Business Resource 101: İşletmeler için Ayrıntılı Yönetim Kılavuzu

Yönetim günlük hayatımızın bir parçasıdır. Farkında olsak da olmasak da hayatımızın küçük kısımlarını mikro yönetiyoruz. Ancak iş dünyası söz konusu olduğunda işler çok daha karmaşık bir hal alıyor. Çoğunu anlamadığınız birçok farklı şeyle uğraşıyorsunuz.

İş kaynakları yönetimi, bir işletmenin nasıl yürütüldüğü hakkında profesyonel bilgi gerektirir. Hedeflerinizin ne olduğu hakkında yeterli bilgiye sahip olduğunuzda, ancak o zaman onları gerçekleştirmek için çalışmaya başlarsınız.

Dünyanın dört bir yanındaki kuruluşlar ve işletmeler, doğru yetenek havuzunu oluşturmak ve gerekli varlıkları elde etmek için çok fazla zaman ve para harcıyor. Sahip olduğunuz her kaynağı yeteneklerinizin en iyi şekilde kullanamazsanız, tüm bu zaman ve para boşa gidecek.

Bu yazıda, işletme için kaynak yönetiminin rolü ile ilgili ayrıntılı bir rehber sunacağım. Bu yazının sonunda konu ile ilgili yeterli bilgiye sahip olacak ve sorunsuz operasyonlar için gerekli adımları atabileceksiniz.

Neyse lafı fazla uzatmadan hemen konuya geçelim.

İş Kaynakları Yönetimi nedir?

İş kaynakları yönetimi, maksimum verimlilik elde etmek için bir organizasyondaki çeşitli kaynakları planlama, programlama ve tahsis etme sürecidir.

Yürüttüğünüz iş türü ne olursa olsun, günlük operasyonların başarısını sağlamak için farklı varlıklara güveneceksiniz. Bu kaynakların tüm avantajlarından yararlanmıyorsanız, çok fazla zaman ve para kaybediyorsunuz.

Kaynak yönetimi yardımı ile bir şirket maddi ve maddi olmayan varlıklarını doğru şekilde ve mevcut projenize göre kullanabilir.

Örneğin, bir etkinlik planlamaya çalışıyorsanız, BT personelinizi kullanmak akıllıca olmaz. Bunun yerine, pazarlama veya yaratıcı düşünme departmanınızın bu görevi kendi alanına girdiği için yapmasına izin vermelisiniz.

Ayrıca, kaynak yönetimi, belirli bir görevi yapmak için gerekenlere sahip olup olmadığınızı anlamanıza da yardımcı olur.

Kısıtlı bir bütçeyle çalışıyorsanız ve bir dijital pazarlama kampanyası yürütmeyi hedefliyorsanız, bu hizmetleri Globex Outreach gibi profesyonel şirketlere yaptırmanız, odağınızı ana işinize kaydırabilmeniz ve kaynaklarınızı doğru şekilde kullanabilmeniz için daha iyidir. .

Doğru şekilde yapmak istiyorsanız anlamanız gereken bazı temel iş kaynağı kavramları ve bileşenleri aşağıda verilmiştir.

• Kaynak Zamanlaması

Kaynak planlama, her bir görevi varlıklarınızın kullanılabilirliğine ve kapasitesine göre yapılandırmayı içeren yönetimin ilk bölümüdür.

Yeteneğe ve elden çıkarmaya dayalı görevlerin planlanması, çalışanlarınıza çok fazla yük bindirmemenizi veya sınırlarını zorlamamanızı sağlar.

• Kaynak kullanımı

Dünyadaki her şirket para için en iyi değeri elde etmeyi amaçlar. Bir çalışanı işe alıyorlarsa, onu ellerinden gelen en iyi şekilde kullanmak istiyorlar.

Kaynak kullanımının yardımıyla, bir kaynağın gerçek potansiyelini ortaya çıkarıp çıkarmadığınızı ve varlıklarınızın ne kadar üretken olduğunu belirleyebilirsiniz.

• Kaynak Tahmini

Zaman geçtikçe ihtiyaç duyacağınız kaynak sayısını tahmin ederek şirketinizi geleceğe hazırlama sürecidir. Çoğunlukla şu anda yürütmekte olduğunuz görevleri ve geleceğe yönelik acil hedeflerinizi analiz ederek yapılır.

Kaynak tahmini, yöneticilerin işe alım süreçlerini planlamalarına ve gelecekte herhangi bir sorunla karşılaşmamaları için kaynakları doğru şekilde tahsis etmelerine yardımcı olur.

• Kaynak Kapasite Planlaması

Kaynak kapasite planlaması, bir şirketin sahip olduğu mevcut çalışanlar ve varlıklar tarafından yapılabilecek iş miktarını belirlemek için kullanılır.

Yöneticilerin, ekiplerinin gerçekten üstesinden gelebileceği daha fazla projeyi üstlenmeyi kabul etmemesi için gelecekteki kaynak tahsisi yapmanın harika bir yoludur.

