원격 팀을 관리하는 방법

세계가 겪고 있는 글로벌 변화로 인해 원격 근무는 유행에서 필수가 되었습니다. 원격 근무를 위한 새로운 지침과 소프트웨어 도구를 도입할 필요성은 IT 영역뿐만 아니라 대부분의 기업에서 필수가 되었습니다.

기업 IT 인프라 구축에 대한 접근 방식도 변화하고 있습니다. 클라우드 데스크톱을 IT 인프라로 구현하는 것이 원격 팀을 관리하는 가장 쉬운 방법입니다. 온라인 호스팅 서비스에 대한 수요가 증가하고 있습니다.

우리의 개인적인 경험과 다른 관리자의 경험을 분석하면 원격 팀 관리 프로세스에 대한 모든 사람의 비전이 거의 동일하다는 것을 알 수 있습니다. 따라서 기본 원칙은 디자이너, 관리자, 마케팅 전문가 등 다양한 전문가에게 적용됩니다.

회사의 모든 시스템의 효과적인 작업과 안정성을 보장하는 방법은 무엇입니까? 팬데믹 기간 동안 귀하와 귀하의 비즈니스가 성장하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁과 도구를 공유할 것입니다.

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적합한 원격 작업자를 고용하세요.

물론 원격 팀과 작업하는 성공의 가장 큰 부분은 이 팀의 구성원에 따라 다릅니다. 무작위로 직원을 고용하거나 "모든 사람과 같은" 접근 방식을 사용하는 경우 다음 팁과 도구는 거의 사용되지 않습니다.

우리 팀의 경험에서 알 수 있듯이 각 특정 회사의 원격 직원 검색은 개별 프로세스(또는 원하는 경우 친밀한 프로세스)입니다. 그러나 일부 진입점은 모든 사람에게 강조 표시될 수 있습니다. 예를 들어:

• 자기 조직화 적성을 확인하십시오.
• 다양한 "소스"에서 직원을 모집하는 데에는 고유한 뉘앙스가 있습니다. 경험에 따르면 전문 취업 사이트에서 온 후보자는 프리랜서 사이트에 "거주"하는 후보자와 다릅니다.
• 다양한 방법으로 인터뷰합니다. 간단한 문자 메시지나 테스트 작업으로는 충분하지 않을 수 있습니다. 때때로 원격 작업자가 특정 작업에 적합한지 확인하기 위해 대면 회의 또는 몇 번의 Zoom 세션이 필요합니다.
• 후보자가 자신의 것인지 아닌지를 이해할 수 있도록 가능한 한 많은 정보를 제공하십시오 . 채용 후보다 초기 단계에서 포기하는 것이 좋습니다.

회사의 요구 사항과 역량을 분석하면 훌륭한 직원을 찾을 수 있는지 이해할 수 있습니다. 이렇게 하려면 다음 질문에 답하기만 하면 됩니다.

• 원격 근무자를 "값싼 노동력"으로 보십니까? 대답이 '예'인 경우 정통한 전문가를 유치할 수 없을 것입니다.
• 회사에 원격 팀의 관리자가 있습니까? 아니? 그런 다음 먼저 직원을 찾은 다음 직원을 고용해야 합니다.
• CRM에 대해 잘 알고 있습니까? 고객 관계 관리는 회사의 모든 관계 및 기존 및 잠재 고객과의 상호 작용을 관리하기 위한 기술입니다. 이것이 새로운 것이라면 먼저 기본 사항을 배우고 원격 팀과 함께 작업할 수 있도록 적절하게 준비하십시오.

이 모든 것은 빙산의 일각에 불과합니다. 모든 경우에는 특별한 접근 방식이 필요합니다.

원격 작업. 도전적입니까?

문제가 있습니다. 그렇습니다. 이것은 단지 기술적인 문제가 아닙니다. 원격 근무 조직은 두 부분으로 구성됩니다. 첫 번째는 작업 프로세스의 지침과 구성입니다. 두 번째는 관련 원격 작업 소프트웨어 도구입니다. 새로운 모델로 전환하려면 직원 재교육뿐만 아니라 새로운 지침을 따라야 합니다.

우리는 두 부분을 모두 다룰 것입니다.

원격 작업을 위한 팁

먼저, 방해가 되는 몇 가지 신화에 작별 인사를 합시다.

