Principais dicas para proteger os dados do cliente

Infelizmente, as violações de dados envolvendo números de cartão de crédito e outras informações financeiras tornaram-se muito comuns para empresas e clientes em todos os setores. O número de violações de dados que ocorreram em todo o mundo aumentou drasticamente durante a pandemia, e os dados dos clientes agora estão mais vulneráveis ​​do que nunca. Essas violações podem ter ramificações para organizações de todos os tamanhos, incluindo aquelas do setor de fitness.

As informações do cartão de crédito do cliente podem ser coletadas em grande escala ou em uma escala muito menor. Às vezes, pode até ser um erro relativamente pequeno que leva a uma grande violação de segurança. Como é preciso apenas uma pessoa para arriscar a segurança de uma empresa, as academias devem estar preparadas para proteger seus dados.

A principal preocupação de uma empresa de fitness deve ser cuidar de seus clientes e suas informações. Práticas de negócios inteligentes e medidas de segurança de ponta podem ajudar a proteger seus membros e sua empresa contra fraudes de cartão de crédito e roubo de dados de todos os tipos. Com isso como pano de fundo, aqui estão algumas das principais dicas de segurança cibernética.

Sempre instale e atualize o software certo

Instale — e acompanhe — o software necessário. Sua primeira linha de defesa deve ser um software antivírus, antimalware e/ou antispyware. No entanto, você deve garantir que ele seja mantido atualizado. Um dos problemas com muitas pequenas empresas é que elas investem em produtos de software que não precisam ou não querem, ou que não entendem, ou, em última análise, não utilizam, e ficam parados. Ou eles compram um produto, mas não o atualizam, tornando-o obsoleto. Como os hackers estão sempre revisando suas estratégias, você tem mais chances de vencê-los se atualizar com frequência. Se puder escolher, sempre escolha “atualizar automaticamente” para garantir que você esteja executando o software mais atualizado.

Se você não quiser lidar com as atualizações durante o horário comercial (por motivos óbvios, geralmente você pode configurar a maioria dos aplicativos para atualização automática em horários definidos para que não interfira em sua programação). Você também deve certificar-se de que todos os plug-ins que você usa em seu site também são atualizados regularmente. É muito comum que os cibercriminosos tenham como alvo plugins do WordPress, por exemplo.

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Certifique-se de que sua rede está segura

Faça uso de uma rede segura. Invista em um servidor seguro e dedicado que seja utilizado exclusivamente por sua empresa e seus funcionários. Embora compartilhar seu servidor possa ser mais barato no curto prazo, o uso de uma rede segura reduz consideravelmente o perigo de deixar as informações de seus clientes vulneráveis ​​a ataques. Além disso, a importância de fazer backup de seus dados não pode ser enfatizada o suficiente. Você evitará ser destruído por “ransomware”, um tipo de vírus que impede o acesso aos seus dados – ou até ameaça apagar os dados completamente – a menos que você pague um resgate.

Se você não quiser investir no servidor dedicado, pelo menos certifique-se de estar usando uma rede wifi protegida por senha e firewall e acessível apenas para você e sua equipe. Se você deseja fornecer aos seus membros e clientes acesso à Internet enquanto eles estão na academia, você pode configurar uma rede completamente diferente com diferentes restrições de acesso e privacidade.

Criptografar

Tudo deve ser criptografado sempre e sempre que possível. Invista no software de criptografia mais atualizado que puder e mantenha-o atualizado. Também é uma boa ideia criptografar seu e-mail se você estiver enviando ou recebendo informações confidenciais, bem como qualquer comunicação online entre você e seus clientes. O uso de uma VPN é outra boa maneira de adicionar um nível de criptografia à sua comunicação.

Use senhas fortes

Faça senhas seguras. Esqueça as senhas de quatro letras e fáceis de lembrar. Torná-los resistentes e duradouros. As senhas devem ter pelo menos oito caracteres, e é recomendável que sejam ainda mais longas – 13 ou 15 caracteres. Não devem ser palavras individuais, mas sim, aleatórias, usando símbolos, números e letras maiúsculas.

Se você realmente pretende tornar suas senhas o mais difícil de adivinhar e decifrar possível, você pode usar geradores de senhas aleatórios gratuitos. Junte isso a um gerenciador de senhas como o LastPass e certifique-se de que todos os seus funcionários estejam na mesma página, e você fez muito para fortalecer seus dados e os de seus clientes.

Destrua dados antes de se livrar deles

Antes de despejar, destrua. Algumas violações de dados acontecem diretamente da sua lixeira de beco. A reciclagem de arquivos e papéis antigos é uma boa prática ecológica, mas sempre corte/triture os arquivos antes de se livrar deles. Se você pretende reutilizar um computador que armazenava informações confidenciais anteriormente, use um software criado especialmente para essa finalidade para limpar a unidade.

