldiği ve yöneticilerin ekiplerini daha iyi kontrol etmesine olanak tanıdığıdır.

Yakında şirketler, uzaktan çalışmanın teşvik edilmesi, yönetilmesi ve iş sürekliliği için stratejik bir yaklaşım olarak görülmesi gerektiğini anlayacak. Stephen Hawking'in bir zamanlar dediği gibi, "Zeka, değişime uyum sağlama yeteneğidir." Kuruluşlar olarak ne kadar çevik olabileceğimizi ve bireyler olarak ne kadar daha akıllı büyüyebileceğimizi kanıtlamanın zamanının geldiğini düşünüyoruz.

Tabii ki, yukarıda belirtilen tüm bu ipuçları ve araçlar, fark yaratan tek şey değil. Bunların hiçbiri sizin için işe yaramazsa, her zaman alternatifler bulabilirsiniz - esas olarak bizim için çalışan çözümleri listeledik.

Uzaktan çalışmaya geçiş, bir işletme için zor ama çözülebilir bir görevdir. Doğru araçları seçerek ve süreci ayarlayarak birçok harcama kaleminden tasarruf edebilirsiniz.

Uzak ekibinizle iyi şanslar ve verimli olabilir. Bu makalenin sizin için yararlı olduğunu umar ve ekibinize bu zor zamanda başarı ve istikrar dileriz.