Küçük İşletmeler için Çevrimiçi Faksa Geçiş

Küçük işletme sahibi olarak, günlük operasyonlarınıza kesinlikle yeni teknolojiler ve dijital çözümler eklediniz - tasarruf, değerli zaman sağlayan ve işinizi geliştirmenize yardımcı olan uygulamalar ve sistemler. Ancak çoğu işletme gibiyseniz, en son teknolojiyi benimsemekte hala geciktiğiniz önemli bir işlem var: çevrimiçi faks.

Düşündüğünüzün aksine, giderek daha fazla işletme geleneksel faks makinelerini emekliye ayırıyor ve bulut tabanlı, kağıtsız faks hizmetlerini tercih ediyor. Çevrimiçi faks, yerinde ekipman veya donanım gerektirmez, e-posta olarak kullanımı kolaydır, iş fakslarınızın güvenliğini ve mevzuata uygunluğunu artırır ve mevcut faks altyapınız üzerinden size çok para kazandırabilir.

Geleneksel fakstan, iş gereksinimlerinizle mükemmel bir şekilde bütünleşen çevrimiçi faksa geçiş yapmayı düşünüyorsanız, yalnız değilsiniz. Çeşitli pazar segmentlerindeki işletmelerin %80'inden fazlası hâlâ şu veya bu şekilde faks kullanıyor. Bu kılavuzda, küçük işletmenizin çevrimiçi faksa sorunsuz geçişine yardımcı olacak bazı bilgiler sunuyoruz.

Switch Neden Yapılır?

Faks, finans, emlak, sigorta, hukuk, sağlık ve acenteler gibi sektörlerdeki küçük işletmelerin, yerleşik süreçlere ve çok çeşitli nedenlere uyarken gizli belgeleri, yasal olarak bağlayıcı evrakları ve diğer belgeleri iletmek için güvendiği bir araçtır. Ancak, daha fazla insan anında sonuç veren uygun teknolojilere geçtikçe, fiziksel bir faks makinesinin başında durmak, faks gönderenler için giderek daha az çekici görünüyor.

Dolayısıyla, hala geçiş yapıp yapmayacağınızı merak ediyorsanız, çevrimiçi faksın bir süredir ortalıkta olduğunu bilmelisiniz. Ayrıca, tüm ihtiyaçlarınızı karşılayabilecek sağlam bulut fakslama uygulamaları sağlayan güvenilir hizmet sağlayıcıları bulmak hiç olmadığı kadar kolay. Aşağıda vurgulandığı gibi, çevrimiçi faksa geçmenin çeşitli faydaları vardır.

 Sizin için önerilenler: Ofisiniz/İşletmeniz için En Çok Satan 10 Faks Makinesi.

Geçiş için Neye İhtiyacınız Var ve Nasıl Yapılır?

Faks hizmetinizin numarası ile ilgili olarak, mevcut numaranızı saklayabilir ve kaydolduktan sonra çevrimiçi faks hizmetine taşıyabilirsiniz. Servis sağlayıcıya taşıma hizmetini sunup sunmadıklarını sorduğunuzdan emin olun. Dosyaları bir esinti içinde çevrimiçi olarak kolayca fakslayabilmeniz için kaliteli bir belge tarayıcıya da ihtiyacınız olacak.

Güvenilir bir çevrimiçi faks hizmeti seçerken aklınızda bulundurmanız gereken birkaç şey vardır:

Geçiş Planlaması

Çevrimiçi faks gibi kağıt tasarrufu sağlayan teknolojiler, düzgün bir şekilde yürütüldüğünde harika bir yatırımdır. Bu nedenle, küçük işletmelerin planlanmış hedefleri ve net bir hedefi olan bir plan tasarlaması hayati önem taşımaktadır. Bu, faks makinelerinden veya sunuculardan bulut tabanlı faks hizmetlerine sürekli bir geçiş sağlamalarına yardımcı olacaktır. Önceden doğru planlama, kısa sürede sorunsuz bir geçiş sağlar.

Personelinizin çevrimiçi faks göndermenin temellerini ve bunun bilgisayarlar, internet ve yazıcılar gibi temel destekleyici araç ve ekipmanlarla nasıl doğru şekilde kullanılacağını öğrenebileceği basit bir eğitim programı yürütmek çok önemlidir. Bu, küçük işletmenizdeki herkesin işletmenizin neden geçiş yaptığını anlayabilmesi için çok önemlidir.

Hedeflerinize Öncelik Verin

Geçiş için zemin hazırlar hazırlamaz, tüm çalışanlarınız için hangi hedeflerin en öncelikli olması gerektiğini belirleyin. Hedeflerinizi önem derecesine göre düzenlemek, onlara kolaylıkla ulaşmanıza yardımcı olacaktır. Bu aynı zamanda küçük işletmenizin adapte olması için geleneksel fakstan çevrimiçi faksa geçişi daha akıcı ve kolay hale getirecektir.

İşletmenizdeki çoğu kişinin bulut tabanlı faks hizmetlerini kullanmaya alışık olmadığını düşünün. Bu nedenle, önce bu göreve öncelik verin. Personelinizin geçişin ilk aşamalarında gereken tüm temel bilgileri anlamasını sağlayın. Bu, ya eğitim oturumları aracılığıyla ya da faks gönderme ve alma gibi yararlı bilgiler içeren kapsamlı bir kılavuz kitap oluşturarak yapılabilir.

 İlginizi çekebilir: Fazla Ödeme Yapabileceğiniz İş Araçları.

