Rozwiązania techniczne dla lepszej pracy zdalnej

Wygląda na to, że praca zdalna ma zostać na czas nieokreślony. Firmy ze wszystkich branż mają mieszane uczucia, niektóre wolą jak najszybciej powrócić do życia biurowego sprzed pandemii, podczas gdy inne są bardziej otwarte na stałą pracę zdalną.

Pracownicy są zazwyczaj interesariuszami najbardziej chętnymi do dalszej pracy zdalnej, dzięki znacznej swobodzie i elastyczności, jaką oferuje. Praca zdalna nie jest jednak pozbawiona wad, zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, a posiadanie jednolitej platformy komunikacyjnej może być dobrym rozwiązaniem. Mając to na uwadze, poniżej przedstawiamy niektóre z ważnych rozwiązań technicznych zapewniających lepsze wrażenia podczas pracy zdalnej.

Wideokonferencje

Spotkania wideo są ważniejsze niż kiedykolwiek, aby ludzie mogli wchodzić w interakcje i współpracować, podczas gdy miliony ludzi pracują w domu. Wygląda na to, że wideokonferencje nie znikną, a większość liderów biznesu oczekuje, że pracownicy będą mogli pracować zdalnie nawet po opanowaniu pandemii. Wiedza o tym, jak skutecznie korzystać z oprogramowania do wideokonferencji, może pomóc Ci w pełni wykorzystać spotkania wideo, a także sprawić, że Twoi pracownicy będą szczęśliwsi i bardziej produktywni.

Ludzie są bardziej skłonni do interakcji podczas korzystania z wideokonferencji niż po prostu głosem. To oprogramowanie może być używane do szybkiego planowania spotkań, szkolenia nowych pracowników lub przeprowadzania przeglądów wydajności. Możliwość zobaczenia twarzy innych osób sprzyja komunikacji i zbliża zespoły, a także poprawia współpracę i podnosi morale.

Polecane dla Ciebie: Jak kryzys sanitarny związany z COVID-19 zmienił dostęp zdalny (po którym przedstawiono studium przypadku)?

Systemy pokojowe

Firmy używają systemów pokojowych do dodawania wideokonferencji do miejsca spotkań. Pracownicy korzystają z oprogramowania do wideokonferencji do indywidualnej komunikacji wideo, ale systemy pokojowe wyposażają obszar spotkań w technologię, która pozwala wszystkim w pokoju na dołączenie bez konieczności przynoszenia własnego urządzenia.

Oprogramowanie do wideokonferencji często zawiera systemy pokojowe jako produkt dodatkowy lub towarzyszący. Niektórzy dostawcy nie rozróżniają jednak systemów wideokonferencyjnych i pokojowych, prezentując je jako jeden pakiet. Niektórzy dostawcy oferują własny, zastrzeżony sprzęt, który można wykorzystać w połączeniu z istniejącym sprzętem firmy, aby firma mogła zacząć działać.

Telefon w chmurze

W przypadku nowoczesnych firm najważniejszym czynnikiem jest ciągłość firmy, a klienci nie będą mogli skontaktować się z Twoją firmą, jeśli Twoje systemy lokalne będą niesprawne. Pierwszym wyjściem w takich sytuacjach jest zwykle znalezienie specjalisty IT, który może pomóc w rozwiązaniu problemu. Jednak w tym czasie nadal będziesz tracić okazje biznesowe. Klienci będą zirytowani w wyniku przestoju, co może oznaczać utratę biznesu.

Jeśli masz system telefoniczny oparty na chmurze, będzie on działał, dopóki nie uzyskasz dostępu do Internetu. Jeśli połączenie internetowe jest niedostępne, możesz korzystać z poczty głosowej i nagrywać rozmowy, aby zapewnić łączność i ciągłość. Dodatkowo możesz również skorzystać z automatycznej obsługi oprogramowania.

