Jak znaleźć i otworzyć odpowiednie konto bankowe dla małej firmy?

Zdecydowałeś się otworzyć firmowe konto bankowe. Gratulujemy wykonania mądrego posunięcia, które może zaoszczędzić czas i zmniejszyć osobistą odpowiedzialność podczas prowadzenia małej firmy.

Dla niektórych przedsiębiorców podjęcie decyzji o przejściu do bankowości biznesowej jest trudnym krokiem. Dla innych to wiedza, co zrobić, gdy już zdecydujesz! Jeśli nadal zastanawiasz się nad podjęciem decyzji, może to pomóc w zrozumieniu różnic między bankowością osobistą i biznesową oraz tego, kiedy możesz uciec od korzystania z osobistych kont bankowych.

Gdy już zdecydujesz, że nadszedł czas, te szczegółowe wskazówki pokażą Ci, jak otworzyć firmowe konto bankowe:

1. Poznaj swoje potrzeby

Daj znać światu, że chcesz otworzyć firmowe konto bankowe, a możesz zostać zasypany ofertami. Oczywiście nie wszyscy są równi. Jak więc możesz je przejrzeć i wybrać usługi bankowości biznesowej, które są dla Ciebie odpowiednie? Zacznij od tych wskazówek:

Nie płać za dodatki

Jeśli chodzi o bankowość biznesową, niektóre korzyści i funkcje nie są opcjonalne, takie jak możliwość dokonywania wpłat, opłacania rachunków i dobrej obsługi klienta. Ale czy naprawdę potrzebujesz wsparcia dla przelewów bankowych, systemu punktów sprzedaży (POS), usług wypisywania czeków, nieograniczonych transferów salda i transakcji oraz dostępu do linii kredytowej?

Wszystkie te rzeczy mogą być cennymi usługami biznesowymi, które chcesz, aby Twój bank oferował. Ale jeśli nie potrzebujesz tych narzędzi na tym etapie rozwoju swojego biznesu, nie powinieneś już teraz płacić za nie dodatkowych opłat.

Zostaw miejsce na rozwój

Jednocześnie nie ograniczaj się, wybierając bank, który teraz Ci odpowiada, ale później ograniczy Twoje możliwości. Oznacza to przyglądanie się, jak bank odpowiada Twoim potrzebom nie tylko teraz, ale także w miarę rozwoju.

Ekspert ds. finansów biznesowych, Imani Francies z FreeAdvice.com, wymienia opłaty transakcyjne jako jeden z przykładów. Możesz nie przewidywać wielu codziennych transakcji w tej chwili, ale jeśli zarejestrujesz się w banku, który nałożył surowe i kosztowne limity, możesz później żałować swojego wyboru.

„Poszukaj ograniczeń transakcyjnych nałożonych przez bank. Banki mogą ograniczyć liczbę transakcji, które można zaksięgować na koncie w ciągu jednego dnia” – powiedział Francies. „Alternatywnie możesz być ograniczony do określonej liczby transakcji, zanim zostaniesz obciążony opłatą za kolejne. Jeśli zwykle masz dużą liczbę transakcji, znalezienie biznesowego konta czekowego, które pozwala na nieograniczoną liczbę transakcji, może być świetnym sposobem na zminimalizowanie kosztów”.

Francje sugerują, że właściciele firm biorą również pod uwagę stopy procentowe, dostępność oddziału banku i bankomatu, minimalne salda kont, wszelkie oferty wprowadzające lub promocyjne oraz to, jak łatwo będzie zintegrować Twoją bankowość z oprogramowaniem księgowym, jeśli używasz go teraz lub planujesz jako biznes się rozwija.

Według Amerykańskiej Administracji Małych Firm (US Small Business Administration), jeśli zamierzasz korzystać z usług handlowych swojego konta bankowego w celu obsługi kart kredytowych, powinieneś wziąć pod uwagę kilka innych kwestii. Obejmują one:

• Stopa dyskontowa, czyli procent, jaki bank pobiera za każdą transakcję
• Opłaty transakcyjne, czyli kwota, którą zostaniesz obciążony za każdą transakcję kartą kredytową
• Opłaty za usługę weryfikacji adresu (AVS)
• Dzienne opłaty zbiorcze ACH lub kwota, którą będziemy obciążać, gdy rozliczasz transakcje kartą kredytową każdego dnia
• Miesięczne opłaty minimalne lub kwota, którą zostaniesz obciążony, jeśli Twoja firma nie osiągnie minimalnej liczby wymaganych transakcji

Rozważ opłaty, ale nie czuj się przez nie ograniczany

Mówiąc o opłatach, przygotuj się na nie. Bankowość biznesowa często wiąże się z opłatami, których nie widzisz na swoim osobistym koncie bankowym. Rozsądnie jest sprawdzić przynajmniej kilka różnych opcji bankowych i zobaczyć, jak wyglądają ich opłaty za usługi biznesowe.

