Umstellung auf Online-Faxen für kleine Unternehmen

Als Inhaber eines kleinen Unternehmens haben Sie sicherlich neue Technologien und digitale Lösungen in Ihren täglichen Betrieb integriert – Anwendungen und Systeme, die zu Einsparungen und wertvoller Zeit geführt und Ihnen geholfen haben, Ihr Geschäft zu verbessern. Aber wenn es Ihnen wie den meisten Unternehmen geht, gibt es einen wesentlichen Vorgang, bei dem Sie bei der Einführung der neuesten Technologie noch hinterherhinken – Online-Faxen.

Entgegen Ihrer Meinung ziehen immer mehr Unternehmen ihre traditionellen Faxgeräte in den Ruhestand und entscheiden sich für cloudbasierte, papierlose Faxdienste. Online-Faxen erfordert keine Geräte oder Hardware vor Ort, ist einfach wie E-Mail zu verwenden, verbessert die Sicherheit und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften Ihrer Geschäftsfaxe und kann Ihnen gegenüber Ihrer derzeitigen Faxinfrastruktur viel Geld sparen.

Wenn Sie daran denken, von herkömmlichem Fax auf Online-Fax umzustellen, das sich perfekt in Ihre geschäftlichen Anforderungen integrieren lässt, sind Sie nicht allein. Über 80 % der Unternehmen in verschiedenen Marktsegmenten verwenden Fax immer noch auf die eine oder andere Weise. In diesem Leitfaden geben wir Ihnen einige Einblicke, wie Sie Ihrem Kleinunternehmen bei der reibungslosen Umstellung auf Online-Fax helfen können.

Warum wechseln?

Faxen ist ein Werkzeug, auf das sich kleine Unternehmen in Bereichen wie Finanzen, Immobilien, Versicherungen, Recht, Gesundheitswesen und Behörden verlassen, um vertrauliche Dokumente, rechtsverbindliche Unterlagen und andere Dokumente zu übermitteln und gleichzeitig etablierte Prozesse und eine Vielzahl von verschiedenen Gründen einzuhalten. Da jedoch immer mehr Menschen auf praktische Technologien mit sofortigen Ergebnissen umsteigen, scheint es für diejenigen, die faxen, immer weniger attraktiv zu sein, vor einem physischen Faxgerät zu stehen.

Wenn Sie sich also immer noch fragen, ob Sie umsteigen sollen oder nicht, sollten Sie wissen, dass es das Online-Faxen schon seit einiger Zeit gibt. Und es ist einfacher denn je, zuverlässige Dienstanbieter zu finden, die robuste Cloud-Faxanwendungen anbieten, die alle Ihre Anforderungen erfüllen können. Der Wechsel zum Online-Faxen bringt mehrere Vorteile mit sich, wie unten hervorgehoben wird.

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Was brauchen Sie für den Übergang und wie geht das?

Was die Nummer für Ihren Faxdienst betrifft, können Sie Ihre bestehende Nummer behalten und nach der Anmeldung in den Online-Faxdienst portieren. Fragen Sie unbedingt den Dienstanbieter, ob er den Portierungsdienst anbietet. Sie benötigen außerdem einen hochwertigen Dokumentenscanner, damit Sie Dateien im Handumdrehen online faxen können.

Bei der Auswahl eines zuverlässigen Online-Faxdienstes müssen Sie einige Dinge beachten:

Planung für den Übergang

Papiersparende Technologien wie das Online-Faxen sind eine großartige Investition, wenn sie richtig ausgeführt werden. Aus diesem Grund ist es für kleine Unternehmen von entscheidender Bedeutung, einen Plan mit geplanten Zielen und einem klaren Ziel zu erstellen. Dies wird ihnen helfen, einen stetigen Übergang von Faxgeräten oder Servern zu Cloud-basierten Faxdiensten sicherzustellen. Die richtige Planung im Voraus sorgt für einen reibungslosen Übergang in kurzer Zeit.

Es ist von entscheidender Bedeutung, ein einfaches Schulungsprogramm durchzuführen, bei dem Ihre Mitarbeiter die Grundlagen des Online-Faxens und die korrekte Verwendung mit den wesentlichen unterstützenden Tools und Geräten wie PCs, Internet und Druckern erlernen können. Dies ist entscheidend, damit jeder in Ihrem kleinen Unternehmen verstehen kann, warum Ihr Unternehmen umgestellt wird.

Priorisieren Sie Ihre Ziele

Sobald Sie die Weichen für den Übergang gestellt haben, legen Sie fest, welche Ziele für alle Ihre Mitarbeiter oberste Priorität haben sollen. Wenn Sie Ihre Ziele nach Wichtigkeit organisieren, können Sie sie mit Leichtigkeit erreichen. Dadurch wird auch der Übergang vom herkömmlichen Fax zum Online-Fax optimiert und für Ihr kleines Unternehmen einfacher, sich darauf einzustellen.

Bedenken Sie, dass die meisten Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen nicht daran gewöhnt sind, cloudbasierte Faxdienste zu nutzen. Priorisieren Sie diese Aufgabe also zuerst. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, alle Grundlagen zu verstehen, die in der Anfangsphase des Übergangs erforderlich sind. Dies kann entweder durch Schulungen erfolgen oder durch die Erstellung eines umfassenden Ratgebers mit nützlichen Informationen, wie z. B. zum Senden und Empfangen von Faxen.

