Jak zarządzać zdalnym zespołem

Z powodu globalnych zmian, jakie zachodzą na świecie, praca zdalna z modnego trendu stała się koniecznością. Konieczność wprowadzenia nowych wytycznych i narzędzi programowych do pracy zdalnej stała się koniecznością dla większości firm, nie tylko w sferze IT.

Zmienia się również podejście do budowania korporacyjnej infrastruktury IT. Wdrażanie komputerów stacjonarnych w chmurze jako infrastruktury IT to najłatwiejszy sposób zarządzania zdalnym zespołem. Istnieje coraz większe zapotrzebowanie na usługi hostingowe online.

Analizując nasze osobiste doświadczenia oraz doświadczenia innych menedżerów, widzimy, że wizja wszystkich procesów zdalnego zarządzania zespołem jest prawie taka sama. W ten sposób podstawowe zasady mają zastosowanie do różnych specjalistów: projektantów, menedżerów, specjalistów od marketingu itp.

Jak zapewnić efektywną pracę i stabilność wszystkich systemów firmy? Podzielimy się kilkoma wskazówkami i narzędziami, które pomogą Tobie i Twojej firmie rozwijać się podczas pandemii.

Dowiedz się, jak publikować w kilka sekund, a nie godzin

Zarejestruj się teraz, aby uzyskać wyłączny dostęp do Wordable, a także dowiedzieć się, jak przesyłać, formatować i optymalizować zawartość w ciągu kilku sekund, a nie godzin.

Rozpocznij publikację

Zatrudnij odpowiednich pracowników zdalnych

Oczywiście lwia część sukcesu pracy ze zdalnym zespołem zależy od członków tego zespołu. Jeśli zatrudniasz pracowników losowo lub stosujesz podejście „jak wszyscy inni”, poniższe wskazówki i narzędzia na niewiele się zdadzą.

Jak pokazuje doświadczenie naszego zespołu, poszukiwanie pracowników zdalnych dla każdej konkretnej firmy jest procesem indywidualnym (lub intymnym, jeśli chcesz). Jednak niektóre punkty wejścia można wyróżnić dla wszystkich. Na przykład:

• Sprawdź zdolność do samoorganizacji;
• Rekrutacja pracowników z różnych „źródeł” ma swoje niuanse. Doświadczenie pokazuje, że kandydaci, którzy pochodzą, powiedzmy, ze specjalistycznych portali z ofertami pracy, różnią się od tych, którzy „mieszkają” na portalach freelancerów;
• Wywiad na różne sposoby. Proste SMS-y lub zadanie testowe mogą nie wystarczyć. Czasami wymagane będzie spotkanie twarzą w twarz lub kilka sesji Zoom, aby sprawdzić, czy pracownik zdalny dobrze nadaje się do określonej pracy;
• Podaj jak najwięcej informacji , aby Twoi kandydaci mogli zrozumieć, czy to ich sprawa, czy nie. Lepiej zrezygnuj z nich na początkowym etapie niż po zatrudnieniu.

Przeanalizuj potrzeby i możliwości swojej firmy, a zrozumiesz, czy możesz znaleźć świetnych pracowników. Aby to zrobić, po prostu odpowiedz na następujące pytania:

• Czy postrzegasz pracowników zdalnych jako „tanią siłę roboczą”? Jeśli odpowiedź brzmi „tak”, prawdopodobnie nie będziesz w stanie przyciągnąć doświadczonych specjalistów;
• Masz w firmie managera do zdalnego zespołu? Nie? Następnie powinieneś najpierw znaleźć jednego, a potem zatrudnić pracowników;
• Czy znasz CRM? Zarządzanie relacjami z klientami to technologia służąca do zarządzania wszystkimi relacjami i interakcjami Twojej firmy z obecnymi i potencjalnymi klientami. Jeśli jest to dla Ciebie coś nowego, najpierw naucz się podstaw i odpowiednio przygotuj się do pracy ze zdalnym zespołem.

To wszystko to tylko wierzchołek góry lodowej – każdy przypadek wymaga specjalnego podejścia.

Praca zdalna. Czy to trudne?

Jest wyzwanie, tak, i to nie tylko techniczne. Organizacja pracy zdalnej składa się z dwóch części. Pierwsza z nich to wytyczne i organizacja procesu pracy. Drugi to odpowiednie narzędzia programowe do pracy zdalnej. Przejście na nowy model wymaga nie tylko przekwalifikowania pracowników, ale także przestrzegania nowych wytycznych.

