중소기업을 위한 온라인 팩스로 전환

소기업 소유자로서 당신은 확실히 새로운 기술과 디지털 솔루션을 일상적인 운영에 통합했습니다. 애플리케이션과 시스템은 절약하고 귀중한 시간을 내고 비즈니스를 개선하는 데 도움이 되었습니다. 그러나 대부분의 기업과 마찬가지로 최신 기술을 채택하는 데 여전히 뒤쳐져 있는 한 가지 필수 작업이 있습니다. 바로 온라인 팩스입니다.

생각과는 달리 점점 더 많은 기업이 기존 팩스를 사용하지 않고 클라우드 기반 종이 없는 팩스 서비스를 선택하고 있습니다. 온라인 팩스는 현장 장비나 하드웨어가 필요하지 않으며, 이메일로 사용하기 쉽고, 비즈니스 팩스의 보안 및 규정 준수를 강화하고, 현재 팩스 인프라에 비해 많은 비용을 절약할 수 있습니다.

기존 팩스에서 비즈니스 요구 사항과 완벽하게 통합되는 온라인 팩스로의 전환을 고려 중이라면 혼자가 아닙니다. 다양한 시장 부문에 걸쳐 기업의 80% 이상이 여전히 어떤 식으로든 팩스를 사용합니다. 이 가이드에서는 중소기업이 온라인 팩스로 원활하게 전환하는 데 도움이 되는 몇 가지 통찰력을 제공합니다.

왜 스위치를 만드나요?

팩스는 금융, 부동산, 보험, 법률, 의료 및 기관과 같은 분야의 소규모 기업이 기밀 문서, 법적 구속력이 있는 문서 및 기타 문서를 전송하는 데 의존하는 도구이며 확립된 프로세스와 다양한 이유를 준수합니다. 그러나 더 많은 사람들이 즉각적인 결과를 제공하는 편리한 기술로 이동함에 따라 실제 팩스기 위에 서서 팩스를 보내는 사람들에게 점점 덜 매력적으로 보입니다.

따라서 여전히 전환할지 여부를 고민하고 있다면 온라인 팩스가 얼마 동안 사용되어 왔다는 것을 알아야 합니다. 또한 모든 요구 사항을 충족할 수 있는 강력한 클라우드 팩스 응용 프로그램을 제공하는 안정적인 서비스 제공업체를 찾는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 온라인 팩스로 전환하면 아래에 강조 표시된 것처럼 몇 가지 이점이 있습니다.

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전환하려면 무엇이 필요하고 어떻게 해야 합니까?

팩스 서비스 번호와 관련하여 기존 번호를 유지하고 가입한 후 온라인 팩스 서비스에 이전할 수 있습니다. 포팅 서비스를 제공하는지 서비스 제공 업체에 문의하십시오. 또한 파일을 온라인으로 쉽게 팩스로 보낼 수 있도록 양질의 문서 스캐너가 필요합니다.

신뢰할 수 있는 온라인 팩스 서비스를 선택할 때 염두에 두어야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

전환 계획

온라인 팩스와 같은 종이 절약 기술은 제대로 실행될 때 큰 투자입니다. 그렇기 때문에 소규모 비즈니스에서는 예정된 목표와 명확한 목표가 있는 계획을 세우는 것이 중요합니다. 이는 팩스 기계 또는 서버에서 클라우드 기반 팩스 서비스로 안정적으로 전환하는 데 도움이 됩니다. 사전에 적절한 계획을 세우면 짧은 시간에 원활한 전환이 가능합니다.

직원이 온라인 팩스의 기본 사항과 PC, 인터넷 및 프린터와 같은 필수 지원 도구 및 장비와 함께 올바르게 사용하는 방법에 대해 배울 수 있는 간단한 교육 프로그램을 수행하는 것이 중요합니다. 이는 소규모 비즈니스의 모든 사람이 비즈니스가 전환되는 이유를 이해할 수 있도록 하는 데 매우 중요합니다.

목표의 우선순위 지정

전환을 위한 토대를 마련하는 즉시 모든 직원에게 최우선 순위가 되어야 하는 목표를 지정하십시오. 중요도별로 목표를 구성하면 목표를 쉽게 달성하는 데 도움이 됩니다. 이는 또한 기존 팩스에서 온라인 팩스로의 전환을 보다 간소화하고 소규모 기업이 쉽게 적응할 수 있도록 합니다.

귀하의 비즈니스에 있는 대부분의 사람들은 클라우드 기반 팩스 서비스 사용에 익숙하지 않다는 점을 고려하십시오. 따라서 이 작업의 우선 순위를 지정하십시오. 직원이 전환의 초기 단계에 필요한 모든 기본 사항을 이해할 수 있도록 합니다. 이는 교육 세션을 통해 수행하거나 팩스 송수신과 같은 유용한 정보가 포함된 종합 가이드북을 작성하여 수행할 수 있습니다.

