Escrevendo um ótimo RFP de site

É hora de um novo site ou redesenho do site, o que (dependendo da sua organização) significa que você precisará escrever uma solicitação de proposta (RFP). Uma simples pesquisa no Google fornecerá uma infinidade de exemplos, mas todos variam dependendo da indústria e do produto. Eles não fornecem necessariamente muitos conselhos relativos aos seus objetivos para projetar ou redesenhar seu site. Para que uma agência da web entenda quais são seus objetivos, você precisará escrever em um formato RFP que defina claramente quais são suas necessidades. Para ajudar a maximizar suas respostas, apresentamos um esboço do modelo de solicitação de proposta para o que incluir ao passar pelo processo de RFP .

Breve Visão Geral do Projeto

Apresente sua organização e o propósito do projeto de RFP . Em um formato de alto nível, declare o que você deseja que o desenvolvedor do site faça e por quê. Explique os pontos fracos de seu site atual e por que ele não está funcionando para seus objetivos comerciais.

Histórico da sua organização

Descreva sua organização com mais detalhes. Inclua seu propósito, seus valores e o que o torna único. Provavelmente, se você estiver procurando por um novo site, talvez não consigamos coletar essas informações de seu site existente. Uma agência de web design dará recomendações específicas com base em sua explicação completa.

Seus Concorrentes

Com base em seu conhecimento atual, descreva seus principais concorrentes e inclua como sua empresa se compara a eles com base em seus pontos fortes e fracos.

• Como a participação de mercado deles se compara à sua?
• Que posição eles usam que torna seus produtos ou serviços únicos (de acordo com eles)?
• Você está oferecendo produtos que eles não estão?
• Eles usam tecnologia mais avançada?
• Quão detalhadas são as descrições de seus produtos?
• Que métodos de contato eles oferecem? - Eles limitam o horário de suporte por telefone?
• Existe um produto que você sabe que vende mais do que eles?
• Como o seu preço se compara?

Estas são apenas algumas perguntas para você começar a identificar sua vantagem competitiva (e desvantagem) no mercado.

Objetivos do Projeto

Em seu modelo de RFP , faça o layout do que você planeja realizar com este projeto e o resultado que está procurando. Explique quem é o seu público-alvo e as ações que você deseja que eles realizem no site. Você está procurando atrair mais leads qualificados? Você espera fazer mais vendas? Você está tentando atrair funcionários em potencial? Quanto mais claramente você articular o que deseja do processo, maior será a probabilidade de atingir seus objetivos.

Escopo do Trabalho e Entregáveis

Para obter uma cotação precisa do projeto, a RFP do seu site deve listar e descrever os serviços de web design para os quais você contratará uma equipe. Alguns exemplos podem incluir:

• Design - inclua quaisquer ideias de imagens, requisitos da barra de navegação, número de páginas da web de que você precisa ou até mesmo conceitos para sua página Sobre nós
• Sistema de gerenciamento de conteúdo - Você está procurando um sistema proprietário ou de código aberto?
• Funcionalidade personalizada - inclui quaisquer requisitos técnicos, como ações a serem tomadas após o envio de um RFQ, implementação de um chatbot ou até mesmo uma página de recursos para conteúdo para download
• Integração de CRM - você precisará de seu novo site para se integrar ao seu atual sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente?
• Desenvolvimento de conteúdo - você desenvolveu sua estratégia ou está procurando um roteiro? Você exigirá postagens de blog, white papers ou outro conteúdo para download?
• Redação de textos - Um novo site também significa nova cópia! Você tem um escritor experiente na equipe que pode implementar o SEO?
• Otimização de mecanismos de pesquisa - uma peça crucial para garantir que sua empresa seja encontrada quando os clientes em potencial estão procurando
• Otimização móvel - uma obrigação no mundo digital de hoje, mas que tipo de experiência do usuário você deseja que seus clientes tenham?
• Teste de garantia de qualidade - para garantir que sua agência fará o acompanhamento pós-lançamento, é uma ótima ideia perguntar sobre suas práticas de teste de controle de qualidade
• Treinamento de CMS - você está familiarizado com o CMS principal da agência ou sua equipe precisará de treinamento?
• Publicidade de busca paga - após o lançamento do seu site, você utilizará o PPC para direcionar o tráfego?

Os serviços que você deseja incluir em seu projeto da web determinarão o tempo estimado para concluir o projeto, bem como o custo projetado. Ao dar ao seu fornecedor uma ideia do trabalho que será necessário, você estará se preparando para a estimativa mais precisa.

