Alertes et résumés : comment suivre vos mentions

Dans le monde occupé d'aujourd'hui, il est parfois difficile de suivre toutes les nouvelles. Se tenir au courant de l'actualité de votre entreprise n'est pas différent. Peu importe si votre entreprise est grande ou petite, avoir la bonne information au bon moment est crucial.

Si vous utilisez la surveillance des médias, vous êtes déjà sur la bonne voie. Pour tirer le meilleur parti de votre expérience de surveillance des médias, vous devez activer vos alertes et résumés.

Les alertes et les résumés vous aident à suivre vos mentions au jour le jour. Vous n'avez pas besoin d'activer les deux fonctionnalités, mais nous vous recommandons de le faire.

Dans ce blog, nous couvrirons chaque fonctionnalité en profondeur. Commençons par les alertes !

Alertes

Pour faire simple, les alertes sont des notifications en temps réel que vous recevez chaque fois qu'une nouvelle mention de votre marque (ou de tout autre mot clé que vous suivez) apparaît en ligne.

Vous pouvez les recevoir sur votre e-mail, Slack ou votre application mobile .

Avec les alertes activées, vous n'aurez plus à vous soucier de manquer une mention même si vous n'êtes pas connecté à l'outil.

Si vous remarquez que le nombre de mentions négatives augmente, vous pourriez avoir une crise qui se prépare sous vos yeux.

Selon Forbes , vous disposez de 15 minutes pour répondre à une crise . Avec les alertes, aucune minute ne sera perdue, car vous saurez que quelque chose ne va pas à la seconde où la crise commence à se préparer.

Vos collègues qui n'utilisent pas l'outil au quotidien peuvent également recevoir des alertes. Cela peut également les aider à rester informés. L'avantage de cette fonctionnalité est qu'elle est hautement personnalisable. Vous pouvez les activer pendant les heures de bureau et les désactiver pendant les heures creuses et les week-ends.

Paramétrage des alertes

La configuration des alertes prend une minute ou deux.

Tout d'abord, vous devez sélectionner l'utilisateur pour lequel vous souhaitez recevoir des alertes et ajouter une nouvelle alerte.
Ensuite, vous devez sélectionner la source de flux (dossier ou requête/requêtes) pour laquelle vous souhaitez recevoir des alertes. L'étape suivante consiste à sélectionner où vous souhaitez recevoir vos alertes.

Si vous souhaitez recevoir des alertes sur Slack, assurez-vous d'avoir intégré votre compte à Mediatoolkit.

À l'étape suivante, vous pouvez choisir quand vous souhaitez arrêter de recevoir des alertes.

Dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir que nous avons décidé de ne pas recevoir d'alertes pendant les heures creuses et les week-ends . Mais, vous pouvez le personnaliser de la manière qui vous convient le mieux.

En plus de désactiver les alertes, vous pouvez également les répéter pendant un certain temps (par exemple, si vous êtes en vacances). Gardez à l'esprit que si vous choisissez l'option Snooze , vous ne recevrez aucune alerte concernant les mentions apparues au cours de cette période.

D'autre part, si vous assistez à une réunion importante pendant une heure ou deux et que vous ne voulez pas être dérangé pendant ce temps, vous pouvez désactiver vos alertes et choisir de les recevoir à la fin de la période de silence. Vous pouvez le faire en sélectionnant Différer les alertes en mode silencieux.

Si vous ne souhaitez pas recevoir d'alertes chaque fois que quelqu'un, par exemple, retweet le même message, vous pouvez sélectionner Supprimer les éléments similaires. De cette façon, vous réduisez le nombre d'alertes que vous recevez, mais vous risquez de manquer les tweets qui attirent le plus l'attention sur votre marque.

Il existe également une option qui vous permet de définir une limite au nombre d'alertes que vous recevez par heure.

En cliquant sur la limite atteinte vous pourrez définir le nombre d'alertes par heure que vous souhaitez recevoir. Vous pouvez choisir entre Illimité, 5, 10, 25, 50, 75 ou 100 alertes par heure.

Par exemple, si vous choisissez de recevoir 5 alertes par heure et que votre marque a 10 mentions au cours de cette heure, vous ne recevrez des alertes que pour les 5 premières mentions. Cette option est idéale si vous ne voulez pas être submergé par les alertes, mais que vous voulez tout de même savoir ce qui se passe.

Alertes de pointe

En plus des alertes régulières, vous recevrez de temps en temps des alertes Spike. Si le nombre de vos mentions commence à augmenter de manière inattendue, cela déclenchera des alertes Spike.

