Zasób biznesowy 101: szczegółowy przewodnik po zarządzaniu dla firm

Zarządzanie jest częścią naszego codziennego życia. Czy zdajemy sobie z tego sprawę, czy nie, mikrozarządzamy małymi częściami naszego życia. Jednak w świecie biznesu sprawy stają się znacznie bardziej skomplikowane. Masz do czynienia z wieloma różnymi rzeczami, z których większości nie rozumiesz.

Zarządzanie zasobami biznesowymi wymaga profesjonalnej wiedzy na temat prowadzenia firmy. Kiedy masz odpowiednią wiedzę na temat swoich celów, dopiero wtedy zaczynasz pracować nad ich osiągnięciem.

Organizacje i firmy na całym świecie poświęcają dużo czasu i pieniędzy na tworzenie odpowiedniej puli talentów i nabywanie potrzebnych zasobów. Cały ten czas i pieniądze pójdą na marne, jeśli nie będziesz w stanie w pełni wykorzystać wszystkich posiadanych zasobów, najlepiej jak potrafisz.

W tym artykule przedstawię szczegółowy poradnik dotyczący roli zarządzania zasobami w biznesie. Pod koniec tego artykułu będziesz mieć odpowiednią wiedzę na ten temat, aby móc podjąć niezbędne kroki, aby zapewnić bezproblemowe działanie.

Więc bez zbędnych ceregieli przejdźmy do rzeczy.

Co to jest zarządzanie zasobami biznesowymi?

Zarządzanie zasobami biznesowymi to proces planowania, harmonogramowania i przydzielania różnych zasobów w organizacji w celu osiągnięcia maksymalnej wydajności.

Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności, będziesz polegać na różnych zasobach, aby zapewnić powodzenie codziennych operacji. Jeśli nie czerpiesz pełnych korzyści z tych zasobów, tracisz dużo czasu i pieniędzy.

Za pomocą zarządzania zasobami firma może wykorzystać swoje aktywa materialne i niematerialne we właściwy sposób i zgodnie z bieżącym projektem.

Na przykład, jeśli próbujesz zaplanować wydarzenie, nie byłoby mądrze korzystać z personelu IT. Zamiast tego powinieneś pozwolić swojemu działowi marketingu lub kreatywnego myślenia osiągnąć to zadanie, ponieważ należy do ich domeny.

Co więcej, zarządzanie zasobami pomaga również dowiedzieć się, czy masz to, czego potrzebuje do wykonania określonego zadania.

Jeśli pracujesz z ograniczonym budżetem i chcesz prowadzić kampanię marketingu cyfrowego, lepiej zlecić te usługi profesjonalnym firmom, takim jak Globex Outreach, aby móc skupić się na głównej działalności i wykorzystać swoje zasoby we właściwy sposób .

Oto kilka podstawowych koncepcji i komponentów dotyczących zasobów biznesowych, które musisz zrozumieć, jeśli chcesz zrobić to we właściwy sposób.

• Planowanie zasobów

Planowanie zasobów to pierwsza część zarządzania, która obejmuje strukturyzację każdego zadania w oparciu o dostępność i możliwości zasobów.

Harmonogramowanie zadań w oparciu o talent i dyspozycyjność zapewnia, że ​​nie obciążasz zbytnio swoich pracowników ani nie zmuszasz ich do granic możliwości.

• Utylizacja zasobów

Każda firma na świecie dąży do uzyskania najlepszego stosunku jakości do ceny. Jeśli zatrudniają pracownika, chcą go wykorzystać najlepiej, jak potrafią.

Za pomocą wykorzystania zasobów możesz określić, czy wydobywasz prawdziwy potencjał zasobu i jak produktywne są Twoje aktywa.

• Prognozowanie zasobów

Jest to proces zabezpieczania Twojej firmy na przyszłość poprzez przewidywanie liczby zasobów, których będziesz potrzebować w miarę upływu czasu. Odbywa się to głównie poprzez analizę zadań, które aktualnie wykonujesz i twoich bezpośrednich celów na przyszłość.

Prognozowanie zasobów pomaga menedżerom zaplanować proces rekrutacji i alokować zasoby we właściwy sposób, aby nie musieli stawiać czoła żadnym problemom w przyszłości.

• Planowanie pojemności zasobów

Planowanie pojemności zasobów służy do określania ilości pracy, jaką mogą wykonać obecni pracownicy i majątek firmy.

Jest to świetny sposób na przyszłą alokację zasobów, aby menedżerowie nie zgadzali się na podejmowanie większej liczby projektów, które ich zespół może faktycznie obsłużyć.

• Raporty Business Intelligence (BI)

Raportowanie BI służy do uzyskiwania wglądu w dane, dzięki czemu można podejmować lepsze decyzje projektowe w organizacji i firmie.

