Бизнес-ресурс 101: Подробное руководство по управлению для предприятий

Управление является частью нашей повседневной жизни. Осознаем мы это или нет, но мы микроуправляем небольшими частями нашей жизни. Однако, когда дело доходит до делового мира, все становится намного сложнее. Вы имеете дело с множеством разных вещей, большинство из которых вы не понимаете.

Управление бизнес-ресурсами требует профессиональных знаний о том, как работает бизнес. Когда у вас есть адекватные знания о том, каковы ваши цели, только тогда вы начинаете работать над их достижением.

Организации и предприятия по всему миру тратят много времени и денег на создание нужного кадрового резерва и приобретение необходимых активов. Все это время и деньги будут потрачены впустую, если вы не сможете полностью использовать каждый имеющийся у вас ресурс в меру своих возможностей.

В этой статье я собираюсь представить подробное руководство о роли управления ресурсами для бизнеса. К концу этой статьи у вас будут достаточные знания по этому вопросу, чтобы вы могли предпринять необходимые шаги для обеспечения бесперебойной работы.

Итак, без лишних слов, давайте приступим прямо к делу.

Что такое управление бизнес-ресурсами?

Управление бизнес-ресурсами — это процесс планирования, составления графиков и распределения различных ресурсов в организации для достижения максимальной эффективности.

Независимо от того, чем вы занимаетесь, вы будете зависеть от различных активов, чтобы обеспечить успех повседневных операций. Если вы не пользуетесь всеми преимуществами этих ресурсов, вы теряете много времени и денег.

С помощью управления ресурсами компания может правильно использовать свои материальные и нематериальные активы в соответствии с вашим текущим проектом.

Например, если вы пытаетесь спланировать мероприятие, было бы неразумно использовать свой ИТ-персонал. Вместо этого вы должны позволить своему отделу маркетинга или творческого мышления выполнить эту задачу, поскольку она входит в их компетенцию.

Кроме того, управление ресурсами также помогает вам выяснить, есть ли у вас то, что нужно для выполнения определенной задачи.

Если вы работаете с ограниченным бюджетом и хотите провести кампанию цифрового маркетинга, лучше передать эти услуги на аутсорсинг профессиональным компаниям, таким как Globex Outreach, чтобы вы могли сфокусироваться на своем основном бизнесе и правильно использовать свои ресурсы. .

Вот некоторые основные концепции и компоненты бизнес-ресурсов, которые вам необходимо понять, если вы хотите сделать это правильно.

• Планирование ресурсов

Планирование ресурсов — это первая часть управления, которая включает в себя структурирование каждой задачи на основе доступности и возможностей ваших активов.

Планирование задач, основанное на таланте и распоряжении, гарантирует, что вы не возлагаете слишком большую нагрузку на своих сотрудников и не доводите их до предела.

• Утилизация ресурсов

Каждая компания в мире стремится получить лучшее соотношение цены и качества. Если они нанимают сотрудника, они хотят использовать его в меру своих возможностей.

С помощью использования ресурсов вы можете определить, используете ли вы истинный потенциал ресурса и насколько продуктивны ваши активы.

• Прогнозирование ресурсов

Это процесс подготовки вашей компании к будущему путем прогнозирования количества ресурсов, которые вам потребуются с течением времени. В основном это делается путем анализа задач, которые вы выполняете в настоящее время, и ваших ближайших целей на будущее.

Прогнозирование ресурсов помогает менеджерам планировать процесс найма и правильно распределять ресурсы, чтобы в будущем им не пришлось сталкиваться с какими-либо проблемами.

• Планирование емкости ресурсов

Планирование ресурсов используется для определения объема работы, который может быть выполнен существующими сотрудниками и активами компании.

Это отличный способ распределения ресурсов в будущем, чтобы менеджеры не соглашались брать на себя больше проектов, с которыми их команда действительно может справиться.