Oprogramowanie do nagradzania i rozpoznawania

Menedżerowie mogą łatwo rozpoznać swoich bezpośrednich podwładnych dzięki oprogramowaniu do rozpoznawania pracowników. Powszechnie wiadomo, że pracownicy, którzy nie otrzymują w odpowiednim czasie uznania, cierpią na zmniejszoną motywację i motywację do pracy na wysokim poziomie. W przypadku braku rozwiązania technologicznego pracownicy są zazwyczaj proszeni o czekanie na swoje półroczne i roczne przeglądy wyników w celu uzyskania informacji zwrotnej lub uznania. Rezultatem takich opóźnionych wysiłków w zakresie rozpoznawania jest zwykle to, że uznanie, pochwała i informacje zwrotne mają mniejszy wpływ i znaczenie.

Dlatego tak ważne jest, aby dać uznanie na czas, a oprogramowanie to umożliwia. Menedżerowie nie muszą już czekać ani siedzieć przed komputerami, aby potwierdzić swój personel. Mogą to zrobić z dowolnego miejsca na świecie iw locie.

Rekrutacja

Coraz wyraźniej widać, że technologia rekrutacyjna jest bezsprzecznie niezbędna, aby umożliwić pracę zdalną. Jeśli chodzi o rekrutację, posiadanie odpowiedniej technologii ma kluczowe znaczenie dla znalezienia odpowiednich osób na stanowiska, na które zatrudniasz.

Korzystanie z cyfrowego procesu rekrutacji daje firmom przewagę w pozyskiwaniu talentów, ponieważ wykorzystuje sztuczną inteligencję i algorytmy, które można zaprogramować tak, aby nie tylko zarzucały najszerszą sieć, ale także podejmowały najbardziej świadome decyzje dotyczące krótkiej listy, jeśli chodzi o wybór wykwalifikowanych kandydatów. Kiedy wszyscy pracują i ubiegają się o pracę z domu, zwłaszcza na międzynarodowym rynku pracy, potrzebujesz narzędzi do pozyskiwania talentów, aby usprawnić procesy rekrutacyjne.

Możesz polubić: 5 ciekawych sposobów na zwiększenie sprzedaży zdalnej.

Mobilne Nauczanie

Chociaż posiadanie w pełni funkcjonalnego LMS jest niezbędne do zapewnienia pracownikom odpowiednich i kompleksowych szkoleń, połączenie go z aplikacją do nauki mobilnej umożliwia pracownikom dostęp do szkoleń z dowolnego miejsca. Niezależnie od tego, czy Twoi ludzie pracują przy biurku, czy są zawsze w ruchu, wszyscy są bez wątpienia przyklejeni i związani ze swoimi telefonami komórkowymi.

Dlaczego by nie skorzystać z tego i zapewnić im szkolenia na urządzeniu, na którym spędzają już tyle czasu? Pracownicy nie muszą już przebywać przy terminalu stacjonarnym, aby przejść wysokiej jakości szkolenie, które wyposaży ich w wymagane umiejętności i informacje.

Śledzenie czasu

Koncentracja jest jedną z różnych pułapek pracy zdalnej. Poranne dojazdy pozwalają pracownikowi biurowemu przełączyć się w tryb pracy, dzięki czemu zanim dotrą do pracy, są gotowi do pracy i wejścia w stan przepływu.

Telepraca oznacza zarówno psychiczne, jak i fizyczne zmiany tej rutyny. Kiedy dojazd do pracy wiąże się z przejściem z sypialni do miejsca pracy, a zwłaszcza jeśli ta przestrzeń robocza obejmuje takie rzeczy, jak telewizory, łóżko i potencjalnie również członków rodziny, ta zmiana może być trudna. Oprogramowanie do zarządzania czasem pomaga informować ludzi o tym, że spędzają czas w firmie.

Możesz zachować odpowiedzialność i produktywność pracowników, korzystając z prostej aplikacji do monitorowania czasu. Poproszenie ludzi o śledzenie własnego czasu może stać się bałaganem i pozwala uniknąć kluczowej odpowiedzialności wymaganej do dobrych relacji roboczych między pracownikiem a pracodawcą.

VPN

Ponieważ coraz więcej pracowników pracuje poza biurem, cyberbezpieczeństwo staje się coraz większym problemem, zwłaszcza jeśli użytkownicy łączą się za pośrednictwem sieci publicznych lub osobistych. Próby phishingu, rozproszona odmowa usługi (DDoS), ataki na konta zdalnego pulpitu i exploity Bluekeep należą do najczęstszych zagrożeń dla pracowników zdalnych. Niestety, wielu pracowników albo nie jest wystarczająco wykształconych w zakresie cyberbezpieczeństwa, aby zauważyć te formy ataków, albo jest nieświadomych tych form ataków, co czyni ich szczególnie narażonymi i podatnymi na naruszenia.

