如何在 Excel 中创建下拉列表

Excel 下拉列表是一个很棒的功能，它有助于无错误的数据输入。 使用 Excel 数据验证工具清楚地了解在 Excel 工作簿中实施下拉列表的过程。

单元内下拉列表是加快数据输入任务的绝佳选择。 数据输入操作员只需单击下拉列表，然后选择正确的列表项即可输入所需的数据。 大多数数据输入过程使用下拉列表来最大程度地减少数据输入中的人为错误和歧义。

继续阅读以了解下拉列表的基础知识、Excel 数据验证工具以及将下拉列表添加到 Excel 工作簿的分步过程。

什么是 Excel 下拉列表？

Excel 等电子表格应用程序中的下拉列表是减少错误和提高工作效率的强大工具。

Excel 的数据验证工具的此类功能通过为 Excel 工作簿用户提供特定单元格的一些有限列表项来减少错误。 当您使用 Excel 进行数据收集并使用数据库工具处理数据时，下拉列表还可以帮助您收集统一的数据。

例如，如果单元格只接受水果名称，则数据输入操作员将无法添加动物、鱼类、香料等的名称。原因是下拉菜单只会显示您公司销售的列出的水果.

下拉列表的好处

同样，该功能还通过自动建议单元格项目来提高生产力。 例如，如果下拉列表中有 100 名员工的姓名并且用户键入“A”，则 Excel 下拉列表将自动显示以“A”开头的姓名。

因此，用户可以简单地使用鼠标选择名称并节省时间。 如果您注意到这里，您还可以避免拼写错误。

下拉列表通过提供动态报告创建进一步增加了工作表的功能。 例如，您的公司在 150 个国家/地区开展业务，有 200 个办事处，每个办事处有 10 名经理，每个经理控制 20 名销售主管。

当需要制作销售报表时，可以制作相关的Excel下拉列表。 国家的下拉列表会将您带到正确的国家。 然后，选择一个办公室会显示为该办公室工作的十位经理。 最后，当您选择经理时，您只会看到在该经理手下工作的销售代表。

因此，您不需要记住所有人的名字。 只需选择一个国家并按照多层下拉列表进行操作。

什么是 Excel 中的数据验证？

Excel 的单元格可以接受任何输入，例如字符、数字、特殊符号等。但是，大多数流程会创建一个自定义设计的工作表，其中数据输入中的每个单元格的数据有限。

例如，一个单元格允许数字，下一个单元格接受字符，另一个允许员工姓名，等等。 但是 Excel 如何强制执行所有这些限制？ 答案是 Excel 数据验证工具。

大多数 Excel 用户都知道这个工具是创建一些快速下拉菜单的首选。 但是，它比 Excel 下拉列表的用途要大得多。 简而言之，每当 Excel 工作表或工作簿管理员想要强制用户以特定格式输入数据时，他们都会从数据验证工具中获得帮助。

熟悉数据验证工具

您可以在 Excel 功能区菜单上找到数据验证工具。 在打开的 Excel 工作表上，单击功能区菜单上的数据选项卡。 在数据工具部分，您应该找到数据验证工具。 检查下图以清楚了解该工具的位置。

当您单击数据验证按钮时，您将看到包含三个选项卡的数据验证对话框：设置、输入消息和错误警报。

设置

设置允许您自定义选项，例如允许的数据格式并设置数据输入规则。

用于台式机或笔记本电脑的最新 Microsoft Excel 允许您添加以下格式：

• 没有验证的任何值。
• 整数允许用户在目标单元格中​​仅输入整数。
• 十进制允许您格式化单元格以仅接受十进制数字。
• 该列表使您能够创建带有预定义列表项的下拉列表。
• 日期使您能够限制特定单元格仅用于输入日期值。
• 时间验证将目标单元格格式化为仅接受时间值。
• 文本长度是将单元格数据限制为特定数量的字符或数字的完美功能。
• 自定义格式使用户能够在经过验证的单元格中使用公式。

上述格式化或验证功能通过使用以下验证标准来工作。 好消息是您可以在少数情况下自定义这些验证标准：

• “ Between ”允许在最小和最大范围内的数字。
• 当您需要指定输入的数据不应在最小值或最大值范围内时，“ Not between ”很有用。
• “等于”在将输入固定为特定值时很有用。
• “不等于”表示输入的数据不应等于指定的单元格值。
• 当输入应大于特定值时使用“大于” 。
• “小于”表示输入的值应小于指示的数字。
• “大于或等于”表示输入值应等于或大于设定值。
• “小于等于”表示输入的值小于或等于设定值。

输入讯息

数据验证规则仅在您与数据输入操作员沟通时才有用。 要正确执行此操作，您可以使用 Excel 中数据验证的输入消息功能。

使用此功能时，您可以输入有关数据验证规则的标题和描述性消息。 当用户将光标悬停在格式化的单元格上时，将出现一个带有Input Message的上下文菜单。 值得注意的是，在您将鼠标指针移到目标单元格上之前，此消息将不可见。