Dzięki gromadzeniu i analizowaniu danych generowany jest raport dotyczący wyników biznesowych, dzięki któremu można ocenić obecny i przeszły stan firmy.

Znaczenie zarządzania zasobami

Chociaż zarządzanie zasobami może wydawać się czasochłonne lub dodatkowe zadanie, ma ono duże znaczenie. Zwłaszcza jeśli prowadzisz dużą korporację, często trudno jest zarządzać wszystkimi swoimi aktywami i upewnić się, że wszystko wykorzystujesz w pełni.

Dokładność, z jaką wykorzystujesz swoje zasoby, ma ogromny wpływ na Twój sukces, ponieważ możesz dotrzymać napiętych terminów projektów, a także maksymalizować wydajność każdego projektu. Oto niektóre z głównych powodów, dla których konieczne jest zarządzanie zasobami.

• Minimalizuj koszty

Zarządzanie zasobami pomaga menedżerom uzyskać cenny wgląd w projekt i jego koszt. Korzystając z tych informacji, możesz zwiększyć ogólną rentowność i upewnić się, że nie używasz więcej niż to, co jest potrzebne w projekcie.

Co więcej, jeśli nie wiesz, jak właściwie alokować zasoby do swojego projektu i zużywać więcej, niż jest to potrzebne, będziesz musiał się zmierzyć z niedoborem. Albo będziesz musiał pozyskać więcej zasobów, albo zrezygnować z przyszłych projektów, co zmniejszy Twoje przychody.

• Popraw wydajność

Biznesowy plan zasobów pomaga w opracowaniu ogólnej mapy drogowej projektu, ponieważ znasz szczegóły na każdym etapie. Wiesz, jakie zasoby musisz wykorzystać w jakim czasie i jak wykonać pracę we właściwy sposób, co poprawia ogólną wydajność projektu.

W większości przypadków firmy mają wiele niewykorzystanych zasobów, które nie są wykorzystywane. Menedżerowie zasobów mogą zapewnić efektywne wykorzystanie zasobów, dzięki czemu uzyskasz najlepszą wartość z pieniędzy, które płacisz za ich utrzymanie.

• Określ pojemność a luka w popycie

Określanie zdolności produkcyjnej w stosunku do luki popytu to proces ustalania liczby posiadanych zasobów w stosunku do zapotrzebowania na zasoby. Można go wykorzystać do prognozowania niedoborów lub nadmiaru zasobów, dzięki czemu można łatwo nimi zarządzać i sprostać wymaganiom.

Brak zasobów ma miejsce, gdy zapotrzebowanie jest większe. Nadmiar zasobów ma miejsce, gdy zapotrzebowanie jest mniejsze niż Twoje możliwości. Możesz tego użyć, aby wyprzedzić krzywą i upewnić się, że dokonałeś niezbędnych zmian.

• Popraw wskaźnik zdrowia organizacji

Wskaźnik zdrowia organizacji jest określany przez zdolność określonego wskaźnika do utrzymania się w konkurencyjnym środowisku i osiągnięcia lepszych wyników w czasie. Jest to świetny sposób na określenie wyników menedżerów i liderów w zakresie ich osiągnięć w osiąganiu celów.

Jeśli chodzi o organizację, pracownicy i pracownicy oczekują motywacji od swoich liderów. Za pomocą zarządzania zasobami możesz zwiększyć zaangażowanie pracowników-menedżerów, co przyniesie większą wartość organizacji.

• Zapobieganie nieporozumieniom

Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu zasobami każdy rozumie zadania, które ma pod ręką. Menedżerowie są w stanie dowiedzieć się, czy zasoby są alokowane we właściwy sposób. Taka przejrzystość zapobiega nieporozumieniom, dzięki czemu nie składasz żadnych fałszywych obietnic.

Ponieważ menedżerowie mają pojęcie o swoich zasobach, będą składać tylko obietnice, których mogą dotrzymać. Bardzo dobrze sprawdza się w poprawie i zwiększeniu zaangażowania pracowników, aby wszyscy byli na tej samej stronie o swoich zadaniach i nie było zamieszania.

6 umiejętności zarządzania zasobami, które powinien posiadać każdy menedżer

Menedżerowie muszą być ekspertami w danej dziedzinie i muszą posiadać pewne ważne umiejętności, aby rozwijać się w tej dziedzinie i dostarczać wartości. Oprócz posiadania wiedzy technicznej w swojej dziedzinie, muszą rozwinąć pewne inne umiejętności interpersonalne; Jak na przykład

• Płynna komunikacja

Najważniejszą umiejętnością, którą musi rozwinąć menedżer, jest umiejętność komunikowania się ze swoim zespołem i budowania z nim dobrych relacji. Jeśli nie potrafi właściwie przekazać szczegółów dotyczących danego projektu, jego zespół nigdy nie będzie w stanie wykonać powierzonych mu zadań.

