كيفية إنشاء قائمة منسدلة في Excel

تعد القائمة المنسدلة لبرنامج Excel ميزة رائعة تسهل إدخال البيانات بدون أخطاء. ألق نظرة واضحة على عملية تنفيذ القوائم المنسدلة في مصنف Excel باستخدام أداة التحقق من صحة بيانات Excel.

تعد القوائم المنسدلة داخل الخلية خيارات رائعة لتسريع مهام إدخال البيانات. يمكن لعامل إدخال البيانات إدخال البيانات المطلوبة بمجرد النقر فوق القائمة المنسدلة ثم اختيار عنصر القائمة الصحيح. تستخدم معظم عمليات إدخال البيانات القوائم المنسدلة لتقليل الخطأ البشري والغموض في إدخال البيانات.

تابع القراءة لمعرفة أساسيات القوائم المنسدلة ، وأداة التحقق من صحة بيانات Excel ، وعملية خطوة بخطوة لإضافة قائمة منسدلة إلى مصنف Excel.

ما هي قائمة Excel المنسدلة؟

تعد القائمة المنسدلة في تطبيقات جداول البيانات مثل Excel أداة قوية لتقليل الأخطاء وزيادة الإنتاجية.

تعمل وظائف أداة التحقق من صحة البيانات في Excel على تقليل الخطأ من خلال تقديم بعض عناصر القائمة المحدودة لخلية معينة لمستخدم مصنف Excel. عند استخدام Excel لجمع البيانات ومعالجة البيانات باستخدام أداة قاعدة بيانات ، تساعدك القائمة المنسدلة أيضًا على جمع بيانات موحدة.

على سبيل المثال ، إذا كانت الخلية لا تقبل سوى أسماء الفاكهة ، فلن يتمكن عامل إدخال البيانات من إضافة أسماء الحيوانات والأسماك والتوابل وما إلى ذلك. والسبب هو أن القائمة المنسدلة ستعرض فقط الفواكه المدرجة التي تبيعها شركتك .

فوائد القائمة المنسدلة

مرة أخرى ، تعمل الوظيفة أيضًا على زيادة الإنتاجية عن طريق اقتراح عناصر الخلية تلقائيًا. على سبيل المثال ، إذا كانت القائمة المنسدلة تحتوي على أسماء 100 موظف وأنواع المستخدمين "أ" ، فستعرض القائمة المنسدلة في Excel تلقائيًا الأسماء التي تبدأ بالحرف "أ".

وبالتالي ، يمكن للمستخدم ببساطة تحديد الاسم باستخدام الماوس وتوفير الوقت. إذا لاحظت هنا ، يمكنك أيضًا أن تنقذ نفسك من الأخطاء الإملائية.

تعمل القوائم المنسدلة على زيادة وظائف ورقة العمل الخاصة بك من خلال تقديم إنشاء تقرير ديناميكي. على سبيل المثال ، تعمل شركتك في 150 دولة ، وهناك 200 مكتب ، ولكل مكتب عشرة مديرين ، ويتحكم كل مدير في 20 مديرًا تنفيذيًا للمبيعات.

عندما تحتاج إلى إعداد تقرير مبيعات ، يمكنك إنشاء قوائم Excel منسدلة تابعة. ستأخذك القائمة المنسدلة للبلدان إلى البلد الصحيح. بعد ذلك ، سيظهر لك اختيار مكتب ما عشرة مديرين يعملون في هذا المكتب. وأخيرًا ، عندما تختار مديرًا ، سترى فقط مندوب المبيعات الذي يعمل تحت هذا المدير.

ومن ثم ، لا تحتاج إلى تذكر أسماء الجميع. ما عليك سوى اختيار بلد واتباع القوائم المنسدلة متعددة المستويات.

ما هو التحقق من صحة البيانات في Excel؟

يمكن لخلايا Excel أن تأخذ أي مدخلات ، مثل الأحرف والأرقام والرموز الخاصة ، وما إلى ذلك. ومع ذلك ، فإن معظم العمليات تنشئ ورقة عمل مصممة خصيصًا ببيانات محدودة لكل خلية في إدخال البيانات.

