Passaggio all'invio di fax online per le piccole imprese

Come proprietario di una piccola impresa, hai sicuramente incorporato nuove tecnologie e soluzioni digitali nelle tue operazioni quotidiane: applicazioni e sistemi che hanno portato a risparmi, tempo prezioso e ti hanno aiutato a migliorare la tua attività. Ma se sei come la maggior parte delle aziende, c'è un'operazione essenziale in cui sei ancora in ritardo nell'adozione della tecnologia più recente: l'invio di fax online.

Contrariamente a quanto si pensa, sempre più aziende stanno ritirando i propri fax tradizionali e optano per servizi di fax senza carta basati su cloud. L'invio di fax online non richiede apparecchiature o hardware in loco, è facile da usare come e-mail, migliora la sicurezza e la conformità alle normative dei fax aziendali e può farti risparmiare un sacco di soldi sull'attuale infrastruttura fax.

Se stai pensando di passare dal fax tradizionale al fax online che si integra perfettamente con le tue esigenze aziendali, non sei il solo. Oltre l'80% delle aziende in vari segmenti di mercato utilizza ancora il fax in un modo o nell'altro. In questa guida, forniamo alcune informazioni su come aiutare la tua piccola impresa a passare senza problemi al fax online.

Perché fare il passaggio?

Il fax è uno strumento su cui le piccole imprese in settori come finanziamento, immobiliare, assicurazioni, diritto, assistenza sanitaria e agenzie fanno affidamento per trasmettere documenti riservati, documenti legalmente vincolanti e altri documenti, nel rispetto dei processi stabiliti e di un'ampia gamma di motivi diversi. Tuttavia, poiché sempre più persone passano a tecnologie convenienti con risultati immediati, stare sopra un fax fisico sembra sempre meno attraente per coloro che inviano fax.

Quindi, se ti stai ancora chiedendo se cambiare o meno, dovresti sapere che il fax online è in circolazione da un po' di tempo. Ed è più facile che mai trovare fornitori di servizi affidabili che forniscano robuste applicazioni di cloud fax in grado di soddisfare tutte le tue esigenze. Il passaggio all'invio di fax online comporta numerosi vantaggi, come evidenziato di seguito.

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Di cosa hai bisogno per la transizione e come farlo?

Per quanto riguarda il numero per il tuo servizio fax, puoi conservare il tuo numero esistente e trasferirlo nel servizio fax online una volta che ti sei registrato. Assicurati di chiedere al fornitore di servizi se offre il servizio di porting. Avrai anche bisogno di uno scanner per documenti di buona qualità in modo da poter inviare facilmente i file via fax online in un attimo.

Quando scegli un servizio fax online affidabile, devi tenere a mente alcune cose:

Pianificazione per la transizione

La tecnologia di risparmio della carta come l'invio di fax online è un ottimo investimento se eseguita correttamente. Ecco perché è fondamentale per le piccole imprese elaborare un piano con obiettivi programmati e un obiettivo chiaro. Ciò li aiuterà a garantire una transizione costante da macchine o server fax a servizi fax basati su cloud. Una corretta pianificazione in anticipo garantisce una transizione senza intoppi in breve tempo.

È fondamentale condurre un semplice programma di formazione in cui il personale può apprendere i fondamenti dell'invio di fax online e come utilizzarlo correttamente con gli strumenti e le apparecchiature di supporto essenziali, come PC, Internet e stampanti. Questo è fondamentale affinché tutti nella tua piccola impresa possano capire perché la tua attività è in fase di transizione.

Dai la priorità ai tuoi obiettivi

Non appena hai tracciato le basi per la transizione, specifica quali obiettivi dovrebbero essere la priorità assoluta per tutti i tuoi lavoratori. Organizzare i tuoi obiettivi per importanza ti aiuterà a raggiungerli con facilità. Ciò renderà anche il passaggio dal fax tradizionale al fax online più snello e più facile per la tua piccola impresa.

Considera che la maggior parte delle persone nella tua azienda non è abituata a utilizzare servizi fax basati su cloud. Quindi, prima dai la priorità a questo compito. Consenti al tuo personale di comprendere tutte le nozioni di base richieste nelle fasi iniziali della transizione. Questo può essere fatto attraverso sessioni di formazione o creando una guida completa con informazioni utili, come l'invio e la ricezione di fax.

