リモートチームを管理する方法

世界が直面している世界的な変化のために、リモートワークはファッショナブルなトレンドから必需品に変わりました。 IT分野だけでなく、ほとんどの企業にとって、リモートワーク用の新しいガイドラインとソフトウェアツールを導入する必要性が高まっています。

企業のITインフラストラクチャを構築するためのアプローチも変化しています。 ITインフラストラクチャとしてクラウドデスクトップを実装することは、リモートチームを管理する最も簡単な方法です。オンラインホスティングサービスの必要性が高まっています。

私たちの個人的な経験と他のマネージャーの経験を分析すると、リモートチーム管理プロセスに対するすべての人のビジョンはほぼ同じであることがわかります。 したがって、基本原則は、デザイナー、マネージャー、マーケティングスペシャリストなど、さまざまなスペシャリストに適用できます。

会社のすべてのシステムの効果的な作業と安定性を確保するにはどうすればよいですか？ パンデミックの際にあなたとあなたのビジネスが成長するのに役立ついくつかのヒントとツールを共有します。

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適切なリモートワーカーを雇う

もちろん、リモートチームでの作業の成功の大部分は、このチームのメンバーに依存します。 従業員をランダムに採用する場合、または「他の人と同じ」アプローチを使用する場合、次のヒントとツールはほとんど役に立ちません。

私たちのチームの経験が示すように、特定の会社ごとにリモートの従業員を検索することは、個別のプロセス（または必要に応じて親密なプロセス）です。 ただし、一部のエントリポイントはすべての人に強調表示できます。 例えば：

• 自己組織化の適性を確認します。
• さまざまな「ソース」から従業員を採用することには、独自のニュアンスがあります。 経験によれば、たとえば、専門の現場から来る候補者は、フリーランスの現場に「住む」候補者とは異なります。
• さまざまな方法でインタビューします。 単純なテキストメッセージやテストタスクでは不十分な場合があります。 場合によっては、リモートワーカーが特定の仕事に適しているかどうかを確認するために、対面式の会議または2、3回のズームセッションが必要になります。
• 候補者がそれが自分のものであるかどうかを理解できるように、できるだけ多くの情報を提供してください。 それらを雇った後よりも初期段階でそれらを放棄する方が良いです。

あなたの会社のニーズと能力を分析してください。そうすれば、優秀な従業員を見つけることができるかどうかがわかります。 これを行うには、次の質問に答えるだけです。

• 遠隔地の労働者を「安い労働者」と見ていますか？ 答えが「はい」の場合、知識のある専門家を引き付けることができない可能性があります。
• 社内にリモートチームのマネージャーがいますか？ 番号？ 次に、最初に1つを見つけてから、従業員を雇う必要があります。
• CRMに精通していますか？ 顧客関係管理は、既存および潜在的な顧客とのすべての会社の関係および相互作用を管理するためのテクノロジーです。 これが初めての場合は、最初に基本を学び、リモートチームで作業するための準備を適切に行ってください。

これらはすべて氷山の一角にすぎません。すべての場合に特別なアプローチが必要です。

リモートワーク。 やりがいがありますか？

はい、課題があります。それは技術的なことだけではありません。 リモートワーク組織は2つの部分で構成されています。 1つ目は、作業プロセスのガイドラインと構成です。 2つ目は、関連するリモートワークソフトウェアツールです。 新しいモデルへの移行には、従業員の再トレーニングだけでなく、新しいガイドラインに従う必要があります。

両方の部分に対処します。

リモートワークのヒント

まず、邪魔になるいくつかの神話に別れを告げましょう。

• 神話の1つは、不在の従業員はたるみを失うことになります。 現在、適切な目標を設定し、新しい環境でリモートで作業する方法を説明すると、従業員の効率が大幅に向上するのが現実です。 これは、2019年以前にこのモードに切り替えた何千もの企業によって証明されています。
• 神話2は、効率を損なうことなくリモートプロセスを整理することは不可能であるというものです。 実際、すべてはマネージャーに依存しています。 したがって、製造会社でさえ、主にリモートモードに移行することができます。

さまざまな都市、州、さらには国に散在する可能性のあるリモートチームをどのように管理しますか？ どれどれ。

明確なルールを設定し、それに従ってください

リモートワークは混乱ではありません。 それには、従業員の自己規律と誠実さが必要です。 ただし、自己規律は、明確なルーチンとルールがある場合にのみ現れます。 仕事のルーティンとエチケットのルールをよく考えてください。 従業員が次のことを知っていることを確認してください。

