مورد الأعمال 101: دليل إدارة مفصل للشركات

الإدارة جزء من حياتنا اليومية. سواء أدركنا ذلك أم لا ، فإننا ندير أجزاء صغيرة من حياتنا. ومع ذلك ، عندما يتعلق الأمر بعالم الأعمال ، تصبح الأمور أكثر تعقيدًا. أنت تتعامل مع الكثير من الأشياء المختلفة ، والتي لا تفهم معظمها.

تتطلب إدارة موارد الأعمال معرفة مهنية حول كيفية إدارة الأعمال. عندما يكون لديك معرفة كافية حول أهدافك ، عندها فقط تبدأ في العمل على تحقيقها.

تقضي المؤسسات والشركات في جميع أنحاء العالم الكثير من الوقت والمال في إنشاء مجموعة المواهب المناسبة واكتساب الأصول المطلوبة. كل هذا الوقت والمال سوف يضيع إذا لم تتمكن من الاستفادة الكاملة من كل مورد لديك بأفضل ما لديك من قدرات.

في هذه المقالة ، سأقدم دليلاً مفصلاً بشأن دور إدارة الموارد للأعمال. بنهاية هذه المقالة ، ستكون لديك معرفة كافية بالموضوع حتى تتمكن من اتخاذ الخطوات اللازمة لضمان عمليات سلسة.

لذلك ، دون مزيد من اللغط ، دعنا ننتقل إلى الأمر.

ما هي إدارة موارد الأعمال؟

إدارة موارد الأعمال هي عملية تخطيط وجدولة وتخصيص الموارد المختلفة في المؤسسة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

بغض النظر عن نوع العمل الذي تديره ، ستعتمد على أصول مختلفة لضمان نجاح العمليات اليومية. إذا كنت لا تجني الفوائد الكاملة لهذه الموارد ، فإنك تخسر الكثير من الوقت والمال.

بمساعدة إدارة الموارد ، يمكن للشركة استخدام أصولها الملموسة وغير الملموسة بالطريقة الصحيحة ووفقًا لمشروعك الحالي.

على سبيل المثال ، إذا كنت تحاول التخطيط لحدث ما ، فلن يكون من الحكمة استخدام فريق تكنولوجيا المعلومات لديك. بدلاً من ذلك ، يجب أن تدع قسم التسويق أو التفكير الإبداعي لديك يحقق هذه المهمة لأنها تقع ضمن مجالهم.

علاوة على ذلك ، تساعدك إدارة الموارد أيضًا على معرفة ما إذا كان لديك ما تحتاجه للقيام بمهمة معينة.

إذا كنت تعمل بميزانية محدودة وتهدف إلى تشغيل حملة تسويق رقمية ، فمن الأفضل الاستعانة بمصادر خارجية لهذه الخدمات لشركات محترفة مثل Globex Outreach بحيث يمكنك تحويل تركيزك إلى عملك الرئيسي واستخدام مواردك بالطريقة الصحيحة .

فيما يلي بعض مفاهيم ومكونات موارد الأعمال الأساسية التي تحتاج إلى فهمها إذا كنت تريد القيام بذلك بالطريقة الصحيحة.

• جدولة الموارد

جدولة الموارد هي الجزء الأول من الإدارة الذي يتضمن هيكلة كل مهمة بناءً على توفر الأصول الخاصة بك وقدرتها.

تضمن جدولة المهام بناءً على الموهبة والتخلص أنك لا تضع عبئًا كبيرًا على موظفيك أو تدفعهم إلى أقصى حدودهم.

• استخدام الموارد

تهدف كل شركة في العالم إلى الحصول على أفضل قيمة مقابل المال. إذا كانوا يوظفون موظفًا ، فإنهم يريدون استخدامه بأفضل ما لديهم.

بمساعدة استخدام الموارد ، يمكنك تحديد ما إذا كنت تستخرج الإمكانات الحقيقية لمورد ما ومدى إنتاجية أصولك.

• التنبؤ بالموارد

إنها عملية تدقيق لشركتك في المستقبل من خلال التنبؤ بعدد الموارد التي ستحتاجها مع مرور الوقت. يتم ذلك في الغالب عن طريق تحليل المهام التي تقوم بتشغيلها حاليًا وأهدافك الفورية للمستقبل.

يساعد التنبؤ بالموارد المديرين على التخطيط لعملية التوظيف الخاصة بهم وتخصيص الموارد بالطريقة الصحيحة حتى لا يضطروا لمواجهة أي مشاكل في المستقبل.

• تخطيط قدرة الموارد

يتم استخدام تخطيط سعة الموارد لتحديد مقدار العمل الذي يمكن أن يقوم به الموظفون الحاليون والأصول التي تمتلكها الشركة.

إنها طريقة رائعة لتخصيص الموارد في المستقبل حتى لا يوافق المديرون على تولي المزيد من المشاريع التي يمكن لفريقهم التعامل معها بالفعل.

• تقارير ذكاء الأعمال (BI)

يتم استخدام تقارير ذكاء الأعمال للحصول على نظرة ثاقبة للبيانات بحيث يمكن اتخاذ قرارات أفضل للمشروع داخل المؤسسة والشركة.

