ทรัพยากรธุรกิจ 101: คู่มือการจัดการโดยละเอียดสำหรับธุรกิจ

การจัดการเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันของเรา ไม่ว่าเราจะรู้ตัวหรือไม่ก็ตาม เรากำลังจัดการส่วนเล็กๆ ของชีวิตเรา อย่างไรก็ตาม เมื่อพูดถึงโลกธุรกิจ สิ่งต่างๆ กลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนมากขึ้น คุณกำลังเผชิญกับสิ่งต่าง ๆ มากมาย ซึ่งส่วนใหญ่คุณไม่เข้าใจ

การจัดการทรัพยากรทางธุรกิจต้องใช้ความรู้ทางวิชาชีพเกี่ยวกับวิธีการดำเนินธุรกิจ เมื่อคุณมีความรู้เพียงพอเกี่ยวกับเป้าหมายของคุณแล้ว คุณก็จะเริ่มทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น

องค์กรและธุรกิจต่างๆ ทั่วโลกใช้เวลาและเงินเป็นจำนวนมากในการสร้างแหล่งรวมผู้มีความสามารถที่เหมาะสมและได้มาซึ่งสินทรัพย์ที่จำเป็น เวลาและเงินทั้งหมดนั้นจะสูญเปล่าหากคุณไม่สามารถใช้ทรัพยากรทั้งหมดที่คุณมีอย่างสุดความสามารถได้อย่างเต็มที่

ในบทความนี้ ผมจะนำเสนอคำแนะนำโดยละเอียดเกี่ยวกับบทบาทของการจัดการทรัพยากรสำหรับธุรกิจ ในตอนท้ายของบทความนี้ คุณจะมีความรู้เพียงพอเกี่ยวกับหัวข้อดังกล่าว เพื่อให้คุณสามารถทำตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานจะราบรื่น

ดังนั้น เพื่อไม่ให้เป็นการเสียเวลา เรามาลงรายละเอียดกันเลย

การจัดการทรัพยากรธุรกิจคืออะไร?

การจัดการทรัพยากรทางธุรกิจเป็นกระบวนการของการวางแผน การจัดกำหนดการ และการจัดสรรทรัพยากรต่างๆ ในองค์กรเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ไม่ว่าคุณจะดำเนินธุรกิจประเภทใด คุณจะต้องพึ่งพาสินทรัพย์ต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าการดำเนินงานประจำวันจะประสบความสำเร็จ หากคุณไม่ได้เก็บเกี่ยวผลประโยชน์จากทรัพยากรเหล่านี้อย่างเต็มที่ แสดงว่าคุณกำลังสูญเสียเวลาและเงินเป็นจำนวนมาก

ด้วยความช่วยเหลือของการจัดการทรัพยากร บริษัทสามารถใช้สินทรัพย์ที่มีตัวตนและไม่มีตัวตนในทางที่ถูกต้องและตามโครงการปัจจุบันของคุณ

ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังพยายามวางแผนงานกิจกรรม ไม่ควรใช้เจ้าหน้าที่ไอทีของคุณ คุณควรปล่อยให้ฝ่ายการตลาดหรือฝ่ายความคิดสร้างสรรค์ของคุณทำงานนี้ให้สำเร็จเนื่องจากอยู่ภายใต้โดเมนของพวกเขา

นอกจากนี้ การจัดการทรัพยากรยังช่วยให้คุณทราบว่าคุณมีสิ่งที่จำเป็นสำหรับการทำงานบางอย่างหรือไม่

หากคุณกำลังทำงานด้วยงบประมาณที่จำกัดและมีเป้าหมายที่จะดำเนินการแคมเปญการตลาดดิจิทัล คุณควรจ้างบริการเหล่านี้ให้กับบริษัทมืออาชีพอย่าง Globex Outreach เพื่อที่คุณจะได้เปลี่ยนโฟกัสไปที่ธุรกิจหลักและใช้ทรัพยากรของคุณอย่างถูกวิธี .

ต่อไปนี้คือแนวคิดและส่วนประกอบพื้นฐานเกี่ยวกับทรัพยากรทางธุรกิจบางส่วนที่คุณต้องเข้าใจหากต้องการดำเนินการอย่างถูกต้อง

• การจัดกำหนดการทรัพยากร

การจัดกำหนดการทรัพยากรเป็นส่วนแรกของการจัดการที่เกี่ยวข้องกับการจัดโครงสร้างงานแต่ละงานตามความพร้อมใช้งานและความสามารถของสินทรัพย์ของคุณ

การจัดกำหนดการงานตามความสามารถและการกำจัดทำให้แน่ใจได้ว่าคุณจะไม่สร้างภาระให้กับพนักงานมากเกินไปหรือผลักดันพวกเขาให้ถึงขีดจำกัด