على سبيل المثال ، تسمح إحدى الخلايا بالأرقام ، وتقبل الخلية التالية الأحرف ، وتسمح خلية أخرى بأسماء الموظفين ، وهكذا. لكن كيف يفرض Excel كل هذه القيود؟ الجواب هو أداة التحقق من صحة بيانات Excel.

يعرف معظم مستخدمي Excel هذه الأداة على أنها مكان الانتقال لإنشاء بعض القوائم المنسدلة السريعة. ومع ذلك ، فإن استخدامه أكبر بكثير من قوائم Excel المنسدلة. باختصار ، كلما أراد مسؤول ورقة عمل Excel أو المصنف إجبار المستخدمين على إدخال البيانات بتنسيق معين ، فإنهم يتلقون المساعدة من أداة التحقق من صحة البيانات.

تعرف على أداة التحقق من صحة البيانات

يمكنك العثور على أداة التحقق من صحة البيانات في قائمة شريط Excel. أثناء وجودك في ورقة عمل Excel مفتوحة ، انقر فوق علامة التبويب بيانات في قائمة الشريط. في قسم أدوات البيانات ، يجب أن تجد أداة التحقق من صحة البيانات. تحقق من الصورة أدناه للحصول على فكرة واضحة عن موقع الأداة.

عند النقر فوق الزر التحقق من صحة البيانات ، سترى مربع الحوار التحقق من صحة البيانات بثلاث علامات تبويب: الإعدادات ورسالة الإدخال وتنبيه الخطأ.

إعدادات

تتيح لك الإعدادات تخصيص الخيارات مثل تنسيقات البيانات المسموح بها وتعيين قواعد لإدخال البيانات.

يتيح لك أحدث إصدار من Microsoft Excel لسطح المكتب أو الكمبيوتر المحمول إضافة التنسيقات التالية:

• أي قيمة لعدم التحقق من الصحة.
• يسمح العدد الصحيح للمستخدمين بإدخال أرقام صحيحة فقط في الخلية الهدف.
• تتيح لك العلامة العشرية تنسيق الخلية لقبول الأرقام العشرية فقط.
• تتيح لك القائمة إنشاء قوائم منسدلة مع عناصر قائمة محددة مسبقًا.
• يتيح لك التاريخ تقييد خلايا معينة فقط لإدخال قيم التاريخ.
• يقوم التحقق من صحة الوقت بتنسيق الخلية الهدف لقبول قيم الوقت فقط.
• طول النص هو الوظيفة المثالية لقصر بيانات الخلية على عدد محدد من الأحرف أو الأرقام.
• يتيح التنسيق المخصص للمستخدم إمكانية استخدام الصيغ داخل الخلايا التي تم التحقق من صحتها.

تعمل وظائف التنسيق أو التحقق من الصحة المذكورة أعلاه باستخدام معايير التحقق من الصحة التالية. والشيء الجيد هو أنه يمكنك تخصيص معايير التحقق هذه في حالات قليلة:

• " بين " يسمح للأرقام التي تقع في نطاق الحد الأدنى والحد الأقصى.
• يكون " ليس بين " مفيدًا عندما تحتاج إلى تحديد أن البيانات المدخلة يجب ألا تكون ضمن الحد الأدنى أو الحد الأقصى للقيمة.
• يكون " يساوي " مفيدًا عند تثبيت الإدخال على قيمة معينة.
• تعني "لا يساوي" أن البيانات المدخلة يجب ألا تكون مساوية لقيمة الخلية المحددة.
• يتم استخدام "أكبر من" عندما يجب أن يكون الإدخال أكبر من قيمة معينة.
• يفرض " أقل من " أن القيمة المدخلة يجب أن تكون أقل من الرقم المشار إليه.
• تعني " أكبر من أو يساوي " أن قيمة الإدخال يجب أن تكون مساوية لقيمة معينة أو أكبر منها.
• تعني " أقل من أو يساوي " القيمة المدخلة إما أقل أو تساوي القيمة المحددة.

رسالة الإدخال

قواعد التحقق من صحة البيانات مفيدة فقط عندما تقوم بتوصيلهم بمشغلي إدخال البيانات. للقيام بذلك بشكل صحيح ، يمكنك استخدام ميزة رسالة الإدخال في التحقق من صحة البيانات في Excel.

