Scrivere un'ottima RFP per il sito web

È tempo di un nuovo sito Web o di una riprogettazione del sito Web, il che (a seconda della tua organizzazione) significa che dovrai scrivere una richiesta di proposta (RFP). Una semplice ricerca su Google fornirà una miriade di esempi, ma variano tutti a seconda del settore e del prodotto. Non forniscono necessariamente molti consigli relativi ai tuoi obiettivi per la progettazione o la riprogettazione del tuo sito web. Affinché un'agenzia web capisca quali sono i tuoi obiettivi, dovrai scrivere in un formato RFP che definisca chiaramente quali sono le tue esigenze. Per aiutarti a massimizzare le tue risposte, abbiamo predisposto un modello di richiesta di proposta che indica cosa includere durante la procedura di richiesta di offerta .

Breve panoramica del progetto

Presenta la tua organizzazione e lo scopo del progetto RFP . In un formato di alto livello, indica cosa stai cercando di fare per lo sviluppatore del sito web e perché. Spiega i punti deboli del tuo sito web attuale e che dire che non funziona per i tuoi scopi commerciali.

Il background della tua organizzazione

Descrivi la tua organizzazione in modo più dettagliato. Includi il tuo scopo, i tuoi valori e ciò che ti rende unico. È probabile che se stai cercando un nuovo sito Web, potremmo non essere in grado di raccogliere tali informazioni dal tuo sito esistente. Un'agenzia di web design darà raccomandazioni specifiche basate sulla tua spiegazione approfondita.

I tuoi concorrenti

Sulla base delle tue attuali conoscenze, delinea i tuoi principali concorrenti e includi in che modo la tua attività si confronta con loro in base ai loro punti di forza e di debolezza.

• Come si confronta la loro quota di mercato con la tua?
• Quale posizione usano per rendere unici i loro prodotti o servizi (secondo loro)?
• Stai offrendo prodotti che non sono?
• Usano la tecnologia più avanzata?
• Quanto sono dettagliate le descrizioni dei loro prodotti?
• Quali metodi di contatto offrono? – Limitano le ore di assistenza telefonica?
• C'è un prodotto su cui sai di venderli di più?
• Come si confrontano i tuoi prezzi?

Queste sono solo alcune domande per iniziare a identificare il tuo vantaggio competitivo (e svantaggio) nel mercato.

Obiettivi del progetto

Nel modello RFP , disponi ciò che intendi realizzare con questo progetto e il risultato che stai cercando. Spiega chi è il tuo pubblico di destinazione e le azioni che vuoi che intraprendano sul sito web. Stai cercando di portare contatti più qualificati? Speri di fare più vendite? Stai cercando di attirare potenziali dipendenti? Più chiaramente espliciti ciò che stai cercando dal processo, più è probabile che raggiungi i tuoi obiettivi.

Ambito di lavoro e risultati finali

Per un preventivo accurato del progetto, la richiesta di offerta del tuo sito web dovrebbe elencare e descrivere i servizi di web design per i quali assumerai un team. Alcuni esempi possono includere:

• Design: includi qualsiasi idea per le immagini, requisiti della barra di navigazione, numero di pagine web di cui avrai bisogno o anche concetti per la tua pagina Chi siamo
• Content Management System – Stai cercando un sistema proprietario o open source?
• Funzionalità personalizzata: includi eventuali requisiti tecnici come le azioni da intraprendere dopo l'invio di una richiesta di offerta, l'implementazione di un chatbot o anche una pagina di risorse per il contenuto scaricabile
• Integrazione CRM - Avrai bisogno che il tuo nuovo sito si integri con il tuo attuale sistema di gestione delle relazioni con i clienti?
• Sviluppo dei contenuti- Hai sviluppato la tua strategia o cercherai una road map? Richiederai post di blog, whitepaper o altri contenuti scaricabili?
• Copywriting – Un nuovo sito web significa anche una nuova copia! Hai uno scrittore esperto nello staff che può implementare la SEO?
• Ottimizzazione per i motori di ricerca: un elemento cruciale per garantire che la tua attività venga trovata quando i potenziali clienti stanno cercando
• Ottimizzazione mobile: un must nel mondo digitale di oggi, ma che tipo di esperienza utente vuoi che i tuoi clienti abbiano?
• Test di garanzia della qualità: per garantire che la tua agenzia esegua un follow-up post-lancio, è una buona idea chiedere informazioni sulle loro pratiche di test QA
• Formazione CMS: conosci il CMS principale dell'agenzia o il tuo personale avrà bisogno di formazione?
• Pubblicità di ricerca a pagamento – Dopo il lancio del tuo sito web, utilizzerai PPC per indirizzare il traffico?

I servizi che stai cercando di includere nel tuo progetto web determineranno il tempo stimato per completare il progetto e anche il costo previsto. Dando al tuo fornitore un'idea del lavoro che sarà richiesto, ti preparerai per la stima più accurata.