• การใช้ทรัพยากร

ทุกบริษัทในโลกมุ่งหวังที่จะได้รับความคุ้มค่าสูงสุด หากพวกเขากำลังจ้างพนักงาน พวกเขาต้องการใช้เขาอย่างสุดความสามารถ

ด้วยความช่วยเหลือของการใช้ทรัพยากร คุณสามารถระบุได้ว่าคุณกำลังดึงศักยภาพที่แท้จริงของทรัพยากรและประสิทธิภาพของสินทรัพย์ของคุณเป็นอย่างไร

• การพยากรณ์ทรัพยากร

เป็นกระบวนการพิสูจน์บริษัทของคุณในอนาคตโดยคาดการณ์จำนวนทรัพยากรที่คุณต้องการเมื่อเวลาผ่านไป ส่วนใหญ่จะทำโดยการวิเคราะห์งานที่คุณกำลังทำอยู่และเป้าหมายในอนาคตของคุณในอนาคต

การคาดการณ์ทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการวางแผนกระบวนการจ้างงานและจัดสรรทรัพยากรอย่างถูกวิธี เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในอนาคต

• การวางแผนความจุทรัพยากร

การวางแผนกำลังการผลิตทรัพยากรใช้เพื่อกำหนดปริมาณงานที่พนักงานและทรัพย์สินที่มีอยู่ของบริษัทสามารถทำได้

เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดสรรทรัพยากรในอนาคต เพื่อที่ผู้จัดการจะไม่ตกลงที่จะดำเนินการโครงการเพิ่มเติมที่ทีมของพวกเขาสามารถจัดการได้จริง

• รายงานข่าวกรองธุรกิจ (BI)

การรายงาน BI ใช้เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกเพื่อให้สามารถตัดสินใจโครงการได้ดีขึ้นภายในองค์กรและบริษัท

โดยการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล รายงานเกี่ยวกับผลการดำเนินธุรกิจจะถูกสร้างขึ้นเพื่อให้สามารถตัดสินสถานะปัจจุบันและในอดีตของบริษัทได้

ความสำคัญของการจัดการทรัพยากร

แม้ว่าการจัดการทรัพยากรอาจดูเหมือนใช้เวลานานหรือเป็นงานพิเศษ แต่ก็มีความสำคัญมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณดำเนินธุรกิจขนาดใหญ่ มักจะเป็นเรื่องยากที่จะจัดการทรัพย์สินทั้งหมดของคุณและต้องแน่ใจว่าคุณใช้ทุกอย่างให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ความแม่นยำในการใช้ทรัพยากรของคุณมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จของคุณ เนื่องจากคุณสามารถติดตามกำหนดเวลาของโครงการที่แน่นแฟ้นได้ นอกเหนือไปจากการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดของแต่ละโครงการ นี่คือสาเหตุหลักบางประการที่จำเป็นต้องมีการจัดการทรัพยากร

• ลดต้นทุน

การจัดการทรัพยากรช่วยให้ผู้จัดการได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าเกี่ยวกับโครงการและมีค่าใช้จ่ายเท่าใด ด้วยการใช้ข้อมูลนี้ คุณสามารถเพิ่มผลกำไรโดยรวม และให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ใช้เกินความจำเป็นในโครงการ

ยิ่งไปกว่านั้น หากคุณไม่ทราบวิธีจัดสรรทรัพย์สินสำหรับโครงการของคุณอย่างเหมาะสมและใช้เกินความจำเป็น คุณจะประสบปัญหาการขาดแคลน ไม่ว่าคุณจะต้องซื้อทรัพยากรเพิ่มเติมหรือเลิกทำโครงการในอนาคต ซึ่งทั้งสองอย่างนี้จะส่งผลเสียต่อรายได้ของคุณ

• ปรับปรุงประสิทธิภาพ

แผนทรัพยากรธุรกิจช่วยพัฒนาแผนงานโดยรวมสำหรับโครงการ เนื่องจากคุณทราบรายละเอียดทุกขั้นตอน คุณรู้ว่าต้องใช้ทรัพยากรใดในเวลาใด และวิธีการทำงานให้เสร็จในวิธีที่ถูกต้อง ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมของโครงการ

โดยส่วนใหญ่แล้ว บริษัทต่างๆ จะมีทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้งานจำนวนมากซึ่งไม่ได้ใช้งาน ผู้จัดการทรัพยากรสามารถมั่นใจได้ว่าทรัพยากรถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากเงินที่คุณจ่ายไปเพื่อรักษาไว้

