Creazione di una macro Excel per SEO

Sei diventato un SEO per aiutare le persone a far crescere grandi aziende. Nessuno ha parlato di passare ore a gestire i dati di Excel.

Più grande è il web, più dati ci sono da elaborare.

Excel contiene un numero enorme di formule standard. Una guida di riferimento a questi dovrebbe essere il primo passo per velocizzare l'elaborazione dei numeri in Excel. Ci sono anche ottimi strumenti come SEO Tools For Excel che si occupano di problemi specifici di SEO.

Ma cosa succede se usarli è molto ripetitivo o non fanno esattamente quello che stai cercando? Non sarebbe fantastico se potessi automatizzare un'intera serie di attività?

Se c'è qualcosa che fai spesso in Excel (ad esempio, rapporti settimanali) che richiede di eseguire una serie di attività ripetutamente, una macro di Excel è ciò di cui hai bisogno. Ti consentirà di registrare i passaggi che esegui una volta e quindi, con il clic di un pulsante, applicarli a qualsiasi foglio di calcolo.

Un semplice esempio potrebbe essere la formattazione dei dati settimanali che ti vengono inviati in modo da poterli caricare su un sito web (informazioni sul prodotto, date degli eventi, ecc.).

Puoi garantire che i dati non arriveranno nel formato richiesto dal tuo CMS. Le date non saranno nel formato corretto, le colonne non saranno nell'ordine corretto, le informazioni finanziarie avranno un $ dove non sono necessarie o viceversa. Tutto ciò che devi sistemare a mano ogni volta.

Una macro ben scritta eliminerà tutto questo aggravamento. Premi un pulsante e i dati sono nel formato richiesto, caricali sul tuo CMS e il gioco è fatto. Più ripetitivo è il compito, meglio una macro è adatta ad esso.

Ottimo, quindi come faccio a creare una macro?

Dividiamolo in 5 sezioni:

1. Che cos'è una macro?
2. Come faccio a creare una macro?
3. Come eseguo la mia macro?
4. Aggiunta delle macro più utilizzate alla barra degli strumenti di Excel
5. Un paio di cose a cui prestare attenzione

1. Che cos'è una macro di Excel?

Pensa a un foglio di calcolo di Excel come all'HTML in una pagina web e alla macro di Excel che manipola il foglio di calcolo come jQuery che usi per manipolare l'HTML.

Per creare jQuery devi essere un programmatore. La parte migliore delle macro è che chiunque può scriverle. Mostri semplicemente fisicamente a Excel le azioni che desideri che esegua ed Excel scrive il codice per te.

Ricorda che Excel copierà esattamente ciò che fai. Vale la pena dedicare un paio di minuti prima di creare una macro per pianificare le cose.

2. Come creo una macro in Excel?

Per questo esempio ho usato un download GA molto breve.

1. Fare clic sulla scheda " Visualizza ". Questo farà apparire il nastro della cartella di lavoro.
2. Fare clic sul pulsante " Macro " nel gruppo delle macro. Di solito si trova all'estrema destra del nastro. Questo farà apparire un menu a discesa.
3. Fare clic su “ Registra macro…. "

Verrà ora presentata la finestra di dialogo " Registra macro ".

Questo richiede 4 ingressi.

1: “ Nome macro: ”

Prenditi 10 secondi per pensare a un nome chiaro. Entro la prossima settimana il nome "Macro1" generato da Excel non sarà molto utile. Se usi un numero di macro per fare cose simili, è irritante quando esegui quella sbagliata.

Excel non consente spazi nei nomi delle macro, quindi le persone generalmente usano underscore_to_separate_words.

2: “ Tasto di scelta rapida: ”

Opzionale. Ciò ti consente di creare un tasto di scelta rapida per la tua macro che rende l'esecuzione incredibilmente veloce. L'unica cosa da ricordare è che non puoi usare la stessa combinazione di tasti di nessuna delle scorciatoie esistenti di Excel.

3: " Memorizza macro in:"

Questo ti chiede dove desideri memorizzare la tua macro.

Per impostazione predefinita, questo mostrerà "Questa cartella di lavoro". Ciò salverà la macro nella cartella di lavoro corrente. Se scegli questa opzione, non sarà disponibile in altre cartelle di lavoro.

Il salvataggio della macro nella "Cartella di lavoro macro personale" la salverà in un file chiamato "Personal.xlsm". Ciò significa che la tua macro sarà disponibile ogni volta che apri Excel.

Infine, il salvataggio in una "Nuova cartella di lavoro" crea una nuova cartella di lavoro in cui registrerà i tuoi macro.

4: “ Descrizione: ”

Opzionale. Come per un nome, ti consiglio di dedicare 20 secondi a digitare una breve descrizione. Ciò evita di confondere le macro se si dispone di un numero.

Fatto tutto questo, fai clic su " OK " e il gioco è fatto.

Excel ora registrerà tutto ciò che fai. Lo chiami, lo registrerà - creando nuove cartelle di lavoro o grafici, cambiando la formattazione dei numeri anche fino allo spostamento e al ridimensionamento delle finestre.

Se non sei sicuro di essere in modalità di registrazione, ci sono un paio di modi per dirlo.

Innanzitutto nella parte inferiore sinistra della finestra di Excel ci sarà una piccola modifica. Apparirà un pulsante Stop, sul quale puoi fare clic per interrompere la registrazione.