Jednak Rob Stephens, CPA i założyciel CFO Perspective, radzi właścicielom małych firm, aby wyszli poza opłaty, zwłaszcza na dwa czynniki: wygodę i szybkość reakcji.

„Opłaty bankowe są niewielkie w porównaniu z innymi kosztami operacyjnymi” – powiedział. „Nie znoś złej obsługi, ponieważ próbowałeś zaoszczędzić kilka dolarów na opłatach. Twój czas jest wart więcej, niż kiedykolwiek możesz zaoszczędzić na opłatach. Wygoda może oznaczać pobliski oddział, dobre możliwości zdalnej wpłaty czeków, szybkie przetwarzanie pożyczki lub solidne opcje zarządzania gotówką w przypadku płatności kartą. Znajdź bank lub kasę kredytową, w której możesz nawiązać relacje z pracownikami oddziału lub doradcą kredytowym, z którym możesz się skontaktować, gdy potrzebujesz pomocy”.

2. Zbierz swoje dokumenty

Założenie osobistego konta bankowego jest stosunkowo proste i szybkie. Zostaniesz poproszony o dostarczenie jedynie dowodu tożsamości i adresu.

Natomiast otwarcie firmowego konta bankowego wymaga trochę więcej dokumentacji, a uzyskanie zatwierdzenia konta może zająć kilka dni. Oznacza to, że musisz być przygotowany i nie powinieneś oczekiwać natychmiastowych rezultatów.

Oto lista kontrolna informacji, które US Small Business Association sugeruje, że powinieneś być przygotowany do ich przedstawienia:

• Twój numer identyfikacyjny pracodawcy (EIN). Ubieganie się o numer EIN jest bezpłatne i nie jest tożsame z własnym numerem ubezpieczenia społecznego. Numer EIN będzie również potrzebny do płacenia podatków za firmę.
• Licencja na prowadzenie działalności z Twojego miasta, hrabstwa i/lub stanu
• Dokumenty założycielskie i umowy własnościowe
• Dowód miesięcznych dochodów

Co zrobić, jeśli brakuje ci jednej lub dwóch pozycji z tej listy? Jeśli nie masz, powiedzmy, numeru EIN lub licencji na prowadzenie działalności, możesz na razie korzystać z osobistych kont bankowych do zarządzania firmą. Pamiętaj tylko, że korzystanie z usług bankowości biznesowej oferuje ważne korzyści, takie jak osobista ochrona finansowa i prostota rozliczania podatków. Chociaż przejście na bankowość biznesową jest zwykle dobrym pomysłem, jeśli potrzebujesz trochę czasu na zaokrąglenie dokumentów, prawdopodobnie możesz w międzyczasie używać kont osobistych do prowadzenia firmy.

3. Rozejrzyj się

Twoje pierwsze pytanie może dotyczyć sposobu otwarcia firmowego konta bankowego. Kolejne to zwykle gdzie powinienem otworzyć konto firmowe ?

Nie rozliczaj się automatycznie dla swojego obecnego banku

Twój pierwszy wybór może być najłatwiejszy, ale czy najlepszy? Masz już relację nawiązaną z bankiem, który aktualnie obsługuje Twoje środki osobiste. Jeśli oferują usługi biznesowe, może to być łatwa zmiana.

Nie rób tego zbyt szybko, ostrzegają eksperci. Bankowość biznesowa i osobista bardzo się różnią, a konta firmowe często pobierają wyższe opłaty, w tym kary za nadmierne transakcje lub salda, które spadają poniżej minimum.

Nie oznacza to, że obecny bank to zły wybór. Właściwie dobrym pomysłem jest porozmawianie z kimś o dostępnych usługach bankowości biznesowej. Możesz wykorzystać to, czego się nauczyłeś, jako punkt odniesienia podczas porównywania innych banków, upewniając się, że wybierzesz ten z najlepszymi opłatami i najlepszymi dostępnymi usługami dla Twoich potrzeb.