• กำหนดความจุเทียบกับช่องว่างอุปสงค์

การกำหนดความจุเทียบกับช่องว่างอุปสงค์เป็นกระบวนการในการค้นหาจำนวนทรัพยากรที่คุณมีเทียบกับความต้องการของทรัพยากร สามารถใช้ในการคาดการณ์การขาดแคลนหรือทรัพยากรส่วนเกิน เพื่อให้คุณสามารถจัดการและตอบสนองความต้องการของคุณได้อย่างง่ายดาย

การขาดแคลนทรัพยากรเกิดขึ้นเมื่อความต้องการสูงขึ้น และทรัพยากรส่วนเกินจะเกิดขึ้นเมื่อความต้องการต่ำกว่าความสามารถของคุณ คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อนำหน้าเส้นโค้งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น

• ปรับปรุงดัชนีสุขภาพองค์กร

ดัชนีความสมบูรณ์ขององค์กรถูกกำหนดโดยความสามารถของดัชนีบางตัวในการรักษาสภาพแวดล้อมการแข่งขันและบรรลุประสิทธิภาพที่ดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการกำหนดประสิทธิภาพของผู้จัดการและผู้นำว่าพวกเขาบรรลุเป้าหมายได้อย่างไร

เมื่อพูดถึงองค์กร พนักงานและพนักงานมองหาแรงจูงใจจากผู้นำของตน ด้วยความช่วยเหลือของการจัดการทรัพยากร คุณสามารถเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานและผู้จัดการ ซึ่งจะเพิ่มมูลค่าให้กับองค์กรมากขึ้น

• ป้องกันการสื่อสารผิดพลาด

ด้วยการจัดการทรัพยากรที่เหมาะสม ทุกคนจึงเข้าใจงานที่พวกเขามีอยู่ ผู้จัดการสามารถทราบได้ว่าทรัพยากรได้รับการจัดสรรอย่างถูกวิธีหรือไม่ การมีความโปร่งใสแบบนี้จะช่วยป้องกันการสื่อสารที่ผิดพลาด ดังนั้นคุณจะไม่ให้คำมั่นสัญญาที่เป็นเท็จ

เนื่องจากผู้จัดการมีแนวคิดเกี่ยวกับทรัพยากรของตน พวกเขาจะให้คำมั่นสัญญาที่พวกเขาสามารถรักษาไว้เท่านั้น มันทำงานได้ดีมากในการปรับปรุงและเพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงานเพื่อให้ทุกคนเข้าใจงานของเขาเหมือนกันและจะไม่เกิดความสับสน

6 ทักษะการจัดการทรัพยากรที่ผู้จัดการทุกคนควรมี

ผู้จัดการต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญในสาขานี้และต้องมีทักษะที่สำคัญบางประการเพื่อเติบโตในสาขานี้และให้คุณค่า นอกเหนือจากการมีความรู้ด้านเทคนิคในสาขาของตนแล้ว ยังมีทักษะด้านมนุษยสัมพันธ์อื่นๆ ที่พวกเขาจำเป็นต้องพัฒนา เช่น

• การสื่อสารที่ราบรื่น

ทักษะที่สำคัญที่สุดที่ผู้จัดการต้องพัฒนาคือความสามารถในการสื่อสารกับทีมและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับพวกเขา หากเขาไม่สามารถถ่ายทอดรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการใดโครงการหนึ่งได้อย่างเหมาะสม ทีมของเขาจะไม่สามารถทำงานที่มอบหมายให้สำเร็จได้

ผู้จัดการทรัพยากรต้องทำหน้าที่เป็นสื่อกลางระหว่างนายจ้างและลูกจ้าง พวกเขาต้องสามารถสื่อสารได้อย่างถูกต้องว่าผู้สูงวัยต้องการและคาดหวังอะไรจากพนักงาน เพื่อให้ทุกคนในทีมเข้าใจถึงความรับผิดชอบของตน

• แก้ปัญหาความขัดแย้ง

ทักษะที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่ผู้จัดการจำเป็นต้องแสดงคือ การแก้ปัญหาโดยไม่รบกวนประสิทธิภาพการปฏิบัติงานภายในองค์กร เนื่องจากองค์กรกำลังจัดการโครงการต่างๆ หลายโครงการพร้อมกัน จึงอาจมีปัญหาการขาดแคลนทรัพยากรที่มีทักษะคล้ายคลึงกัน

ในฐานะผู้จัดการ คุณควรจะสามารถจัดโครงการของคุณตามทรัพยากรที่คุณมีเพื่อไม่ให้เกิดความสับสน คุณต้องมีความพร้อมในการจัดการข้อขัดแย้งระหว่างแผนกและภายในแผนก เพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน

• ความรู้โดเมน

หากผู้จัดการทำงานในโครงการเฉพาะ เขาต้องมีความรู้เฉพาะทางเกี่ยวกับสาขานั้น การมีความรู้ด้านเทคนิคเกี่ยวกับโครงการจะช่วยให้เขาสามารถแก้ปัญหาสำคัญและปัญหาเล็กน้อยได้อย่างง่ายดายและแนะนำทีมไปในทิศทางที่ถูกต้อง