من خلال جمع البيانات وتحليلها ، يتم إنشاء تقرير يتعلق بأداء الأعمال بحيث يمكن الحكم على الحالة الحالية والسابقة للشركة.

أهمية إدارة الموارد

في حين أن إدارة الموارد قد تبدو مضيعة للوقت أو مهمة إضافية ، إلا أنها تحمل أهمية كبيرة. خاصة إذا كنت تدير شركة كبيرة ، فغالبًا ما يكون من الصعب إدارة جميع أصولك والتأكد من أنك تستخدم كل شيء لتحقيق مصلحته الكاملة.

تعد الدقة التي تستخدم بها مواردك هائلة في نجاحك حيث يمكنك مواكبة المواعيد النهائية الضيقة للمشروع بالإضافة إلى زيادة كفاءة كل مشروع إلى أقصى حد. فيما يلي بعض أهم الأسباب التي تجعل إدارة الموارد ضرورية.

• تقليل التكاليف

تساعد إدارة الموارد المديرين في الحصول على نظرة ثاقبة للمشروع ومقدار تكلفته. باستخدام هذه المعلومات ، يمكنك زيادة الربحية الإجمالية والتأكد من أنك لا تستخدم أكثر مما هو مطلوب في المشروع.

علاوة على ذلك ، إذا كنت لا تعرف كيفية تخصيص الأصول لمشروعك بشكل صحيح واستخدام أكثر مما هو مطلوب ، فستواجه نقصًا. إما أنك ستضطر إلى اكتساب المزيد من الموارد أو التخلي عن المشاريع المستقبلية ، وكلاهما سيضر بإيراداتك.

• تحسين الكفأة

تساعد خطة موارد الأعمال في تطوير خارطة الطريق الشاملة لمشروع ما ، حيث تعرف التفاصيل في كل خطوة على الطريق. أنت تعرف ما هي الموارد التي يجب عليك استخدامها في أي وقت وكيفية إنجاز العمل بالطريقة الصحيحة ، مما يحسن الكفاءة الإجمالية للمشروع.

في معظم الأوقات ، تمتلك الشركات الكثير من الموارد الخاملة التي لا يتم استخدامها. يمكن لمديري الموارد التأكد من استخدام الموارد بكفاءة حتى تحصل على أفضل قيمة من الأموال التي تدفعها للاحتفاظ بها.

• تحديد السعة مقابل فجوة الطلب

تحديد فجوة السعة مقابل الطلب هي عملية معرفة عدد الموارد التي لديك مقابل طلب الموارد. يمكن استخدامه للتنبؤ بالنقص أو الزيادة في الموارد بحيث يمكنك بسهولة إدارتها وتلبية متطلباتك.

يحدث النقص في الموارد عندما يكون الطلب أعلى. ويحدث فائض الموارد عندما يكون الطلب أقل من قدرتك. يمكنك استخدام هذا للبقاء في الطليعة والتأكد من إجراء التغييرات اللازمة.

• تحسين مؤشر صحة المنظمة

يتم تحديد مؤشر الصحة التنظيمية من خلال قدرة مؤشر معين على الاستمرار في بيئة تنافسية وتحقيق أداء محسن بمرور الوقت. إنها طريقة رائعة لتحديد أداء المديرين والقادة فيما يتعلق بمدى إنجازهم في تحقيق الأهداف.

عندما يتعلق الأمر بمؤسسة ما ، يبحث الموظفون والموظفون عن قادتهم من أجل التحفيز. بمساعدة إدارة الموارد ، يمكنك زيادة مشاركة الموظف والمدير ، مما سيضيف المزيد من القيمة إلى المنظمة.

• منع سوء التواصل

من خلال إدارة الموارد المناسبة ، يفهم الجميع المهام التي يقومون بها. يمكن للمديرين معرفة ما إذا تم تخصيص الموارد بالطريقة الصحيحة. إن وجود هذا النوع من الشفافية يمنع أي سوء فهم حتى لا تقدم أي وعود كاذبة.

نظرًا لأن المديرين لديهم فكرة عن مواردهم ، فإنهم لن يقدموا إلا الوعود التي يمكنهم الوفاء بها. إنه يعمل بشكل جيد للغاية في تحسين وزيادة مشاركة الموظفين بحيث يكون الجميع في نفس الصفحة حول مهامه ولا يوجد أي لبس.

6 مهارات إدارة الموارد يجب أن يمتلكها كل مدير

يحتاج المديرون إلى أن يكونوا خبراء في هذا المجال ويجب أن يمتلكوا بعض المهارات المهمة للنمو في هذا المجال وتقديم قيمة. بالإضافة إلى المعرفة التقنية بمجالهم ، هناك بعض المهارات الشخصية الأخرى التي يحتاجون إلى تطويرها ؛ مثل

• اتصال سلس

أهم المهارات التي يحتاج المدير إلى تطويرها هي القدرة على التواصل مع فريقه وبناء علاقات جيدة معهم. إذا لم يتمكن من نقل التفاصيل حول مشروع معين بشكل صحيح ، فلن يتمكن فريقه أبدًا من تحقيق المهام التي تم تسليمها إليه.