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Tieni traccia dei tuoi obiettivi nel processo di transizione

Una volta stabilite le priorità, il passaggio successivo consiste nel creare un piano giornaliero, settimanale e mensile per vedere se il personale o il team stanno sviluppando una comprensione della nuova tecnologia. Monitorando i progressi compiuti nell'utilizzo del cloud fax e della produttività nelle tue operazioni, puoi identificare i problemi quando si presentano e sapere come gestirli al meglio.

L'adeguamento ai nuovi cambiamenti in un ambiente aziendale può essere difficile per le aziende. Tuttavia, il passaggio all'invio di fax online non dovrebbe essere una grande sfida. Questo perché la tecnologia è praticamente semplice da usare. Finché monitori i progressi e segnali le modifiche, la tua piccola impresa è sulla strada giusta per sfruttare tutti i vantaggi dei servizi di cloud fax.

Organizza il tuo spazio per piccole imprese

Poiché la tua piccola impresa accoglie favorevolmente la tecnologia digitale senza carta, devi adottare misure misurate per garantire che il processo di transizione non interrompa la cultura del tuo posto di lavoro. Ad esempio, vorrai assicurarti che l'organizzazione dell'ufficio sia efficiente. Incoraggia i dipendenti a sbarazzarsi degli schedari stipati e assicurati il ​​corretto coordinamento dell'archiviazione basata su cloud di tutti i file.

Come parte del passaggio a soluzioni paperless come il fax online, prendi in considerazione la scelta di un programma fax basato su cloud che offra un sistema di archiviazione e archiviazione dei documenti con crittografia dei dati affidabile per mantenere i tuoi vecchi documenti al sicuro e ben organizzati. Un servizio di cloud fax può archiviare una vasta gamma di file inviati e ricevuti a cui puoi accedere da più dispositivi.

Opzioni di fax online per la tua piccola impresa

Come piccolo imprenditore, sai che le operazioni quotidiane possono richiedere la maggior parte del tuo tempo di lavoro. A volte, trovare il tempo per sedersi davanti al computer per leggere le e-mail può essere una sfida. Ciò significa che a volte non è possibile nemmeno inviare e ricevere fax via e-mail. Fortunatamente, la maggior parte dei servizi fax online offre altre opzioni per inviare e ricevere fax.

Le app mobili, insieme a potenti strumenti fax online, rendono l'invio e la ricezione di fax il più conveniente possibile. Puoi utilizzare un account online fornito dal provider di servizi, un'app mobile, un'app di messaggistica fax online o la tua e-mail su qualsiasi dispositivo in pochi semplici passaggi. Ciò che conta di più è capire quali opzioni offre il tuo servizio di cloud fax.

Perché è importante collaborare con il giusto servizio di fax online?

La collaborazione con il giusto servizio di cloud fax esternalizza efficacemente tutte le tue funzioni di fax. Elimina la necessità di capitale iniziale, supporto hardware continuo e manutenzione. Se guardi alle tue attuali funzioni fax, dovresti essere in grado di determinare se la tua piccola impresa sta beneficiando in termini di capacità, costi e scalabilità.

Il giusto servizio fax online dovrebbe eccellere in queste tre aree. Dovrebbero essere in grado di fornire una soluzione affidabile e scalabile adatta alle esigenze della tua piccola impresa. Inoltre, un programma di formazione approfondito è fondamentale affinché tu e il tuo personale possiate imparare a utilizzare il servizio. Ciò garantisce una transizione graduale. Anche il supporto continuo è fondamentale, quindi non rimani bloccato quando hai bisogno di aiuto.

Lavorare con un rinomato provider di fax online ti dà tranquillità. Puoi essere certo che hanno il prodotto giusto e le conoscenze di supporto per gestire la transizione in modo efficace. Ciò consentirà alla tua piccola impresa di continuare a fornire un servizio di alto livello ai tuoi clienti.

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Conclusione

Come imprenditore impegnato in un eccellente servizio clienti e relazioni con i clienti. È fondamentale garantire che i fax mission-critical non vengano interrotti. Soprattutto se sei in operazioni aziendali che hanno a che fare con la condivisione di molti documenti. Il passaggio dal fax tradizionale al fax online è una delle migliori decisioni strategiche che puoi prendere quando si tratta di eliminare la carta.

Naturalmente, prima di scegliere un servizio fax online, ti consigliamo di confrontare diversi fornitori. Controlla le funzionalità che offrivano e leggi le recensioni dei clienti. Un servizio fax online affidabile dovrebbe essere facile da usare ogni giorno sia per scopi personali che professionali. Dovrebbe anche essere rapido, offrire la maggiore sicurezza di cui hai bisogno per i tuoi fax, essere conveniente e conveniente.