Requerimentos técnicos

Seja o mais detalhado possível em seu processo de RFP e inclua quaisquer requisitos de funcionalidade ou limitações que você possa ter. Um site de comércio eletrônico pode exigir carrinhos de compras, contas de usuário, controle de estoque ou calculadoras de remessa. Um site financeiro ou governamental exigirá padrões de segurança mais elevados. Sua empresa depende de ferramentas de terceiros para e-mail, coleta de avaliações online, gerenciamento de relacionamento com o cliente ou integração de aplicativos online de RH? De que funcionalidade você precisará na página de carreiras? O que precisa acontecer quando alguém preencher um formulário RFQ? A acessibilidade do usuário é importante para sua organização? Quais acréscimos estão sendo adicionados ao seu site que você não tem atualmente? Esses tipos de perguntas e detalhes permitirão que as agências façam uma cotação adequada do projeto e podem distorcer o custo estimado do projeto e o cronograma.

Exemplos

Ao escrever uma solicitação de proposta , considere todos os sites que você gosta ou admira. Inclua todos os exemplos de sites existentes que se alinham com a sua visão. Pode ser qualquer coisa desde a experiência geral ou até mesmo elementos específicos, como formulários de contato ou recursos de rolagem. Pode ser difícil explicar sua visão por escrito, portanto, fornecer exemplos de sites que você gostaria de emular proporcionará um grande valor para o fornecedor.

Suporte / Retentor Contínuo

Qualquer web designer pode lançar um site, mas o que acontece com o site e com sua empresa depois que ele está no ar? Idealmente, seu novo site é apenas o começo do processo. Considere como você irá direcionar o tráfego para o site, como você se adaptará às mudanças na tecnologia e nos recursos de mudança daqui para frente. Seu investimento também merece cuidado e atenção pós-lançamento. Procure uma empresa de site de serviço completo que não apenas construirá seu site, mas também manterá um forte relacionamento para trabalhar com você na maximização de seu valor posteriormente.

Despesas

É sempre uma boa ideia ser o mais transparente possível com seu orçamento. Se você não tiver certeza de um número exato, certifique-se de fornecer um intervalo. Isso permitirá que as agências determinem se eles se encaixam bem ou se têm os recursos para trabalhar dentro do orçamento exigido. As melhores agências irão considerar seus objetivos, seus valores e seu orçamento para priorizar as recomendações de serviço para trabalhar dentro de seu orçamento determinado.

Tim e linha

Embora você possa não saber quanto tempo gastará em seu projeto da web, liste todos os prazos importantes como um guia para seu fornecedor em sua RFP de site . Inclua a data em que você está enviando a proposta, um prazo para enviar qualquer pergunta, quando o envio da proposta é devido e uma estimativa de tempo que você deseja que seu site vá ao ar. As agências buscarão um cronograma realista, portanto, é melhor discutir os prazos com sua equipe antes de se comprometer com as datas.

Critérios de Seleção

Por fim, inclua e os critérios que sua organização usará para basear sua decisão na seleção de um parceiro da web. Esta seção não apenas ajudará sua empresa a tomar uma decisão informada, mas também permitirá que o fornecedor em potencial saiba se ele está qualificado para enviar uma proposta. Você pode exigir itens como:

• Antecedentes da empresa
• Informações sobre a equipe da web (experiência, certificações, locais)
• Como eles abordam um projeto e planos para abordar todos os componentes necessários
• Como um projeto é gerenciado e programado
• Custos do projeto para construção de site, manutenção contínua e hospedagem na web
• Link para o portfólio de exemplos de sites
• Referências de clientes anteriores

Quanto mais detalhada for a lista de seus requisitos, mais fácil será para você comparar suas opções. Claro, vários deles serão importantes, portanto, pondere-os de acordo com o que é mais importante para sua organização.

Para sua consideração

Utilizar quaisquer seções que reflitam quem você é como empresa, seus objetivos e o resultado desejado acabará por influenciar o produto final. Uma grande solicitação de documento de proposta refletirá o que você está procurando em um parceiro da web, mas também ajudará a empresa do site a determinar se uma parceria fará sentido para ambas as organizações.

Elaborar um esboço detalhado exigirá algum tempo de sua equipe, mas, em última análise, resultará nas melhores propostas. Se o Top Floor recebesse uma solicitação de proposta, ficaríamos muito felizes com a meticulosidade! É um sinal de que você está pronto para levar o projeto a sério, que está investindo tempo para entender o que o sucesso significa para você e que está respeitando o tempo que levamos para montar uma proposta de qualidade para o seu negócio.

Como podemos ajudar no design do seu site? Deixe-nos uma mensagem. Nossa equipe de web design cria sites que ressoam com seu público-alvo pretendido e os envolvem instantaneamente. Um ótimo site é mais do que gráficos bonitos e fontes emocionantes; um ótimo site é um investimento que atrai novos clientes, vende seus serviços e melhora suas relações com os clientes existentes.

Estamos ansiosos para ouvir de você!