• İş Zekası (BI) Raporları

BI raporlaması, bir kuruluş ve bir şirket içinde daha iyi proje kararlarının alınabilmesi için veri içgörüsü elde etmek için kullanılır.

Verileri toplayıp analiz ederek, bir şirketin mevcut ve geçmiş durumunun yargılanabilmesi için iş performansına ilişkin bir rapor oluşturulur.

Kaynak Yönetiminin Önemi

Kaynak yönetimi zaman alıcı veya fazladan bir görev gibi görünse de, çok büyük önem taşır. Özellikle büyük bir şirket yönetiyorsanız, tüm varlıklarınızı yönetmek ve her şeyi tam olarak kullandığınızdan emin olmak genellikle zorlaşır.

Her projenin verimliliğini en üst düzeye çıkarmanın yanı sıra, sıkı proje teslim tarihlerine ayak uydurabildiğinizden, kaynaklarınızı kullanmadaki doğruluk, başarınızda anıtsaldır. İşte kaynak yönetiminin gerekli olmasının en önemli nedenlerinden bazıları.

• Maliyetleri En Aza İndir

Kaynak yönetimi, yöneticilerin bir projeye ve bunun ne kadara mal olacağına dair değerli bilgiler edinmelerine yardımcı olur. Bu bilgileri kullanarak, genel karlılığı artırabilir ve bir projede gerekenden fazlasını kullanmadığınızdan emin olabilirsiniz.

Ayrıca, projeniz için varlıkları doğru bir şekilde nasıl tahsis edeceğinizi bilmiyorsanız ve gerektiğinden fazlasını kullanamıyorsanız, bir eksiklikle karşı karşıya kalacaksınız. Ya daha fazla kaynak elde etmeniz ya da gelecekteki projelerden vazgeçmeniz gerekecek, bunların ikisi de gelirinize zarar verecektir.

• Verimliliği artır

Bir iş kaynağı planı, her adımda ayrıntıları bildiğiniz için bir proje için genel yol haritasının geliştirilmesine yardımcı olur. Hangi kaynakları hangi zamanda kullanmanız gerektiğini ve işi doğru şekilde nasıl yapacağınızı bilirsiniz, bu da bir projenin genel verimliliğini artırır.

Çoğu zaman, şirketlerin kullanılmayan çok sayıda atıl kaynağı vardır. Kaynak yöneticileri, kaynakları korumak için ödediğiniz paradan en iyi değeri elde etmeniz için kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayabilir.

• Kapasite ve Talep Boşluğunu Belirleyin

Kapasite ve talep açığının belirlenmesi, kaynak talebine karşı sahip olduğunuz kaynak sayısını bulma sürecidir. Kaynak eksikliklerini veya fazlalıklarını tahmin etmek için kullanılabilir, böylece bunları kolayca yönetebilir ve gereksinimlerinizi karşılayabilirsiniz.

Kaynak kıtlığı, talep yüksek olduğunda ortaya çıkar. Ve kaynak fazlası, talep kapasitenizden daha düşük olduğunda gerçekleşir. Bunu eğrinin önünde kalmak ve gerekli değişiklikleri yaptığınızdan emin olmak için kullanabilirsiniz.

• Organizasyon Sağlık Endeksini İyileştirin

Örgütsel sağlık endeksi, belirli bir endeksin rekabet ortamında ayakta kalma ve zaman içinde daha iyi performans elde etme yeteneği ile belirlenir. Yöneticilerin ve liderlerin performanslarını, hedeflere ulaşmada ne kadar başarılı olduklarını belirlemenin harika bir yoludur.

Bir kuruluş söz konusu olduğunda, çalışanlar ve personel motivasyon için liderlerine bakar. Kaynak yönetimi yardımıyla, organizasyona daha fazla değer katacak olan çalışan-yönetici etkileşimini artırabilirsiniz.

• Yanlış İletişimi Önleme

Uygun kaynak yönetimi ile herkes elindeki görevleri anlar. Yöneticiler, kaynakların doğru şekilde tahsis edilip edilmediğini anlayabilirler. Bu tür bir şeffaflığa sahip olmak, yanlış sözler vermemeniz için herhangi bir yanlış iletişimi önler.

Yöneticiler kaynakları hakkında bir fikre sahip olduklarından, sadece tutabilecekleri sözler vereceklerdir. Çalışan bağlılığını iyileştirmede ve arttırmada çok iyi çalışır, böylece herkes görevleri hakkında aynı sayfada olur ve kafa karışıklığı olmaz.

Her Yöneticinin Sahip Olması Gereken 6 Kaynak Yönetimi Becerisi

Yöneticilerin alanında uzman olması ve alanında büyümek ve değer sağlamak için bazı önemli becerilere sahip olması gerekir. Alanıyla ilgili teknik bilgiye sahip olmanın yanı sıra geliştirmeleri gereken başka kişiler arası beceriler de vardır; gibi

• Sorunsuz İletişim

Bir yöneticinin geliştirmesi gereken en önemli beceri, ekibiyle iletişim kurma ve onlarla iyi ilişkiler kurma becerisidir. Belirli bir projeyle ilgili ayrıntıları düzgün bir şekilde aktaramazsa, ekibi kendisine verilen görevleri asla başaramaz.