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전환 과정에서 목표 추적

우선 순위가 설정되면 다음 단계는 직원이나 팀이 새로운 기술에 대한 이해를 발전시키고 있는지 확인하기 위해 일별, 주별 및 월별 계획을 작성하는 것입니다. 작업 전반에 걸쳐 클라우드 팩스 및 생산성 사용의 진행 상황을 추적하여 문제가 발생할 때 식별하고 가장 잘 처리하는 방법을 알 수 있습니다.

비즈니스 환경의 새로운 변화에 적응하는 것은 비즈니스에 어려울 수 있습니다. 그러나 온라인 팩스로 전환하는 것은 그다지 어려운 일이 아닙니다. 기술을 사용하는 것이 매우 간단하기 때문입니다. 진행 상황을 추적하고 변경 사항을 보고하는 한 중소기업은 클라우드 팩스 서비스의 모든 이점을 누릴 수 있는 올바른 길을 가고 있습니다.

소규모 비즈니스 공간 구성

소기업이 디지털 페이퍼리스 기술을 환영하므로 전환 프로세스가 직장 문화를 방해하지 않도록 측정된 조치를 취해야 합니다. 예를 들어, 사무실 조직이 효율적인지 확인하고 싶을 것입니다. 직원들이 꽉 찬 파일 캐비닛을 없애고 모든 파일의 클라우드 기반 저장소를 적절하게 조정하도록 권장합니다.

온라인 팩스와 같은 종이 없는 솔루션으로 전환하는 과정의 일환으로 신뢰할 수 있는 데이터 암호화가 포함된 문서 보관 및 저장 시스템을 제공하여 기존 문서를 안전하고 체계적으로 유지하는 클라우드 기반 팩스 프로그램 선택을 고려하십시오. 클라우드 팩스 서비스는 여러 장치에서 액세스할 수 있는 광범위한 송수신 파일을 저장할 수 있습니다.

소규모 비즈니스를 위한 온라인 팩스 옵션

소규모 비즈니스 소유자로서 일상적인 작업이 근무 시간의 대부분을 차지할 수 있다는 것을 알고 있습니다. 때로는 컴퓨터 앞에 앉아 이메일을 읽을 시간을 찾는 것이 어려울 수 있습니다. 즉, 이메일을 통해 팩스를 보내고 받는 것조차 때때로 불가능할 수 있습니다. 다행히 대부분의 온라인 팩스 서비스는 팩스를 보내고 받을 수 있는 다른 옵션을 제공합니다.

모바일 앱과 강력한 온라인 팩스 도구를 사용하면 팩스를 최대한 편리하게 보내고 받을 수 있습니다. 서비스 제공업체에서 제공하는 온라인 계정, 모바일 앱, 온라인 팩스 메신저 앱 또는 이메일을 모든 장치에서 몇 가지 간단한 단계만 거치면 사용할 수 있습니다. 가장 중요한 것은 클라우드 팩스 서비스가 제공하는 옵션을 이해하는 것입니다.

올바른 온라인 팩스 서비스와 협력하는 것이 중요한 이유는 무엇입니까?

올바른 클라우드 팩스 서비스와 협력하면 모든 팩스 기능을 효과적으로 아웃소싱합니다. 선행 자본, 지속적인 하드웨어 지원 및 유지 관리가 필요하지 않습니다. 현재 팩스 기능을 살펴보면 중소기업이 기능, 비용 및 확장성 면에서 이점을 누리고 있는지 판단할 수 있어야 합니다.

올바른 온라인 팩스 서비스는 이 세 가지 영역에서 탁월해야 합니다. 중소기업 요구 사항에 맞는 안정적이고 확장 가능한 솔루션을 제공할 수 있어야 합니다. 또한 귀하와 귀하의 직원이 서비스 사용 방법을 배울 수 있도록 심층 교육 프로그램이 중요합니다. 이것은 부드러운 전환을 보장합니다. 지속적인 지원도 중요하므로 도움이 필요할 때 막히지 않습니다.

평판이 좋은 온라인 팩스 제공업체와 협력하면 마음의 평화를 얻을 수 있습니다. 전환을 효과적으로 처리할 수 있는 올바른 제품 및 지원 지식을 보유하고 있는지 확인할 수 있습니다. 이를 통해 중소기업은 고객에게 높은 수준의 서비스를 계속 제공할 수 있습니다.

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결론

우수한 고객 서비스 및 고객 관계에 전념하는 비즈니스 소유자로서. 업무상 중요한 팩스 전송이 중단되지 않도록 하는 것이 중요합니다. 특히 문서 공유가 많은 비즈니스 운영에 종사하는 경우. 기존 팩스에서 온라인 팩스로 전환하는 것은 종이 없는 방식으로 전환할 때 내릴 수 있는 최고의 전략적 결정 중 하나입니다.

물론 온라인 팩스 서비스를 선택하기 전에 여러 공급자를 비교하고 싶을 것입니다. 그들이 제공하는 기능을 확인하고 고객 리뷰를 읽으십시오. 신뢰할 수 있는 온라인 팩스 서비스는 개인적 목적과 직업적 목적 모두에서 매일 사용하기 쉬워야 합니다. 또한 빠르고, 팩스에 필요한 향상된 보안을 제공하고, 편리하고 비용 효율적이어야 합니다.