Transição para fax on-line para pequenas empresas

Como proprietário de uma pequena empresa, você certamente incorporou novas tecnologias e soluções digitais em suas operações diárias – aplicativos e sistemas que resultaram em economia, tempo valioso e o ajudaram a melhorar seus negócios. Mas se você for como a maioria das empresas, há uma operação essencial em que você ainda demora para adotar a tecnologia mais recente – o fax online.

Ao contrário do que você pensa, mais e mais empresas estão aposentando suas máquinas de fax tradicionais e optando por serviços de fax sem papel e baseados em nuvem. O fax on-line não requer equipamento ou hardware no local, é fácil de usar como e-mail, aumenta a segurança e a conformidade normativa de seus faxes comerciais e pode economizar muito dinheiro em sua infraestrutura de fax atual.

Se você está pensando em fazer a transição do fax tradicional para o fax online que se integra perfeitamente às suas necessidades de negócios, você não está sozinho. Mais de 80% das empresas em vários segmentos de mercado ainda usam fax de uma forma ou de outra. Neste guia, fornecemos algumas informações sobre como ajudar sua pequena empresa a fazer a transição para o fax on-line sem problemas.

Por que fazer a troca?

O fax é uma ferramenta que as pequenas empresas em setores como financiamento, imobiliário, seguros, direito, saúde e agências confiam para transmitir documentos confidenciais, documentos juridicamente vinculativos e outros documentos em conformidade com os processos estabelecidos e uma ampla variedade de motivos diferentes. No entanto, à medida que mais pessoas migram para tecnologias convenientes com resultados instantâneos, ficar em frente a uma máquina de fax física parece cada vez menos atraente para aqueles que enviam fax.

Portanto, se você ainda está se perguntando se deve mudar ou não, saiba que o fax on-line já existe há algum tempo. E está mais fácil do que nunca encontrar provedores de serviços confiáveis ​​que forneçam aplicativos robustos de fax na nuvem que possam atender a todas as suas necessidades. Mudar para o fax online traz vários benefícios, conforme destacado abaixo.

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O que você precisa para fazer a transição e como fazê-lo?

Com relação ao número do seu serviço de fax, você pode manter o número existente e transferi-lo para o serviço de fax online depois de se inscrever. Certifique-se de perguntar ao provedor de serviços se eles oferecem o serviço de portabilidade. Você também precisará de um scanner de documentos de boa qualidade para que você possa enviar arquivos por fax on-line com facilidade.

Ao escolher um serviço de fax online confiável, há algumas coisas que você precisa ter em mente:

Planejamento para a transição

A tecnologia de economia de papel, como o fax online, é um grande investimento quando executada corretamente. É por isso que é vital que as pequenas empresas elaborem um plano com metas programadas e um objetivo claro. Isso os ajudará a garantir uma transição estável de máquinas ou servidores de fax para serviços de fax baseados em nuvem. O planejamento adequado com antecedência garante uma transição suave em pouco tempo.

É crucial realizar um programa de treinamento simples em que sua equipe possa aprender sobre os fundamentos do fax on-line e como usá-lo corretamente com as ferramentas e equipamentos de suporte essenciais, como PCs, Internet e impressoras. Isso é fundamental para que todos em sua pequena empresa possam entender por que sua empresa está em transição.

Priorize seus objetivos

Assim que você definir as bases para a transição, especifique quais metas devem ser a principal prioridade para todos os seus funcionários. Organizar seus objetivos por importância o ajudará a alcançá-los com facilidade. Isso também tornará a transição do fax tradicional para o fax on-line mais simplificada e mais fácil para sua pequena empresa se adaptar.

Considere que a maioria das pessoas em sua empresa não está acostumada a usar serviços de fax baseados em nuvem. Portanto, priorize essa tarefa primeiro. Permita que sua equipe entenda todos os fundamentos necessários nos estágios iniciais da transição. Isso pode ser feito por meio de sessões de treinamento ou criando um guia abrangente com informações úteis, como envio e recebimento de fax.