Myśl poza wielkim pudełkiem

„Sprawdź w obu bankach i kasach kredytowych” – powiedział Rob Stephens. CPA i założyciel CFO Perspective, Stephens powiedział: „Unie kredytowe nadal zwiększają swoje możliwości bankowości biznesowej. Często oferują niższe oprocentowanie kredytów i wyższe oprocentowanie depozytów niż banki”.

Jim Pendergast, starszy wiceprezes altLINE, oddziału The Southern Bank Company, radzi ocenić jakość obsługi klienta przy każdym z najlepszych wyborów.

„Najlepsze banki zawsze oferują osobistą pomoc dla Twojej firmy” – powiedział. „Rozważmy na przykład przypadki, kiedy rozmawiałeś przez telefon z dużą korporacją, mając nadzieję na rozmowę z prawdziwą osobą, ale nie dochodząc do tego po kilku godzinach rozmowy. Mniejsze banki zapewniają znacznie bardziej spersonalizowany biznes.”

Doradził jednak również, że większe banki są bardziej zaznajomione z potrzebami biznesowymi i mają większe zasoby, więc mogą mieć więcej do zaoferowania.

W trybie online

Chociaż możesz pomyśleć najpierw o tradycyjnych opcjach dla potrzeb bankowości biznesowej, możesz również znaleźć wiele renomowanych banków internetowych. Wiele z nich oferuje te same usługi biznesowe, które można znaleźć w najbliższym banku. Jedyną różnicą, jaką możesz zauważyć, jest to, że składasz wniosek online i wykonujesz wszystkie operacje bankowe za pośrednictwem komputera, a nie w lokalnym oddziale.

Przeprowadź badania i porównaj usługi, opłaty i inne dane banków internetowych z innymi bankami, które przeglądałeś. Może się okazać, że banki internetowe oferują nieco więcej, w tym wyższe oprocentowanie i wygodniejszy dostęp, przy niższych opłatach.

4. Oddziel swoje finanse

Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest zupełnie nowym start-upem, czy firmą, którą powoli rozwijasz, być może zmieszałeś swoje osobiste fundusze z dochodami i wydatkami biznesowymi, gdy uruchomiłeś firmę. Jeśli chcesz przejść na usługi bankowości biznesowej, poświęć trochę czasu na oddzielenie środków firmowych i osobistych przed otwarciem konta firmowego.

Rozliczenie zainwestowanych pieniędzy jest nie tylko sprytne. Jest to również bardzo ważne ze względów podatkowych. Jeśli jesteś audytowany, nie chcesz, aby IRS odnotował historię mieszania finansów osobistych i biznesowych. W rzeczywistości warto poświęcić czas na rozmowę z profesjonalnym księgowym, aby upewnić się, że całkowicie i we właściwy sposób rozdzielasz swoje fundusze. Jasne, teraz będzie to kosztować trochę pieniędzy, ale możesz być zadowolony, że wydałeś te pieniądze, jeśli urząd skarbowy zdecyduje się przeprowadzić audyt w przyszłości.

Oprócz prowadzenia szczegółowej ewidencji inwestycji w firmę, dochodów z firmy i wydatków, możesz zacząć korzystać z oddzielnej karty kredytowej dla jak największej liczby wydatków. Nawet jeśli nie jesteś gotowy, aby ubiegać się o firmową kartę kredytową i korzystać z niej, możesz bezpiecznie używać osobistej karty kredytowej do wydatków służbowych, o ile przestrzegasz pewnych wytycznych, takich jak używanie karty tylko do uzasadnionych wydatków biznesowych i spłacanie salda na czas.

5. Nie spiesz się

Równie ważne, jak korzystanie z usług bankowości biznesowej, zamiast korzystania z osobistych kont bankowych do prowadzenia małej firmy, jest ostrożne postępowanie, niż spieszenie się z relacją bankową, która na dłuższą metę nie będzie ci dobrze służyć.

Porozmawiaj z innymi właścicielami małych firm, których znasz, pytając, z jakiego banku korzystają dla swoich firm, co im się podoba w tym, gdzie prowadzą bankowość i czego chcieliby wiedzieć, kiedy zakładali swoje konta. Porównaj swoje opcje, a następnie dokonaj najlepszego wyboru.

Przełączanie kont firmowych nie jest łatwe, choć z pewnością jest możliwe. Poświęć czas teraz, przeprowadź szczegółowe badania, a będziesz na dobrej drodze do relacji bankowej, która będzie służyła Tobie — i Twojej rozwijającej się firmie — przez wiele lat.