Geçiş Sürecinde Hedeflerinizi Takip Edin

Önceliklerinizi belirledikten sonra, bir sonraki adım, personelinizin veya ekibinizin yeni teknoloji hakkında bir anlayış geliştirip geliştirmediğini görmek için günlük, haftalık ve aylık bir plan oluşturmaktır. İşlemleriniz genelinde bulut faks ve üretkenlik kullanımında kaydedilen ilerlemeyi takip ederek, sorunları ortaya çıktıklarında belirleyebilir ve bunlarla en iyi nasıl başa çıkacağınızı bilirsiniz.

Bir iş ortamındaki yeni değişikliklere uyum sağlamak, işletmeler için zor olabilir. Ancak, çevrimiçi faksa geçiş çok zor olmamalıdır. Çünkü teknolojinin kullanımı oldukça basittir. İlerlemeyi takip ettiğiniz ve değişiklikleri bildirdiğiniz sürece, küçük işletmeniz bulut faks hizmetlerinin tüm avantajlarından yararlanmak için doğru yoldadır.

Küçük İşletme Alanınızı Düzenleyin

Küçük işletmeniz dijital kağıtsız teknolojiyi memnuniyetle karşılarken, geçiş sürecinin işyeri kültürünüzü bozmamasını sağlamak için ölçülü adımlar atmalısınız. Örneğin, ofis organizasyonunun verimli olmasını sağlamak isteyeceksiniz. Çalışanları tıka basa dolu dosya dolaplarından kurtulmaya teşvik edin ve tüm dosyaların bulut tabanlı depolanmasının uygun koordinasyonunu sağlayın.

Çevrimiçi faks gibi kağıtsız çözümlere geçişin bir parçası olarak, eski belgelerinizi güvende ve iyi organize etmek için güvenilir veri şifrelemeli bir belge arşivleme ve depolama sistemi sunan bulut tabanlı bir faks programı seçmeyi düşünün. Bir bulut faks hizmeti, birden fazla cihazdan erişebileceğiniz çok çeşitli gönderilen ve alınan dosyaları depolayabilir.

Küçük İşletmeniz için Çevrimiçi Faks Seçenekleri

Küçük bir işletme sahibi olarak, günlük işlemlerin çalışma zamanınızın çoğunu alabileceğini bilirsiniz. Bazen, e-postaları okumak için bilgisayarınızın önünde oturacak zamanı bulmak zor olabilir. Bu, bazen e-posta yoluyla faks gönderip almanın bile mümkün olmadığı anlamına gelir. Neyse ki, çoğu çevrimiçi faks hizmeti, faks göndermek ve almak için başka seçenekler sunar.

Güçlü çevrimiçi faks araçlarıyla birlikte mobil uygulamalar, faks göndermeyi ve almayı mümkün olduğunca kolay hale getirir. Servis sağlayıcı tarafından sağlanan bir çevrimiçi hesabı, bir mobil uygulamayı, bir çevrimiçi faks mesajlaşma uygulamasını veya e-postanızı birkaç kolay adımda herhangi bir cihazda kullanabilirsiniz. En önemli şey, bulut faks hizmetinizin hangi seçenekleri sunduğunu anlamaktır.

Doğru Çevrimiçi Faks Hizmetiyle Ortaklık Neden Önemlidir?

Doğru bulut faks hizmetiyle ortak olmak, tüm faks işlevleriniz için etkin bir şekilde dış kaynak kullanımı sağlar. Ön sermaye, sürekli donanım desteği ve bakım ihtiyacını ortadan kaldırır. Mevcut faks işlevlerinize bakarsanız, küçük işletmenizin yetenek, maliyet ve ölçeklenebilirlik açısından fayda sağlayıp sağlamadığını belirleyebilecek bir konumda olmalısınız.

Doğru çevrimiçi faks hizmeti bu üç alanda mükemmel olmalıdır. Küçük işletme ihtiyaçlarınıza uygun, güvenilir ve ölçeklenebilir bir çözüm sunabilmelidirler. Ek olarak, sizin ve çalışanlarınızın hizmeti nasıl kullanacağınızı öğrenebilmeniz için kapsamlı bir eğitim programı çok önemlidir. Bu, yumuşak bir geçiş sağlar. Devam eden destek de çok önemlidir, bu nedenle yardıma ihtiyacınız olduğunda takılıp kalmazsınız.

Saygın bir çevrimiçi faks sağlayıcısıyla çalışmak size gönül rahatlığı sağlar. Geçişi etkili bir şekilde ele almak için doğru ürün ve destek bilgisine sahip olduklarından emin olabilirsiniz. Bu, küçük işletmenizin müşterilerinize yüksek düzeyde hizmet sunmaya devam etmesini sağlayacaktır.

 Şunlar da hoşunuza gidebilir: Küçük İşletmeler İçin Sosyal Medya Hesapları Nasıl Yönetilir?

Çözüm

Mükemmel müşteri hizmeti ve müşteri ilişkilerine kendini adamış bir işletme sahibi olarak. Görev açısından kritik faks göndermenin kesintiye uğramamasını sağlamak çok önemlidir. Özellikle, çok sayıda belge paylaşımıyla ilgilenen ticari faaliyetlerde bulunuyorsanız. Geleneksel fakstan çevrimiçi faksa geçmek, konu kağıtsız hale geldiğinde alabileceğiniz en iyi stratejik kararlardan biridir.

Elbette, bir çevrimiçi faks hizmeti seçmeden önce, farklı sağlayıcıları karşılaştırmak isteyeceksiniz. Sundukları özellikleri kontrol edin ve müşteri yorumlarını okuyun. Güvenilir bir çevrimiçi faks hizmeti, hem kişisel hem de profesyonel amaçlar için her gün kullanımı kolay olmalıdır. Ayrıca hızlı olmalı, fakslarınız için ihtiyaç duyduğunuz gelişmiş güvenliği sunmalı, kullanışlı ve uygun maliyetli olmalıdır.