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Acompanhe seus objetivos no processo de transição

Depois de definir suas prioridades, o próximo passo é criar um plano diário, semanal e mensal para ver se sua equipe ou equipe está desenvolvendo uma compreensão da nova tecnologia. Ao acompanhar o progresso feito no uso de fax na nuvem e produtividade em suas operações, você pode identificar problemas quando eles surgirem e saber a melhor forma de lidar com eles.

Ajustar-se a novas mudanças em um ambiente de negócios pode ser um desafio para as empresas. Mas, fazer a transição para o fax online não deve ser um grande desafio. Isso porque a tecnologia é bastante simples de usar. Desde que você acompanhe o progresso e relate as alterações, sua pequena empresa está no caminho certo para aproveitar todos os benefícios dos serviços de fax na nuvem.

Organize seu espaço para pequenas empresas

Como sua pequena empresa aceita a tecnologia digital sem papel, você deve tomar medidas ponderadas para garantir que o processo de transição não atrapalhe a cultura do seu local de trabalho. Por exemplo, você deve garantir que a organização do escritório seja eficiente. Incentive os funcionários a se livrarem de armários de arquivos lotados e garanta a coordenação adequada do armazenamento baseado em nuvem de todos os arquivos.

Como parte da transição para soluções sem papel, como fax on-line, considere escolher um programa de fax baseado em nuvem que ofereça um sistema de arquivamento e armazenamento de documentos com criptografia de dados confiável para manter seus documentos antigos seguros e bem organizados. Um serviço de fax na nuvem pode armazenar uma grande variedade de arquivos enviados e recebidos que você pode acessar de vários dispositivos.

Opções de fax on-line para sua pequena empresa

Como proprietário de uma pequena empresa, você sabe que as operações diárias podem ocupar a maior parte do seu tempo de trabalho. Às vezes, encontrar tempo para sentar na frente do computador para ler e-mails pode ser um desafio. Isso significa que mesmo enviar e receber faxes por e-mail às vezes pode não ser possível. Felizmente, a maioria dos serviços de fax online oferece outras opções para enviar e receber faxes.

Aplicativos móveis, juntamente com poderosas ferramentas de fax online, tornam o envio e recebimento de faxes o mais conveniente possível. Você pode usar uma conta online fornecida pelo provedor de serviços, um aplicativo móvel, um aplicativo de mensagens de fax online ou seu e-mail em qualquer dispositivo em algumas etapas fáceis. O que mais importa é entender quais opções seu serviço de fax na nuvem oferece.

Por que fazer parceria com o serviço de fax on-line certo é importante?

A parceria com o serviço de fax na nuvem certo terceiriza efetivamente todas as suas funções de fax. Ele elimina a necessidade de capital inicial, suporte contínuo de hardware e manutenção. Se você observar suas funções de fax atuais, poderá determinar se sua pequena empresa está se beneficiando em termos de capacidade, custo e escalabilidade.

O serviço de fax on-line certo deve se destacar nessas três áreas. Eles devem ser capazes de fornecer uma solução confiável e escalável que atenda às necessidades de sua pequena empresa. Além disso, um programa de treinamento aprofundado é fundamental para que você e sua equipe possam aprender a usar o serviço. Isso garante uma transição suave. O suporte contínuo também é vital, para que você não fique preso quando precisar de ajuda.

Trabalhar com um provedor de fax on-line respeitável lhe dá tranquilidade. Você pode ter certeza de que eles têm o produto certo e o conhecimento de suporte para lidar com a transição de forma eficaz. Isso permitirá que sua pequena empresa continue fornecendo um alto nível de serviço aos seus clientes.

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Conclusão

Como empresário comprometido com o excelente atendimento e relacionamento com o cliente. É crucial garantir que o envio de faxes de missão crítica não seja interrompido. Especialmente, se você estiver em operações comerciais que lidam com muito compartilhamento de documentos. Mudar do fax tradicional para o fax online é uma das melhores decisões estratégicas que você pode tomar quando se trata de não usar papel.

Claro, antes de escolher um serviço de fax online, você vai querer comparar diferentes provedores. Verifique os recursos que eles ofereceram e leia as avaliações dos clientes. Um serviço de fax online confiável deve ser fácil de usar todos os dias para fins pessoais e profissionais. Ele também deve ser rápido, oferecer a segurança aprimorada de que você precisa para seus faxes, ser conveniente e econômico.