โซลูชันทางเทคนิคเพื่อประสบการณ์การทำงานทางไกลที่ดีขึ้น

งานทางไกลเหมือนอยู่ที่นี่อย่างไม่มีกำหนด บริษัทต่างๆ ในทุกอุตสาหกรรมมักมีความรู้สึกผสมปนเปเกี่ยวกับเรื่องนี้ โดยบางคนชอบที่จะกลับไปใช้ชีวิตในสำนักงานก่อนเกิดโรคระบาดโดยเร็วที่สุด ในขณะที่บริษัทอื่นๆ เปิดรับการเตรียมการทำงานทางไกลแบบถาวรมากกว่า

โดยทั่วไป พนักงานคือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่กระตือรือร้นที่จะทำงานทางไกลต่อไป ต้องขอบคุณอิสรภาพและความยืดหยุ่นที่มีให้ อย่างไรก็ตาม การทำงานระยะไกลนั้นไม่ได้ไร้ซึ่งข้อเสียทั้งสำหรับนายจ้างและลูกจ้าง และการมีแพลตฟอร์มการสื่อสารแบบรวมศูนย์อาจเป็นทางออกที่ดี ด้วยเหตุนี้ ด้านล่างนี้คือโซลูชันเทคโนโลยีที่สำคัญบางส่วนเพื่อประสบการณ์การทำงานทางไกลที่ดีขึ้น

การประชุมทางวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอมีความสำคัญมากกว่าที่เคยเพื่อให้ผู้คนมีปฏิสัมพันธ์และทำงานร่วมกัน ในขณะที่ผู้คนนับล้านทำงานจากที่บ้าน ดูเหมือนว่าการประชุมทางวิดีโอจะยังคงอยู่ โดยผู้นำธุรกิจส่วนใหญ่คาดหวังว่าจะอนุญาตให้พนักงานสื่อสารทางไกลได้แม้หลังจากการระบาดใหญ่จะอยู่ภายใต้การควบคุม การรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจากการประชุมทางวิดีโอ รวมทั้งทำให้พนักงานของคุณมีความสุขและมีประสิทธิผลมากขึ้น

ผู้คนมีแนวโน้มที่จะโต้ตอบกันมากขึ้นเมื่อใช้การประชุมทางวิดีโอ แทนที่จะใช้แค่เสียง ซอฟต์แวร์นี้สามารถใช้เพื่อกำหนดเวลาการประชุม ฝึกอบรมพนักงานใหม่ หรือดำเนินการตรวจสอบประสิทธิภาพได้อย่างรวดเร็ว ความสามารถในการมองเห็นใบหน้าของผู้อื่นช่วยส่งเสริมการสื่อสารและนำทีมมารวมกัน รวมทั้งปรับปรุงการทำงานร่วมกันและเพิ่มขวัญกำลังใจ

แนะนำสำหรับคุณ: วิกฤตสุขอนามัยของ COVID-19 ได้เปลี่ยนการเข้าถึงระยะไกลอย่างไร (ตามด้วยกรณีศึกษา)

ระบบห้อง

ธุรกิจใช้ระบบห้องเพื่อเพิ่มการประชุมทางวิดีโอในสถานที่จัดประชุม พนักงานใช้ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอสำหรับการสื่อสารผ่านวิดีโอแบบตัวต่อตัว แต่ระบบในห้องจะจัดเตรียมพื้นที่การประชุมด้วยเทคโนโลยีที่อนุญาตให้ทุกคนในห้องเข้าร่วมได้โดยไม่ต้องนำอุปกรณ์มาเอง

ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอมักมีระบบห้องเป็นผลิตภัณฑ์เสริมหรือผลิตภัณฑ์ร่วม อย่างไรก็ตาม ผู้ให้บริการบางรายไม่ได้แยกความแตกต่างระหว่างระบบการประชุมทางวิดีโอและระบบห้อง โดยนำเสนอเป็นแพ็คเกจเดียว ผู้จำหน่ายบางรายจะมีฮาร์ดแวร์ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของตนเอง ซึ่งสามารถใช้ร่วมกับฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่ของบริษัทเพื่อให้บริษัทพร้อมใช้งาน