Menedżerowie zasobów muszą działać jako mediatorzy między pracodawcami a pracownikami. Muszą umieć właściwie komunikować, czego chcą i oczekują przełożeni od pracowników, aby wszyscy w zespole rozumieli swoje obowiązki.

• Rozwiązanie konfliktu

Kolejną ważną umiejętnością, którą muszą wykazać się menedżerowie, jest rozwiązywanie problemów bez zakłócania wydajności operacyjnej w organizacji. Ponieważ organizacja obsługuje kilka różnych projektów w tym samym czasie, może brakować zasobów o podobnych umiejętnościach.

Jako menedżer powinieneś być w stanie dostosować swoje projekty do posiadanych zasobów, aby nie było zamieszania. Musisz być przygotowany do radzenia sobie z konfliktami między departamentami i wewnątrz departamentów, tak aby wszyscy byli po tej samej stronie.

• Wiedza o domenach

Jeśli menedżer pracuje nad konkretnym projektem, musi posiadać specjalistyczną wiedzę z danej dziedziny. Posiadanie wiedzy technicznej na temat projektu pozwoli mu z łatwością rozwiązywać większe i mniejsze problemy oraz pokierować zespołem we właściwym kierunku.

Ponieważ zespół często szuka inspiracji u lidera, jeśli kierownik projektu nie wie nic o projekcie, nad którym pracuje jego zespół, zrobi to złe wrażenie. Posiadając wiedzę o projekcie z pierwszej ręki, menedżer będzie mógł zdobyć zaufanie swojego zespołu, aby podążał za nim.

• Proaktywne planowanie

W przeciwieństwie do zarządzania reaktywnego, w którym czeka się na pojawienie się problemu, menedżer zasobów musi być w stanie myśleć z wyprzedzeniem w przyszłości. Planowanie proaktywne kładzie nacisk na zidentyfikowanie wszystkich zagrożeń związanych z projektem, a następnie stworzenie mapy drogowej, tak aby szanse niepowodzenia zostały zredukowane do minimum.

Najlepszym sposobem na proaktywność w swoim podejściu jest nadanie priorytetu wszystkim głównym zadaniom przed wszystkim innym. Ponieważ prawdopodobnie napotkasz więcej wyzwań podczas wykonywania trudnego zadania, możesz je odhaczyć na początku projektu, gdy wszyscy są zmotywowani, a następnie kontynuować łatwe zadania.

• Ścisłe negocjacje

Negocjacje są istotną częścią każdego projektu, ponieważ pomagają menedżerom określić zakres projektu, zanim jeszcze się rozpocznie. Muszą wykazać się doskonałymi umiejętnościami negocjacyjnymi, aby móc komunikować się z dostawcami, klientami, a nawet członkami własnego zespołu i jak najlepiej wykorzystać dyskusję.

Zadaniem menedżera zasobów jest dostarczanie wartości firmie, w której pracuje. Jeśli nie jest w stanie odwrócić losu na korzyść organizacji, nie będzie ceniony. Przed rozpoczęciem postępów w negocjacjach menedżer musi określić wszystko, czego potrzebuje, a następnie podjąć wszelkie zobowiązania.

• Zarządzanie ryzykiem

Last but not least, musisz pamiętać, że nie ma znaczenia, jak bardzo coś planujesz, napotkasz pewne problemy w czasie rzeczywistym. Chociaż nie możesz kontrolować tych rzeczy, ale menedżer musi się na to wcześniej przygotować.

Niezależnie od tego, czy jest to zasób proszący o dużo urlopów, czy o opóźnienia z powodu nieprzewidzianych okoliczności, powinieneś być w stanie sobie z tym poradzić. Im lepiej radzisz sobie z takimi problemami, tym większy postęp możesz osiągnąć.

Wniosek

Niezależnie od tego, czy jesteś tylko startupem, czy pełnoprawną korporacją, zarządzanie zasobami jest ważną częścią każdej firmy. Obecny rynek biznesowy stał się bardzo konkurencyjny, co zmusza wszystkich do przekształcenia swojego biznesu i usprawnienia działania.

W takich czasach musisz wykorzystać wszystkie możliwe środki i jak najlepiej wykorzystać swoje pieniądze. Zarządzanie zasobami polega na tym, aby zrobić więcej za mniej, co właśnie sprawia, że ​​jest tak korzystne.

Kiedy wiesz, z iloma zasobami pracujesz i czego potrzebujesz, aby projekt zakończył się sukcesem, musisz zrozumieć i dowiedzieć się, jak wykorzystać swoje zasoby. Zadaniem menedżera zasobów jest alokacja zasobów we właściwy sposób i pomyślne wykonanie dowolnego projektu.