Ao descomissionar um computador, tome cuidado para remover o disco rígido e destruí-lo fisicamente. Como sempre, leve seus eletrônicos desativados, e especialmente seus computadores, para um depósito de reciclagem de eletrônicos para que você não contribua para o enorme problema de lixo eletrônico que o mundo está enfrentando atualmente.

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Mantenha apenas os dados que você absolutamente precisa

Mantenha apenas as informações necessárias. Examine o tipo de dados que você está armazenando e decida se você realmente precisa manter essas informações. Embora os nomes dos clientes sejam vitais, você realmente exige suas datas de nascimento? Considere excluir qualquer material que não esteja diretamente relacionado às demandas de sua empresa. Você também deve reconsiderar o armazenamento de informações de cartão de crédito para os clientes. A maioria das empresas realmente não precisa armazenar as informações do cartão de crédito de seus clientes. Na verdade, você provavelmente não deveria estar salvando as informações do cartão de crédito.

A maneira mais segura de armazenar informações de cartão de crédito é terceirizar para terceiros que se dediquem exclusivamente à segurança dos dados do cartão. Esses terceiros armazenam informações de cartão de crédito fora do local em servidores seguros, aliviando totalmente as empresas do custo de armazenamento. Os comerciantes não precisam mais se preocupar em proteger suas próprias redes de acordo com padrões externos, e sua responsabilidade é significativamente reduzida.

Tranque suas cópias impressas

As cópias impressas devem ser fisicamente bloqueadas. Mantenha sua papelada, papéis e registros seguros atrás de uma porta segura. Adicionar outras proteções, como um teclado numérico ou até mesmo identificação biométrica, pode melhorar significativamente a segurança. Também pode ajudar a aumentar a confiança quando potenciais investidores visitam sua empresa.

Você também pode considerar fazer versões digitais de suas cópias impressas. Isso significa escanear e armazenar sua documentação na nuvem para que você possa controlar melhor o acesso e gerenciar tudo a partir de um local central.

Tenha um plano de recuperação de desastres

Crie uma estratégia. Gerenciar uma emergência envolve entender o que fazer e quando fazê-lo, independentemente do tipo de calamidade. Você certamente precisará da ajuda de um especialista para examinar os danos e descobrir o que e como aconteceu. Procure uma empresa de segurança cibernética respeitável uma vez e pergunte sobre um contrato de manutenção também. Eles são frequentemente capazes de complementar sua abordagem de segurança atual e mitigar as consequências de uma violação de dados ativa.

Os clientes hoje em dia esperam nada menos do que qualidade e confiabilidade. No caso de uma falha do sistema ou tempo de inatividade substancial, eles são implacáveis. Os clientes simplesmente mudarão para uma academia concorrente se uma empresa não atender às suas expectativas. Você também provavelmente lidará com danos à sua reputação e boa vontade e talvez enfrente dificuldades para adquirir futuros clientes se um número suficiente de pessoas deixar críticas ruins em lugares como Google e Yelp.

O planejamento de recuperação de desastres permite que as organizações mantenham um alto nível de qualidade de serviço diante da adversidade. Recuperar um cliente antigo após um desastre de TI pode ser praticamente impossível — uma consequência terrível que muitas organizações conhecem em primeira mão. Ao reduzir o risco de tempo de inatividade e perda de dados, seus clientes podem ter certeza de que receberão o serviço adequado mesmo em caso de calamidade.

Treine sua equipe

A equipe deve ser treinada em práticas ideais. Os funcionários de pequenas empresas são frequentemente o elo mais fraco entre as informações do cliente e uma violação de dados. Os funcionários devem receber o manual de melhores práticas que descreve como devem proteger os dados da empresa em todos os pontos de entrada, incluindo computadores e telefones celulares no local. Fazer uso da autenticação 2FA para todos os acessos externos é outra boa maneira de mitigar hackers e roubo de dados.

Você também deve certificar-se de educar adequadamente os funcionários da academia sobre as ameaças representadas por coisas como phishing. Nem todos chegam ao trabalho com o mesmo nível de compreensão e experiência de segurança cibernética; realmente não leva muito tempo para equipar as pessoas com conhecimento que pode salvar os negócios. Existem muitos recursos gratuitos on-line que você pode usar para montar seu próprio material de treinamento em segurança cibernética ou cursos completos disponíveis que podem ser facilmente transmitidos entre sua equipe.

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Conclusão

A violação de dados é um pesadelo para as organizações e seus clientes. Ninguém quer que suas informações sejam roubadas e nenhuma empresa quer ser responsabilizada por isso. Embora nem todas as violações de dados sejam evitáveis, os proprietários de academias podem tomar precauções para proteger as informações de cartão de crédito de seus membros. Estar ciente de como os criminosos obtêm informações e ser proativo em restringir o acesso a elas pode reduzir significativamente o risco de fraude de cartão de crédito e outras violações de dados que ocorrem para sua empresa e seus membros.