คลาวด์โฟน

สำหรับธุรกิจสมัยใหม่ ปัจจัยที่สำคัญที่สุดคือความต่อเนื่องของบริษัท และลูกค้าจะไม่สามารถติดต่อบริษัทของคุณได้หากระบบในองค์กรของคุณไม่ทำงาน การขอความช่วยเหลือครั้งแรกในสถานการณ์เช่นนี้มักจะเป็นการหาผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีที่สามารถช่วยเหลือคุณในการแก้ไขปัญหาได้ อย่างไรก็ตาม คุณจะยังคงพลาดโอกาสทางธุรกิจในช่วงเวลานี้ ลูกค้าจะหงุดหงิดเนื่องจากการหยุดทำงานซึ่งอาจหมายถึงการสูญเสียธุรกิจ

หากคุณมีระบบโทรศัพท์แบบคลาวด์ ระบบจะยังคงทำงานต่อไปจนกว่าคุณจะเข้าถึงอินเทอร์เน็ตได้ หากการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณใช้งานไม่ได้ คุณสามารถใช้ข้อความเสียงและบันทึกการโทรเพื่อให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อและความต่อเนื่อง นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้การต่อสายตรงอัตโนมัติของซอฟต์แวร์ได้อีกด้วย

ซอฟต์แวร์รางวัลและการจดจำ

ผู้จัดการสามารถรับรู้รายงานโดยตรงได้อย่างง่ายดายด้วยซอฟต์แวร์การจดจำพนักงาน เป็นที่ยอมรับกันดีว่าพนักงานที่ไม่ได้รับคำขอบคุณอย่างทันท่วงทีได้รับแรงจูงใจและแรงจูงใจที่จะปฏิบัติงานในระดับสูงลดน้อยลง ในกรณีที่ไม่มีโซลูชันด้านเทคโนโลยี โดยทั่วไปแล้วพนักงานจะถูกขอให้รอการตรวจสอบประสิทธิภาพทุกๆ 2 ปีและรายปีเพื่อรับคำติชมหรือการยอมรับ ผลลัพธ์ของความพยายามในการจดจำที่ล้าหลังเช่นนี้มักจะทำให้การยกย่อง ชมเชย และคำติชมนั้นส่งผลกระทบและมีความหมายน้อยกว่า

นี่คือสาเหตุที่ทำให้การรับรู้ตรงเวลาเป็นเรื่องพื้นฐาน และซอฟต์แวร์ก็ทำให้สิ่งนี้เป็นไปได้ ผู้จัดการไม่ต้องรอหรือนั่งหน้าคอมพิวเตอร์เพื่อรับทราบบุคลากรอีกต่อไป พวกเขาสามารถทำได้จากทุกที่ในโลกและทันที

การรับสมัคร

มีความชัดเจนมากขึ้นเรื่อยๆ ว่าเทคโนโลยีการจัดหางานมีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการทำงานทางไกล เมื่อเป็นเรื่องของการสรรหาบุคลากร การมีเทคโนโลยีที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญในการค้นหาบุคคลที่เหมาะสมสำหรับบทบาทที่คุณกำลังจ้าง

การใช้กระบวนการสรรหาบุคลากรแบบดิจิทัลช่วยให้ธุรกิจได้เปรียบในการจัดหาผู้มีความสามารถ เนื่องจากใช้ AI และอัลกอริธึมที่สามารถตั้งโปรแกรมให้ไม่เพียงแต่ใช้เครือข่ายที่กว้างที่สุดเท่านั้น แต่ยังช่วยให้ตัดสินใจคัดเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสมได้ดีที่สุด เมื่อทุกคนทำงานและสมัครงานจากที่บ้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในตลาดแรงงานระหว่างประเทศ คุณต้องมีเครื่องมือในการหาผู้มีความสามารถเพื่อให้กระบวนการจ้างงานของคุณคล่องตัว

คุณอาจชอบ: 5 วิธีที่น่าสนใจในการเพิ่มยอดขายทางไกลของคุณ

การเรียนรู้ผ่านมือถือ

แม้ว่า LMS ที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์นั้นจำเป็นสำหรับการจัดฝึกอบรมที่เกี่ยวข้องและครอบคลุมให้กับพนักงานของคุณ การรวมเข้ากับแอปการเรียนรู้บนอุปกรณ์เคลื่อนที่จะช่วยให้พนักงานของคุณเข้าถึงการฝึกอบรมได้จากทุกที่ ไม่ว่าพนักงานของคุณจะทำงานที่โต๊ะทำงานหรือต้องเดินทางตลอดเวลา พวกเขาทั้งหมดต้องติดกาวและยึดถือโทรศัพท์มือถือของตนอย่างไม่ต้องสงสัย