Zajmiemy się obiema częściami.

Wskazówki dotyczące pracy zdalnej

Najpierw pożegnajmy kilka mitów, które przeszkadzają:

• Jednym z mitów jest to, że pracownicy poza biurem są zwolnieni. Teraz rzeczywistość jest taka, że ​​jeśli ustalisz właściwe cele i wyjaśnisz, jak pracować zdalnie w nowym środowisku, Twoi pracownicy będą znacznie wydajniejsi. Potwierdzają to tysiące firm, które przeszły na ten tryb w 2019 roku lub wcześniej;
• Mit drugi polega na tym, że niemożliwe jest zorganizowanie zdalnych procesów bez utraty wydajności. Tak naprawdę wszystko zależy od menedżera. W ten sposób nawet firmy produkcyjne można w dużej mierze przenieść do trybu zdalnego.

Jak zarządzać zdalnym zespołem, który może być rozproszony po różnych miastach, stanach, a nawet krajach? Zobaczmy.

Ustal jasne zasady i przestrzegaj ich

Praca zdalna to nie chaos. Wymaga od pracowników samodyscypliny i sumienności. Jednak samodyscyplina zamanifestuje się tylko wtedy, gdy będą istniały jasne procedury i zasady. Przemyśl rutynę pracy i zasady etykiety. Upewnij się, że Twoi pracownicy wiedzą:

• Jaki jest harmonogram ich dnia pracy?
• Jakimi środkami komunikacji posługuje się zespół?
• Jak zapewnić skuteczny dialog podczas spotkań online? Jakich zasad należy przestrzegać?
• Kiedy możesz wysyłać wiadomości lub dzwonić? Itp.

Ponadto cały zespół powinien korzystać ze wspólnej usługi do ustawiania i kontrolowania zadań lub CRM. Komunikowanie się tylko poprzez osobistą korespondencję i liczenie na pamięć prowadzi do chaosu i utraty produktywności. Poinformuj swoich pracowników o nadchodzących zadaniach, za które każdy z nich jest osobiście odpowiedzialny. Zdalny zespół, który zna swoje obowiązki, poprawi również relacje z klientami, znacznie ułatwiając zarządzanie klientami.

Stwórz strategię komunikacji

Poinformuj pracowników, jak często powinni składać raporty (i ich format), kiedy odbywają się walne zgromadzenia, spotkania 1 na 1 itp. Ustal wytyczne dotyczące wykonywania codziennych zadań. Pracownicy powinni rozumieć swoje priorytety – to zwiększy produktywność.

Prezentacje są również cennym źródłem poprawy komunikacji w zespole na odległość. Korzystanie z narzędzi, takich jak przyciągające wzrok, bezpłatne szablony PowerPoint, może pomóc w tworzeniu atrakcyjnych prezentacji zdalnych i usprawnić ogólną współpracę zespołu.

Zaprojektuj infografikę procesu, taką jak w poniższym przykładzie, która przedstawia kluczowe kroki, które powinni wykonać pracownicy. Wizualizacja procesów ułatwia pracownikom przestrzeganie i zapamiętywanie wytycznych.

(Źródło obrazu)

Zapewnij narzędzia pracy

Upewnij się, że każdy członek zespołu ma dostęp do wszystkich potrzebnych usług związanych z pracą. Lista może być dość obszerna:

• E-mail firmowy;
• System zarządzania dokumentami;
• Przechowywanie plików w chmurze;
• Usługa wideokonferencji;
• Posłaniec pracy;
• Harmonogram zadań;
• konto CRM,
• System zarządzania czasem. itp.

Nie zapomnij o integracjach. Większość z tych usług można połączyć we wspólny system. Wiele operacji można również zautomatyzować. Zaoszczędzi to dużo czasu.

Skoncentruj się na celach firmy

Pracując zdalnie, musisz mieć na uwadze cele swojej firmy. Muszą być jasne, mierzalne i ograniczone w czasie. Nie ma znaczenia, co pracownik robi i w jakim tempie – jeśli on (podobnie jak cały zespół) realizuje cele Twojej firmy, radzisz sobie dobrze. Zastanów się, czego oczekują Twoi klienci od Twojej firmy pracującej zdalnie i weź pod uwagę niezbędne narzędzia i zmiany w swoich celach.