عند استخدام هذه الميزة ، يمكنك إدخال عنوان ورسالة وصفية حول قواعد التحقق من صحة البيانات. عندما يقوم المستخدمون بتمرير المؤشر فوق الخلية المنسقة ، ستظهر قائمة سياق مع رسالة الإدخال . تجدر الإشارة إلى أن هذه الرسالة لن تكون مرئية حتى تأخذ مؤشر الماوس فوق الخلية الهدف.

تنبيه خطأ

عندما يرتكب المستخدم أخطاء أثناء إدخال البيانات في خلية تم التحقق من صحتها ، يمكنك إظهار تنبيهات الخطأ لإعلام المستخدم. يمكنك استخدام أي من التنبيهات التالية:

• قف
• تحذير
• معلومة

مرة أخرى ، يمكنك كتابة عنوان مخصص ورسالة خطأ للتحذيرات أعلاه. بهذه الطريقة ، سيتم إعلام المستخدم ولن يكرر الأخطاء.

استخدام التحقق من صحة البيانات في Excel

• قم بإنشاء قوائم منسدلة مفيدة لتقليل الأخطاء وإكمال إدخال البيانات بشكل أسرع.
• منع إدخال التواريخ الخاطئة بسبب خطأ مطبعي أو خطأ بشري.
• السماح فقط بإدخالات الأحرف الكبيرة لمواقف معينة مثل الرموز البريدية في المملكة المتحدة ، والاختصارات ، وما إلى ذلك.
• يمكنك تقليل تواجد القيم المكررة إلى الصفر.
• قم بإنشاء قوائم منسدلة تابعة لتصفية البيانات بما يتماشى مع القائمة الرئيسية.
• يمكنك استخدام وظائف أداة التحقق من صحة البيانات عندما تحتاج فقط إلى إدخالات نصية لخلايا معينة.
• يمكنك إجبار المستخدم على إدخال أرقام فقط وليس أي نصوص أو رموز للقيم العددية.
• أنشئ جداول المشروع أو المكتب فقط لأيام الأسبوع.
• تحقق من صحة إدخال المستخدم استنادًا إلى إدخال آخر تم إجراؤه في خلية مختلفة من نفس ورقة العمل.
• فرض قيود على رقم أو طول حرف لأي خلية.
• قم بعمل إدخالات بيانات تحتوي على مجموعات محددة مسبقًا أو مجموعات محددة من النصوص لأغراض البحث.
• أبلغ عامل إدخال البيانات بالخطأ الذي قد يكون حدث من خلال إنشاء رسائل خطأ مخصصة.

قم بإنشاء قائمة منسدلة باستخدام التحقق من صحة بيانات Excel

توفر القائمة المنسدلة قائمة سياق للقيم أو النصوص القابلة للاستخدام لخلية تم التحقق من صحتها. قبل إنشاء مثل هذه القائمة ، اجمع القيم أو النصوص في مكان واحد. يمكن أن يكون نفس المصنف أو ورقة العمل أو حتى ملف Excel مختلف تمامًا. هنا هو ما عليك القيام به:

• افتح تطبيق Excel على جهاز الكمبيوتر الخاص بك واكتب قائمة بالعناصر التي تريدها في القائمة المنسدلة.
• هذا ممكن أيضًا إذا كنت تريد إحضار عناصر من ورقة أو مصنف أو ملف آخر. تحتاج ببساطة إلى الحفاظ على إمكانية الوصول إلى هذه الموارد.

بمجرد العثور على مصدر العناصر المدرجة ، يمكنك المتابعة إلى الجزء الفعلي لإنشاء القائمة المنسدلة.

• حدد خلية حيث تريد إنشاء قائمة Excel المنسدلة.
• انقر فوق علامة التبويب البيانات في قائمة شريط Excel.
• يجب أن تجد الآن قسم أدوات البيانات في منتصف قائمة الشريط. يوفر العديد من أدوات البيانات مثل Text to Columns و Flash Fill وإدارة نموذج البيانات والتحقق من صحة البيانات.
• يمكنك النقر مباشرةً على أيقونة التحقق من صحة البيانات لفتح مربع الحوار التحقق من صحة البيانات.

• بدلاً من ذلك ، يمكنك النقر فوق التحقق من صحة البيانات النصي لفتح قائمة منسدلة وتحديد التحقق من صحة البيانات مرة أخرى لفتح مربع الحوار.

