Przejście na faksowanie online dla małych firm

Jako właściciel małej firmy z pewnością włączyłeś nowe technologie i rozwiązania cyfrowe do swoich codziennych operacji — aplikacje i systemy, które przyniosły oszczędności, cenny czas i pomogły ulepszyć Twój biznes. Ale jeśli jesteś jak większość firm, jest jedna podstawowa operacja, w której nadal nie możesz się dostosować do najnowszych technologii – faksowanie online.

Wbrew temu, co myślisz, coraz więcej firm rezygnuje z tradycyjnych faksów i decyduje się na oparte na chmurze usługi faksowania bez użycia papieru. Faksowanie w trybie online nie wymaga sprzętu ani sprzętu na miejscu, jest łatwe w użyciu jako poczta e-mail, zwiększa bezpieczeństwo i zgodność z przepisami faksów firmowych oraz pozwala zaoszczędzić dużo pieniędzy na obecnej infrastrukturze faksu.

Jeśli myślisz o przejściu z tradycyjnego faksu na faksowanie online, które doskonale integruje się z Twoimi potrzebami biznesowymi, nie jesteś sam. Ponad 80% firm z różnych segmentów rynku nadal korzysta z faksu w taki czy inny sposób. W tym przewodniku przedstawiamy pewne informacje, które pomogą Twojej małej firmie w płynnym przejściu na faks online.

Dlaczego warto dokonać zmiany?

Faksowanie to narzędzie, z którego korzystają małe firmy z sektorów takich jak finansowanie, nieruchomości, ubezpieczenia, prawo, opieka zdrowotna i agencje, aby przesyłać poufne dokumenty, prawnie wiążące dokumenty i inne dokumenty, zachowując jednocześnie zgodność z ustalonymi procesami i wieloma różnymi przyczynami. Jednak ponieważ coraz więcej osób przechodzi na wygodne technologie zapewniające natychmiastowe rezultaty, stanie nad fizycznym faksem wydaje się coraz mniej atrakcyjne dla tych, którzy faksują.

Tak więc, jeśli nadal zastanawiasz się, czy zmienić, czy nie, powinieneś wiedzieć, że faksowanie online istnieje już od jakiegoś czasu. I łatwiej niż kiedykolwiek znaleźć niezawodnych dostawców usług, którzy zapewniają niezawodne aplikacje do faksowania w chmurze, które mogą spełnić wszystkie Twoje potrzeby. Przejście na faksowanie online niesie ze sobą kilka korzyści, jak podkreślono poniżej.

 Polecane dla Ciebie: 10 najlepiej sprzedających się faksów do Twojego biura/firmy.

Czego potrzebujesz do przejścia i jak to zrobić?

Jeśli chodzi o numer usługi faksu, możesz zachować swój dotychczasowy numer i przenieść go do usługi faksu online po zarejestrowaniu się. Zapytaj dostawcę usług, czy oferuje usługę przenoszenia. Potrzebny będzie również dobrej jakości skaner dokumentów, dzięki któremu będziesz mógł łatwo faksować pliki online w mgnieniu oka.

Wybierając niezawodną usługę faksu online, musisz pamiętać o kilku rzeczach:

Planowanie przejścia

Technologia oszczędzająca papier, taka jak faksowanie online, jest świetną inwestycją, jeśli jest wykonywana prawidłowo. Dlatego ważne jest, aby małe firmy opracowały plan z zaplanowanymi celami i jasnym celem. Pomoże im to zapewnić stabilne przejście z faksów lub serwerów do usług faksowych w chmurze. Właściwe planowanie z wyprzedzeniem zapewnia płynne przejście w krótkim czasie.

Niezbędne jest przeprowadzenie prostego programu szkoleniowego, podczas którego Twoi pracownicy mogą poznać podstawy faksowania online i jak prawidłowo z niego korzystać z podstawowymi narzędziami i sprzętem pomocniczym, takim jak komputery, Internet i drukarki. Ma to kluczowe znaczenie, aby wszyscy w Twojej małej firmie mogli zrozumieć, dlaczego Twoja firma się zmienia.

Nadaj priorytet swoim celom

Jak tylko przygotujesz podstawy do przejścia, określ, które cele powinny być najwyższym priorytetem dla wszystkich Twoich pracowników. Porządkowanie celów według ważności pomoże Ci je łatwo osiągnąć. Dzięki temu przejście z tradycyjnego faksu na faksowanie online będzie bardziej płynne i łatwiejsze do dostosowania się dla Twojej małej firmy.

Weź pod uwagę, że większość osób w Twojej firmie nie jest przyzwyczajona do korzystania z usług faksowych w chmurze. Dlatego najpierw ustal priorytet tego zadania. Pozwól swoim pracownikom zrozumieć wszystkie podstawy wymagane na początkowych etapach przejścia. Można to zrobić poprzez sesje szkoleniowe lub tworząc obszerny przewodnik z przydatnymi informacjami, takimi jak wysyłanie i odbieranie faksów.

 Możesz polubić: Narzędzia biznesowe, za które możesz przepłacać.