• 彼らの就業日のタイムラインは何ですか？
• チームはどのようなコミュニケーション手段を使用していますか？
• オンライン会議中に効果的な対話をどのように確保しますか？ どのようなルールに従う必要がありますか？
• いつメッセージを送信したり、電話をかけたりできますか？ 等。

また、チーム全体で、タスクまたはCRMの設定と制御に共通のサービスを使用する必要があります。 個人的なコミュニケーションだけでコミュニケーションを取り、あなたの記憶を頼りにすることは、混乱と生産性の損失につながります。 それぞれが個人的に責任を負う今後のタスクについて従業員に通知します。 その責任を知っているリモートチームは、クライアントとの関係も改善し、クライアント管理をはるかに容易にします。

コミュニケーション戦略を作成する

総会や1対1の会議が開催されるときなど、レポートを提出する頻度（およびその形式）を従業員に知らせます。日常業務を処理するためのガイドラインを確立します。 従業員は自分の優先順位を理解する必要があります。これにより生産性が向上します。

プレゼンテーションは、リモートチームのコミュニケーションを改善するための貴重なリソースでもあります。 人目を引く無料のPowerPointテンプレートなどのツールを使用すると、魅力的なリモートプレゼンテーションを作成し、チーム全体のコラボレーションを強化できます。

以下の例のように、従業員が従うべき重要なステップの概要を示すプロセスインフォグラフィックを設計します。 プロセスを視覚化することで、従業員はガイドラインに従い、覚えやすくなります。

（画像ソース）

作業ツールを提供する

各チームメンバーが必要なすべての作業サービスにアクセスできることを確認してください。 リストは非常に大きくなる可能性があります。

• 企業の電子メール;
• 文書管理システム;
• クラウドファイルストレージ;
• ビデオ会議サービス;
• 仕事のメッセンジャー;
• タスクスケジューラ;
• CRMアカウント、
• 時間管理システム。 等

統合を忘れないでください。 これらのサービスのほとんどは、共通のシステムにリンクできます。 多くの操作も自動化できます。 これにより、多くの時間を節約できます。

会社の目標に焦点を当てる

リモートで作業するときは、会社の目標を念頭に置く必要があります。 それらは明確で、測定可能で、時間に制限がなければなりません。 従業員が何をするか、どのようなペースで行うかは関係ありません。従業員（およびチーム全体）が会社の目標を達成していれば、うまくいっています。 クライアントがリモートで作業する会社に何を期待しているかを検討し、必要なツールと目標の変更を考慮に入れます。

従業員の監視は、目標を持つ企業にとって非常に役立ちます。 すべての従業員が毎日時間どおりに報告し、作業していることを確認することで、組織が戦略目標を達成するのに役立ちます。

非公式のコミュニケーションを確立する

従業員に仕事以外で話す機会を与えます。 オフィスでは、従業員がウォーターディスペンサーの周りや喫煙エリアに集まることがよくあります。 オンラインで作業するときは、そのような場所を取り除こうとしないでください。 仕事以外のトピックやジョーク用に、制御された「チャッターボックス」を作成することをお勧めします。

これにより、距離に関係なくチームビルディングが促進されます。 そして、封鎖と強制隔離が終わったら、非公式のチームミーティングを手配することができます。

明確なタスクを設定する

タスクの達成が長い議論に変わるリスクは常にあります。 したがって、通信や電話を引きずり出さないでください。事前に会議やオンライン会議の準備をしてください。 必要なすべての情報を含むすべての電子メールを1つのメッセージにまとめて送信します。 デジタルトランスフォーメーションを利用して、リモートチームやクライアントとシームレスに接続し、仮想会議、プロジェクトトラッキング、ロゴ付きQRコードなどの非接触型テクノロジーの使用を計画し、効率を向上させるためのレポートを改善します。

絶対的な服従。 本当に必要ですか？

「用務員に自分のほうきを選ばせてください」–（c）スターバックスの前社長、ハワード・ベハー。 従業員に正しい方向性を示し、タスクを実行する際に一定の自由を提供する場合（たとえそれが制限された自由であっても）、従業員からの最大の影響を期待できます。

各リモートワーカーにTimeDoctorや同様のツールの使用を強制する必要はありません。 バランスの取れた方法で質問にアプローチします。時給の場合は、はい、このオプションは問題なく機能します。 あなたがプロジェクトにお金を払っているなら、アーティストに彼らのことをさせてください。