حتى الآن ، قمت بفتح مربع الحوار التحقق من صحة البيانات بنجاح. يوفر جميع الوظائف التي تحتاجها لإنشاء قائمة منسدلة بسيطة. هنا هو كيف:

• بشكل افتراضي ، ستكون في علامة تبويب الإعدادات في نافذة التحقق من صحة البيانات .
• انقر فوق القائمة المنسدلة أسفل النص السماح .
• يجب فتح قائمة السياق التي تحتوي على تنسيقات تحقق متعددة. حدد تنسيق القائمة من قائمة السياق هذه.

• لا يمكنك إجراء أي تغييرات تحت نص البيانات .
• أسفل مصدر النص ، تحتاج إلى إدخال مصدر عناصر القائمة لعرضها في القائمة المنسدلة.
• اكتب العنوان عند تحديد مصدر في ورقة أو مصنف أو ملف Excel آخر.
• بدلاً من ذلك ، لتحديد مصادر البيانات من نفس ورقة العمل ، ما عليك سوى النقر مرة واحدة على الحقل الفارغ للمصدر. ثم حدد نطاق الخلايا باستخدام المؤشر.

• علامة اختيار تجاهل الفراغ وخيارات القائمة المنسدلة في الخلية . قد لا ترى رمز سهم القائمة المنسدلة في الخلايا التي تم التحقق من صحتها إذا قمت بإلغاء تحديد خيار القائمة المنسدلة في الخلية.
• انقر فوق " موافق " ، وستكون القائمة المنسدلة جاهزة.

إنشاء قائمة Excel ديناميكية منسدلة

في مثل هذه القائمة المنسدلة ، عند تحديد الإدخال في قائمة منسدلة واحدة ، تتغير البيانات المتاحة للقائمة المنسدلة الثانية تلقائيًا. فيما يلي خطوات المحاولة:

• اجمع قائمة العناصر كما هو موضح في الصورة أدناه. يمكنك أيضًا استيراد عناصر القائمة من مصنف أو ملف آخر.

• تحويل أسماء المدن إلى نطاقات محددة . للقيام بذلك ، حدد المدن تحت البلد.

• انقر فوق مربع الاسم واكتب اسم البلد بالضبط كما يظهر في العناوين.
• إذا كنت تحاول استخدام بياناتك ، فيمكنك اتباع نفس الخطوة لتحويل قائمة العناصر الموجودة أسفل رأس الصفحة إلى " نطاقات مسماة ".
• قم بإنشاء القائمة المنسدلة الأساسية باستخدام اسم البلد من نطاق الخلايا D1 إلى G1 .

• بالنسبة لعمود Select City ، ابدأ في إنشاء قائمة منسدلة كالمعتاد. في المصدر ، أدخل الصيغة التالية. الفكرة هي استخدام الصيغة غير المباشرة مع مرجع مختلط لقائمة البلدان المنسدلة ، وهي $ A2 .

 =INDIRECT($A2)

• انقر فوق " موافق " لإكمال الخطوة. القائمة المنسدلة المكونة من مستويين جاهزة.

في هذه القائمة المنسدلة ، إذا حددت الولايات المتحدة الأمريكية كبلد ، فستحصل فقط على مدن الولايات المتحدة الأمريكية تحت عنوان العمود Select City .

الكلمات الأخيرة

يعد Excel أداة ممتازة لإدخال البيانات وإدارة البيانات الرقمية. ومع ذلك ، يمكن أن تؤدي الأخطاء المطبعية إلى إعاقة عمل إدخال البيانات في Excel. وبالتالي ، تحتاج إلى استخدام أي من الطرق المذكورة أعلاه للتخلص من الأخطاء البشرية أو الأخطاء المطبعية من إدخال البيانات.

يمكنك اتباع طريقة Excel البسيطة أو طريقة القائمة المنسدلة التابعة. ما عليك سوى إلقاء نظرة على عملية إدخال البيانات أو خطة جمع البيانات لمعرفة النهج الذي يجب استخدامه. يمكنك استخدام هذه الميزة تقريبًا في أي خلية.

قد تكون مهتمًا أيضًا ببعض قوالب Excel المجانية للميزانية الشخصية.