中小企業向けのオンラインファックスへの移行

中小企業の経営者として、あなたは確かに新しいテクノロジーとデジタルソリューションを日常業務に組み込んでいます。アプリケーションとシステムは、節約と貴重な時間をもたらし、ビジネスの改善に役立ちました。 しかし、ほとんどの企業と同じように、最新のテクノロジーの採用にまだ遅れをとっている重要な操作が1つあります。それは、オンラインファックスです。

あなたの考えに反して、ますます多くの企業が従来のファックス機を廃止し、クラウドベースのペーパーレスファックスサービスを選択しています。 オンラインファックスは、オンサイトの機器やハードウェアを必要とせず、電子メールとして簡単に使用でき、ビジネスファックスのセキュリティと規制コンプライアンスを強化し、現在のファックスインフラストラクチャよりも大幅にコストを節約できます。

従来のファックスからビジネスニーズに完全に統合されたオンラインファックスへの移行を考えているのであれば、あなただけではありません。 さまざまな市場セグメントの企業の80％以上が、依然として何らかの方法でファックスを使用しています。 このガイドでは、中小企業がオンラインファックスにスムーズに移行できるようにするための洞察を提供します。

なぜスイッチを作るのですか？

ファクスは、金融、不動産、保険、法律、ヘルスケア、代理店などのセクターの中小企業が、確立されたプロセスとさまざまな理由に準拠しながら、機密文書、法的拘束力のある書類、およびその他の文書を送信するために依存するツールです。 しかし、より多くの人々がすぐに結果をもたらす便利なテクノロジーに移行するにつれて、物理的なファックス機の上に立つことは、ファックスをする人々にとってますます魅力的ではなくなっているように思われます。

したがって、切り替えるかどうかまだ疑問がある場合は、オンラインファックスがしばらく前から存在していることを知っておく必要があります。 また、すべてのニーズを満たすことができる堅牢なクラウドファックスアプリケーションを提供する信頼性の高いサービスプロバイダーをこれまで以上に簡単に見つけることができます。 オンラインファックスへの切り替えには、以下に示すように、いくつかの利点があります。

 あなたにおすすめ：あなたのオフィス/ビジネスのためのトップ10のベストセラーファックス機。

何を移行する必要があり、どのように移行するのですか？

ファックスサービスの番号については、既存の番号を保持し、サインアップしたらオンラインファックスサービスに移植できます。 必ずサービスプロバイダーに移植サービスを提供しているかどうかを確認してください。 また、ファイルをオンラインで簡単にファックスできるように、高品質のドキュメントスキャナーも必要です。

信頼性の高いオンラインファックスサービスを選択するときは、次の点に注意する必要があります。

移行の計画

オンラインファックスのような紙節約技術は、適切に実行されれば大きな投資になります。 そのため、中小企業にとっては、スケジュールされた目標と明確な目標を備えた計画を立てることが不可欠です。 これにより、FAX機またはサーバーからクラウドベースのFAXサービスへの着実な移行を確保できます。 事前に適切な計画を立てることで、短時間でスムーズに移行できます。

スタッフがオンラインFAXの基本と、PC、インターネット、プリンターなどの基本的なサポートツールや機器で正しく使用する方法について学ぶことができる簡単なトレーニングプログラムを実施することが重要です。 これは、中小企業の全員がビジネスが移行している理由を理解できるようにするために重要です。

あなたの目標を優先する

移行の基礎を整えたらすぐに、すべての従業員にとって最優先すべき目標を指定します。 重要度別に目標を整理すると、簡単に目標を達成するのに役立ちます。 これにより、従来のファックスからオンラインファックスへの移行がより合理化され、中小企業がより簡単に適応できるようになります。

あなたのビジネスのほとんどの人はクラウドベースのファックスサービスの使用に慣れていないことを考慮してください。 したがって、最初にこのタスクに優先順位を付けます。 移行の初期段階で必要なすべての基本をスタッフが理解できるようにします。 これは、トレーニングセッションを通じて、またはファックスの送受信などの有用な情報を含む包括的なガイドブックを作成することによって行うことができます。

 あなたは好きかもしれません：あなたが過払いしているかもしれないビジネスツール。

移行プロセスで目標を追跡する

優先順位を設定したら、次のステップは、毎日、毎週、毎月の計画を作成して、スタッフまたはチームが新しいテクノロジーの理解を深めているかどうかを確認することです。 運用全体でクラウドファックスと生産性の使用の進捗状況を追跡することで、問題が発生したときにそれを特定し、それらを処理するための最善の方法を知ることができます。

