Alerty i podsumowania: jak nadążyć za wzmiankami

W dzisiejszym zabieganym świecie czasami trudno jest nadążyć za każdą wiadomością. Nie inaczej jest być na bieżąco z wiadomościami o Twojej firmie. Bez względu na to, czy Twoja firma jest duża czy mała, posiadanie właściwych informacji we właściwym czasie jest kluczowe.

Jeśli korzystasz z monitoringu mediów, jesteś już na dobrej drodze. Aby jak najlepiej wykorzystać możliwości monitorowania multimediów, należy włączyć alerty i podsumowania.

Alerty i podsumowania ułatwiają codzienne śledzenie wzmianek. Nie musisz mieć włączonych obu funkcji, ale zalecamy to zrobić.

W tym blogu szczegółowo omówimy każdą funkcję. Zacznijmy od alertów!

Alerty

Mówiąc prościej, alerty to powiadomienia w czasie rzeczywistym, które otrzymujesz za każdym razem, gdy nowa wzmianka o Twojej marce (lub innych śledzonych słowach kluczowych) pojawia się online.

Możesz je otrzymać na swój e-mail, Slack lub aplikację mobilną .

Po włączeniu alertów nie musisz się martwić, że przegapisz wzmiankę, nawet jeśli nie jesteś zalogowany w narzędziu.

Jeśli zauważysz, że liczba negatywnych wzmianek rośnie, być może masz przed oczami kryzys.

Według Forbesa masz 15 minut na zareagowanie na kryzys . Dzięki alertom żadna minuta nie zostanie zmarnowana, ponieważ będziesz wiedział, że coś jest nie tak, gdy tylko zacznie nabierać się kryzys.

Twoi współpracownicy, którzy nie korzystają na co dzień z narzędzia, również mogą otrzymywać alerty. To może pomóc im również pozostać w pętli. Wspaniałą rzeczą w tej funkcji jest to, że można ją w dużym stopniu dostosować. Możesz je włączać w godzinach pracy i wyciszać poza godzinami pracy i w weekendy.

Konfigurowanie alertów

Konfigurowanie alertów zajmuje minutę lub dwie.

Najpierw musisz wybrać użytkownika, któremu chcesz otrzymywać alerty i dodać nowy alert.
Następnie musisz wybrać źródło kanału (folder lub zapytanie/zapytania), dla którego chcesz otrzymywać alerty. Następnym krokiem jest wybranie, gdzie chcesz otrzymywać alerty.

Jeśli chcesz otrzymywać alerty na Slack, upewnij się, że zintegrowałeś swoje konto z Mediatoolkit.

W następnym kroku możesz wybrać, kiedy chcesz przestać otrzymywać alerty.

Na poniższym obrazku widać, że ustawiliśmy, że nie chcemy otrzymywać alertów poza godzinami pracy i w weekendy . Możesz go jednak dostosować w dowolny sposób.

Oprócz wyciszania alertów możesz je także na chwilę wyciszyć (np. jeśli jesteś na wakacjach). Pamiętaj, że jeśli wybierzesz opcję Odłóż , nie będziesz otrzymywać powiadomień o wzmiankach, które pojawiły się w tym okresie.

Z drugiej strony, jeśli uczestniczysz w ważnym spotkaniu przez godzinę lub dwie i nie chcesz, aby Ci w tym czasie przeszkadzano, możesz wyciszyć alerty i zdecydować się na otrzymywanie ich po zakończeniu okresu ciszy. Możesz to zrobić, wybierając opcję Opóźnij alerty przy wyciszeniu.

Jeśli nie chcesz otrzymywać alertów za każdym razem, gdy ktoś retweetuje ten sam post, możesz wybrać opcję Odrzuć podobne. W ten sposób zmniejszysz liczbę otrzymywanych alertów, ale możesz przegapić tweety, które przyciągają najwięcej uwagi związane z Twoją marką.

Dostępna jest również opcja, która pozwala ustawić limit liczby alertów, które otrzymujesz na godzinę.

Klikając Osiągnięto limit , będziesz mógł ustawić liczbę alertów na godzinę, które chcesz otrzymywać. Możesz wybierać spośród Nieograniczonych, 5, 10, 25, 50, 75 lub 100 alertów na godzinę.

Na przykład, jeśli zdecydujesz się otrzymywać 5 alertów na godzinę, a Twoja marka ma 10 wzmianek w tej godzinie, otrzymasz alerty tylko dla pierwszych 5 wzmianek. Ta opcja jest świetna, jeśli nie chcesz być przytłoczony alertami, ale nadal chcesz wiedzieć, co się dzieje.

Alarmy kolców

Oprócz regularnych alertów od czasu do czasu otrzymasz alerty Spike. Jeśli liczba Twoich wzmianek zacznie niespodziewanie rosnąć, wywoła to alerty Spike.

