Avvisi e digest: come tenere il passo con le tue menzioni

Nel mondo frenetico di oggi, a volte è difficile stare al passo con ogni singola notizia là fuori. Tenere il passo con le notizie sulla tua azienda non è diverso. Non importa se la tua azienda è grande o piccola, avere le informazioni giuste al momento giusto è fondamentale.

Se stai utilizzando il monitoraggio dei media, sei già sulla strada giusta. Per sfruttare al meglio la tua esperienza di monitoraggio dei media, dovresti attivare gli avvisi e i riassunti.

Avvisi e digest ti aiutano a tenere traccia delle tue citazioni su base giornaliera. Non è necessario che entrambe le funzioni siano attive, ma ti consigliamo di farlo.

In questo blog, tratteremo ogni caratteristica in modo approfondito. Cominciamo con gli avvisi!

Avvisi

In parole povere, gli avvisi sono notifiche in tempo reale che ricevi ogni volta che una nuova menzione del tuo marchio (o qualsiasi altra parola chiave che stai monitorando) appare online.

Puoi riceverli sulla tua e-mail, Slack o sull'app mobile .

Con gli avvisi attivati, non dovrai preoccuparti di perdere una menzione anche se non hai effettuato l'accesso allo strumento.

Se noti che il numero di menzioni negative sta crescendo, potresti avere una crisi che si sta preparando davanti ai tuoi occhi.

Secondo Forbes , hai 15 minuti per rispondere a una crisi . Con gli avvisi, nessun minuto andrà sprecato, perché saprai che qualcosa non va nell'istante in cui la crisi inizierà a prepararsi.

Anche i tuoi colleghi che non utilizzano lo strumento quotidianamente possono ricevere avvisi. Questo può anche aiutarli a rimanere aggiornati. La cosa grandiosa di questa funzione è che è altamente personalizzabile. Puoi attivarli durante l'orario di ufficio e disattivarli durante le ore di riposo e nei fine settimana.

Impostazione degli avvisi

L'impostazione degli avvisi richiede uno o due minuti.

Innanzitutto, devi selezionare l'utente che desideri ricevere avvisi e aggiungere un nuovo avviso.
Quindi, devi selezionare l'origine del feed (cartella o query/query) per cui desideri ricevere avvisi. Il passaggio successivo consiste nel selezionare dove desideri ricevere i tuoi avvisi.

Se vuoi ricevere avvisi su Slack, assicurati di aver integrato il tuo account con Mediatoolkit.

Nel passaggio successivo, puoi scegliere quando desideri interrompere la ricezione di avvisi.

Nell'immagine qui sotto, puoi vedere che abbiamo impostato che non vogliamo ricevere avvisi durante i periodi di riposo e nei fine settimana . Ma puoi personalizzarlo nel modo che preferisci.

Oltre a silenziare gli avvisi, puoi anche posticiparli per un po' (ad esempio se sei in vacanza). Tieni presente che se scegli l'opzione Posticipa , non riceverai avvisi sulle menzioni apparse in quel periodo.

D'altra parte, se partecipi a una riunione importante per un'ora o due e non vuoi essere disturbato durante quel periodo, puoi silenziare i tuoi avvisi e scegliere di riceverli al termine del periodo di silenzio. Puoi farlo selezionando Ritarda avvisi in modalità silenziosa.

Se non vuoi ricevere avvisi ogni volta che qualcuno, ad esempio, ritwitta lo stesso post, puoi selezionare Elimina simili. In questo modo ridurrai il numero di avvisi che ricevi, ma potresti perderti i tweet che stanno ottenendo la massima attenzione in relazione al tuo marchio.

C'è anche un'opzione che ti consente di impostare un limite al numero di avvisi che ricevi all'ora.

Cliccando sul Limite raggiunto potrai impostare il numero di avvisi all'ora che desideri ricevere. Puoi scegliere tra illimitati, 5, 10, 25, 50, 75 o 100 avvisi all'ora.

Ad esempio, se scegli di ricevere 5 avvisi all'ora e il tuo marchio ha 10 menzioni in quell'ora, riceverai avvisi solo per le prime 5 menzioni. Questa opzione è ottima se non vuoi essere sopraffatto dagli avvisi, ma vuoi comunque sapere cosa sta succedendo.

Avvisi di picco

A parte gli avvisi regolari, di tanto in tanto riceverai avvisi Spike. Se il numero delle tue menzioni inizia a crescere in modo imprevisto, si attiveranno avvisi di Spike.