Pracownicy mogą szkodzić bezpieczeństwu danych firmy tak samo jak hakerzy i cyberprzestępcy, dlatego bezpieczeństwo ich urządzeń podczas pracy w domu nie podlega negocjacjom. Sieci VPN umożliwiają pracownikom bezpieczny zdalny dostęp do wewnętrznej sieci i danych organizacji. Narzędzie ustanawia bezpieczny tunel między urządzeniem użytkownika a danymi firmy, szyfrując wszystko, co przesyłane jest między dwoma punktami końcowymi.

Antywirus

Chociaż Twoje fizyczne biuro może mieć zdolność cyberbezpieczeństwa do obsługi wszystkich stacji roboczych, nie masz takiej samej kontroli nad komputerami domowymi. W przypadku zdalnego komputera Windows Defender, który jest standardowo dostarczany z systemem Windows 10, jest więcej niż wystarczającym rozwiązaniem antywirusowym.

Oprogramowanie zabezpieczające punkty końcowe powinno być również używane przez każdego pracownika zdalnego korzystającego z komputera Macintosh.

Ustal politykę wymagającą od wszystkich pracowników domowych używania produktu antywirusowego na wszystkich komputerach, które łączą się z zasobami firmy, i zastanów się, czy do śledzenia stacji roboczych będziesz potrzebować systemu monitorowania opartego na chmurze. Sprawdź narzędzia konsoli wsparcia, z których obecnie korzystasz, a także wszelkie licencje, których możesz potrzebować, aby uzyskać dostęp do komputerów, które nie są pod Twoją bezpośrednią kontrolą i nadzorem. Możesz skonfigurować rozwiązania zdalne, aby umożliwić zespołowi wsparcia IT zdalny dostęp do komputerów domowych pracowników, aby pomóc w konfiguracji dostępu zdalnego.

Oprogramowanie do śledzenia wydatków

Rozwiązanie do zarządzania wydatkami online umożliwia pracownikom dostęp do kont wydatków z dowolnego miejsca. Zdalni pracownicy mogą zgłaszać wydatki z domu lub w podróży, które zespół księgowy lub płacowy natychmiast oceni i zatwierdzi, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco i na tej samej stronie bez konieczności przychodzenia do biura.

Czas potrzebny na zatwierdzenie i zwrot wydatków skraca się o połowę, gdy korzystasz ze zintegrowanego rozwiązania do zarządzania wydatkami. Alternatywą jest posiadanie pracowników finansowych pracujących zdalnie, otrzymujących dużą liczbę wirtualnych paragonów, które wymagają czasu na autoryzację. Każdy paragon musi zostać zweryfikowany pod kątem polityki firmy, zanim będzie mógł zostać wypłacony, co opóźnia wypłatę przez pracownika.

Możesz także polubić: Wskazówki dotyczące samodzielnego rozwoju jako zdalny programista w przypadku COVID-19.

Wniosek

Praca zdalna pod wieloma względami zaskoczyła gospodarkę i siłę roboczą, wprowadzając nowe metody robienia rzeczy z dnia na dzień, które, delikatnie mówiąc, zaburzają ustalony porządek. Nasze życie zawodowe tak długo kształtowało biuro i bycie blisko siebie, że praca zdalna jest nadal, nawet po prawie dwóch latach, obca wielu ludziom i firmom.

Eksplozja technologii umożliwiającej pracę zdalną była pozytywną stroną tego wszystkiego. Istnieją obecnie rozwiązania techniczne i programowe dla praktycznie każdego problemu i wyzwania związanego z pracą zdalną.

Od technologii ułatwiającej współpracę wirtualną po technologię ułatwiającą znajdowanie i wdrażanie pracowników w środowisku pracy zdalnej — istnieje wiele sposobów obejścia wielu pułapek związanych z pracą zdalną. Pamiętaj o powyższych przykładach i upewnij się, że Twoja firma wykorzystuje wszystko, co istnieje, aby praca zdalna była bardziej produktywna i przyjemna dla wszystkich zaangażowanych osób.