เนื่องจากทีมมักมองหาแรงบันดาลใจจากผู้นำ ถ้าผู้จัดการโครงการไม่รู้อะไรเกี่ยวกับโครงการที่ทีมของเขากำลังทำอยู่ มันจะสร้างความประทับใจที่ไม่ดี ด้วยการมีความรู้โดยตรงเกี่ยวกับโครงการ ผู้จัดการจะสามารถได้รับความไว้วางใจจากทีมของเขาเพื่อให้พวกเขาปฏิบัติตามเขา

• การวางแผนเชิงรุก

ต่างจากการจัดการเชิงรับที่รอให้ปัญหามาถึง ผู้จัดการทรัพยากรจะต้องสามารถคิดล่วงหน้าได้ในอนาคต การวางแผนเชิงรุกจะเน้นที่การระบุความเสี่ยงทั้งหมดของโครงการ จากนั้นจึงสร้างแผนงานเพื่อลดโอกาสของความล้มเหลวให้เหลือน้อยที่สุด

วิธีที่ดีที่สุดในการดำเนินการเชิงรุกในแนวทางของคุณคือการจัดลำดับความสำคัญของงานหลักทั้งหมดก่อนสิ่งอื่นใด เนื่องจากคุณมีแนวโน้มที่จะเผชิญกับความท้าทายมากขึ้นในขณะที่ทำงานหนัก คุณจึงสามารถตรวจสอบได้เมื่อเริ่มโครงการเมื่อทุกคนมีแรงจูงใจแล้วทำภารกิจง่ายๆ ต่อไป

• การเจรจาที่เข้มงวด

การเจรจาเป็นส่วนสำคัญของโครงการใดๆ เนื่องจากจะช่วยให้ผู้จัดการกำหนดขอบเขตของโครงการได้ก่อนที่จะเริ่มด้วยซ้ำ พวกเขาจำเป็นต้องแสดงทักษะการเจรจาต่อรองที่ยอดเยี่ยมเพื่อให้สามารถสื่อสารกับผู้ขาย ลูกค้า และแม้แต่สมาชิกในทีมของพวกเขาเอง และรับประโยชน์สูงสุดจากการสนทนา

งานของผู้จัดการทรัพยากรคือการให้คุณค่ากับบริษัทที่เขาทำงานอยู่ ถ้าเขาไม่สามารถเปลี่ยนกระแสน้ำให้เป็นข้อได้เปรียบขององค์กรได้ เขาก็จะไม่ได้รับความเอาใจใส่ ก่อนเริ่มการเจรจาต่อรอง ผู้จัดการต้องวางแผนทุกอย่างที่เขาต้องการแล้วให้คำมั่นสัญญาใดๆ

• การบริหารความเสี่ยง

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด คุณต้องจำไว้ว่าไม่สำคัญว่าคุณวางแผนสำหรับบางสิ่งมากแค่ไหน คุณกำลังเผชิญกับปัญหาแบบเรียลไทม์ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถควบคุมสิ่งเหล่านี้ได้ แต่ผู้จัดการต้องเตรียมพร้อมสำหรับสิ่งเหล่านี้ล่วงหน้า

ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรที่ขอใบจำนวนมากหรือความล่าช้าเนื่องจากสถานการณ์ที่ไม่คาดฝัน คุณควรจะสามารถจัดการกับสิ่งเหล่านี้ได้ ยิ่งคุณจัดการกับปัญหาดังกล่าวได้ดีเท่าไร คุณก็จะยิ่งก้าวหน้ามากขึ้นเท่านั้น

บทสรุป

ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นหรือบริษัทที่เต็มเปี่ยม การจัดการทรัพยากรเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจใดๆ ตลาดธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันสูง ซึ่งทำให้ทุกคนต้องเปลี่ยนโฉมธุรกิจและปรับปรุงการดำเนินงานของตน

ในช่วงเวลาเช่นนี้ คุณต้องใช้ประโยชน์จากทุกวิถีทางที่เป็นไปได้และใช้ประโยชน์สูงสุดจากเงินของคุณ การจัดการทรัพยากรเป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำงานให้เสร็จมากขึ้นโดยใช้น้อยลง ซึ่งเป็นสิ่งที่ทำให้ได้เปรียบอย่างแท้จริง

เมื่อคุณทราบจำนวนทรัพยากรที่คุณทำงานด้วยและสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ คุณต้องเข้าใจและหาวิธีใช้ทรัพยากรของคุณ งานของผู้จัดการทรัพยากรคือการจัดสรรทรัพยากรอย่างถูกวิธีและดำเนินโครงการให้สำเร็จ