5 razones por las que su empresa debería considerar seriamente la gestión de proveedores

Los proveedores son empresas e individuos que brindan servicios y bienes a otras empresas. Lo más probable es que su empresa trabaje con diferentes proveedores, cada uno con una tarifa de pago y términos de contrato diferentes. Como resultado, la gestión de estos diferentes proveedores puede resultar complicada. Los proveedores son esenciales para el éxito de cualquier negocio. Son centrales para muchas actividades y procesos organizacionales. Aquí es donde la gestión de proveedores entra en escena.

La gestión de proveedores implica la búsqueda e investigación de proveedores, la recopilación de cotizaciones, la gestión de las relaciones con los proveedores, la negociación de contratos, la evaluación del desempeño de los proveedores y el pago a los proveedores. La optimización de estos procesos le ahorrará tiempo y dinero a su empresa.

La gestión de proveedores es esencial por varias razones y es vital para el éxito de cualquier organización. Este artículo examinará cinco razones por las que su empresa debería considerar seriamente la gestión de proveedores.

¿Qué es la gestión de proveedores?

La gestión de proveedores se refiere a los procesos que utilizan las empresas para gestionar a los proveedores. La búsqueda de proveedores, la gestión de costos, la negociación de contratos, la mitigación de posibles riesgos y la garantía de la prestación de servicios son actividades de gestión de proveedores.

Los proveedores de una empresa dependerán del tipo de negocio realizado dentro de la organización y podrían incluir empresas como proveedores de TI, consultores de marketing o. Los proveedores también pueden ser empresas individuales o grandes empresas. El proceso de gestión consta de diferentes actividades, tales como:

• Selección de proveedores
• Negociación de contrato
• Incorporación de proveedores
• Supervisión del rendimiento del proveedor
• Monitoreo y gestión de riesgos
• Pago

La gestión de proveedores también puede referirse a herramientas en línea que recopilan todos los datos de proveedores e información relacionada en una ubicación centralizada. También conocido como software de gestión de proveedores, puede realizar varias funciones, desde gestionar el proceso de solicitud de propuesta (RFP) hasta agilizar la comunicación con los proveedores.

Por qué su empresa necesita la gestión de proveedores

Aquí hay cinco razones por las que su empresa debe considerar seriamente la gestión de proveedores.

1. Mitigación de riesgos

La gestión de proveedores ayuda a las instituciones financieras a evaluar y gestionar todos los posibles riesgos asociados con varios proveedores. Las empresas suelen tratar con muchos proveedores, cada uno con un nivel de riesgo diferente. Algunos proveedores, como los que brindan mantenimiento de rutina, tienen un riesgo relativamente bajo, mientras que otros, como los que brindan servicios financieros, tecnología bancaria o servicios de TI, pueden tener un riesgo alto.

Los procesos de administración de proveedores ayudan a las instituciones a determinar dónde enfocarse para administrar el riesgo de los proveedores de manera efectiva. Este proceso también proporciona a las instituciones una mejor comprensión y explica los posibles riesgos a los examinadores. Una empresa debe examinar cuidadosamente la reputación del proveedor para ver si existe un historial de quejas, infracciones u otros problemas de los clientes.

También es fundamental saber qué servicios proporcionará el proveedor, a qué recursos puede acceder el proveedor y qué controles se implementan para reducir el riesgo potencial. Este programa puede rastrear a sus proveedores y proporcionar los datos necesarios para identificar cualquier riesgo para que pueda administrarlos adecuadamente o usar otro proveedor.

2. Optimiza el rendimiento

Un sistema de gestión de proveedores proporciona una vista integrada del rendimiento de todos los proveedores. Este proceso puede proporcionar a su empresa una idea de lo que funciona y lo que no. Además, esta información eventualmente conduce a una mayor eficiencia, mejorando el desempeño general de la organización. Su empresa puede realizar fácilmente un seguimiento del rendimiento de cada proveedor y poder proporcionar comentarios a los proveedores.