Vous recevrez des alertes de pointe positives ou négatives en fonction du sentiment prédominant du nombre croissant de mentions.

Les alertes de pointe sont automatisées et ne peuvent pas être désactivées.

Les alertes de pointe sont extrêmement utiles pour une détection et une réaction rapides à un nombre croissant de mentions négatives. Les crises des médias sociaux sont comme des boules de neige. Une fois qu'ils commencent à rouler, ils ne font que grossir de plus en plus, surtout si vous ne réagissez pas rapidement.

« Dans notre métier, la rapidité de réaction est la clé du succès. La personne qui possède l'information en premier possède également l'avantage - Mediatoolkit vous aide à y parvenir.

Krešimir Macan, expert en relations publiques et directeur de Manjgura doo

Gestion des alertes

Si vous ne souhaitez plus recevoir d'alertes pour une requête spécifique, vous pouvez facilement les supprimer. Accédez à la section Alertes de la barre d'outils principale et vous y trouverez toutes vos alertes planifiées. De là, vous pouvez modifier vos alertes, les dupliquer ou les supprimer.

Résumés

Les résumés sont des aperçus de vos mentions.

Ils constituent une excellente alternative aux alertes si vous préférez recevoir toutes vos mentions d'une période spécifique dans un e-mail ou un fichier au lieu de recevoir des e-mails individuels pour chaque mention.

Par exemple, vous pouvez programmer la réception de vos résumés tous les jours ouvrables à 8h00. De cette façon, vous pourrez passer en revue vos mentions de la veille, détecter les sujets et les questions qui ont été le plus mentionnés et définir l'ordre du jour pour la journée à venir.

Planification des résumés

Les résumés sont également hautement personnalisables.

Vous pouvez programmer des résumés sur une base quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle . Il existe également une option personnalisée qui vous permet de programmer vos résumés pour des jours spécifiques de la semaine.

Les résumés peuvent vous être envoyés sous forme de liste dans un e-mail et sont également disponibles au format Excel, PDF et Word . Vous pouvez également choisir de recevoir vos résumés sous forme de rapport en sélectionnant l'option Rapport PDF .

Dans la vidéo ci-dessous, découvrez un court didacticiel sur la configuration d'un résumé hebdomadaire au format Excel .

À la toute fin de la configuration des résumés, vous remarquerez quatre options parmi lesquelles vous pouvez choisir.

Le premier est Fusionner avec d'autres résumés . Cette option est utile si vous avez d'autres résumés configurés en même temps, car vous pouvez les fusionner dans un seul e-mail.

C'est une autre façon de limiter le nombre d'e-mails que vous recevez et d'avoir toutes les informations essentielles en un seul endroit.

Ignorer les mentions similaires est la même option que dans les alertes. Avec cela, vous supprimez la possibilité que la même mention apparaisse plusieurs fois dans les résumés (par exemple, les retweets du même message).

Si vous souhaitez être averti même lorsqu'il n'y a pas eu de nouvelles mentions dans la période que vous avez sélectionnée, choisissez l'option Notifier en l'absence de mentions .

Les résumés peuvent également être mis en attente . Si vous choisissez l'option Snooze , l'outil mettra en pause l'envoi des résumés jusqu'à ce que vous désactiviez la répétition.

Gestion des résumés

Vous pouvez accéder à vos résumés via la section Résumé de la barre d'outils principale où vous pourrez voir tous vos résumés programmés.

À partir de là, vous pourrez modifier, dupliquer ou supprimer vos résumés.

Configurer des alertes et des résumés pour vos collègues

Même si certains de vos collègues n'utilisent pas activement l'outil, vous pouvez toujours programmer des alertes et des résumés pour eux.

Vous pouvez le faire en choisissant l'utilisateur qui recevra les alertes et/ou les résumés dans le coin supérieur droit, avant de cliquer sur Ajouter un nouveau résumé ou Ajouter une nouvelle alerte .

Assurez-vous d'avoir préalablement ajouté le collègue à votre organisation dans l'outil.

Pour résumer

Alors que les alertes vous avertiront chaque fois qu'une nouvelle mention apparaît, les résumés vous fourniront un aperçu de vos mentions dans un délai choisi.

Avoir la bonne information au bon moment est essentiel. L'activation de ces fonctionnalités vous aidera à être toujours au courant et à ne jamais manquer les mentions importantes.