Monitoring pracowników jest bardzo przydatny dla firm z celami. Może pomóc organizacji osiągnąć jej cele strategiczne, zapewniając, że wszyscy pracownicy zgłaszają się i pracują na czas każdego dnia tygodnia.

Nawiąż nieformalną komunikację

Daj pracownikom możliwość rozmowy poza pracą. W biurze pracownicy często gromadzą się wokół dystrybutorów wody lub w miejscach dla palących. Nie próbuj pozbywać się takich miejsc podczas pracy online. Lepiej jest stworzyć kontrolowaną „gawędę” na tematy związane z pracą i żarty.

To będzie promować budowanie zespołu niezależnie od odległości. A kiedy skończy się blokada i przymusowa izolacja, możesz umówić się na nieformalne spotkanie zespołu.

Ustaw jasne zadania

Zawsze istnieje ryzyko, że wykonanie zadania przerodzi się w długą dyskusję. Nie przeciągaj więc korespondencji i rozmów telefonicznych – przygotuj się do konferencji i spotkań online z wyprzedzeniem. Wysyłaj wszystkie e-maile rano, w tym wszystkie niezbędne informacje w jednej wiadomości. Wykorzystaj transformację cyfrową, aby bezproblemowo łączyć się ze swoim zdalnym zespołem i klientami, planować korzystanie z wirtualnych spotkań, śledzenie projektów, technologie zbliżeniowe, takie jak kody QR z logo, lepsze raportowanie w celu poprawy wydajności.

Absolutne podporządkowanie. Czy naprawdę tego potrzebujesz?

„Niech woźny wybierze własną miotłę” – (c) Howard Behar, były prezes Starbucks. Możesz oczekiwać od pracowników maksymalnego wpływu, jeśli wskażesz im właściwy kierunek i zapewnisz pewną swobodę w wykonywaniu zadania (nawet jeśli jest to swoboda ograniczona).

Nie ma potrzeby zmuszania każdego pracownika zdalnego do korzystania z Time Doctor i podobnych narzędzi. Podejdź do pytania w sposób zrównoważony: jeśli jest to stawka godzinowa, to tak, ta opcja może działać dobrze. Jeśli płacisz za projekt, pozwól artyście zrobić swoje.

Przeprowadzaj rytuały zespołowe

To może wydawać się oczywiste, ale nie możemy wystarczająco podkreślić, jak ważne jest.

Rytuał zespołowy – czy to cotygodniowe spotkania, comiesięczne spotkania jeden na jednego, czy jakakolwiek inna rutyna – jest absolutnie niezbędny. Zapewniają przejrzystość, zwłaszcza przy omawianiu statusów projektów i/lub postępów w innych przedsięwzięciach.

Przestrzeganie terminów jest również kluczowe, ponieważ nikt nie jest rozproszony, a wszyscy aktywnie uczestniczą w spotkaniu. Oczywiście niektóre spotkania są bardziej produktywne niż inne, ale ważne jest, aby trzymać się rytuału, który utrzyma wszystkich na dobrej drodze. Pracuj również nad zaangażowaniem pracowników.

Monitoruj wydajność

Monitoruj wyniki każdego członka zespołu. Zbieraj informacje zwrotne na temat tego, dlaczego niektóre zadania nie są wykonywane na czas i ustalaj odpowiedzialność za niewykonaną pracę.

Nie utożsamiaj pracowników zdalnych ze sobą.

Podziel swoją wydajność przez pięć i bądź szczęśliwy. Rozważ następujące wskazówki:

• Pozwól pracownikom zdalnym pracować w dogodnym dla nich czasie . Miej na uwadze, że niektórzy ludzie to sowy, inni to skowronki – jedni mają najlepszą skuteczność rano, a jeszcze inni potrzebują szaleństwa do obiadu lub wieczora, polegającego na eksplorowaniu sieci społecznościowych, podziwianiu kotów, niszczeniu czołgów wroga itp.;
• Nie zapomnij o różnicach czasowych . Jeśli twój zespół roboczy współdziała ze sobą, upewnij się, że znają harmonogramy pracy swoich kolegów;
• Nie dziel ich na „wtajemniczonych” i „obcych”. Nie powinno być stopniowania między pracownikami pracującymi w biurze i zdalnie. Zaufaj nam, jeśli ktoś jest leniwy, znajdzie sposób na uniknięcie kontroli, zarówno pracując zdalnie, jak i w biurze. W przypadku naprawdę efektywnych pracowników jest odwrotnie;
• Pokaż trwałość . Jeśli ciągle zmieniasz wymagania, nowe zasady, wymagania i środki, prędzej czy później każdy zrezygnuje;
• Pozostań w kontakcie i odpowiadaj na prośby . Chodzi o kontakt, a nie kontrolę, o której wspomnieliśmy powyżej. Twoi zdalni pracownicy powinni szybko otrzymać odpowiedź. Opóźniając odpowiedź o 1, 2 lub 3 dni, po prostu marnujesz swój czas i czas swojego zdalnego zespołu. Ponownie, może to być dla kogoś wymówka, by rzucić palenie.

