Come inviare un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta

Il lead outreach non è un lavoro facile, soprattutto quando si effettuano spedizioni fredde o si prepara un'e-mail di follow-up dopo una mancata risposta. Devi affrontare: quando un messaggio cade nella Posta in arrivo del destinatario, si presenta in una "coda" di 20-30 e-mail in attesa di una risposta. E, per la maggior parte dei settori, il CTR della posta elettronica è dieci volte inferiore al suo rapporto di apertura. Quindi, per aumentare il successo degli sforzi di email marketing, devi inviare abbastanza copie ed essere paziente per seguirli in modo accurato e previdente.

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Perché inviare e-mail di follow-up

Devi raccogliere il database dei lead per lanciare campagne e-mail. E poiché costa un centesimo raschiare i contatti da Internet, si desidera utilizzare le informazioni in modo esauriente. Ma potrebbero esserci alcuni "colpi di scena" che impediscono la lettura delle e-mail. Ad esempio, la copia potrebbe perdersi nel fascio di corrispondenza non letta o il destinatario potrebbe aver dimenticato di rispondere. Quindi, il follow-up dopo un po' è un buon modo per migliorare il rapporto di risposta generale.

Quante email di follow-up inviare

Fare il check-out con i destinatari significa non essere fastidiosi o maleducati. Inoltre, se invii troppi messaggi senza ricevere risposta, la reputazione del tuo mittente potrebbe essere sospettata dai sistemi di posta e quindi le tue prossime email verranno etichettate come spam. Oppure, se le e-mail raggiungono le caselle di posta dei destinatari e non vengono aperte, la reputazione del marchio potrebbe essere compromessa. Quindi, per la maggior parte degli scopi di mailing, è meglio limitare i follow-up fino a 3 in totale, per un destinatario.

Il dialogo può essere esteso se si riceve una risposta iniziale negativa. Secondo le statistiche, il 60% dei lead rifiuta fino a 4 volte prima di dire "Sì" all'offerta. Dopo che i clienti hanno risposto "No", puoi provare a persuaderli con 2-3 email in più. Ma inviare 7+ email in più dopo una mancata risposta e/o un rifiuto è comunque una cattiva idea.

Se effettui il check-out con un "vecchio" contatto, è meglio rispondere una volta e poi passare a messenger, come WhatsApp o Telegram.

Con quale frequenza inviare follow-up

La frequenza di spedizione dipende dal numero di email che invii. Si consiglia di dare seguito entro 1-2 giorni dall'invio del primo messaggio. In questo modo assicuri che un lead abbia avuto abbastanza tempo per leggerlo e aprirlo perché circa il 90% delle email viene aperto e ha risposto lo stesso giorno. E non allungare troppo il tempo di attesa: 5 giorni sono più che sufficienti per punteggiare le T.

Come inviare follow-up con il pilota automatico

Sebbene molti continuino a eseguire manualmente la divulgazione a freddo, non è la migliore tattica in termini di ottimizzazione dei costi. Invece di assumere un team di esperti di marketing per la gestione delle conversazioni, è meglio acquistare una licenza per il software di posta elettronica e automatizzare i follow-up con una campagna a goccia.

(Fonte immagine)

Questa è una sequenza di messaggi che un programma invia su determinate azioni dell'utente che sono chiamati "trigger". Gli strumenti di posta mostrano analisi, ad esempio se una determinata persona ha aperto o meno un messaggio precedente. Pertanto, è possibile specificare questa azione come trigger per avviare le e-mail di sequenza.

I follow-up automatici ti consentono anche di impostare un programma di consegna, caricare e utilizzare messaggi pre-scritti. Inoltre, un utente può personalizzare queste e-mail, ad esempio includere alcuni incentivi personalizzati invece del consueto "È passato molto tempo da quando..." .

Come scrivere un'e-mail di follow-up dopo nessuna risposta

Cosa dire in un'e-mail di follow-up? Sì, è una domanda difficile perché l'ultima cosa che vuoi è sembrare scontento. Un'e-mail di follow-up non dovrebbe essere né incisiva né spietata. Dovrebbe stimolare il destinatario ad aprirlo e vedere cosa c'è dentro e, allo stesso tempo, non dovrebbe essere spam o offensivo. Di seguito abbiamo raccolto alcuni consigli su come inviare un'e-mail di follow-up.

Aggiungi valore con ogni follow-up

Considera il motivo per cui non hai ricevuto risposta. L'e-mail era abbastanza significativa? Hai usato abbastanza personalizzazione? Alla gente non piacciono i messaggi formali. Inoltre, smetterebbero di amare il marchio se si rivolgesse a loro in modo improprio. Ad esempio, il 70% dei millennial afferma di sentirsi frustrato quando riceve e-mail irrilevanti dalle aziende. Quindi l'essenza del messaggio con cui conduce il tuo indirizzo non è meno importante del suo aspetto visivo o della consegna "puntuale" della posta elettronica.

Per i follow-up, pensa a questi esempi di incentivi extra:

• storie di successo di altri clienti che hanno beneficiato della tua offerta
• recensioni incorporate da altri utenti, ad esempio da TrustPilot, Clutch o G2
• un video che spiega il tuo prodotto e come il cliente ne trarrà vantaggio
• modelli gratuiti, eBook e altri documenti che i destinatari possono utilizzare per scopi privati ​​o aziendali.