Śledź swoje cele w procesie przejścia

Po ustaleniu priorytetów następnym krokiem jest utworzenie dziennego, tygodniowego i miesięcznego planu, aby sprawdzić, czy Twój personel lub zespół rozwija zrozumienie nowej technologii. Śledząc postępy w korzystaniu z faksowania w chmurze i produktywności w swoich operacjach, możesz identyfikować problemy, gdy się pojawiają, i wiedzieć, jak najlepiej sobie z nimi radzić.

Dostosowanie się do nowych zmian w otoczeniu biznesowym może stanowić wyzwanie dla firm. Jednak przejście na faksowanie online nie powinno być dużym wyzwaniem. To dlatego, że technologia jest dość prosta w użyciu. Dopóki śledzisz postępy i raportujesz zmiany, Twoja mała firma jest na właściwej ścieżce, aby w pełni korzystać z usług faksu w chmurze.

Zorganizuj przestrzeń dla małej firmy

Ponieważ Twoja mała firma wita cyfrową technologię bez papieru, musisz podjąć wyważone kroki, aby zapewnić, że proces przejścia nie zakłóci Twojej kultury pracy. Na przykład będziesz chciał upewnić się, że organizacja biura jest wydajna. Zachęć pracowników do pozbycia się zatłoczonych szafek na akta i zadbaj o odpowiednią koordynację przechowywania wszystkich plików w chmurze.

W ramach przejścia na rozwiązania bez papieru, takie jak faksowanie online, rozważ wybór programu faksowego opartego na chmurze, który oferuje system archiwizacji i przechowywania dokumentów z niezawodnym szyfrowaniem danych, aby Twoje stare dokumenty były bezpieczne i dobrze zorganizowane. Usługa faksu w chmurze może przechowywać szeroki zakres zarówno wysłanych, jak i odebranych plików, do których można uzyskać dostęp z wielu urządzeń.

Opcje faksowania online dla Twojej małej firmy

Jako właściciel małej firmy wiesz, że codzienne operacje mogą zająć większość Twojego czasu pracy. Czasami znalezienie czasu, aby usiąść przed komputerem i przeczytać e-maile, może być wyzwaniem. Oznacza to, że czasami nawet wysyłanie i odbieranie faksów pocztą elektroniczną może nie być możliwe. Na szczęście większość usług faksowych online zapewnia inne opcje wysyłania i odbierania faksów.

Aplikacje mobilne wraz z potężnymi narzędziami do faksowania online sprawiają, że wysyłanie i odbieranie faksów jest tak wygodne, jak to tylko możliwe. W kilku prostych krokach możesz korzystać z konta internetowego udostępnionego przez dostawcę usług, aplikacji mobilnej, aplikacji do obsługi faksów online lub poczty e-mail na dowolnym urządzeniu. Najważniejsze jest zrozumienie, jakie opcje oferuje Twoja usługa faksu w chmurze.

Dlaczego partnerstwo z odpowiednią usługą faksowania online ma znaczenie?

Współpraca z odpowiednią usługą faksowania w chmurze skutecznie zleca wszystkie funkcje faksowania na zewnątrz. Eliminuje potrzebę początkowego kapitału, bieżącej obsługi sprzętu i konserwacji. Jeśli spojrzysz na swoje obecne funkcje faksu, powinieneś być w stanie określić, czy Twoja mała firma odnosi korzyści pod względem możliwości, kosztów i skalowalności.

Właściwa usługa faksu online powinna wyróżniać się w tych trzech obszarach. Powinni być w stanie dostarczyć niezawodne i skalowalne rozwiązanie, które odpowiada potrzebom Twojej małej firmy. Dodatkowo, dogłębny program szkoleniowy ma kluczowe znaczenie, aby Ty i Twoi pracownicy mogli nauczyć się korzystać z usługi. Zapewnia to płynne przejście. Nieustanne wsparcie jest również niezbędne, więc nie utkniesz, gdy będziesz potrzebować pomocy.

Współpraca z renomowanym dostawcą faksów online zapewnia spokój ducha. Możesz mieć pewność, że mają odpowiedni produkt i wiedzę wspierającą, aby skutecznie poradzić sobie z przejściem. Umożliwi to Twojej małej firmie dalsze zapewnianie wysokiego poziomu usług Twoim klientom.

 Możesz także polubić: Jak zarządzać kontami w mediach społecznościowych dla małych firm?

Wniosek

Jako właściciel firmy zaangażowany w doskonałą obsługę klienta i relacje z klientami. Niezwykle ważne jest, aby faksowanie o znaczeniu krytycznym nie zostało przerwane. Zwłaszcza, jeśli prowadzisz działalność biznesową, która zajmuje się częstym udostępnianiem dokumentów. Przejście z tradycyjnego faksowania na faks online jest jedną z najlepszych strategicznych decyzji, jakie możesz podjąć, jeśli chodzi o eliminację papieru.

Oczywiście zanim wybierzesz usługę faksu online, będziesz chciał porównać różnych dostawców. Sprawdź oferowane przez nich funkcje i przeczytaj recenzje klientów. Niezawodna usługa faksu online powinna być łatwa w użyciu na co dzień, zarówno do celów osobistych, jak i zawodowych. Powinno być również szybkie, zapewniać zwiększone bezpieczeństwo faksów, być wygodne i opłacalne.