Ventas basadas en eventos: planifique un evento que genere clientes potenciales

Publicado: 2022-04-10

Con COVID-19, ha habido una disminución significativa en las ventas basadas en eventos. Solía confiar en conferencias y talleres como herramientas de marketing para mi empresa.

Solo en la industria de la tecnología, 10 eventos cancelados costarían más de 1100 millones de dólares.

Muchas empresas están cancelando eventos o posponiéndolos hasta que termine la crisis. Sin embargo, muchos tomadores de decisiones clave que estarían en estos eventos están atrapados en casa sin nada que hacer y esto presenta una oportunidad obvia.

Las ventas basadas en eventos también son una excelente manera de conectarse con clientes potenciales y convertirlos en clientes.

En este artículo, te contaré las razones para cambiar tu evento de físico a virtual. En primer lugar, veamos por qué las ventas basadas en eventos son importantes para una organización en general.

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Pase por una variedad de filtros para concentrarse en los clientes potenciales a los que desea llegar. Esto es muy específico, pero podrías encontrar a todas las personas que coincidan con lo siguiente:

Una empresa en la industria de Servicios Financieros o Banca
Que tienen más de 10 empleados
Que gastan dinero en Adwords
Quién usa Hubspot
Quiénes actualmente tienen ofertas de trabajo para ayuda de marketing
Con el rol de Gerente de Recursos Humanos
Que solo ha estado en este rol por menos de 1 año.

Solo para darte una idea.

Ventajas y limitaciones de una conferencia virtual para ventas basadas en eventos

A continuación hay cuatro estadísticas que me parecieron interesantes.

Muchas empresas ahora confían en los seminarios web para generar clientes potenciales.
Los seminarios web son más populares entre las empresas B2B que entre otros tipos de empresas.
La asistencia al webinar tiende a ser del 40% al 50% de las personas que se registraron.
Los seminarios web se organizan mejor los martes y miércoles.
Los seminarios web tienen una duración de 30 a 45 minutos.

Como puede ver, los seminarios web son muy comunes para los eventos en línea. Se utilizan en casi todos los nichos.

Estas estadísticas muestran que los eventos virtuales tienen muchos beneficios. Sin embargo, dos de las debilidades más significativas son:

Es difícil lograr que la gente asista a un evento que es solo virtual.
Una vez que aparecen, es difícil mantenerlos interesados.

La mayoría de las personas verán un evento virtual en casa porque no quieren el estigma negativo asociado a asistir a uno.

No se considera trabajo.

El estigma de las ventas basadas en eventos dificulta la asistencia de las personas. Tal vez si los asistentes pudieran conectarse en red, verían el evento de manera diferente.

Esto crea un problema porque las personas se distraen fácilmente con Internet. Es difícil lograr que vengan y se queden para un evento.

Es dificil:

He aprendido que si quiero organizar una reunión, no debe durar más de dos horas.
He estado organizando eventos para la misma audiencia durante unos días.

Afortunadamente, hay algunas cosas que puede hacer para ayudar a diversificar su fuerza laboral.

Si su público objetivo está atrapado trabajando desde casa, una conferencia virtual podría ser más atractiva de lo que hubiera sido de otra manera. No es solo un evento tan bueno como el físico: permite a las personas escapar del aislamiento.

El principal beneficio de los eventos virtuales es que es más fácil hacer que la gente actúe.

Espero haberte intrigado con lo que hacemos. Si es así, aquí le mostramos cómo obtener más información al respecto.

1. Cómo planificar sus ventas basadas en eventos virtuales

Cuando se trata de transmisión en vivo y seminarios web, hay muchas herramientas excelentes disponibles. Pero la logística involucrada en organizar un evento puede ser difícil.

Alex Tachalova, el fundador de Digital Olympus, aconseja a los organizadores de conferencias que hagan que sus eventos sean únicos haciendo algo que nadie haya hecho antes.

En los próximos artículos, exploraremos cómo prepararse para un evento digital exitoso. Empecemos desde el principio.

Cómo elegir el tema del seminario web (y posicionar el evento)

Si bien los eventos digitales pueden tener una vibra de maestro-alumno, un evento en línea es en realidad solo un taller con resultados claros y procesables.

Si está organizando un evento para generar clientes potenciales, debería ser bastante simple proponer un tema de taller. Primero:

Identifique los puntos de dolor que experimentan sus clientes y vea si puede ayudarlos.
Quiero crear una lista de beneficios para las personas que asisten al evento digital.
Infórmeles a las personas que asistieron qué esperar de usted después de haber sido contactados.

Puedes ir a Eventbrite si estás luchando con una idea de lo que debería ser tu evento en línea. Simplemente escriba su nicho + taller + Eventbrite + gran ciudad, y le dará una lista de talleres relacionados con ese tema.

Si está pensando en organizar una conferencia, concéntrese en los temas que le interesen más.

Tienes un lugar y una fecha para tu evento resueltos, así que ahora es el momento de pensar en cómo estructurarás cada día.