• Отчеты бизнес-аналитики (BI)

BI-отчетность используется для получения информации о данных, чтобы можно было принимать более эффективные решения по проектам внутри организации и компании.

Собирая и анализируя данные, создается отчет об эффективности бизнеса, чтобы можно было судить о текущем и прошлом статусе компании.

Важность управления ресурсами

Хотя управление ресурсами может показаться отнимающей много времени или дополнительной задачей, оно имеет большое значение. Особенно, если вы управляете крупной корпорацией, часто становится трудно управлять всеми вашими активами и гарантировать, что вы используете все в полной мере.

Точность, с которой вы используете свои ресурсы, имеет решающее значение для вашего успеха, поскольку вы можете не отставать от сжатых сроков проекта, а также максимизировать эффективность каждого проекта. Вот некоторые из основных причин, по которым необходимо управление ресурсами.

• Минимизируйте затраты

Управление ресурсами помогает менеджерам получить ценную информацию о проекте и о том, сколько он будет стоить. Используя эту информацию, вы можете повысить общую прибыльность и убедиться, что вы не используете больше, чем необходимо для проекта.

Более того, если вы не знаете, как правильно распределить активы для своего проекта и использовать больше, чем нужно, вы столкнетесь с нехваткой. Либо вам придется приобрести больше ресурсов, либо отказаться от будущих проектов, и то, и другое снизит ваш доход.

• Повысить эффективность

План бизнес-ресурсов помогает разработать общую дорожную карту для проекта, поскольку вы знаете детали каждого шага. Вы знаете, какие ресурсы и в какое время вам нужно использовать и как правильно выполнять работу, что повышает общую эффективность проекта.

Большую часть времени у компаний есть много свободных ресурсов, которые не используются. Менеджеры ресурсов могут обеспечить эффективное использование ресурсов, чтобы вы могли получить максимальную отдачу от денег, которые вы платите за их сохранение.

• Определите мощность и разрыв спроса

Определение пропускной способности по сравнению со спросом — это процесс определения количества ресурсов, которые у вас есть, по сравнению со спросом на ресурсы. Его можно использовать для прогнозирования нехватки или избытка ресурсов, чтобы вы могли легко управлять ими и удовлетворять свои потребности.

Нехватка ресурсов возникает, когда спрос выше. А избыток ресурсов случается, когда спрос ниже ваших возможностей. Вы можете использовать это, чтобы оставаться на шаг впереди и убедиться, что вы вносите необходимые изменения.

• Улучшить индекс здоровья организации

Индекс организационного здоровья определяется способностью определенного показателя поддерживаться в конкурентной среде и достигать улучшенных результатов с течением времени. Это отличный способ определить эффективность менеджеров и лидеров, насколько они успешны в достижении целей.

Когда дело доходит до организации, сотрудники и персонал обращаются к своим лидерам за мотивацией. С помощью управления ресурсами вы можете увеличить взаимодействие между сотрудниками и менеджерами, что повысит ценность организации.

• Предотвращение недопонимания

При правильном управлении ресурсами каждый понимает задачи, которые перед ним стоят. Менеджеры могут выяснить, правильно ли распределены ресурсы. Наличие такой прозрачности предотвращает любое недопонимание, поэтому вы не даете ложных обещаний.

Поскольку менеджеры имеют представление о своих ресурсах, они будут давать только те обещания, которые смогут выполнить. Это очень хорошо работает для улучшения и повышения вовлеченности сотрудников, чтобы все были в курсе своих задач и не было путаницы.

6 навыков управления ресурсами, которыми должен обладать каждый менеджер

Менеджеры должны быть экспертами в этой области и должны обладать некоторыми важными навыками, чтобы расти в этой области и приносить пользу. Помимо технических знаний в своей области, им необходимо развивать некоторые другие навыки межличностного общения; такие как

• Плавное общение

Самый важный навык, который необходимо развивать менеджеру, — это умение общаться со своей командой и строить с ней хорошие отношения. Если он не сможет должным образом передать детали определенного проекта, его команда никогда не сможет выполнить поставленные перед ней задачи.