ทำไมไม่ใช้ประโยชน์จากสิ่งนี้และให้การฝึกอบรมแก่พวกเขาเกี่ยวกับอุปกรณ์ที่พวกเขาใช้เวลาไปมากแล้ว? พนักงานไม่จำเป็นจะต้องอยู่ที่เทอร์มินัลเดสก์ท็อปอีกต่อไป เพื่อรับการฝึกอบรมคุณภาพสูงที่จัดเตรียมทักษะและข้อมูลที่จำเป็นให้พวกเขา

การติดตามเวลา

การมีสมาธิจดจ่อเป็นหนึ่งในหลุมพรางต่างๆ ของการทำงานทางไกล การเดินทางในช่วงเช้าทำให้พนักงานออฟฟิศสามารถเปลี่ยนเข้าสู่โหมดการทำงานได้ เพื่อที่เมื่อไปถึงที่ทำงาน พวกเขาพร้อมที่จะลงมือทำธุรกิจและเข้าสู่สภาวะการทำงาน

การสื่อสารโทรคมนาคมหมายถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งทางร่างกายและจิตใจกับกิจวัตรนั้น เมื่อการเดินทางเกี่ยวข้องกับการเดินจากห้องนอนไปยังพื้นที่ทำงานของคุณ และโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพื้นที่ทำงานนั้นมีสิ่งต่างๆ เช่น โทรทัศน์ เตียง และสมาชิกในครอบครัวด้วย สวิตช์นี้อาจทำได้ยาก ซอฟต์แวร์การจัดการเวลาช่วยให้ผู้คนตระหนักถึงความจริงที่ว่าพวกเขาอยู่ตรงเวลาของบริษัท

คุณสามารถทำให้พนักงานมีความรับผิดชอบและมีประสิทธิผลโดยใช้แอปตรวจสอบเวลาที่เรียบง่าย การขอให้ผู้คนติดตามเวลาของตนเองอาจกลายเป็นเรื่องยุ่งเหยิงและหลีกเลี่ยงความรับผิดชอบที่สำคัญซึ่งจำเป็นสำหรับความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีระหว่างลูกจ้างและนายจ้าง

VPNs

เนื่องจากพนักงานจำนวนมากขึ้นทำงานนอกสำนักงาน การรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์จึงเป็นเรื่องที่น่ากังวลมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้ใช้เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายสาธารณะหรือเครือข่ายส่วนตัว ความพยายามฟิชชิง การปฏิเสธบริการแบบกระจาย (DDoS) การโจมตีบัญชีเดสก์ท็อประยะไกล และการเจาะระบบ Bluekeep ถือเป็นความเสี่ยงที่พบบ่อยที่สุดสำหรับพนักงานระยะไกล น่าเสียดายที่พนักงานจำนวนมากไม่ได้รับการศึกษาเพียงพอในด้านความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่จะสังเกตเห็นหรือไม่ทราบรูปแบบการโจมตีเหล่านี้ ทำให้พวกเขาเปิดเผยและอ่อนไหวต่อการละเมิดโดยเฉพาะ

พนักงานสามารถสร้างความเสียหายให้กับความปลอดภัยของข้อมูลของบริษัทได้พอๆ กับแฮกเกอร์และอาชญากรไซเบอร์ ดังนั้นการรักษาอุปกรณ์ให้ปลอดภัยในขณะที่ทำงานจากที่บ้านจึงไม่สามารถต่อรองได้ VPN ช่วยให้พนักงานเข้าถึงเครือข่ายและข้อมูลภายในขององค์กรจากระยะไกลได้อย่างปลอดภัย เครื่องมือสร้างช่องสัญญาณที่ปลอดภัยระหว่างอุปกรณ์ของผู้ใช้และข้อมูลบริษัท โดยเข้ารหัสทุกอย่างที่ส่งระหว่างอุปกรณ์ปลายทางทั้งสอง

แอนติไวรัส

แม้ว่าสำนักงานจริงของคุณอาจมีความสามารถในการรักษาความปลอดภัยทางไซเบอร์เพื่อรองรับเวิร์กสเตชันทั้งหมด แต่คุณไม่สามารถควบคุมคอมพิวเตอร์ที่บ้านได้ในปริมาณที่เท่ากัน สำหรับพีซีระยะไกล Windows Defender ซึ่งมาพร้อมกับ Windows 10 เป็นมาตรฐาน เป็นโซลูชันป้องกันไวรัสที่เพียงพอ