• 한 가지 오해 는 사무실에 없는 직원이 업무를 느슨하게 할 수밖에 없다는 것입니다. 이제 현실은 올바른 목표를 설정하고 새로운 환경에서 원격으로 작업하는 방법을 설명하면 직원의 효율성이 훨씬 높아진다는 것입니다. 이는 2019년 또는 그 이전에 이 모드로 전환한 수천 개의 회사에서 입증되었습니다.
• 두 번째 오해 는 효율성 손실 없이 원격 프로세스를 구성하는 것이 불가능하다는 것입니다. 사실 모든 것은 관리자에게 달려 있습니다. 따라서 제조 회사라도 대부분 원격 모드로 전환할 수 있습니다.

다른 도시, 주 또는 국가에 흩어져 있을 수 있는 원격 팀을 어떻게 관리합니까? 봅시다.

명확한 규칙을 설정하고 준수

원격 근무는 혼돈이 아닙니다. 직원의 자제력과 성실함이 필요합니다. 그러나 자기 훈련은 명확한 일과와 규칙이 있을 때만 나타납니다. 작업 루틴과 에티켓 규칙을 고려하십시오. 직원이 다음 사항을 알고 있는지 확인하십시오.

• 그들의 근무 시간은 어떻게 됩니까?
• 팀은 어떤 커뮤니케이션 수단을 사용합니까?
• 온라인 회의 중 효과적인 대화를 어떻게 보장합니까? 어떤 규칙을 따라야 합니까?
• 언제 메시지를 보내거나 전화를 걸 수 있습니까? 등.

또한 팀 전체가 작업 또는 CRM을 설정하고 제어하기 위해 공통 서비스를 사용해야 합니다. 개인적인 서신을 통해서만 의사 소통하고 기억에 의존하면 혼란과 생산성 손실로 이어집니다. 직원 각자가 개인적으로 책임져야 하는 향후 작업에 대해 직원에게 알리십시오. 자신의 책임을 알고 있는 원격 팀은 또한 고객과의 관계를 개선하여 고객 관리를 훨씬 쉽게 만듭니다.

의사 소통 전략 만들기

직원들에게 보고서 제출 빈도(및 서식), 총회 및 1:1 회의 개최 시간 등을 알리고 일상 업무 처리에 대한 지침을 설정합니다. 직원은 우선 순위를 이해해야 합니다. 그러면 생산성이 향상됩니다.

프레젠테이션은 원격 팀 커뮤니케이션을 개선하기 위한 귀중한 리소스이기도 합니다. 눈길을 끄는 무료 PowerPoint 템플릿과 같은 도구를 사용하면 매력적인 원격 프레젠테이션을 만들고 전체 팀 공동 작업을 향상하는 데 도움이 됩니다.

직원이 따라야 할 주요 단계를 설명하는 아래 예와 같이 프로세스 인포그래픽을 디자인합니다. 프로세스를 시각화하면 직원이 지침을 더 쉽게 따르고 기억할 수 있습니다.

(이미지 출처)

작업 도구 제공

각 팀 구성원이 필요한 모든 업무 서비스에 액세스할 수 있는지 확인하십시오. 목록은 상당히 클 수 있습니다.

• 기업 이메일;
• 문서 관리 시스템;
• 클라우드 파일 스토리지;
• 화상회의 서비스;
• 작업 메신저;
• 작업 스케줄러;
• CRM 계정,
• 시간 관리 시스템. 등.

통합을 잊지 마십시오. 이러한 서비스의 대부분은 공통 시스템에 연결할 수 있습니다. 많은 작업도 자동화할 수 있습니다. 이렇게 하면 많은 시간이 절약됩니다.

회사 목표에 집중

원격으로 작업할 때는 회사 목표를 염두에 두어야 합니다. 명확하고 측정 가능하며 시간이 제한적이어야 합니다. 직원이 무엇을 하고 어떤 속도로 하는지는 중요하지 않습니다. 직원(및 전체 팀)이 회사의 목표를 달성하면 잘하고 있는 것입니다. 고객이 회사에서 원격으로 작업할 때 기대하는 것이 무엇인지 고려하고 목표에 필요한 도구와 변경 사항을 고려하십시오.

직원 모니터링은 목표가 있는 회사에 매우 유용합니다. 모든 직원이 매일 정시에 보고하고 작업하도록 함으로써 조직이 전략적 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다.