¿Qué formato utilizará para sus ventas basadas en eventos?

Puede utilizar tres formatos diferentes para su evento en línea. El primer enfoque es un feed de video en vivo, el segundo es una sala de chat interactiva con videos pregrabados y el tercer formato usa presentaciones de diapositivas para presentar el contenido.

Presentación: el presentador habla a los asistentes y estos escuchan.
Un panel de discusión es una presentación con dos o más oradores que discuten y responden preguntas sobre el mismo tema.
Las salas de reuniones son una excelente manera de fomentar la colaboración y la creatividad.

Hay muchos formatos que puede utilizar para una presentación. Pronto estaré en un seminario web donde el evento principal es una presentación individual, y terminará con un panel de discusión.

Puede utilizar los tres formatos para crear una experiencia de conferencia virtual similar a la que habría ofrecido su evento físico.

Las salas de reuniones son una tendencia relativamente nueva que no está disponible en la mayoría de las plataformas de seminarios web. Se pueden usar con Zoom, y es probable que los hayas visto antes.

La capacidad de establecer tareas grupales es una buena característica para los asistentes, ya que los ayuda a establecer contactos y hace que el evento sea más atractivo. Estoy ansioso por experimentar con esto en eventos futuros.

Es una gran sensación saber que si alguien más está viendo el video, no puede simplemente alejarse y hacer otra cosa. Esto ayuda a motivar a las personas que organizan eventos.

Adam Franklin, un orador de las redes sociales, organizó recientemente un evento que utilizó salas para grupos pequeños. Descubrió que era la manera perfecta para que él y su equipo de oradores hicieran su trabajo.

Tenía todos los planes de viaje para mi Intensivo de 2 días para clientes en Australia, pero debido a las estrictas leyes y restricciones de viaje después de un ataque terrorista, necesitaba girar y ejecutar todo el evento a través de Zoom.

No estaba seguro al principio, pero rápidamente me di cuenta de que no era tan malo.

El evento fue un éxito porque pudo asistir más gente, no solo locales. También abrió los ojos de muchos de los que asistieron.

Las salas de reuniones fueron la característica más destacada de este evento porque los asistentes podían conocer a todos los demás, y asignamos personas al azar en grupos. Los comentarios fueron fantásticos.

El próximo estará mucho más centrado en el lado comercial. Tengo muchas ganas de hacerlo.

Al planificar un panel de discusión, primero debe identificar a los oradores relevantes. Para las sesiones de grupo, la plataforma debe ser compatible con esta función y tener límites de tiempo claros.

Elija un momento adecuado

Al organizar un evento virtual, es importante definir su grupo demográfico objetivo y la región o el país al que se dirige. Por ejemplo, si son las 10 a. m. en Anchorage, en la costa oeste de Estados Unidos, pero la 1 p. m. para las personas que viven en la zona horaria de la costa este (Chicago).

Querrás encontrar un momento que sea adecuado para tu audiencia.

Es más probable que las personas asistan a eventos entre semana, por lo que si está organizando una conferencia o un evento que también se realizará en persona, considere programarlo para los mismos días de la semana. Sin embargo, si es solo virtual, los fines de semana no se pueden considerar porque sus asistentes tendrán otros compromisos.

Crear secuencia de correo electrónico

Una vez que tenga un tema, es hora de comenzar a pensar en sus materiales de marketing. Hay dos cosas cruciales que deben estar preparadas:

Cuando creé este evento por primera vez, fui a un sitio web llamado "Eventbrite" y encontré la opción para una página de suscripción.
Les enviarás una serie de correos electrónicos cuando se registren.

Una página de suscripción simple debe tener un formulario de registro, información sobre lo que aprenderán en el evento y quién lo organiza. Incluya una breve biografía de los anfitriones para darle credibilidad.

Si está utilizando una plataforma de seminarios web sin un creador de páginas, existe la opción de utilizar páginas de destino.

Siempre es una buena idea ofrecer un incentivo. Puede ser cualquier cosa, desde premios de entrada para los asistentes u otro tipo de bonificación. Se han realizado muchas investigaciones sobre este tema que muestran que los incentivos aumentan las tasas de conversión.

Debe tener una secuencia de correo electrónico para las personas que se registran. Por lo general, son tres o cuatro correos electrónicos antes del evento.

Un correo electrónico de bienvenida
A medida que se acerca la fecha del evento, quiero recordárselo.
Se envió un correo electrónico de recordatorio el día anterior para recordar a las personas sobre este webcast.
Un último recordatorio sobre la reunión. Vas a querer llegar al menos una hora antes de lo programado.

El envío de recordatorios por correo electrónico conducirá a un aumento drástico en la asistencia. La siguiente tabla muestra la correlación entre cuántas veces enviamos un correo electrónico y si llegaron o no.

2. Cómo promocionar su evento virtual

Tienes tus materiales y sabes a qué tipo de empresas apuntar. El siguiente paso es hacer que esos prospectos se interesen en el evento.