Kaynak yöneticileri, işverenler ve çalışanlar arasında arabulucu olarak hareket etmelidir. Ekipteki herkesin sorumluluklarını anlaması için üst düzey kişilerin çalışanlardan ne istediğini ve beklediğini düzgün bir şekilde iletebilmeleri gerekir.

• Çatışma çözümü

Yöneticilerin sergilemesi gereken bir diğer önemli beceri, bir organizasyon içindeki operasyonel verimliliği bozmadan sorunları çözmektir. Bir kuruluş aynı anda birkaç farklı projeyi yürüttüğünden, benzer becerilere sahip kaynak sıkıntısı olabilir.

Bir yönetici olarak, kafa karışıklığı yaratmamak için projelerinizi sahip olduğunuz kaynaklara göre düzenleyebilmelisiniz. Herkesin aynı fikirde olması için departmanlar arası ve departmanlar arası çatışmaları ele alacak donanıma sahip olmalısınız.

• Alan Bilgisi

Bir yönetici belirli bir proje üzerinde çalışıyorsa, alanla ilgili uzmanlık bilgisine sahip olmalıdır. Proje hakkında teknik bilgiye sahip olması, büyük ve küçük sorunları kolaylıkla çözmesini ve ekibi doğru yöne yönlendirmesini sağlayacaktır.

Bir ekip ilham almak için genellikle lidere baktığından, bir proje yöneticisi ekibinin üzerinde çalıştığı proje hakkında hiçbir şey bilmiyorsa, bu kötü bir izlenim yaratacaktır. Bir yönetici, proje hakkında ilk elden bilgiye sahip olarak, ekibinin onu takip etmesi için güvenini kazanabilecektir.

• Proaktif Planlama

Birinin sorunun gelmesini beklediği reaktif yönetimin aksine, bir kaynak yöneticisi geleceği düşünebilmelidir. Proaktif planlama, bir projenin tüm risklerini belirlemeye ve ardından başarısızlık olasılığını en aza indirmek için bir yol haritası oluşturmaya odaklanır.

Yaklaşımınızda proaktif olmanın en iyi yolu, her şeyden önce tüm ana görevlere öncelik vermektir. Zor bir görevi yaparken büyük olasılıkla daha fazla zorlukla karşılaşacağınız için, herkesin motive olduğu projenin başında bunları işaretleyebilir ve ardından kolay görevlerle devam edebilirsiniz.

• Sıkı Müzakere

Müzakere, herhangi bir projenin önemli bir parçasıdır, çünkü yöneticilerin projeyi başlamadan önce kapsamını belirlemelerine yardımcı olur. Satıcılar, müşteriler ve hatta kendi ekip üyeleriyle iletişim kurabilmeleri ve tartışmadan en iyi şekilde yararlanabilmeleri için mükemmel müzakere becerileri sergilemeleri gerekir.

Bir kaynak yöneticisinin işi, çalıştığı şirkete değer sağlamaktır. Gelgiti bir organizasyonun avantajına çeviremezse, ona değer verilmez. Müzakere sürecine başlamadan önce, bir yönetici ihtiyaç duyduğu her şeyin haritasını çıkarmalı ve ardından herhangi bir taahhütte bulunmalıdır.

• Risk yönetimi

Son olarak, bir şeyi ne kadar planladığınızın bir önemi olmadığını, gerçek zamanlı bazı sorunlarla karşılaşacağınızı unutmamalısınız. Bunları kontrol edemezsiniz, ancak bir yöneticinin bunlara önceden hazırlanması gerekir.

İster çok izin isteyen bir kaynak olsun, isterse beklenmedik bir durum nedeniyle bazı gecikmeler olsun, bunlarla başa çıkabilmelisiniz. Bu tür sorunlarla ne kadar iyi başa çıkarsanız, o kadar fazla ilerleme kaydedebilirsiniz.

Çözüm

İster bir başlangıç, ister tam teşekküllü bir şirket olun, kaynak yönetimi herhangi bir işin önemli bir parçasıdır. Mevcut iş piyasası çok rekabetçi hale geldi ve bu da herkesi işlerini dönüştürmeye ve operasyonlarını iyileştirmeye zorluyor.

Bu gibi zamanlarda, mümkün olan her yolu kullanmalı ve paranızdan en iyi şekilde yararlanmalısınız. Kaynak yönetimi tamamen daha azıyla daha fazlasını yapmakla ilgilidir, bu da onu bu kadar avantajlı kılan şeydir.

Ne kadar kaynakla çalıştığınızı ve bir projeyi başarılı kılmak için neye ihtiyacınız olduğunu bildiğinizde, kaynaklarınızı nasıl kullanacağınızı anlamanız ve çözmeniz gerekir. Bir kaynak yöneticisinin işi, kaynakları doğru şekilde tahsis etmek ve herhangi bir projeyi başarılı bir şekilde yapmaktır.