비공식 커뮤니케이션 구축

직원들에게 직장 밖에서 이야기할 기회를 주십시오. 사무실에서 직원들은 종종 정수기 주변이나 흡연 구역에 모입니다. 온라인으로 작업할 때 그러한 장소를 없애려고 하지 마십시오. 업무 외 주제와 농담에 대해 통제된 "대화 상자"를 만드는 것이 좋습니다.

이것은 거리에 관계없이 팀 빌딩을 촉진할 것입니다. 그리고 잠금 및 강제 격리가 끝나면 비공식 팀 회의를 주선할 수 있습니다.

명확한 작업 설정

작업 수행이 긴 토론으로 바뀔 위험이 항상 있습니다. 따라서 서신과 전화 통화를 지체하지 마십시오. 사전에 회의와 온라인 회의를 준비하십시오. 필요한 모든 정보를 포함하여 아침에 모든 이메일을 하나의 메시지로 보냅니다. 디지털 혁신을 활용하여 원격 팀 및 고객과 원활하게 연결하고, 가상 회의의 사용을 계획하고, 프로젝트 추적, 로고가 있는 QR 코드와 같은 비접촉 기술, 효율성 개선을 위한 더 나은 보고를 계획하십시오.

절대 복종. 정말 필요하세요?

"관리인이 자신의 빗자루를 선택하게 하십시오." - (c) 스타벅스의 전 사장인 Howard Behar. 직원들에게 올바른 방향을 제시하고 작업을 수행하는 데 일정한 자유를 제공하면 직원의 최대 영향을 기대할 수 있습니다(자유가 제한적일지라도).

각 원격 작업자에게 Time Doctor 및 유사한 도구를 사용하도록 강요할 필요가 없습니다. 균형 잡힌 방식으로 질문에 접근합니다. 시간당 급여인 경우 이 옵션이 잘 작동할 수 있습니다. 프로젝트 비용을 지불하고 있다면 아티스트가 작업을 수행하도록 하십시오.

팀 의식 수행

이것은 당연한 것처럼 보일 수 있지만 그것이 얼마나 중요한지 아무리 강조해도 지나치지 않습니다.

주간 회의, 월간 일대일 회의 또는 기타 일상적인 팀 의식을 갖는 것은 절대적으로 중요합니다. 특히 프로젝트 상태 및/또는 다른 벤처의 진행 상황을 논의할 때 투명성을 제공합니다.

아무도 방해받지 않고 모두가 회의에 적극적으로 참여하기 때문에 시간 제한 준수도 중요합니다. 물론 일부 회의는 다른 회의보다 더 생산적이지만 모든 사람이 올바른 방향으로 나아가도록 하는 의식을 고수하는 것이 중요합니다. 직원 참여에도 노력하십시오.

모니터 효율성

각 팀 구성원이 수행하는 방법을 모니터링합니다. 특정 작업이 제시간에 완료되지 않는 이유에 대한 피드백을 수집하고 취소한 작업에 대한 책임을 설정합니다.

원격 직원을 자신과 동일시하지 마십시오.

효율성을 5로 나누고 행복하십시오. 다음 팁을 고려하십시오.

• 원격 직원이 자신의 편의에 따라 일할 수 있습니다. 어떤 사람들은 올빼미이고 어떤 사람들은 종달새입니다. 어떤 사람들은 아침에 최고의 효율성을 보이는 반면, 다른 사람들은 점심이나 저녁까지 소셜 네트워크 탐색, 고양이 감상, 적 탱크 파괴 등으로 구성되어 정신을 바짝 차려야 합니다.
• 시차를 잊지 마세요 . 작업 팀이 서로 상호 작용하는 경우 동료의 작업 일정을 알고 있는지 확인하십시오.
• 그들을 "내부자"와 "외부인"으로 나누지 마십시오. 사무실에서 일하는 직원과 원격으로 일하는 직원 사이에 그라데이션이 없어야 합니다. 우리를 믿으세요. 사람이 게으르면 원격으로 일하든 사무실에서든 정밀 조사를 피하는 방법을 찾을 것입니다. 진정으로 유능한 직원의 경우에는 그 반대입니다.
• 지속성을 보여주세요 . 요구 사항, 새로운 규칙, 요구 사항 및 측정을 지속적으로 변경하면 조만간 누군가가 그만두게 될 것입니다.
• 연락을 유지하고 요청에 응답하십시오 . 위에서 언급한 제어가 아니라 연락처에 관한 것입니다. 원격 직원은 즉시 응답해야 합니다. 1, 2 또는 3일 동안 응답을 지연하는 것은 귀하의 시간과 원격 팀의 시간을 낭비하는 것입니다. 다시 말하지만, 이것은 누군가를 위해 그만둘 핑계가 될 수 있습니다.