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Verfolgen Sie Ihre Ziele im Übergangsprozess

Sobald Sie Ihre Prioritäten festgelegt haben, besteht der nächste Schritt darin, einen Tages-, Wochen- und Monatsplan zu erstellen, um zu sehen, ob Ihre Mitarbeiter oder Ihr Team ein Verständnis für die neue Technologie entwickeln. Indem Sie den Fortschritt bei der Verwendung von Cloud-Faxen und Produktivität in Ihren Betrieben verfolgen, können Sie Probleme erkennen, wenn sie auftreten, und wissen, wie Sie am besten damit umgehen.

Die Anpassung an neue Veränderungen in einem Geschäftsumfeld kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen. Der Übergang zum Online-Faxen sollte jedoch keine große Herausforderung darstellen. Das liegt daran, dass die Technologie ziemlich einfach zu bedienen ist. Solange Sie den Fortschritt verfolgen und über Änderungen berichten, ist Ihr kleines Unternehmen auf dem richtigen Weg, um die Vorteile von Cloud-Faxdiensten voll auszuschöpfen.

Organisieren Sie Ihren Small Business Space

Da Ihr kleines Unternehmen die digitale papierlose Technologie begrüßt, müssen Sie angemessene Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass der Umstellungsprozess Ihre Arbeitsplatzkultur nicht stört. Beispielsweise möchten Sie sicherstellen, dass die Büroorganisation effizient ist. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, überfüllte Aktenschränke loszuwerden, und sorgen Sie für eine ordnungsgemäße Koordination der cloudbasierten Speicherung aller Dateien.

Als Teil des Übergangs zu papierlosen Lösungen wie Online-Faxen sollten Sie die Wahl eines Cloud-basierten Faxprogramms in Betracht ziehen, das ein Dokumentenarchivierungs- und Speichersystem mit zuverlässiger Datenverschlüsselung bietet, um Ihre alten Dokumente sicher und gut organisiert aufzubewahren. Ein Cloud-Faxdienst kann eine große Auswahl an gesendeten und empfangenen Dateien speichern, auf die Sie von mehreren Geräten aus zugreifen können.

Online-Faxoptionen für Ihr kleines Unternehmen

Als Kleinunternehmer wissen Sie, dass das Tagesgeschäft den größten Teil Ihrer Arbeitszeit in Anspruch nehmen kann. Manchmal kann es eine Herausforderung sein, die Zeit zu finden, vor dem Computer zu sitzen und E-Mails zu lesen. Das bedeutet, dass sogar das Senden und Empfangen von Faxen per E-Mail manchmal nicht möglich ist. Glücklicherweise bieten die meisten Online-Faxdienste andere Optionen zum Senden und Empfangen von Faxen.

Mobile Apps zusammen mit leistungsstarken Online-Fax-Tools machen das Senden und Empfangen von Faxen so bequem wie möglich. Sie können ein vom Dienstanbieter bereitgestelltes Online-Konto, eine mobile App, eine Online-Fax-Messenger-App oder Ihre E-Mail in wenigen einfachen Schritten auf jedem Gerät verwenden. Am wichtigsten ist es zu verstehen, welche Optionen Ihr Cloud-Faxdienst bietet.

Warum ist eine Partnerschaft mit dem richtigen Online-Faxdienst wichtig?

Durch die Partnerschaft mit dem richtigen Cloud-Faxdienst werden alle Ihre Faxfunktionen effektiv ausgelagert. Es eliminiert die Notwendigkeit für Vorabinvestitionen, laufenden Hardware-Support und Wartung. Wenn Sie sich Ihre aktuellen Faxfunktionen ansehen, sollten Sie feststellen können, ob Ihr kleines Unternehmen in Bezug auf Leistungsfähigkeit, Kosten und Skalierbarkeit davon profitiert.

Der richtige Online-Faxdienst sollte sich in diesen drei Bereichen auszeichnen. Sie sollten in der Lage sein, eine zuverlässige und skalierbare Lösung bereitzustellen, die den Anforderungen Ihres kleinen Unternehmens entspricht. Darüber hinaus ist ein gründliches Schulungsprogramm von entscheidender Bedeutung, damit Sie und Ihre Mitarbeiter lernen können, wie man den Service nutzt. Dies gewährleistet einen reibungslosen Übergang. Laufende Unterstützung ist ebenfalls wichtig, damit Sie nicht stecken bleiben, wenn Sie Hilfe benötigen.

Die Zusammenarbeit mit einem seriösen Online-Faxanbieter gibt Ihnen Sicherheit. Sie können sicher sein, dass sie über die richtigen Produkt- und Supportkenntnisse verfügen, um den Übergang effektiv zu bewältigen. Auf diese Weise kann Ihr kleines Unternehmen Ihren Kunden weiterhin ein hohes Maß an Service bieten.

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Fazit

Als Unternehmer verpflichtet zu exzellentem Kundenservice und Kundenbeziehungen. Es ist von entscheidender Bedeutung sicherzustellen, dass unternehmenskritische Faxe nicht unterbrochen werden. Vor allem, wenn Sie in Geschäftsabläufen tätig sind, in denen viele Dokumente geteilt werden. Der Wechsel vom traditionellen Faxen zum Online-Fax ist eine der besten strategischen Entscheidungen, die Sie treffen können, wenn es darum geht, papierlos zu werden.

Bevor Sie sich für einen Online-Faxdienst entscheiden, sollten Sie natürlich verschiedene Anbieter vergleichen. Überprüfen Sie die angebotenen Funktionen und lesen Sie Kundenbewertungen. Ein zuverlässiger Online-Faxdienst sollte sowohl für private als auch für berufliche Zwecke jeden Tag einfach zu nutzen sein. Es sollte außerdem schnell sein, die erhöhte Sicherheit bieten, die Sie für Ihre Faxe benötigen, bequem und kostengünstig sein.