ビジネス環境の新しい変更に適応することは、ビジネスにとって困難な場合があります。 しかし、オンラインファックスへの移行はそれほど難しいことではありません。 これは、テクノロジーの使用が非常に簡単だからです。 進捗状況を追跡し、変更について報告している限り、中小企業はクラウドファックスサービスのすべてのメリットを享受するための正しい道を進んでいます。

スモールビジネススペースを整理する

中小企業はデジタルペーパーレステクノロジーを歓迎しているため、移行プロセスによって職場の文化が損なわれないように、慎重な措置を講じる必要があります。 たとえば、オフィス組織が効率的であることを確認する必要があります。 詰め込まれたファイルキャビネットを取り除き、すべてのファイルのクラウドベースのストレージの適切な調整を確実にするように従業員を奨励します。

オンラインファックスなどのペーパーレスソリューションへの移行の一環として、信頼性の高いデータ暗号化を備えたドキュメントアーカイブおよびストレージシステムを提供するクラウドベースのファックスプログラムを選択して、古いドキュメントを安全に整理することを検討してください。 クラウドFAXサービスは、複数のデバイスからアクセスできる送信ファイルと受信ファイルの両方を広範囲に保存できます。

あなたの中小企業のためのオンラインファックスオプション

中小企業の経営者として、あなたは日常業務があなたの労働時間のほとんどを占める可能性があることを知っています。 コンピュータの前に座って電子メールを読む時間を見つけるのは難しい場合があります。 つまり、電子メールでファックスを送受信することさえできない場合があります。 幸いなことに、ほとんどのオンラインファックスサービスは、ファックスを送受信するための他のオプションを提供します。

モバイルアプリは、強力なオンラインファックスツールとともに、ファックスの送受信を可能な限り便利にします。 いくつかの簡単な手順で、サービスプロバイダーが提供するオンラインアカウント、モバイルアプリ、オンラインFAXメッセンジャーアプリ、または任意のデバイス上の電子メールを使用できます。 最も重要なのは、クラウドファックスサービスが提供するオプションを理解することです。

適切なオンラインファックスサービスとの提携が重要な理由

適切なクラウドファックスサービスと提携することで、すべてのファックス機能を効果的にアウトソーシングできます。 これにより、先行投資、継続的なハードウェアサポート、およびメンテナンスの必要がなくなります。 現在のFAX機能を見ると、中小企業が機能、コスト、およびスケーラビリティの点でメリットを享受しているかどうかを判断できる立場にあるはずです。

適切なオンラインファックスサービスは、これら3つの分野で優れている必要があります。 彼らはあなたの中小企業のニーズに合った信頼性が高くスケーラブルなソリューションを提供できるはずです。 さらに、あなたとあなたのスタッフがサービスの使い方を学ぶことができるように、綿密なトレーニングプログラムが重要です。 これにより、スムーズな移行が保証されます。 継続的なサポートも不可欠であるため、サポートが必要なときに行き詰まることはありません。

評判の良いオンラインファックスプロバイダーと協力することで、安心感を得ることができます。 移行を効果的に処理するための適切な製品とサポートの知識があることを確認できます。 これにより、中小企業は顧客に高レベルのサービスを提供し続けることができます。

 あなたも好きかもしれません：中小企業のためのソーシャルメディアアカウントを管理する方法？

結論

事業主として、優れた顧客サービスと顧客との関係に取り組んでいます。 ミッションクリティカルなファックスが中断されないようにすることが重要です。 特に、多くのドキュメント共有を扱う事業運営をしている場合。 従来のファックスからオンラインファックスへの切り替えは、ペーパーレス化に関してあなたが下すことができる最良の戦略的決定の1つです。

もちろん、オンラインファックスサービスを選択する前に、さまざまなプロバイダーを比較する必要があります。 彼らが提供した機能を確認し、カスタマーレビューを読んでください。 信頼性の高いオンラインファックスサービスは、個人的な目的と専門的な目的の両方で毎日使いやすいものでなければなりません。 また、迅速で、FAXに必要な強化されたセキュリティを提供し、便利で費用対効果が高い必要があります。