错误警报

当用户在验证单元格中输入数据时出错时，您可以显示错误警报以通知用户。 您可以使用以下任何警报：

• 停止
• 警告
• 信息

同样，您可以为上述警告键入自定义标题和错误消息。 这样，用户将被告知并且不会重复错误。

Excel中数据验证的使用

• 创建有用的下拉列表以减少错误并更快地完成数据输入。
• 防止由于拼写错误或人为错误而输入错误的日期。
• 仅允许在特定情况下使用大写输入，例如英国邮政编码、缩写等。
• 您可以将重复值的出现减少到零。
• 创建从属下拉列表以根据主列表过滤数据。
• 当您只需要特定单元格的文本条目时，您可以使用数据验证工具功能。
• 您可以强制用户只输入数字，而不是数字值的任何文本或符号。
• 仅为工作日创建项目或办公室计划。
• 根据在同一工作表的不同单元格中创建的另一个条目来验证用户的条目。
• 强制限制任何单元格的数字或字符长度。
• 为搜索目的制作包含预定或特定文本集的数据条目。
• 通过创建自定义错误消息与数据输入操作员沟通可能出现的问题。

使用 Excel 数据验证创建下拉列表

下拉列表为已验证单元格提供可用值或文本的上下文菜单。 在创建此类列表之前，将值或文本收集到一个位置。 它可能是同一个工作簿、工作表，甚至是完全不同的 Excel 文件。 这是您需要做的：

• 在您的 PC 上打开 Excel 应用程序，然后在下拉列表中键入您想要的项目列表。
• 如果您想从另一个工作表、工作簿或文件中引入项目，这也是可能的。 您只需要保持这些资源的可访问性。

找到列出项目的来源后，您可以继续进行下拉列表创建的实际部分。

• 选择需要在其中创建 Excel 下拉列表的单元格。
• 单击 Excel 功能区菜单上的数据选项卡。
• 您现在应该在功能区菜单的中间找到数据工具部分。 它提供了多种数据工具，例如文本到列、快速填充、管理数据模型和数据验证。
• 您可以直接单击“数据验证”图标打开“数据验证”对话框。

• 或者，您可以单击文本数据验证以打开下拉菜单，然后再次选择数据验证以打开对话框。

至此，您已成功打开“数据验证”对话框。 它提供了创建简单下拉列表所需的所有功能。 方法如下：

• 默认情况下，您将位于“数据验证”窗口的“设置”选项卡上。
• 单击文本Allow下方的下拉菜单。
• 应打开一个包含多种验证格式的上下文菜单。 从此上下文菜单中选择列表格式。

• 您不能在文本Data下进行任何更改。
• 在文本Source下方，您需要输入要在下拉列表中显示的列表项的来源。
• 在另一个工作表、工作簿或 Excel 文件中选择源时输入地址。
• 或者，要从同一工作表中选择数据源，只需在源的空白字段上单击一次。 然后使用光标识别单元格范围。

• 复选标记忽略空白和单元格内下拉选项。 如果取消选中 In-cell 下拉选项，您可能不会在已验证的单元格上看到下拉箭头图标。
• 单击OK ，您的下拉列表已准备就绪。

创建动态 Excel 下拉列表

在这样的下拉列表中，当您在一个下拉列表中选择输入时，第二个下拉列表的可用数据会自动更改。 以下是尝试的步骤：

• 收集项目列表，如下图所示。 您还可以从另一个工作簿或文件中导入列表项。

• 将城市名称转换为Named Ranges 。 为此，请选择一个国家下的城市。

• 单击名称框并输入标题中显示的确切国家名称。
• 如果尝试使用您的数据，您可以按照相同的步骤将标题下的项目列表转换为Named Ranges 。
• 使用从单元格范围D1到G1的国家名称创建主要下拉列表。

• 对于Select City列，像往常一样开始创建一个下拉列表。 在源中，输入以下公式。 这个想法是使用 INDIRECT 公式和国家下拉列表的混合参考，即$A2 。

 =INDIRECT($A2)

• 单击确定以完成该步骤。 您的两层下拉列表已准备就绪。

在此下拉列表中，如果您选择美国作为国家/地区，您将仅在“选择城市”列标题下获得美国城市。

最后的话

Excel 是用于数据输入和数值数据管理的出色工具。 但是，拼写错误会严重妨碍您在 Excel 上的数据输入工作。 因此，您需要采用上述任何一种方法来消除数据输入中的人为错误或拼写错误。

您可以按照简单的 Excel 或依赖下拉列表的方法。 只需查看您的数据输入流程或数据收集计划，即可了解使用哪种方法。 您几乎可以在任何单元格中使用此功能。

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