Riceverai avvisi di picco positivi o negativi a seconda del sentimento predominante del numero crescente di menzioni.

Gli avvisi di picco sono automatizzati e non possono essere disattivati.

Gli avvisi di picco sono estremamente utili per il rilevamento rapido e la reazione a un numero crescente di menzioni negative. Le crisi dei social media sono come palle di neve. Una volta che iniziano a rotolare, diventano sempre più grandi, soprattutto se non reagisci prontamente.

“Nel nostro business, la velocità di reazione è la chiave del successo. La persona che possiede le informazioni per prima, possiede anche il vantaggio: Mediatoolkit ti aiuta a raggiungere questo obiettivo.

Krešimir Macan, esperto di pubbliche relazioni e Direttore di Manjgura doo

Gestione degli avvisi

Se non desideri più ricevere avvisi per una query specifica, puoi rimuoverli facilmente. Vai alla sezione Avvisi nella barra degli strumenti principale e lì troverai tutti gli avvisi programmati. Da lì, puoi modificare i tuoi avvisi, duplicarli o rimuoverli.

Digerisce

I riassunti sono panoramiche delle tue citazioni.

Sono un'ottima alternativa agli avvisi se preferisci ricevere tutte le tue menzioni di un periodo specifico in un'e-mail o in un file invece di ricevere singole e-mail per ogni menzione.

Ad esempio, puoi programmare di ricevere i tuoi riassunti ogni giorno lavorativo alle 8:00. In questo modo sarai in grado di esaminare le tue citazioni del giorno precedente, rilevare gli argomenti e le domande che sono stati menzionati di più e impostare l'agenda per il giorno successivo.

Pianificazione digest

I riassunti sono anche altamente personalizzabili.

È possibile pianificare i riassunti su base giornaliera, settimanale o mensile . C'è anche un'opzione personalizzata che ti consente di programmare i tuoi riassunti per giorni specifici della settimana.

I riassunti possono essere inviati come elenco in un'e-mail e sono disponibili anche in formato Excel, PDF e Word . Puoi anche scegliere di ricevere i tuoi riassunti in un formato di report selezionando l'opzione Report PDF .

Nel video qui sotto, dai un'occhiata a un breve tutorial su come impostare un digest settimanale in formato Excel .

Alla fine della configurazione dei digest, noterai quattro opzioni tra cui scegliere.

Il primo è Unisci con altri digest . Questa opzione è utile se hai altri digest impostati contemporaneamente perché puoi unirli insieme in un'unica email.

Questo è un altro modo per limitare il numero di e-mail che ricevi e avere tutte le informazioni essenziali in un unico posto.

Elimina menzioni simili è la stessa opzione degli avvisi. Con esso, stai rimuovendo la possibilità che la stessa menzione venga mostrata più volte nei digest (es. retweet dello stesso post).

Se vuoi ricevere una notifica anche quando non ci sono state nuove menzioni nell'intervallo di tempo che hai selezionato, scegli l'opzione Notifica quando nessuna menzione .

Anche i digest possono essere posticipati . Se scegli l'opzione Posticipa , lo strumento interromperà l'invio dei riassunti finché non disattivi la ripetizione.

Gestire i digest

Puoi accedere ai tuoi digest attraverso la sezione Digest sulla barra degli strumenti principale dove potrai vedere tutti i tuoi digest programmati.

Da lì, sarai in grado di modificare, duplicare o rimuovere i tuoi riassunti.

Impostazione di avvisi e digest per i tuoi colleghi

Anche se alcuni dei tuoi colleghi non utilizzano attivamente lo strumento, puoi comunque pianificare avvisi e digest per loro.

Puoi farlo scegliendo l'utente che riceverà avvisi e/o riassunti nell'angolo in alto a destra, prima di fare clic su Aggiungi nuovo riassunto o Aggiungi nuovo avviso .

Assicurati di aver aggiunto in anticipo il collega alla tua organizzazione nello strumento.

Per riassumere

Mentre gli avvisi ti avviseranno ogni volta che appare una nuova menzione, i riassunti ti forniranno una panoramica delle tue menzioni in un periodo di tempo prescelto.

Avere le informazioni giuste al momento giusto è essenziale. L'abilitazione di queste funzionalità ti aiuterà a essere sempre aggiornato e a non perdere mai menzioni importanti.