Będziesz otrzymywać alerty o wzrostach pozytywnych lub negatywnych w zależności od dominującego nastawienia związanego z rosnącą liczbą wzmianek.

Alerty Spike są automatyczne i nie można ich wyłączyć.

Alerty Spike są niezwykle przydatne do szybkiego wykrywania i reagowania na rosnącą liczbę negatywnych wzmianek. Kryzysy w mediach społecznościowych są jak śnieżki. Kiedy zaczną się toczyć, stają się coraz większe i większe, zwłaszcza jeśli nie reagujesz szybko.

„W naszej branży szybkość reakcji jest kluczem do sukcesu. Osoba, która jako pierwsza posiada informacje, ma również przewagę – Mediatoolkit pomaga Ci to osiągnąć.”

Krešimir Macan, ekspert ds. public relations i dyrektor w Manjgura doo

Zarządzanie alertami

Jeśli nie chcesz już otrzymywać alertów dotyczących konkretnego zapytania, możesz je łatwo usunąć. Przejdź do sekcji Alerty na głównym pasku narzędzi, gdzie znajdziesz wszystkie zaplanowane alerty. Stamtąd możesz edytować swoje alerty, duplikować je lub usuwać.

Przetrawienia

Streszczenia to przeglądy twoich wzmianek.

Stanowią świetną alternatywę dla alertów, jeśli wolisz otrzymywać wszystkie wzmianki z określonego okresu w jednym e-mailu lub pliku zamiast otrzymywać pojedyncze e-maile dla każdej wzmianki.

Na przykład możesz zaplanować otrzymywanie podsumowań w każdy dzień roboczy o godzinie 8 rano. W ten sposób będziesz mógł przejrzeć wzmianki z poprzedniego dnia, wykryć najczęściej poruszane tematy i pytania oraz ustalić plan na nadchodzący dzień.

Planowanie podsumowań

Skróty są również wysoce konfigurowalne.

Zestawienia można zaplanować na dzień, tydzień lub miesiąc . Dostępna jest również niestandardowa opcja , która umożliwia zaplanowanie podsumowań na określone dni tygodnia.

Streszczenia mogą być wysyłane do Ciebie jako lista w wiadomości e-mail i są również dostępne w formacie Excel, PDF i Word . Możesz również wybrać otrzymywanie streszczeń w formacie raportu, wybierając opcję Zgłoś PDF .

W poniższym filmie obejrzyj krótki samouczek dotyczący konfigurowania cotygodniowego podsumowania w formacie programu Excel .

Na samym końcu konfigurowania podsumowań zauważysz cztery opcje do wyboru.

Pierwszym z nich jest Połącz z innymi skrótami . Ta opcja jest przydatna, jeśli w tym samym czasie masz skonfigurowane inne zestawienia, ponieważ możesz je scalić w jednym e-mailu.

To kolejny sposób na ograniczenie liczby otrzymywanych e-maili i zgromadzenie wszystkich niezbędnych informacji w jednym miejscu.

Odrzuć podobne wzmianki to ta sama opcja, co w przypadku alertów. Dzięki temu usuwasz możliwość wielokrotnego wyświetlania tej samej wzmianki w podsumowaniach (np. retweetach tego samego posta).

Jeśli chcesz otrzymywać powiadomienia, nawet jeśli w wybranym okresie nie było żadnych nowych wzmianek, wybierz opcję Powiadom, gdy nie ma żadnych wzmianek .

Trawienia można również uśpić . Jeśli wybierzesz opcję Odłóż, narzędzie wstrzyma wysyłanie podsumowań, dopóki nie wyłączysz drzemki .

Zarządzanie skrótami

Dostęp do podsumowań można uzyskać w sekcji Podsumowanie na głównym pasku narzędzi, gdzie można zobaczyć wszystkie zaplanowane podsumowania.

Stamtąd będziesz mógł edytować, duplikować lub usuwać skróty.

Konfigurowanie alertów i podsumowań dla współpracowników

Nawet jeśli niektórzy Twoi współpracownicy nie korzystają aktywnie z tego narzędzia, nadal możesz zaplanować dla nich alerty i podsumowania.

Możesz to zrobić, wybierając użytkownika, który będzie otrzymywać alerty i/lub podsumowania w prawym górnym rogu, zanim klikniesz Dodaj nowe streszczenie lub Dodaj nowy alert .

Upewnij się, że wcześniej dodałeś współpracownika do swojej organizacji w narzędziu.

Podsumowując

Podczas gdy alerty będą powiadamiać Cię za każdym razem, gdy pojawi się nowa wzmianka, podsumowania zapewnią przegląd Twoich wzmianek w wybranym przedziale czasowym.

Posiadanie właściwych informacji we właściwym czasie jest niezbędne. Włączenie tych funkcji pomoże Ci zawsze być na bieżąco i nigdy nie przegapić ważnych wzmianek.