การเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณได้รวมเทคโนโลยีและโซลูชันดิจิทัลใหม่ ๆ เข้ากับการดำเนินงานในแต่ละวันของคุณอย่างแน่นอน นั่นคือแอปพลิเคชันและระบบที่ช่วยประหยัด เวลาอันมีค่า และช่วยให้คุณปรับปรุงธุรกิจของคุณ แต่ถ้าคุณเป็นเหมือนธุรกิจส่วนใหญ่ มีการดำเนินการที่สำคัญอย่างหนึ่งที่คุณยังล้าหลังในการนำเทคโนโลยีล่าสุดมาใช้ นั่นคือ การส่งแฟกซ์ออนไลน์

ตรงกันข้ามกับสิ่งที่คุณคิด ธุรกิจจำนวนมากขึ้นเรื่อยๆ กำลังเลิกใช้เครื่องแฟกซ์แบบเดิม และเลือกใช้บริการรับส่งแฟกซ์แบบไร้กระดาษบนระบบคลาวด์ การรับส่งแฟกซ์ออนไลน์ไม่จำเป็นต้องใช้อุปกรณ์หรือฮาร์ดแวร์ในสถานที่ ใช้งานง่ายเหมือนอีเมล ปรับปรุงความปลอดภัยและการปฏิบัติตามกฎระเบียบของแฟกซ์ธุรกิจของคุณ และสามารถประหยัดเงินได้มากเมื่อเทียบกับโครงสร้างพื้นฐานแฟกซ์ปัจจุบันของคุณ

หากคุณกำลังคิดที่จะเปลี่ยนจากแฟกซ์แบบเดิมเป็นแฟกซ์ออนไลน์ที่รวมเข้ากับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อย่างลงตัว คุณไม่ได้อยู่คนเดียว กว่า 80% ของธุรกิจในตลาดต่างๆ ยังคงใช้แฟกซ์ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ในคู่มือนี้ เราให้ข้อมูลเชิงลึกบางประการในการช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์ได้อย่างราบรื่น

ทำไมต้องทำสวิตช์?

การส่งแฟกซ์เป็นเครื่องมือที่ธุรกิจขนาดเล็กในภาคส่วนต่างๆ เช่น การเงิน อสังหาริมทรัพย์ ประกันภัย กฎหมาย การดูแลสุขภาพ และหน่วยงานต่างๆ ไว้วางใจในการส่งเอกสารที่เป็นความลับ เอกสารที่มีผลผูกพันทางกฎหมาย และเอกสารอื่นๆ ในขณะที่ปฏิบัติตามกระบวนการที่กำหนดไว้และเหตุผลที่หลากหลาย อย่างไรก็ตาม เนื่องจากผู้คนจำนวนมากขึ้นหันมาใช้เทคโนโลยีที่สะดวกและให้ผลลัพธ์ในทันที การยืนบนเครื่องแฟกซ์จริงจึงดูน่าสนใจน้อยลงสำหรับผู้ที่ส่งแฟกซ์

ดังนั้น หากคุณยังคงสงสัยว่าจะเปลี่ยนหรือไม่ คุณควรรู้ว่าการรับส่งแฟกซ์ออนไลน์มีมาระยะหนึ่งแล้ว และง่ายกว่าที่เคยในการค้นหาผู้ให้บริการที่เชื่อถือได้ซึ่งมีแอปพลิเคชันการรับส่งแฟกซ์บนคลาวด์ที่แข็งแกร่งซึ่งสามารถตอบสนองทุกความต้องการของคุณ การเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์มีประโยชน์หลายประการ ดังที่ไฮไลต์ด้านล่าง

 แนะนำสำหรับคุณ: เครื่องแฟกซ์ที่ขายดีที่สุด 10 อันดับแรกสำหรับสำนักงาน/ธุรกิจของคุณ

คุณต้องการเปลี่ยนแปลงอะไรและต้องทำอย่างไร?

เกี่ยวกับหมายเลขสำหรับบริการแฟกซ์ของคุณ คุณสามารถเก็บหมายเลขที่มีอยู่และโอนไปยังบริการแฟกซ์ออนไลน์เมื่อคุณสมัครใช้งาน อย่าลืมถามผู้ให้บริการว่ามีบริการย้ายพอร์ตหรือไม่ คุณจะต้องใช้เครื่องสแกนเอกสารคุณภาพดีเพื่อที่คุณจะสามารถแฟกซ์ไฟล์ออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย

เมื่อเลือกบริการแฟกซ์ออนไลน์ที่เชื่อถือได้ มีบางสิ่งที่คุณต้องจำไว้:

การวางแผนสำหรับการเปลี่ยนแปลง

เทคโนโลยีประหยัดกระดาษ เช่น การส่งแฟกซ์ออนไลน์เป็นการลงทุนที่ยอดเยี่ยมเมื่อดำเนินการอย่างถูกต้อง นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมธุรกิจขนาดเล็กจึงต้องวางแผนโดยมีเป้าหมายตามกำหนดการและวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาเปลี่ยนจากเครื่องแฟกซ์หรือเซิร์ฟเวอร์ไปเป็นบริการแฟกซ์บนคลาวด์ได้อย่างต่อเนื่อง การวางแผนที่เหมาะสมล่วงหน้าช่วยให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่นในเวลาอันสั้น

จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีโปรแกรมการฝึกอบรมง่ายๆ ซึ่งพนักงานของคุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับพื้นฐานของการส่งแฟกซ์ออนไลน์และวิธีใช้แฟกซ์อย่างถูกต้องด้วยเครื่องมือและอุปกรณ์ที่จำเป็น เช่น พีซี อินเทอร์เน็ต และเครื่องพิมพ์ นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทุกคนในธุรกิจขนาดเล็กของคุณสามารถเข้าใจสาเหตุที่ธุรกิจของคุณกำลังเปลี่ยนแปลง

จัดลำดับความสำคัญเป้าหมายของคุณ

ทันทีที่คุณวางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงแล้ว ให้ระบุว่าเป้าหมายใดควรมีความสำคัญสูงสุดสำหรับผู้ปฏิบัติงานของคุณทุกคน การจัดระเบียบเป้าหมายตามความสำคัญจะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้อย่างง่ายดาย สิ่งนี้จะทำให้การเปลี่ยนจากแฟกซ์แบบเดิมเป็นแฟกซ์ออนไลน์มีความคล่องตัวและง่ายขึ้นสำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณในการปรับตัว

พิจารณาว่าคนส่วนใหญ่ในธุรกิจของคุณไม่คุ้นเคยกับการใช้บริการแฟกซ์บนคลาวด์ ดังนั้น จัดลำดับความสำคัญของงานนี้ก่อน ให้พนักงานของคุณเข้าใจพื้นฐานทั้งหมดที่จำเป็นในช่วงเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง ซึ่งสามารถทำได้ผ่านช่วงการฝึกอบรมหรือสร้างคู่มือแนะนำที่ครอบคลุมพร้อมข้อมูลที่เป็นประโยชน์ เช่น การส่งและรับแฟกซ์

 คุณอาจชอบ: เครื่องมือทางธุรกิจที่คุณอาจจ่ายเกิน

ติดตามเป้าหมายของคุณในกระบวนการเปลี่ยนผ่าน

เมื่อคุณจัดลำดับความสำคัญได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการสร้างแผนรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือนเพื่อดูว่าพนักงานหรือทีมของคุณกำลังพัฒนาความเข้าใจในเทคโนโลยีใหม่หรือไม่ ด้วยการติดตามความคืบหน้าในการใช้การส่งแฟกซ์บนระบบคลาวด์และประสิทธิภาพการทำงานในการดำเนินงานของคุณ คุณจะสามารถระบุปัญหาที่เกิดขึ้นได้เมื่อเกิดปัญหาและรู้วิธีจัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้ดีที่สุด

การปรับให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ ในการตั้งค่าธุรกิจอาจเป็นเรื่องยากสำหรับธุรกิจ แต่การเปลี่ยนไปใช้แฟกซ์ออนไลน์ไม่ใช่เรื่องยาก นั่นเป็นเพราะว่าเทคโนโลยีค่อนข้างตรงไปตรงมาในการใช้งาน ตราบใดที่คุณกำลังติดตามความคืบหน้าและรายงานการเปลี่ยนแปลง ธุรกิจขนาดเล็กของคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้องเพื่อเพลิดเพลินกับประโยชน์อย่างเต็มที่จากบริการแฟกซ์บนระบบคลาวด์

จัดระเบียบพื้นที่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

ในขณะที่ธุรกิจขนาดเล็กของคุณยินดีรับเทคโนโลยีดิจิทัลไร้กระดาษ คุณต้องทำตามขั้นตอนที่วัดได้เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเปลี่ยนผ่านจะไม่กระทบต่อวัฒนธรรมในที่ทำงานของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณจะต้องแน่ใจว่าองค์กรในสำนักงานนั้นมีประสิทธิภาพ ส่งเสริมให้พนักงานกำจัดตู้เก็บเอกสารที่หนาตาและให้แน่ใจว่ามีการประสานงานที่เหมาะสมของการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดบนระบบคลาวด์

ในการเปลี่ยนไปใช้โซลูชันไร้กระดาษ เช่น การส่งแฟกซ์ออนไลน์ ให้พิจารณาเลือกโปรแกรมแฟกซ์บนคลาวด์ที่มีระบบการจัดเก็บเอกสารและการจัดเก็บที่มีการเข้ารหัสข้อมูลที่เชื่อถือได้เพื่อให้เอกสารเก่าของคุณปลอดภัยและมีการจัดระเบียบอย่างดี บริการโทรสารบนระบบคลาวด์สามารถจัดเก็บไฟล์ทั้งที่ส่งและรับได้มากมาย ซึ่งคุณสามารถเข้าถึงได้จากอุปกรณ์หลายเครื่อง