يجب أن يعمل مديرو الموارد كوسطاء بين أصحاب العمل والموظفين. يجب أن يكونوا قادرين على توصيل ما يريده الرؤساء الأعلى ويتوقعونه من الموظفين بشكل صحيح حتى يفهم كل فرد في الفريق مسؤولياتهم.

• حل النزاعات

من المهارات المهمة الأخرى التي يحتاج المديرون إظهارها هي حل المشكلات دون الإخلال بالكفاءة التشغيلية داخل المنظمة. نظرًا لأن المنظمة تتعامل مع العديد من المشاريع المختلفة في نفس الوقت ، فقد يكون هناك نقص في الموارد ذات المهارات المماثلة.

بصفتك مديرًا ، يجب أن تكون قادرًا على مواءمة مشاريعك وفقًا للموارد التي لديك حتى لا يحدث التباس. يجب أن تكون مجهزًا للتعامل مع أي تضارب بين الإدارات وداخل الأقسام بحيث يكون الجميع على نفس الصفحة.

• معرفة المجال

إذا كان المدير يعمل في مشروع معين ، فيجب أن يكون لديه معرفة متخصصة حول هذا المجال. إن امتلاك المعرفة الفنية بالمشروع سيمكنه من حل المشكلات الرئيسية والثانوية بسهولة وتوجيه الفريق في الاتجاه الصحيح.

نظرًا لأن الفريق غالبًا ما يتطلع إلى القائد للحصول على الإلهام ، إذا كان مدير المشروع لا يعرف أي شيء عن المشروع الذي يعمل عليه فريقه ، فسيؤدي ذلك إلى خلق انطباع سيء. من خلال امتلاك معرفة مباشرة بالمشروع ، سيتمكن المدير من كسب ثقة فريقه حتى يتابعوه.

• التخطيط الاستباقي

على عكس الإدارة التفاعلية ، حيث ينتظر المرء وصول المشكلة ، يجب أن يكون مدير الموارد قادرًا على التفكير في المستقبل في المستقبل. يؤكد التخطيط الاستباقي على تحديد جميع مخاطر المشروع ثم إنشاء خارطة طريق بحيث يتم تقليل فرص الفشل إلى الحد الأدنى.

أفضل طريقة لتكون استباقيًا في نهجك هي إعطاء الأولوية لجميع المهام الرئيسية قبل أي شيء آخر. نظرًا لأنه من المحتمل أن تواجه المزيد من التحديات أثناء القيام بمهمة صعبة ، يمكنك التحقق منها في بداية المشروع عندما يكون الجميع متحمسًا ثم متابعة المهام السهلة.

• تفاوض صارم

يعد التفاوض جزءًا أساسيًا من أي مشروع لأنه يساعد المديرين على تحديد نطاق المشروع قبل أن يبدأ. إنهم بحاجة إلى إظهار مهارات تفاوض ممتازة حتى يتمكنوا من التواصل مع البائعين والعملاء وحتى أعضاء فريقهم والحصول على أفضل النتائج من المناقشة.

تتمثل وظيفة مدير الموارد في توفير قيمة للشركة التي يعمل بها. إذا كان غير قادر على تحويل المد إلى ميزة لمنظمة ، فلن يعتز به. قبل بدء تقدم المفاوضات ، يجب على المدير رسم كل ما يحتاجه ومن ثم تقديم أي التزامات.

• إدارة المخاطر

أخيرًا وليس آخرًا ، عليك أن تتذكر أنه لا يهم كم تخطط لشيء ما ، فستواجه بعض المشكلات في الوقت الفعلي. بينما لا يمكنك التحكم في هذه الأشياء ، إلا أن المدير يحتاج إلى الاستعداد لها مسبقًا.

سواء كان موردًا يطلب الكثير من الإجازات أو بعض التأخيرات بسبب ظروف غير متوقعة ، يجب أن تكون قادرًا على التعامل مع هذه الأشياء. كلما كنت أفضل في معالجة مثل هذه القضايا ، يمكنك تحقيق المزيد من التقدم.

استنتاج

سواء كنت مجرد شركة ناشئة أو شركة كاملة ، فإن إدارة الموارد هي جزء مهم من أي عمل تجاري. أصبح سوق العمل الحالي تنافسيًا للغاية ، مما يجبر الجميع على تحويل أعمالهم وتحسين عملياتهم.

في مثل هذه الأوقات ، عليك أن تستفيد من كل الوسائل الممكنة وتحقق أقصى استفادة من أموالك. تتمحور إدارة الموارد حول إنجاز المزيد باستخدام القليل ، وهذا بالضبط ما يجعلها مفيدة للغاية.

عندما تعرف عدد الموارد التي تعمل بها وما تحتاجه لإنجاح مشروع ما ، فأنت بحاجة إلى فهم ومعرفة كيفية الاستفادة من مواردك. تتمثل وظيفة مدير الموارد في تخصيص الموارد بالطريقة الصحيحة وتنفيذ أي مشروع بنجاح.