La parte inferiore sinistra del tuo foglio di calcolo di solito appare come di seguito. L'icona del foglio di calcolo è in realtà un pulsante di avvio per la registrazione di una macro che fa apparire la finestra di dialogo " Registra macro " di cui abbiamo discusso sopra se fai clic su di essa.

Ora puoi semplicemente registrare le azioni che desideri che Excel esegua.

Una volta completate tutte le attività che desideri includere nella tua macro, fai clic sul pulsante in basso a sinistra della finestra di Excel per interrompere la registrazione.

In alternativa puoi utilizzare il pulsante Macro nella barra multifunzione.

1. Fare clic sul pulsante " Macro " nella barra multifunzione
2. Fare clic sull'opzione " Interrompi registrazione "

Congratulazioni. Hai registrato con successo la tua prima macro.

3. Come eseguo la mia macro?

L'esecuzione della tua macro è incredibilmente semplice.

1. Fare clic sul pulsante " Macro " nella barra multifunzione.
2. Fare clic su " Visualizza macro "

Per eseguire una macro semplicemente: Questo farà apparire la finestra di dialogo " Macro ". Questo elenca tutte le macro disponibili.

1. Seleziona la macro che desideri dall'elenco.

Ora sarà evidenziato in blu e apparirà sopra l'elenco.

2. Fare clic su " Esegui "

Congratulazioni, ora hai eseguito la tua prima macro. Ora puoi sederti (brevemente!) e divertirti a guardare la tua macro fare il duro lavoro.

4. Aggiunta delle macro più utilizzate alla barra degli strumenti di Excel

Excel offre la possibilità di aggiungere la macro alla barra degli strumenti di Excel in modo da poterla eseguire con un clic. Per le macro utilizzate di frequente questo è un utile risparmio di tempo.

Per fare ciò, fai clic con il pulsante destro del mouse in qualsiasi punto della barra multifunzione di Excel e quindi scegli " Personalizza barra di accesso rapido ...". dal menu che ora ti viene offerto.

Nel caso in cui non ti sia chiara la differenza tra la barra multifunzione e la barra di accesso rapido ("QAT") in Excel

Ti verrà quindi presentata la finestra di dialogo " Opzioni di Excel ", come di seguito, che crea un po' di confusione.

Facciamo questo passo dopo passo.

1. Fare clic sul menu a discesa " Scegli comandi da: ". Scegli " Macro " dall'elenco delle opzioni. Probabilmente sarà il terzo.

Nota: ho già fatto clic sulla macro in questo screenshot. Inizialmente la casella del menu a discesa conterrà " Comandi popolari ".

2. Fai clic sulla macro che desideri aggiungere al tuo QAT dall'elenco sottostante.

3. Fare clic sul pulsante " Aggiungi "

4. La tua macro dovrebbe ora apparire dove si trova la casella 4, nella colonna di destra.

La piccola icona a sinistra della tua macro è l'icona che il pulsante per la tua macro conterrà per impostazione predefinita.

Se desideri personalizzarlo, fai clic sul pulsante " Modifica..." sotto la macro.

Excel ti presenta quindi la finestra di dialogo " Modifica pulsante ".

Il secondo passo è quindi scegliere l'icona che si desidera utilizzare per questo pulsante facendo clic su di esso. Infine, fai clic su " OK " sotto le icone per confermare la tua scelta.

L'icona a sinistra della macro dovrebbe ora essere cambiata. Per completare l'intero processo, fai clic su " OK " nella finestra di dialogo " Opzioni di Excel ".

Ora hai aggiunto il pulsante al tuo QAT. Per questo esempio ho scelto una bandiera a scacchi.

5. Alcune note: riferimenti e sicurezza relativi

1. Riferimenti relativi

Come ho detto prima nell'articolo, Excel registra esattamente ciò che fai. Quindi, se fai clic sulla cella B3 durante la registrazione della macro quando esegui la macro, sceglierà sempre la cella B3. Questo è noto come riferimento assoluto ed è l'impostazione predefinita.

E se volessi scegliere una cella relativa a quella che hai evidenziato quando esegui la tua macro? Ad esempio, vuoi applicare una certa formattazione alla cella in cui ti trovi e alle due celle a sinistra di quella in cui ti trovi, ovunque ti trovi nel foglio di calcolo.

Ciò richiede di attivare il riferimento relativo.

Per fare ciò, apri semplicemente il menu " Macro " e la terza scelta in basso è " Usa riferimento relativo ". Fare clic su questo e quindi registrare la macro per utilizzare i riferimenti relativi.

Come nell'esempio sotto, l'icona a sinistra del menu sarà ora evidenziata.

Stai attento però. Questa opzione rimarrà attiva finché non la disattivi. Se hai problemi con una macro che fa cose impreviste, questa impostazione è la prima cosa da ricontrollare.

2. Sicurezza

Le macro sono molto potenti. Possono cambiare le cose al di là del foglio di calcolo in cui si trovano. Di conseguenza sono stati utilizzati per diffondere virus.

Se ricevi un'e-mail con un foglio di calcolo abilitato per le macro, vale la pena ripetere che non dovresti aprirlo a meno che non provenga da una fonte attendibile.

Per saperne di più sulla sicurezza delle macro, consiglierei Excel Easy.

Quindi ce l'abbiamo, creando la tua macro in Excel. Chi sapeva che Microsoft potesse essere così utile o farti risparmiare così tanto tempo!

NB: Le schermate di questo tutorial sono prese da un computer Windows 7/Excel 2010. I passaggi rimarranno invariati se la tua configurazione è diversa, anche se visivamente sarà probabilmente un po' diversa.