过渡到小型企业的在线传真

作为一个小企业主，您肯定已经将新技术和数字解决方案融入到您的日常运营中——这些应用程序和系统可以节省成本、节省宝贵的时间并帮助您改善业务。 但是，如果您像大多数企业一样，有一项基本操作在采用最新技术方面仍然滞后——在线传真。

与您的想法相反，越来越多的企业正在淘汰他们的传统传真机并选择基于云的无纸化传真服务。 在线传真不需要现场设备或硬件，易于用作电子邮件，增强了您的商务传真的安全性和法规遵从性，并且可以为您当前的传真基础设施节省大量资金。

如果您正在考虑从传统传真过渡到与您的业务需求完美结合的在线传真，那么您并不孤单。 不同细分市场中超过 80% 的企业仍以一种或另一种方式使用传真。 在本指南中，我们提供了一些帮助您的小型企业顺利过渡到在线传真的见解。

为什么要做开关？

传真是金融、房地产、保险、法律、医疗保健和机构等行业的小型企业在遵守既定流程和各种不同原因的同时传输机密文件、具有法律约束力的文书工作和其他文件的工具。 然而，随着越来越多的人转向具有即时结果的便捷技术，站在物理传真机前似乎对传真用户的吸引力越来越小。

因此，如果您仍然想知道是否要切换，您应该知道在线传真已经存在了一段时间。 而且比以往任何时候都更容易找到可靠的服务提供商，他们提供强大的云传真应用程序，可以满足您的所有需求。 切换到在线传真有几个好处，如下所示。

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您需要什么过渡以及如何进行？

关于传真服务的号码，您可以保留现有号码，并在注册后将其移植到在线传真服务中。 请务必询问服务提供商是否提供移植服务。 您还需要一个高质量的文档扫描仪，这样您就可以轻而易举地在线传真文件。

在选择可靠的在线传真服务时，您需要牢记以下几点：

过渡规划

如果执行得当，像在线传真这样的节纸技术是一项巨大的投资。 这就是为什么对于小型企业来说，制定具有预定目标和明确目标的计划至关重要。 这将帮助他们确保从传真机或服务器稳定过渡到基于云的传真服务。 提前做好规划，确保在短时间内顺利过渡。

开展一个简单的培训计划至关重要，您的员工可以通过该计划了解在线传真的基础知识以及如何正确使用基本的支持工具和设备，例如 PC、互联网和打印机。 这一点很重要，这样您的小型企业中的每个人都可以了解您的企业转型的原因。

优先考虑你的目标

一旦您为过渡奠定了基础，请指定哪些目标应该是所有员工的首要任务。 按重要性组织目标将帮助您轻松实现目标。 这也将使您的小型企业更轻松地从传统传真过渡到在线传真。

考虑到您企业中的大多数人不习惯使用基于云的传真服务。 所以，首先要优先考虑这个任务。 让您的员工了解过渡初期所需的所有基础知识。 这可以通过培训课程或创建包含有用信息的综合指南来完成，例如发送和接收传真。

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在过渡过程中跟踪您的目标

一旦您确定了优先事项，下一步就是制定每日、每周和每月计划，以查看您的员工或团队是否正在发展对新技术的理解。 通过跟踪在您的运营中使用云传真和提高生产力所取得的进展，您可以在问题出现时发现问题并知道如何最好地处理它们。

适应业务环境中的新变化对企业来说可能具有挑战性。 但是，过渡到在线传真应该不是什么挑战。 这是因为该技术使用起来非常简单。 只要您跟踪进度并报告更改，您的小型企业就可以享受云传真服务的全部优势。

组织您的小型企业空间

由于您的小型企业欢迎数字无纸化技术，因此您必须采取谨慎的步骤来确保过渡过程不会破坏您的工作场所文化。 例如，您需要确保办公室组织高效。 鼓励员工摆脱拥挤的文件柜，并确保对所有文件的基于云的存储进行适当协调。

作为过渡到在线传真等无纸化解决方案的一部分，请考虑选择基于云的传真程序，该程序提供具有可靠数据加密的文档存档和存储系统，以确保您的旧文档安全且井井有条。 云传真服务可以存储大量发送和接收的文件，您可以从多个设备访问这些文件。

小型企业的在线传真选项

作为小企业主，您知道日常运营会占用您大部分的工作时间。 有时，抽出时间坐在电脑前阅读电子邮件可能是一项挑战。 这意味着有时甚至无法通过电子邮件发送和接收传真。 幸运的是，大多数在线传真服务都提供了发送和接收传真的其他选项。

移动应用程序，连同强大的在线传真工具，使发送和接收传真尽可能方便。 您可以通过几个简单的步骤在任何设备上使用服务提供商提供的在线帐户、移动应用程序、在线传真信使应用程序或您的电子邮件。 最重要的是了解您的云传真服务提供哪些选项。

为什么与正确的在线传真服务合作很重要？

与正确的云传真服务合作可以有效地外包您的所有传真功能。 它消除了对前期资金、持续硬件支持和维护的需求。 如果您查看当前的传真功能，您应该能够确定您的小型企业是否在功能、成本和可扩展性方面受益。

正确的在线传真服务应该在这三个方面表现出色。 他们应该能够提供适合您的小型企业需求的可靠且可扩展的解决方案。 此外，深入的培训计划至关重要，这样您和您的员工才能学习如何使用该服务。 这确保了平稳过渡。 持续的支持也很重要，因此您在需要帮助时不会陷入困境。

与信誉良好的在线传真提供商合作让您高枕无忧。 您可以确定他们拥有正确的产品和支持知识来有效地处理过渡。 这将使您的小型企业能够继续为您的客户提供高水平的服务。

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结论

作为致力于卓越客户服务和客户关系的企业主。 确保任务关键型传真不中断至关重要。 特别是，如果您从事处理大量文档共享的业务运营。 在无纸化方面，从传统传真切换到在线传真是您可以做出的最佳战略决策之一。

当然，在您选择在线传真服务之前，您需要比较不同的提供商。 检查他们提供的功能，并阅读客户评论。 可靠的在线传真服务应该易于每天用于个人和专业目的。 它还应该是快速的，为您的传真提供所需的增强安全性，方便且具有成本效益。