ตัวเลือกการส่งแฟกซ์ออนไลน์สำหรับธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

ในฐานะเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก คุณทราบดีว่าการดำเนินงานประจำวันอาจใช้เวลาส่วนใหญ่ในการทำงานของคุณ บางครั้ง การหาเวลานั่งอ่านอีเมลหน้าคอมพิวเตอร์อาจเป็นเรื่องท้าทาย นั่นหมายความว่าแม้แต่การส่งและรับแฟกซ์ทางอีเมลในบางครั้งก็ไม่สามารถทำได้ โชคดีที่บริการแฟกซ์ออนไลน์ส่วนใหญ่มีตัวเลือกอื่นในการส่งและรับแฟกซ์

แอพมือถือพร้อมกับเครื่องมือแฟกซ์ออนไลน์ที่ทรงพลังทำให้การส่งและรับแฟกซ์สะดวกที่สุด คุณสามารถใช้บัญชีออนไลน์ที่ให้บริการโดยผู้ให้บริการ แอพมือถือ แอพแฟกซ์ออนไลน์ หรืออีเมลของคุณบนอุปกรณ์ใดก็ได้ในขั้นตอนง่ายๆ ไม่กี่ขั้นตอน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการทำความเข้าใจว่าบริการโทรสารบนระบบคลาวด์ของคุณมีตัวเลือกใดบ้าง

เหตุใดจึงต้องร่วมมือกับบริการแฟกซ์ออนไลน์ที่เหมาะสม

การเป็นพันธมิตรกับบริการแฟกซ์บนคลาวด์ที่เหมาะสมจะช่วยเอาท์ซอร์สฟังก์ชั่นการรับส่งแฟกซ์ทั้งหมดของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ โดยไม่จำเป็นต้องใช้เงินทุนล่วงหน้า การสนับสนุนฮาร์ดแวร์อย่างต่อเนื่อง และการบำรุงรักษา หากคุณดูที่ฟังก์ชันแฟกซ์ปัจจุบันของคุณ คุณควรอยู่ในฐานะที่จะกำหนดได้ว่าธุรกิจขนาดเล็กของคุณจะได้รับประโยชน์ในแง่ของความสามารถ ต้นทุน และความสามารถในการปรับขนาดหรือไม่

บริการโทรสารออนไลน์ที่เหมาะสมควรเป็นเลิศในสามด้านนี้ พวกเขาควรจะสามารถนำเสนอโซลูชันที่เชื่อถือได้และปรับขนาดได้ซึ่งเหมาะสมกับความต้องการของธุรกิจขนาดเล็กของคุณ นอกจากนี้ โปรแกรมการฝึกอบรมเชิงลึกเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อให้คุณและพนักงานของคุณสามารถเรียนรู้วิธีใช้บริการได้ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าการเปลี่ยนแปลงจะราบรื่น การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องก็มีความสำคัญเช่นกัน ดังนั้นคุณจะไม่ต้องติดขัดเมื่อต้องการความช่วยเหลือ

การทำงานกับผู้ให้บริการแฟกซ์ออนไลน์ที่มีชื่อเสียงช่วยให้คุณสบายใจได้ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าพวกเขามีผลิตภัณฑ์ที่เหมาะสมและสนับสนุนความรู้ในการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณสามารถให้บริการระดับสูงแก่ลูกค้าของคุณต่อไปได้

 คุณอาจสนใจ: วิธีจัดการบัญชีโซเชียลมีเดียสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

บทสรุป

ในฐานะเจ้าของธุรกิจที่มุ่งมั่นในการบริการลูกค้าและความสัมพันธ์กับลูกค้าที่เป็นเลิศ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการรับส่งแฟกซ์ที่สำคัญต่อภารกิจจะไม่ถูกขัดจังหวะ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าคุณอยู่ในธุรกิจที่ต้องใช้งานเอกสารร่วมกันเป็นจำนวนมาก การเปลี่ยนจากการส่งแฟกซ์แบบเดิมเป็นแฟกซ์ออนไลน์ถือเป็นหนึ่งในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่ดีที่สุดที่คุณสามารถทำได้เมื่อต้องการใช้งานแบบไร้กระดาษ

แน่นอน ก่อนที่คุณจะเลือกบริการแฟกซ์ออนไลน์ คุณจะต้องเปรียบเทียบผู้ให้บริการรายอื่น ตรวจสอบคุณสมบัติที่นำเสนอ และอ่านบทวิจารณ์ของลูกค้า บริการแฟกซ์ออนไลน์ที่เชื่อถือได้ควรใช้งานง่ายทุกวันเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัวและเพื่ออาชีพ นอกจากนี้ยังควรมีความรวดเร็ว มีการรักษาความปลอดภัยขั้นสูงที่คุณต้องการสำหรับแฟกซ์ สะดวก และคุ้มค่า