チームの儀式を行う

これは当たり前のように思えるかもしれませんが、それがどれほど重要であるかを十分に強調することはできません。

毎週のミーティング、毎月の1対1のミーティング、またはその他のルーチンなど、チームの儀式を行うことは絶対に不可欠です。 特にプロジェクトのステータスや他のベンチャーの進捗状況について話し合うときに、透明性を提供します。

誰も気を散らさず、全員が積極的に会議に参加するため、時間制限の順守も重要です。 もちろん、一部の会議は他の会議よりも生産的ですが、全員を軌道に乗せる儀式に固執することが重要です。 従業員の関与にも取り組みます。

効率を監視する

各チームメンバーのパフォーマンスを監視します。 特定のタスクが時間どおりに完了しない理由に関するフィードバックを収集し、取り消された作業の責任を確立します。

遠隔地の従業員を自分自身と同一視しないでください。

あなたの効率を5で割って幸せになりましょう。 次のヒントを検討してください。

• リモートの従業員が自分の都合の良いときに作業できるようにします。 フクロウの人もいれば、ヒバリの人もいることを覚えておいてください。朝の効率が最も良い人もいれば、ソーシャルネットワークの探索、猫の賞賛、敵の戦車の破壊など、昼食または夕方までロックアップする必要がある人もいます。
• 時差を忘れないでください。 作業チームが相互にやり取りする場合は、同僚の作業スケジュールを知っていることを確認してください。
• それらを「インサイダー」と「アウトサイダー」に分けないでください。 オフィスで働く従業員と遠隔地で働く従業員の間にグラデーションがあってはなりません。 私たちを信じてください、人が怠惰な場合、彼/彼女はリモートまたはオフィスの両方で働いて、精査をかわす方法を見つけるでしょう。 真に効果的な従業員の場合はその逆です。
• 永続性を表示します。 要件、新しいルール、要件、および測定値を絶えず変更すると、遅かれ早かれ誰もがやめます。
• 連絡を取り合い、リクエストに対応してください。 これは連絡先に関するものであり、前述のコントロールではありません。 リモートの従業員は迅速に回答する必要があります。 応答を1、2、または3日間遅らせると、時間とリモートチームの時間を無駄にするだけです。 繰り返しますが、これは誰かのために辞める言い訳になる可能性があります。

チームをやる気にさせる

特にリモートで作業する場合、チームをやる気にさせる魔法のレシピはありません。 ただし、いくつかのヒントがあります。

• 彼らにあなたのケアを見せてください。 誰もが好きで注目に値する。 他のものよりもいくつか。 これは文化や性格によっても異なります。
• 感謝し、利用可能であり、各チームメンバーに必要な時間と注意を払う。
• ゲームをする。 ゲームとチャレンジがうまく機能することがわかりました！ ボーナスを与えて、勝者にギフトを送ってください！
• 責任を委任します。 私たちが効果的だと思うもう1つの方法は、チーム全体のパフォーマンスに影響を与える可能性のある特定のタスクを委任することです。 チームメンバーに特定のタスクの責任を負わせることで、チームメンバーは完全に関与し、優れたチームダイナミックを生み出すことができます。
• 公の場で賞賛する。 プライベートで叱責。 リモートで作業するときは、いくつかの間違いに気付いたとしても、前向きな態度を維持する必要があります。 そして、これはリモートモードで非常に注意深く行う必要があります。 公の場で叱られた人は、やる気を失います。 ですから、私たちの基本原則は、常に公の場で賞賛し、私的な場で叱責することです。

多重知能理論を使用する

このモデルは、80年代半ばにハワードガードナーによって提案されました。 それは私たちを魅了することは決してありません。 一言で言えば、理論は、私たち全員が8つの異なるタイプの「知性」を持って生まれており、それぞれにいくらか類似した可能性があると述べています。 私たちがどちらかの知性をどのように発達させるかは、私たちの遺伝学、教育、そして一般的な人生経験に依存します。

ルールから技術的な解決策に移りましょう。

リモートワーク用のツール

効果的なリモートワークのためのツールとサービスのリストは、ビジネスの詳細によって異なります。 ほとんどの場合、このリストには次のものが含まれます。

• メッセンジャー（Telegram、Slack、Viberなど）;
• ビデオおよび画面共有ツール（ズーム、Googleハングアウト、Skypeなど）。
• リモートデスクトップアクセス（TeamViewer）;
• タスクおよびリモートプロジェクト管理システム（Jira、Asana、Trello、Basecamp、Process Street、Youtrack）;
• ドキュメントの保存とドキュメントの操作のためのクラウドサービス（Google、Microsoft OneDrive、DropBox;
• CRM （Zoho、Salesforce、Apptivo）など。