Requisiti tecnici

Sii il più dettagliato possibile nella tua procedura di richiesta di offerta e includi eventuali requisiti o limitazioni di funzionalità che potresti avere. Un sito di e-commerce potrebbe richiedere carrelli della spesa, account utente, controllo dell'inventario o calcolatori di spedizione. Un sito finanziario o governativo richiede standard di sicurezza più elevati. La tua attività dipende da strumenti di terze parti per la posta elettronica, la raccolta di recensioni online, la gestione delle relazioni con i clienti o l'integrazione di applicazioni online per le risorse umane? Di quali funzionalità avrai bisogno nella tua pagina delle carriere? Cosa deve succedere quando qualcuno compila un modulo di richiesta di offerta? L'accessibilità degli utenti è importante per la tua organizzazione? Quali aggiunte vengono aggiunte al tuo sito che attualmente non hai? Questi tipi di domande e dettagli consentiranno alle agenzie di quotare correttamente il progetto e possono distorcere sia il costo del progetto stimato che la tempistica.

Esempi

Quando scrivi una richiesta di proposta , considera tutti i siti web che ti piacciono o che ammiri. Includi eventuali esempi di siti esistenti che si allineano con la tua visione. Può trattarsi di qualsiasi cosa, dall'esperienza complessiva o anche da elementi specifici, come moduli di contatto o funzionalità di scorrimento. Può essere difficile spiegare la tua visione per iscritto, quindi fornire esempi di siti Web che desideri emulare fornirà un grande valore al venditore.

Supporto / Retainer continuo

Qualsiasi web designer può lanciare un sito web, ma cosa succede al sito e alla tua attività dopo che è stato pubblicato? Idealmente, il tuo nuovo sito è solo l'inizio del processo. Considera come indirizzerai il traffico al sito web, come ti adatterai ai cambiamenti tecnologici e modificherai le funzionalità in futuro. Il tuo investimento merita cura e attenzione anche dopo il lancio. Cerca un'azienda di siti Web a servizio completo che non solo creerà il tuo sito Web, ma manterrà anche una forte relazione per lavorare con te per massimizzarne il valore in seguito.

Budget

È sempre una buona idea essere il più trasparenti possibile con il budget. Se non sei sicuro di un numero esatto, assicurati di fornire un intervallo. Ciò consentirà alle agenzie di determinare se sarebbero adatte o se hanno le risorse per lavorare all'interno del budget richiesto. Le migliori agenzie prenderanno in considerazione i tuoi obiettivi, i tuoi valori e il tuo budget per dare la priorità ai consigli sui servizi in modo che funzionino entro il budget stabilito.

Tempo e linea

Anche se potresti non sapere quanto tempo dedicherai al tuo progetto web, elenca tutte le scadenze importanti come guida per il tuo fornitore nella RFP del tuo sito web . Includi la data di invio della proposta, una scadenza per inviare eventuali domande, la scadenza per l'invio della proposta e un tempo stimato in cui desideri che il tuo sito venga attivato. Le agenzie cercheranno una tempistica realistica, quindi è meglio discutere le scadenze con il tuo team prima di impegnarti nelle date.

Criteri di selezione

Infine, includi e criteri che la tua organizzazione utilizzerà per basare la propria decisione sulla selezione di un partner web. Questa sezione non solo aiuterà la tua azienda a prendere una decisione informata, ma farà anche sapere al potenziale fornitore se è qualificato per inviare una proposta. Puoi richiedere articoli come:

• Azienda di fondo
• Informazioni sul team web (esperienza, certificazioni, sedi)
• Come affrontano un progetto e pianificano di affrontare tutti i componenti richiesti
• Come viene gestito e programmato un progetto
• Costi del progetto per la creazione di siti Web, la manutenzione continua e l'hosting web
• Link al portfolio di siti web di esempio
• Referenze da clienti passati

Quanto più dettagliate sono le tue esigenze, tanto più facile sarà per te confrontare le tue opzioni. Naturalmente, molti di questi saranno importanti, quindi valutali in base a ciò che conta di più per la tua organizzazione.

Per la tua considerazione

L'utilizzo di qualsiasi sezione che rifletta chi sei come azienda, i tuoi obiettivi e il risultato desiderato influenzerà alla fine il prodotto finale. Un ottimo documento di richiesta di proposta rifletterà ciò che stai cercando in un partner web, ma aiuterà anche la società del sito web a determinare se una partnership avrà senso per entrambe le tue organizzazioni.

Mettere insieme uno schema dettagliato richiederà del tempo da parte del tuo team, ma alla fine porterà alla migliore delle proposte. Se Top Floor dovesse ricevere una richiesta di proposta, saremmo felicissimi della completezza! Ci segnala che sei pronto a prendere sul serio il progetto, che stai investendo tempo per capire cosa significa per te il successo e che stai rispettando il tempo che impieghiamo per mettere insieme una proposta di qualità per la tua attività.

Come possiamo aiutarti nella progettazione del tuo sito web? Mandaci una riga. Il nostro team di web design crea siti web che risuonano con il pubblico di destinazione previsto e li coinvolgono all'istante. Un ottimo sito Web è più di una bella grafica e dei caratteri entusiasmanti; un ottimo sito web è un investimento che porta nuovi clienti, vende i tuoi servizi e migliora le tue relazioni con i clienti esistenti.

Restiamo in attesa della vostra risposta!