Менеджеры ресурсов должны выступать в качестве посредников между работодателями и работниками. Они должны быть в состоянии правильно сообщить о том, что высшее руководство хочет и ожидает от сотрудников, чтобы каждый в команде понимал свои обязанности.

• Решение конфликта

Еще один важный навык, которым должны обладать менеджеры, — решать проблемы, не нарушая эффективности работы организации. Поскольку организация одновременно занимается несколькими разными проектами, может возникнуть нехватка ресурсов с одинаковой квалификацией.

Как менеджер, вы должны уметь согласовывать свои проекты в соответствии с имеющимися у вас ресурсами, чтобы не возникало путаницы. Вы должны быть готовы урегулировать любые конфликты между отделами и внутри отделов, чтобы все были на одной волне.

• Базовые знания

Если менеджер работает над конкретным проектом, он должен обладать специальными знаниями в этой области. Наличие технических знаний о проекте позволит ему с легкостью решать крупные и мелкие проблемы и направлять команду в правильном направлении.

Поскольку команда часто обращается к лидеру за вдохновением, если менеджер проекта ничего не знает о проекте, над которым работает его команда, это создаст плохое впечатление. Имея информацию о проекте из первых рук, менеджер сможет заслужить доверие своей команды, чтобы они последовали за ним.

• Упреждающее планирование

В отличие от реактивного управления, когда человек ждет появления проблемы, менеджер ресурсов должен уметь думать на будущее. В упреждающем планировании основное внимание уделяется выявлению всех рисков проекта, а затем созданию дорожной карты, чтобы свести вероятность неудачи к минимуму.

Лучший способ быть активным в своем подходе — расставить приоритеты перед всеми основными задачами. Поскольку при выполнении сложной задачи вы, вероятно, столкнетесь с дополнительными проблемами, вы можете отметить их галочкой в ​​начале проекта, когда все будут мотивированы, а затем продолжить выполнение простых задач.

• Строгие переговоры

Переговоры — неотъемлемая часть любого проекта, поскольку они помогают менеджерам оценить проект еще до его начала. Им необходимо продемонстрировать отличные навыки ведения переговоров, чтобы они могли общаться с поставщиками, клиентами и даже членами своей команды и получать максимальную отдачу от обсуждения.

Работа менеджера по ресурсам состоит в том, чтобы приносить пользу компании, в которой он работает. Если он не сможет обратить ситуацию в пользу организации, его не будут ценить. Прежде чем начать переговоры, менеджер должен наметить все, что ему нужно, а затем взять на себя обязательства.

• Управление рисками

И последнее, но не менее важное: вы должны помнить, что не имеет значения, насколько тщательно вы что-то планируете, вы столкнетесь с некоторыми проблемами в реальном времени. Пока вы не можете контролировать эти вещи, но менеджер должен заранее к этому подготовиться.

Будь то ресурс, запрашивающий много отпусков, или некоторые задержки из-за непредвиденных обстоятельств, вы должны быть в состоянии справиться с этими вещами. Чем лучше вы справляетесь с такими проблемами, тем большего прогресса вы можете добиться.

Вывод

Независимо от того, являетесь ли вы только стартапом или полноценной корпорацией, управление ресурсами является важной частью любого бизнеса. Нынешний бизнес-рынок стал очень конкурентным, что вынуждает всех трансформировать свой бизнес и совершенствовать свою деятельность.

В такие времена вы должны использовать все возможные средства и получать максимальную отдачу от своих денег. Управление ресурсами заключается в том, чтобы делать больше с меньшими затратами, и именно это делает его таким выгодным.

Когда вы знаете, с каким количеством ресурсов вы работаете и что вам нужно, чтобы сделать проект успешным, вам нужно понять и выяснить, как использовать свои ресурсы. Работа менеджера по ресурсам заключается в правильном распределении ресурсов и успешном выполнении любого проекта.