Este proceso permite a los proveedores mejorar el rendimiento y los estándares del control de calidad. El uso de prácticas de gestión de proveedores permite a las empresas gestionar el rendimiento de los proveedores a través de estructuras de gobierno y políticas objetivo. Además, estas prácticas mejoran el flujo de información entre las partes interesadas.

Las empresas pueden medir y realizar un seguimiento del rendimiento para asegurarse de que la empresa cumple con los requisitos y necesidades. El seguimiento adecuado del rendimiento permitirá que su empresa logre el máximo rendimiento. Los datos que recibe del seguimiento del rendimiento pueden alertarlo sobre posibles problemas e identificar áreas que deben mejorarse.

3. Reduce costos

El objetivo final de la gestión de proveedores es maximizar el retorno de la inversión. Cuando se implementa adecuadamente, un sistema de gestión de proveedores puede generar ahorros a largo plazo y mayores ingresos. Con una mayor visibilidad, las empresas pueden ver los costos ocultos para controlar estos costos y ahorrar dinero de manera adecuada. Además, tener buenas relaciones con los proveedores puede ayudar a las empresas a negociar mejores precios y acceder a incentivos y descuentos de los proveedores.

Otra ventaja es que la gestión mejora la eficiencia operativa. Con un programa detallado, los empleados saben qué tareas deben realizar los proveedores a lo largo del ciclo de vida. Este programa ayuda a eliminar las ineficiencias de la replicación del esfuerzo y agiliza este proceso al eliminar las actividades que no agregan valor.

Las prácticas de gestión de proveedores reducen las interrupciones importantes y las interrupciones de los procesos comerciales para las empresas, lo que les permite abordar los problemas antes de que se vuelvan más disruptivos. Este proceso permitirá a las empresas fortalecer las relaciones con los proveedores, trabajar en los contratos actuales y negociar nuevos acuerdos al mismo tiempo que reducen los costos generales.

4. Crea relaciones leales

Los proveedores confiables son difíciles de encontrar. Si trabaja con grandes proveedores, fortalecer su relación con ellos debería ser primordial. Una buena relación con los proveedores fomenta la lealtad. La gestión eficaz de los proveedores conduce a procesos comerciales fluidos y, en última instancia, genera lealtad con proveedores excelentes para oportunidades comerciales prometedoras a largo plazo.

Administrar múltiples proveedores nunca es fácil. Si bien algunos proveedores pueden ser muy beneficiosos, es posible que otros no. Sin embargo, la gestión de las relaciones con los proveedores es fundamental para completar un proyecto con éxito. Al recopilar todos los datos relacionados con el proveedor en un solo lugar, se beneficia al recopilar toda la información necesaria a la vez, lo que simplifica el proceso de toma de decisiones.

5. Aumentar la eficiencia administrativa

Un programa de administración de proveedores proporciona un depósito centralizado para almacenar y administrar toda la información, seguros, contratos y otros documentos del proveedor. Este programa detiene la pérdida de contratos, la duplicación de datos y otras pérdidas de información crítica.

También puede aumentar considerablemente la eficiencia administrativa. Además, el programa puede reducir la pérdida de contratos y otra información, la duplicación de datos, los costos de mano de obra administrativa y otros errores como depósito central de información de proveedores. Tener todos los datos de los proveedores en un solo lugar puede ayudar a las empresas a administrar las relaciones de manera más eficiente, lo que los proveedores apreciarán.

Conclusión

Las empresas grandes y pequeñas utilizan proveedores, y la gestión de proveedores puede ser tediosa y complicada. Además, muchos proveedores son fundamentales para el funcionamiento de su negocio, desde proveedores de servicios de Internet hasta proveedores de electricidad, desde fabricación hasta marketing. Es por esto que la gestión de proveedores es esencial. Por un lado, la gestión de proveedores ayuda a seleccionar el proveedor adecuado para su negocio. Además, las empresas pueden utilizar esto para alcanzar los objetivos comerciales.