Zmotywuj swój zespół

Nie ma magicznej recepty na motywowanie zespołów, zwłaszcza przy pracy zdalnej. Mamy jednak kilka wskazówek:

• Pokaż im swoją troskę . Każdy lubi i zasługuje na uwagę. Niektórzy bardziej niż inni. Zależy to również od kultury i osobowości;
• Doceniać , być dostępnym i poświęcać niezbędny czas i uwagę każdemu członkowi zespołu;
• Grać w gry. Uważamy, że gry i wyzwania działają świetnie! Dawaj bonusy i wysyłaj prezenty swoim zwycięzcom!
• Deleguj obowiązki . Inną metodą, którą uważamy za skuteczną, jest delegowanie określonych zadań, które mogą wpłynąć na wydajność całego zespołu. Nadanie członkom zespołu odpowiedzialności za określone zadania pozwala im na pełne zaangażowanie i tworzy świetną dynamikę zespołu.
• Pochwała publicznie. nagana prywatnie. Pracując zdalnie, nadal musisz zachowywać pozytywne nastawienie, nawet jeśli zauważysz jakieś błędy. A w trybie zdalnym trzeba to zrobić bardzo ostrożnie. Osoby, które są publicznie skarcone, tracą motywację. Tak więc podstawową zasadą dla nas zawsze było publiczne chwalenie i upominanie w prywatnych.

Skorzystaj z teorii inteligencji wielorakich

Model ten został zaproponowany przez Howarda Gardnera w połowie lat 80-tych. To coś, co zawsze nas fascynuje. Krótko mówiąc, teoria mówi, że wszyscy rodzimy się z 8 różnymi typami „inteligencji” i nieco podobnym potencjałem dla każdego z nich. Sposób, w jaki rozwijamy jedną lub drugą inteligencję, zależy od naszej genetyki, wykształcenia i ogólnie doświadczeń życiowych.

Przejdźmy od zasad do rozwiązań technicznych.

Narzędzia do pracy zdalnej

Lista narzędzi i usług do efektywnej pracy zdalnej może się różnić w zależności od specyfiki Twojej firmy. Najczęściej ta lista zawiera:

• Posłańcy (Telegram, Slack, Viber itp.);
• Narzędzia do udostępniania wideo i ekranu (Zoom, Google Hangouts, Skype itp.);
• Zdalny dostęp do pulpitu (TeamViewer);
• Taskingowe i zdalne systemy zarządzania projektami (Jira, Asana, Trello, Basecamp, Process Street, Youtrack);
• Usługi w chmurze do przechowywania dokumentów i pracy z dokumentami (Google, Microsoft OneDrive, DropBox;
• CRM (Zoho, Salesforce, Apptivo) itp.

Luźny . Jeśli potrzebujesz komunikatora firmowego do komunikacji i spotkań z integracją z ponad 100 popularnymi specjalistycznymi usługami, powinieneś rozważyć Slacka. Możesz wybrać darmową wersję dla zespołu do 20 osób. Jeśli potrzebujesz zaawansowanych ustawień dostępu dla każdego użytkownika, większej liczby integracji z usługami stron trzecich i większego archiwum, zalecamy przejście na wersję płatną (korzystniej jest płacić corocznie).

Usługi Google to jedno z najlepszych rozwiązań do pracy z dokumentami. Google oferuje bezpłatny i bardzo wygodny zestaw usług internetowych do pracy z prezentacjami, dokumentami tekstowymi. i arkusze kalkulacyjne. Wszystko to uzupełnia przechowywanie plików na Dysku Google.

W zależności od poziomu dostępu do Twoich plików, użytkownicy mogą je przeglądać, komentować lub edytować. Dlatego Dokumenty Google to świetna opcja. Koniec z wzajemnym przekazywaniem dokumentów, które mogą się zgubić itp. Tutaj cała historia zmian jest na wyciągnięcie ręki. I to za darmo.