Primero, promociona el evento en el sitio web de tu empresa y a través de canales de redes sociales como LinkedIn. Si está haciendo un alcance personal, pídales a las personas que lo reenvíen a cualquier persona que conozcan que pueda estar interesada en asistir.

Los canales de marketing obvios están cubiertos.

En segundo lugar, haga que los oradores promuevan su evento en sus canales sociales. Haz que sea lo más fácil para ellos hacer esto creando pancartas y otros materiales de marketing que puedan usar.

Para averiguar si una empresa está contratando, intente usar un correo electrónico o LinkedIn para ver a quién debe contactar en esa organización. Puede usar algo como Voila Norbert para obtener la dirección de los prospectos.

Debe ponerse en contacto con un cliente potencial, incluso si no asiste a su evento. Esto es importante para futuras ventas.

Cuando utiliza las estrategias mencionadas anteriormente, debería ser fácil obtener un número decente de asistentes. Sin embargo, su objetivo no es solo llevar a la mayor cantidad de personas posible.

3. Consejos para organizar su evento

Si usted es un orador de un seminario web, es importante saber cómo presentarse. Tienes una audiencia que juzgará tu apariencia y si piensan que no te ves bien, es posible que la gente no termine tu presentación hasta el final.

Esto es lo que necesita saber acerca de la presentación:

Cuéntale al entrevistador sobre tus antecedentes y qué te llevó a postularte para este puesto.
Cumple con lo que prometiste a la audiencia.
El contenido es lo más importante.
Mantenga el estado de ánimo ligero contando algunos chistes aquí y allá.
Dales algo que esperar al final de todo. Por ejemplo, un premio de puerta.
Proporcionar una sesión de preguntas y respuestas
Me gustaría terminar con un llamado a la acción, pidiéndoles que consideren los puntos presentados en este artículo.

Entonces, una forma de hacer un seguimiento de sus suscriptores de correo electrónico es enviándoles una página de captura. Esto se puede utilizar como una oportunidad para aquellos que estén interesados en aprender más sobre su servicio.

Tienes que hacer lo que puedas para animar a tu audiencia. Esto significa que las conferencias largas no son el camino, pero las lecciones breves y atractivas con un poco de diversión les ayudarán a aprender.

4. Cómo hacer un seguimiento de su evento virtual

Los seguimientos son esenciales para el marketing de eventos. Desea involucrar a sus clientes potenciales cálidos y generar ventas, o al menos desarrollar una relación con ellos para que lo consideren cuando tomen decisiones de compra.

En su agradecimiento, envíe un correo electrónico, ofrezca una sesión de consulta gratuita o un producto con descuento que costaría $ 1000 para mostrar su agradecimiento por su tiempo.

Envíe el correo electrónico a todos, incluidos los que no asistieron. También puede enviar un enlace a las diapositivas de su presentación.

No olvide pedirles a sus clientes potenciales sus comentarios sobre el seminario web o el evento que organizó. Puede usarlo cuando decida si mantener o no otro.

Terminando

La crisis del COVID-19 ha supuesto muchos cambios para nosotros. Es posible que estés sentado en casa leyendo este artículo y no te permitan entrar a la oficina.

He compartido mi experiencia personal con los eventos virtuales. También incluí información de otros especialistas en marketing y organizadores de eventos que han tenido éxito al ejecutarlos.

Aquí hay algunos puntos clave:

Cuando está haciendo una lluvia de ideas de qué se tratará el evento, sus beneficios son una forma de hacer que las personas se interesen en él. Estos beneficios también deberían aparecer en sus materiales de marketing.
Si tienes problemas para escribir tu página de registro, hay muchas plantillas en Eventbrite para ayudarte a comenzar.
Necesita comercializar el evento a lo largo y ancho. También debe orientar su red profesional con LinkedIn.
Enviar una serie de correos electrónicos antes del evento ayudará a las personas que se registraron para asistir, pero luego quedaron atrapadas en la cola de Netflix.
Pruebe las videoconferencias para aumentar la responsabilidad entre los asistentes. Las salas para grupos pequeños ayudarán a las personas en su reunión a sentirse como si realmente estuvieran allí.
Lo último que desea hacer es terminar su evento digital con un cierre en frío. Debe tratar de calentarlos antes de que se vayan, o al menos pedirles su información de contacto.

Parece ser una tendencia que las personas usen videoconferencias para conectarse con otros.

En el futuro, habrá más vendedores que tengan la oportunidad de ser los primeros en llegar al mercado cuando adopten eventos en línea para conectarse con prospectos.

Esta es tu oportunidad de correr el riesgo.

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- Una empresa en la industria de Servicios Financieros o Banca
- Que tienen más de 10 empleados
- Que gastan dinero en Adwords
- Quién usa Hubspot
- Quiénes actualmente tienen ofertas de trabajo para ayuda de marketing
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- Que solo ha estado en este rol por menos de 1 año.
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