(Fonte immagine)

Scrivi una linea di apertura accattivante

Passa subito all'accordo e non essere troppo formale. Includi un riferimento educato alla conversazione precedente e/o alla domanda nella tua riga di apertura, ad esempio:

"Ciao John,

Ci auguriamo che ti stia godendo il tuo piano gratuito. Sapevi che l'abbonamento a pagamento {name} consente di generare utenti 10 volte più lead?"

Evita di utilizzare frasi manifeste di "indagine", come "Volevo solo essere sicuro" o "Sto solo controllando" . Invece, cerca di interessare gli abbonati a ottenere maggiori informazioni su funzionalità estese o offerte di prodotti.

Rendilo breve

Se la tua offerta iniziale non ha ricevuto risposta, forse c'era qualcosa di sbagliato nella copia. In particolare, potrebbe essere stato troppo prolisso. Lo "standard aureo" per la lunghezza di un messaggio di posta elettronica è compreso tra 50 e 125 parole. Questo è sufficiente per spiegare l'essenza e non per mettere il destinatario contro la lettura del testo. Quindi, se non sai come inviare e-mail di follow-up, inizia con questo benchmark di lunghezza.

Le e-mail più brevi hanno CTR più elevati rispetto alle copie estese, quindi quando scrivi un follow-up, è meglio non andare oltre le 95-100 parole. Inoltre, presta attenzione a come appare la copia. Aggiungi spazi tra i paragrafi ed enfatizza i messaggi più importanti con il grassetto, in modo che un destinatario possa capire immediatamente perché ti stai rivolgendo a lui/lei.

Personalizza ad alto livello

Ciò che distingue un'email marketing magistrale da una poco prospera è il grado di personalizzazione dei messaggi. I messaggi altamente personalizzati possono aumentare i tassi di apertura delle e-mail e aumentare le entrate fino a 8 volte! E questo è giusto anche per i follow-up. Di seguito abbiamo elencato diversi componenti di posta elettronica che è possibile personalizzare, in particolare quando si utilizzano i lanciatori di campagne di e-mail a goccia:

• nome del destinatario, titolo di lavoro, nome dell'azienda
• il suo indirizzo web
• selezione di qualcosa, ad esempio notizie o merci
• l'offerta e una CTA.

Aggiungi un invito all'azione persuasivo

Quando segui l'e-mail senza risposta, è un caro vecchio CTA che può persuadere il destinatario a scriverti una risposta o effettuare una conversione alla fine. Un invito all'azione è un trigger: una parola o una frase breve e semplice che appare alla fine di un'e-mail e chiede al destinatario di fare qualcosa.

I CTA "Clicca qui" o " Non vedo l'ora di sentirti " non sembrano abbastanza persuasivi, vero? Questo perché non sono specifici: non spiegano gli ulteriori passaggi esatti con cui i destinatari devono procedere, in base alle informazioni che hanno letto nell'e-mail di follow-up.

Un buon CTA dovrebbe essere preciso e chiaro. Come questi esempi:

• Possiamo concordare un incontro il {day} alle {time}?
• Vuoi che ti mandi un'e-mail {maggiori informazioni}?
• Fare clic per installare {la questione}, ecc.

Evita di sembrare passivo-aggressivo

Ricorda che una comunicazione digitale che gestisci con i clienti dice di più su un marchio rispetto al suo slogan o alle pubblicità. Quindi, anche se puoi perdere ore a seguire gli indizi, devi rimanere educato e paziente.

Non incolpare mai i destinatari ed evita di usare frasi che contengono una rabbia nascosta, come queste:

• Per quanto riguarda la mia ultima email
• Per riferimento futuro
• Eventuali aggiornamenti su questo?
• Non sono sicuro di aver visto la mia email precedente
• Riattaccarsi per la fiducia.

Crea un oggetto perfetto per i tuoi freddi follow-up

Innanzitutto, includi il nome del destinatario in una riga dell'oggetto. Questo semplice trucco può aumentare le possibilità che la tua email venga aperta del 14%. Successivamente, sii specifico sui vantaggi che la persona otterrà aprendo la tua email. Ad esempio: una panoramica di esperti su importanti aggiornamenti nella legislazione o un modello di email di vendita.

Devi essere un virtuoso per trovare un equilibrio tra catturare l'attenzione e non creare un'urgenza inutile. Per quanto riguarda quest'ultimo, evita di utilizzare parole trigger di spam, come "miglior affare" o "l'ultima possibilità". Usa chiamate piuttosto neutre, ad esempio:

• Ciao di nuovo da…
• Prossimi passi
• Ti ho appena lasciato un messaggio in segreteria
• Fissiamo una chiamata di 10 minuti
• Hai ottenuto quello che stavi cercando?

Inoltre, non utilizzare tutte le maiuscole e/o emoji disordinati per le righe dell'oggetto dei follow-up e mantieni la loro lunghezza tra 28 e 50 caratteri.

Per capire come scrivere un'e-mail di follow-up dovresti usare una linea di ragionamento. Inizia con l'analizzare il primo messaggio e supponi cosa potrebbe essere andato storto. Quindi, sviluppa una serie di 3-5 email di follow-up, distribuite nel tempo. E sii onesto anche con te stesso. Se nessuna delle tue e-mail è stata aperta, forse era solo la persona sbagliata a cui rivolgersi.