Evernote to kolejne wygodne miejsce do przechowywania notatek. Dostępne jako usługa sieciowa, klient dla systemu Windows lub aplikacja na iOS/Android. Evernote umożliwia zapisywanie plików tekstowych, stron internetowych, plików audio, zdjęć i innych typów plików. Usługa zapewnia funkcje tworzenia kopii zapasowych i synchronizacji podczas pracy z różnych urządzeń. Dostępne również jako rozszerzenie do Chrome

Asana to bardzo poręczny system zarządzania projektami, który nadaje się do złożonych projektów. Jest przyjazny dla użytkownika i łatwy do nauczenia. Niektórzy opisują go jako przeznaczony „dla leniwych, którzy cenią sobie porządek”. Usługa sprawia, że ​​planowanie strategiczne i zarządzanie projektami o dużym zasięgu stają się dziecinnie proste.

Możesz zorganizować przepływ zadań na różne sposoby, podzielić je wszystkie na duże grupy/projekty. Wybieraj spośród różnych szablonów – może to być kalendarz publikacji treści, plan pracy strony internetowej lub harmonogram różnych raportów. Darmowa wersja Asany jest odpowiednia dla zespołów liczących do 15 osób.

Trello to łatwa i wygodna, oparta na chmurze usługa oprogramowania do zarządzania projektami w małych grupach, oparta na metodologii Kanban. Według tego ostatniego każde zadanie przechodzi przez kilka etapów, np. Planowane, W toku, Po zatwierdzeniu, Ukończone. Ten pomysł sprawia, że ​​przepływ pracy jest bardziej przejrzysty.

Timely to narzędzie do śledzenia czasu, które pozwala ocenić produktywność Twoich pracowników. Musisz wiedzieć, ile każdy członek zespołu wydaje na jedno zadanie. Timely integruje się z Asaną, Trello lub innymi podobnymi usługami. Usługa zapewnia następnie analitykę działań pracowników wraz z ich zadaniami.

TimeCamp to aplikacja do mierzenia czasu na komputery PC dla zespołów bez względu na wielkość. Automatycznie śledzi czas i przypisuje wpisy czasu do konkretnych projektów, pozostawiając więcej czasu na to, co naprawdę jest ważne dla Twojej firmy. Funkcje takie jak solidne raportowanie, fakturowanie, moduł obecności i godziny rozliczeniowe pomagają usprawnić żmudne procesy w Twojej firmie. Integruje się z różnymi narzędziami, takimi jak Asana, Trello, ClickUp, Jira, Salesforce i wieloma innymi.

Wniosek

Osobiście uważamy, że przyszłość pracy zdalnej to całkowity rozdźwięk między pracą a jej rzeczywistą fizyczną lokalizacją – nie ma w tym nic dziwnego.

Co więcej, jeśli jest coś, czego możemy się nauczyć z obecnego kryzysu, to fakt, że rozwiązania współpracy cyfrowej stały się zachętą do ciągłości biznesowej i umożliwiają menedżerom lepszą kontrolę nad swoimi zespołami.

Wkrótce korporacje zdadzą sobie sprawę, że praca zdalna powinna być wspierana, zarządzana i postrzegana jako strategiczne podejście do ciągłości biznesowej. Jak powiedział kiedyś Stephen Hawking: „Inteligencja to zdolność przystosowania się do zmian”. Uważamy, że nadszedł czas, aby udowodnić, jak zwinni możemy być jako organizacje i o ile mądrzejsi możemy rozwijać się jako jednostki.

Oczywiście wszystkie powyższe wskazówki i narzędzia to nie jedyne rzeczy, które mają znaczenie. Jeśli żadne z tych rozwiązań dla Ciebie nie działa, zawsze możesz znaleźć alternatywy – wymieniliśmy rozwiązania, które działają głównie dla nas.

Przejście na telepracę jest trudnym, ale możliwym do rozwiązania zadaniem dla firmy. Wybierając odpowiednie narzędzia i konfigurując proces, możesz zaoszczędzić na wielu pozycjach wydatków.

Powodzenia w zespole zdalnym i niech będzie produktywne. Mamy nadzieję, że ten artykuł był dla Was przydatny i życzymy Waszemu zespołowi sukcesów i stabilności w tym trudnym czasie.