팀에 동기 부여

특히 원격으로 작업할 때 팀에 동기를 부여하는 마법 같은 방법은 없습니다. 하지만 몇 가지 팁이 있습니다.

• 그들에게 당신의 관심을 보여주십시오 . 모든 사람은 관심을 받고 좋아합니다. 일부는 다른 사람보다 더 많습니다. 이것은 또한 문화와 성격에 따라 다릅니다.
• 각 팀 구성원에게 감사하고 , 사용할 수 있으며, 필요한 시간과 관심을 제공합니다.
• 게임을하다. 우리는 게임과 도전이 잘 작동한다는 것을 알게 되었습니다! 보너스를 제공하고 우승자에게 선물을 보내십시오!
• 위임 책임 . 우리가 효과적이라고 생각하는 또 다른 방법은 전체 팀의 성과에 영향을 미칠 수 있는 특정 작업을 위임하는 것입니다. 팀 구성원이 특정 작업에 대한 책임을 지도록 하면 구성원이 완전히 참여할 수 있고 훌륭한 팀을 역동적으로 만들 수 있습니다.
• 공개적으로 찬양합니다. 비공개로 견책. 원격으로 일할 때 실수를 발견하더라도 긍정적인 태도를 유지해야 합니다. 그리고 이것은 원격 모드에서 매우 조심스럽게 수행되어야 합니다. 대중 앞에서 꾸지람을 받는 사람은 나중에 의욕을 잃게 됩니다. 그래서 우리의 기본 원칙은 항상 공개적으로 칭찬하고 개인적으로 책망하는 것입니다.

다중 지능 이론을 사용

이 모델은 80년대 중반에 Howard Gardner에 의해 제안되었습니다. 그것은 우리를 매료시키는 데 실패하지 않는 것입니다. 간단히 말해서, 이론에 따르면 우리는 모두 8가지 다른 유형의 "지능"과 각각에 대해 다소 유사한 잠재력을 가지고 태어납니다. 우리가 하나 또는 다른 지능을 개발하는 방법은 일반적으로 유전, 교육 및 삶의 경험에 달려 있습니다.

규칙에서 기술 솔루션으로 넘어 갑시다.

원격 작업을 위한 도구

효과적인 원격 작업을 위한 도구 및 서비스 목록은 비즈니스의 특성에 따라 다를 수 있습니다. 대부분이 목록에는 다음이 포함됩니다.

• 메신저 (Telegram, Slack, Viber 등)
• 비디오 및 화면 공유 도구 (줌, 구글 행아웃, 스카이프 등)
• 원격 데스크톱 액세스 (TeamViewer)
• 작업 및 원격 프로젝트 관리 시스템 (Jira, Asana, Trello, Basecamp, Process Street, Youtrack)
• 문서 저장 및 문서 작업을 위한 클라우드 서비스 (Google, Microsoft OneDrive, DropBox,
• CRM (Zoho, Salesforce, Apptivo) 등

여유 . 100개 이상의 인기 있는 전문 서비스와 통합된 커뮤니케이션 및 회의를 위한 기업 메신저가 필요하다면 Slack을 고려해야 합니다. 최대 20명으로 구성된 팀을 위한 무료 버전을 선택할 수 있습니다. 각 사용자에 대한 고급 액세스 설정, 타사 서비스와의 더 많은 통합 및 더 큰 아카이브가 필요한 경우 유료 버전으로 전환하는 것이 좋습니다(연간 지불하는 것이 더 유리함).

Google 서비스 는 문서 작업을 위한 최고의 솔루션 중 하나입니다. Google은 프리젠테이션, 텍스트 문서 작업을 위한 매우 편리한 무료 웹 서비스 세트를 제공합니다. 및 스프레드시트. 이 모든 것이 Google 드라이브 파일 저장소를 보완합니다.

파일에 대한 액세스 수준에 따라 사용자는 파일을 보거나 댓글을 달거나 편집할 수 있습니다. 따라서 Google 문서도구는 훌륭한 옵션입니다. 잃어버릴 수 있는 문서의 상호 전달이 더 이상 없습니다. 여기에서 전체 변경 내역을 손쉽게 확인할 수 있습니다. 그리고 무료입니다.

Evernote 는 메모를 보관할 수 있는 또 다른 편리한 장소입니다. 웹 서비스, Windows용 클라이언트 또는 iOS/Android 앱으로 사용 가능합니다. Evernote를 사용하면 텍스트 파일, 웹 페이지, 오디오 파일, 사진 및 기타 유형의 파일을 저장할 수 있습니다. 이 서비스는 다른 장치에서 작업할 때 백업 및 동기화 기능을 제공합니다. Chrome용 확장 프로그램으로도 사용 가능

Asana 는 복잡한 프로젝트에 적합한 매우 편리한 프로젝트 관리 시스템입니다. 사용자 친화적이며 배우기 쉽습니다. 어떤 사람들은 그것을 "질서를 감사히 여기는 게으른 사람들을 위한 것"이라고 설명합니다. 이 서비스는 전략적 계획과 장기적인 프로젝트 관리를 쉽게 해줍니다.

다양한 방식으로 작업 흐름을 구성하고 모든 작업을 큰 그룹/프로젝트로 나눌 수 있습니다. 다양한 템플릿 중에서 선택하십시오. 콘텐츠 게시 일정, 웹사이트 작업 계획 또는 다양한 보고서 일정이 될 수 있습니다. Asana의 무료 버전은 최대 15명으로 구성된 팀에 적합합니다.

Trello 는 Kanban 방법론을 기반으로 하는 쉽고 편리한 클라우드 기반 소그룹 프로젝트 관리 소프트웨어 서비스입니다. 후자에 따르면 모든 작업은 계획됨, 진행 중, 승인 중, 완료와 같은 여러 단계를 거칩니다. 이 아이디어는 작업 흐름을 더 명확하게 만듭니다.

Timely 는 직원의 생산성을 평가하는 시간 추적기입니다. 각 팀 구성원이 한 작업에 지출하는 금액을 알아야 합니다. Timely는 Asana, Trello 또는 기타 유사한 서비스와 통합됩니다. 그런 다음 서비스는 직원의 작업에 대한 분석을 제공합니다.

TimeCamp 는 규모에 상관없이 팀을 위한 PC 타이머 앱입니다. 시간을 자동으로 추적하고 특정 프로젝트에 시간 항목을 할당하므로 비즈니스에 실제로 중요한 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 강력한 보고, 인보이스 발행, 출석 모듈 및 청구 시간과 같은 기능은 비즈니스의 지루한 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다. Asana, Trello, ClickUp, Jira, Salesforce 등과 같은 다양한 도구와 통합됩니다.

결론

개인적으로 우리는 원격 작업의 미래가 작업과 실제 물리적 위치 간의 완전한 단절이라고 믿습니다. 여기서 놀라운 것은 없습니다.

또한 현재의 위기에서 배울 수 있는 것이 있다면 디지털 협업 솔루션이 비즈니스 연속성을 위한 인센티브가 되었고 관리자가 팀을 더 잘 제어할 수 있게 되었다는 것입니다.

곧 기업은 원격 근무를 장려하고 관리하며 비즈니스 연속성에 대한 전략적 접근 방식으로 간주해야 함을 깨닫게 될 것입니다. 스티븐 호킹(Stephen Hawking)이 말한 것처럼 "지능은 변화에 적응하는 능력입니다." 우리는 조직으로서 얼마나 민첩할 수 있고 개인으로서 얼마나 더 똑똑하게 성장할 수 있는지 증명할 때라고 생각합니다.

물론 위에서 언급한 모든 팁과 도구가 차이를 만드는 유일한 것은 아닙니다. 이들 중 어느 것도 효과가 없다면 언제든지 대안을 찾을 수 있습니다. 주로 당사에 적합한 솔루션을 나열했습니다.

재택 근무로의 전환은 기업에서 어렵지만 해결할 수 있는 작업입니다. 올바른 도구를 선택하고 프로세스를 설정하면 많은 지출 항목을 절약할 수 있습니다.

원격 팀과 함께 행운을 빕니다. 생산적일 수 있습니다. 이 기사가 도움이 되었기를 바라며 이 어려운 시기에 팀의 성공과 안정을 기원합니다.