たるみ。 100を超える人気のある専門サービスと統合されたコミュニケーションと会議のための企業メッセンジャーが必要な場合は、Slackを検討する必要があります。 最大20人のチームの無料バージョンを選択できます。 各ユーザーの高度なアクセス設定、サードパーティサービスとのより多くの統合、およびより大きなアーカイブが必要な場合は、有料バージョンに切り替えることをお勧めします（年払いの方が有利です）。

Googleサービスは、ドキュメントを操作するための最良のソリューションの1つです。 Googleは、プレゼンテーションやテキストドキュメントを操作するための無料で非常に便利な一連のWebサービスを提供しています。 とスプレッドシート。 これらはすべて、Googleドライブのファイルストレージを補完します。

ファイルへのアクセスレベルに応じて、ユーザーはファイルを表示、コメント、または編集できます。 したがって、Googleドキュメントは優れたオプションです。 失われる可能性のあるドキュメントの相互転送などはもうありません。ここでは、変更の履歴全体をすぐに利用できます。 そして、それは無料です。

Evernoteは、メモを保存するためのもう1つの便利な場所です。 Webサービス、Windowsのクライアント、またはiOS / Androidアプリとして利用できます。 Evernoteを使用すると、テキストファイル、Webページ、オーディオファイル、写真、およびその他の種類のファイルを保存できます。 このサービスは、さまざまなデバイスから作業するときにバックアップおよび同期機能を提供します。 Chromeの拡張機能としても利用可能

Asanaは、複雑なプロジェクトに適した非常に便利なプロジェクト管理システムです。 それはユーザーフレンドリーで学びやすいです。 「秩序を高く評価する怠惰な人のために」設計されたと説明する人もいます。 このサービスにより、戦略的計画と長期的なプロジェクト管理が簡単になります。

タスクフローをさまざまな方法で構成し、それらすべてを大きなグループ/プロジェクトに分割できます。 さまざまなテンプレートから選択します。コンテンツ公開カレンダー、Webサイトの作業計画、またはさまざまなレポートのスケジュールにすることができます。 Asanaの無料バージョンは、最大15人のチームに適しています。

Trelloは、かんばん手法に基づく、簡単で便利なクラウドベースの小グループプロジェクト管理ソフトウェアサービスです。 後者によると、すべてのタスクは、計画、進行中、承認時、完了など、いくつかの段階を経ます。 このアイデアにより、ワークフローがより明確になります。

Timelyは、従業員の生産性を評価するためのタイムトラッカーです。 各チームメンバーが1つのタスクに費やす金額を知る必要があります。 Asana、Trello、またはその他の同様のサービスとタイムリーに統合します。 次に、このサービスは、従業員の行動とそのタスクに関する分析を提供します。

TimeCampは、規模に関係なくチーム向けのPCタイマーアプリです。 時間を自動的に追跡し、特定のプロジェクトに時間エントリを割り当てて、ビジネスにとって本当に重要なことに多くの時間を残します。 堅牢なレポート、請求、出席モジュール、請求時間などの機能は、ビジネスの面倒なプロセスを合理化するのに役立ちます。 Asana、Trello、ClickUp、Jira、Salesforceなどのさまざまなツールと統合されます。

結論

個人的には、リモートワークの将来は、仕事と実際の物理的な場所との間の完全な切断であると信じています。ここで驚くことは何もありません。

さらに、この現在の危機から学べることが1つあるとすれば、デジタルコラボレーションソリューションがビジネス継続性のインセンティブになり、マネージャーがチームをより適切に管理できるようになったことです。

間もなく企業は、リモートワークを奨励、管理し、ビジネス継続性への戦略的アプローチと見なすべきであることに気付くでしょう。 スティーブンホーキングがかつて言ったように、「知性は変化に適応する能力です。」 組織としてどれだけ機敏になり、個人としてどれだけ賢く成長できるかを証明する時が来たと思います。

もちろん、これらの上記のヒントとツールのすべてが違いを生む唯一のものではありません。 これらのいずれもうまくいかない場合は、いつでも代替案を見つけることができます。主に私たちに役立つソリューションをリストアップしました。

在宅勤務への移行は、ビジネスにとって困難ですが解決可能なタスクです。 適切なツールを選択してプロセスを設定することにより、多くの支出項目を節約できます。

あなたのリモートチームと頑張ってください、そしてそれは生産的かもしれません。 この記事がお役に立てば幸いです。また、この困難な時期にチームが成功し、安定することを願っています。