ซอฟต์แวร์รักษาความปลอดภัยปลายทางควรใช้โดยผู้ปฏิบัติงานระยะไกลแต่ละคนที่ใช้ Macintosh

กำหนดนโยบายที่กำหนดให้พนักงานประจำบ้านทุกคนใช้ผลิตภัณฑ์ป้องกันไวรัสในเครื่องทั้งหมดที่เชื่อมต่อกับทรัพยากรของบริษัท และพิจารณาว่าคุณจะต้องใช้ระบบตรวจสอบบนคลาวด์เพื่อติดตามเวิร์กสเตชันของคุณหรือไม่ ตรวจสอบเครื่องมือคอนโซลการสนับสนุนที่คุณกำลังใช้อยู่ ตลอดจนใบอนุญาตใดๆ ที่คุณอาจต้องใช้ในการเข้าถึงเครื่องที่ไม่ได้อยู่ภายใต้การควบคุมและการควบคุมโดยตรงของคุณ คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันระยะไกลเพื่อให้ทีมสนับสนุนด้านไอทีของคุณสามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์ที่บ้านของพนักงานได้จากระยะไกล เพื่อช่วยในการตั้งค่าการเข้าถึงจากระยะไกล

ซอฟต์แวร์ติดตามค่าใช้จ่าย

โซลูชันการจัดการค่าใช้จ่ายออนไลน์ช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงบัญชีค่าใช้จ่ายได้จากทุกที่ พนักงานทางไกลอาจยื่นค่าใช้จ่ายจากที่บ้านหรือระหว่างทาง ซึ่งทีมบัญชีหรือบัญชีเงินเดือนจะประเมินและอนุมัติในทันที เพื่อให้ทุกคนทราบอย่างรวดเร็วและเข้าใจตรงกันโดยไม่ต้องเข้ามาในสำนักงาน

เวลาที่ใช้ในการอนุมัติและชำระคืนค่าใช้จ่ายจะลดลงครึ่งหนึ่งเมื่อคุณใช้โซลูชันการจัดการค่าใช้จ่ายแบบบูรณาการ อีกทางเลือกหนึ่งคือให้พนักงานการเงินของคุณทำงานจากระยะไกล โดยได้รับใบเสร็จเสมือนจริงจำนวนมากซึ่งต้องใช้เวลาในการอนุมัติ ใบเสร็จแต่ละใบต้องได้รับการตรวจสอบตามนโยบายของบริษัทก่อนจึงจะสามารถชำระเงินได้ ซึ่งจะทำให้การจ่ายเงินของพนักงานล่าช้า

คุณยังอาจต้องการ: เคล็ดลับสำหรับการพัฒนาตนเองในฐานะนักพัฒนาซอฟต์แวร์ระยะไกลใน COVID-19

บทสรุป

ในหลาย ๆ ทาง การทำงานทางไกลทำให้เศรษฐกิจและแรงงานปิดตาลง โดยได้แนะนำวิธีการใหม่ๆ ในการทำสิ่งต่าง ๆ ในชั่วข้ามคืน ที่กล่าวอย่างสุภาพ ทำให้เสียระเบียบที่วางไว้ ชีวิตการทำงานของเราถูกกำหนดโดยสำนักงานมาช้านานและอยู่ใกล้กันจนงานทางไกลยังคงอยู่ แม้หลังจากผ่านไปเกือบสองปี ก็ยังต่างจากคนและบริษัทจำนวนมาก

การระเบิดของเทคโนโลยีที่เปิดใช้งานการทำงานจากระยะไกลเป็นปัจจัยสำคัญสำหรับสิ่งนี้ ขณะนี้มีโซลูชันด้านเทคโนโลยีและซอฟต์แวร์สำหรับแทบทุกปัญหาและความท้าทายที่เกิดจากการทำงานระยะไกล

ตั้งแต่เทคโนโลยีที่ช่วยให้ทำงานร่วมกันแบบเสมือนจริงได้ง่ายขึ้น ไปจนถึงเทคโนโลยีที่ช่วยให้ค้นหาและเตรียมความพร้อมให้กับพนักงานในสภาพแวดล้อมการทำงานทางไกลได้ง่ายขึ้น มีหลายวิธีในการแก้ไขปัญหาข้อผิดพลาดในการทำงานระยะไกล เก็บตัวอย่างข้างต้นไว้ในใจ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าธุรกิจของคุณใช้ประโยชน์จากทุกสิ่งที่มีอยู่เพื่อให้การทำงานระยะไกลมีประสิทธิผลและสนุกสนานมากขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง