Come creare un elenco a discesa in Excel

L'elenco a discesa di Excel è un'ottima funzionalità che facilita l'immissione di dati senza errori. Dai un'occhiata chiara al processo di implementazione degli elenchi a discesa nella cartella di lavoro di Excel utilizzando lo strumento di convalida dei dati di Excel.

Gli elenchi a discesa nella cella sono ottime opzioni per velocizzare le attività di immissione dei dati. L'operatore di data entry può inserire i dati richiesti semplicemente cliccando su un elenco a tendina e quindi scegliendo la voce di elenco corretta. La maggior parte dei processi di immissione dei dati utilizza elenchi a discesa per ridurre al minimo l'errore umano e l'ambiguità nell'immissione dei dati.

Continua a leggere per apprendere le nozioni di base sugli elenchi a discesa, lo strumento di convalida dei dati di Excel e un processo dettagliato per aggiungere un elenco a discesa alla cartella di lavoro di Excel.

Che cos'è un elenco a discesa di Excel?

Un elenco a discesa nelle applicazioni per fogli di calcolo come Excel è un potente strumento per ridurre gli errori e aumentare la produttività.

Tali funzioni dello strumento di convalida dei dati di Excel riducono gli errori offrendo all'utente della cartella di lavoro di Excel alcuni elementi di elenco limitati per una cella specifica. Quando utilizzi Excel per la raccolta dei dati ed elabori i dati con uno strumento di database, l'elenco a discesa ti aiuta anche a raccogliere dati uniformi.

Ad esempio, se la cella accetta solo nomi di frutti, l'operatore di inserimento dati non sarà in grado di aggiungere nomi di animali, pesci, spezie, ecc. Il motivo è che il menu a discesa mostrerà solo i frutti elencati che la tua azienda vende .

I vantaggi di un elenco a discesa

Anche in questo caso, la funzione aumenta anche la produttività suggerendo automaticamente gli elementi della cella. Ad esempio, se l'elenco a discesa contiene i nomi di 100 dipendenti e l'utente digita "A", l'elenco a discesa di Excel mostrerà automaticamente i nomi che iniziano con "A".

Pertanto, l'utente può semplicemente selezionare il nome utilizzando il mouse e risparmiare tempo. Se hai notato qui, puoi anche salvarti dagli errori di ortografia.

Gli elenchi a discesa aumentano ulteriormente la funzionalità del foglio di lavoro offrendo la creazione di report dinamici. Ad esempio, la tua azienda opera in 150 paesi, ci sono 200 uffici, gli uffici hanno dieci manager ciascuno e ogni manager controlla 20 dirigenti di vendita.

Quando è necessario creare un rapporto sulle vendite, è possibile creare elenchi a discesa Excel dipendenti. Un elenco a discesa per i paesi ti porterà al paese corretto. Quindi, la scelta di un ufficio ti mostrerà dieci manager che lavorano per quell'ufficio. E infine, quando scegli un manager, vedrai solo il rappresentante di vendita che lavora sotto quel manager.

Quindi, non è necessario ricordare i nomi di tutti. Basta scegliere un paese e seguire gli elenchi a discesa a più livelli.

Che cos'è la convalida dei dati in Excel?

Le celle di Excel possono accettare qualsiasi input, come caratteri, numeri, simboli speciali, ecc. Tuttavia, la maggior parte dei processi crea un foglio di lavoro personalizzato con dati limitati per ogni cella nell'immissione di dati.

Ad esempio, una cella consente numeri, la successiva accetta caratteri, un'altra consente i nomi dei dipendenti e così via. Ma come fa Excel a far rispettare tutte queste restrizioni? La risposta è lo strumento di convalida dei dati di Excel.

La maggior parte degli utenti di Excel conosce questo strumento come punto di riferimento per creare alcuni menu a discesa rapidi. Tuttavia, ha un uso molto maggiore rispetto agli elenchi a discesa di Excel. In poche parole, ogni volta che l'amministratore del foglio di lavoro di Excel o della cartella di lavoro vuole costringere gli utenti a inserire i dati in un formato specifico, si avvale dell'aiuto dello Strumento di convalida dei dati.

Acquisisci familiarità con lo strumento di convalida dei dati

È possibile trovare lo strumento di convalida dei dati nel menu della barra multifunzione di Excel. In un foglio di lavoro Excel aperto, fare clic sulla scheda Dati nel menu della barra multifunzione. Nella sezione Strumenti dati, dovresti trovare lo strumento di convalida dei dati. Controlla l'immagine qui sotto per avere un'idea chiara della posizione dello strumento.

Quando fai clic sul pulsante Convalida dati, vedrai la finestra di dialogo Convalida dati con tre schede: Impostazioni, Messaggio di input e Avviso di errore.

Impostazioni

Impostazioni ti consente di personalizzare le opzioni come i formati di dati consentiti e di impostare le regole per l'immissione dei dati.

L'ultimo Microsoft Excel per desktop o laptop ti consente di aggiungere i seguenti formati:

• Qualsiasi valore senza convalida.
• Il numero intero consente agli utenti di inserire solo numeri interi nella cella di destinazione.
• Decimale ti consente di formattare la cella per accettare solo numeri decimali.
• L'elenco consente di creare elenchi a discesa con voci di elenco predefinite.
• Data consente di limitare celle specifiche solo per l'immissione di valori di data.
• La convalida dell'ora formatta la cella di destinazione in modo che accetti solo valori temporali.
• La lunghezza del testo è la funzione perfetta per limitare i dati delle celle a un numero specifico di caratteri o cifre.
• La formattazione personalizzata consente all'utente di utilizzare formule all'interno di celle convalidate.

Le funzioni di formattazione o convalida di cui sopra funzionano utilizzando i seguenti criteri di convalida. E la cosa buona è che puoi personalizzare questi criteri di convalida in alcuni casi:

• " Tra " consente numeri che rientrano in un intervallo minimo e massimo.
• “ Non tra ” è utile quando è necessario specificare che i dati inseriti non devono rientrare in un valore minimo o massimo.
• “ Uguale a ” è utile quando si fissa l'ingresso a un valore specifico.
• "Non uguale a" significa che i dati inseriti non devono essere uguali al valore della cella specificato.
• “Maggiore di” viene utilizzato quando l'input deve essere maggiore di un valore specifico.
• “ Minore di ” indica che il valore inserito deve essere inferiore alla cifra indicata.
• " Maggiore o uguale a " significa che il valore di input deve essere uguale o maggiore di un valore impostato.
• “ Minore o uguale a ” significa che il valore inserito è minore o uguale al valore impostato.

Messaggio di ingresso

Le regole di convalida dei dati sono utili solo quando le comunichi con gli operatori di immissione dei dati. Per farlo correttamente, puoi utilizzare la funzione Messaggio di input di Convalida dati in Excel.

Quando utilizzi questa funzione, puoi inserire un titolo e un messaggio descrittivo sulle regole di convalida dei dati. Quando gli utenti posizionano il cursore sulla cella formattata, verrà visualizzato un menu di scelta rapida con il messaggio di input . È degno di nota che questo messaggio non sarà visibile finché non si posiziona il puntatore del mouse sulla cella di destinazione.

Avviso di errore

Quando l'utente commette errori durante l'immissione di dati in una cella convalidata, è possibile visualizzare Avvisi di errore per informare l'utente. Puoi utilizzare uno dei seguenti avvisi:

• Fermare
• Avvertimento
• Informazione

Ancora una volta, puoi digitare un titolo personalizzato e un messaggio di errore per gli avvisi di cui sopra. In questo modo, l'utente sarà informato e non ripeterà gli errori.

Utilizzo della convalida dei dati in Excel

• Crea utili elenchi a discesa per ridurre gli errori e completare l'immissione dei dati più velocemente.
• Impedisci l'inserimento di date errate a causa di errori di battitura o errori umani.
• Consenti voci maiuscole solo per situazioni specifiche come codici postali del Regno Unito, abbreviazioni, ecc.
• È possibile ridurre a zero l'occorrenza di valori duplicati.
• Crea elenchi a discesa dipendenti per filtrare i dati in linea con un elenco principale.
• È possibile utilizzare le funzioni dello strumento di convalida dei dati quando sono necessarie solo voci di testo per celle specifiche.
• Puoi forzare l'utente a inserire solo numeri e non testi o simboli per valori numerici.
• Crea il progetto o gli orari dell'ufficio solo per i giorni feriali.
• Convalida la voce dell'utente in base a un'altra voce eseguita in una cella diversa dello stesso foglio di lavoro.
• Forza la restrizione su una cifra o sulla lunghezza del carattere di qualsiasi cella.
• Effettuare inserimenti di dati contenenti insiemi di testi predeterminati o specifici per scopi di ricerca.
• Comunicare cosa potrebbe essere andato storto all'operatore di immissione dati creando messaggi di errore personalizzati.

Creare un elenco a discesa utilizzando la convalida dei dati di Excel

Un elenco a discesa fornisce un menu contestuale di valori o testo utilizzabili per una cella convalidata. Prima di creare un elenco di questo tipo, raccogliere i valori oi testi in un unico posto. Potrebbe essere la stessa cartella di lavoro, foglio di lavoro o anche un file Excel completamente diverso. Ecco cosa devi fare:

• Apri l'app Excel sul tuo PC e digita un elenco di elementi desiderati nell'elenco a discesa.
• Ciò è possibile anche se desideri portare elementi da un altro foglio, cartella di lavoro o file. Devi semplicemente mantenere quelle risorse accessibili.

Una volta trovata la fonte degli elementi elencati, puoi procedere alla parte effettiva della creazione dell'elenco a discesa.

• Seleziona una cella in cui devi creare un elenco a discesa di Excel.
• Fare clic sulla scheda Dati nel menu della barra multifunzione di Excel.
• Ora dovresti trovare la sezione Strumenti dati al centro del menu della barra multifunzione. Offre diversi strumenti di dati come Text to Columns, Flash Fill, Manage Data Model e Data Validation.
• È possibile fare clic direttamente sull'icona Convalida dati per aprire la finestra di dialogo Convalida dati.

• In alternativa, è possibile fare clic sul testo Convalida dati per aprire un menu a discesa e selezionare nuovamente Convalida dati per aprire la finestra di dialogo.

Finora, hai aperto correttamente la finestra di dialogo Convalida dati. Offre tutte le funzionalità necessarie per creare un semplice elenco a discesa. Ecco come:

• Per impostazione predefinita, ti troverai nella scheda Impostazioni della finestra Convalida dati .
• Fare clic sul menu a discesa sotto il testo Consenti .
• Dovrebbe aprirsi un menu contestuale contenente più formati di convalida. Seleziona il Formato elenco da questo menu contestuale.

• Non è possibile apportare modifiche al testo Dati .
• Sotto il testo Source , è necessario inserire l'origine degli elementi dell'elenco da visualizzare nell'elenco a discesa.
• Digitare l'indirizzo quando si seleziona un'origine su un altro foglio, cartella di lavoro o file Excel.
• In alternativa, per selezionare le origini dati dallo stesso foglio di lavoro, è sufficiente fare clic una volta sul campo vuoto della fonte. Quindi identifica l'intervallo di celle usando il cursore.

• Segno di spunta Ignora le opzioni a discesa vuote e nella cella . Potresti non vedere l'icona della freccia a discesa sulle celle convalidate se deselezioni l'opzione a discesa nella cella.
• Fare clic su OK e l'elenco a discesa è pronto.

Creazione di un elenco a discesa dinamico di Excel

In tale elenco a discesa, quando si seleziona l'input in un elenco a discesa, i dati disponibili per il secondo elenco a discesa cambiano automaticamente. Ecco i passaggi per provare:

• Raccogli l'elenco degli elementi come mostrato nell'immagine qui sotto. Puoi anche importare voci di elenco da un'altra cartella di lavoro o file.

• Converti i nomi delle città in Named Ranges . Per farlo, seleziona le città sotto un paese.

• Fare clic sulla casella del nome e digitare il nome esatto del paese come mostrato nelle intestazioni.
• Se provi a utilizzare i tuoi dati, puoi seguire lo stesso passaggio per convertire un elenco di elementi sotto un'intestazione in intervalli denominati .
• Crea l'elenco a discesa principale utilizzando il nome del paese dall'intervallo di celle da D1 a G1 .

• Per la colonna Seleziona città , inizia a creare un elenco a discesa come al solito. Nella fonte, inserisci la seguente formula. L'idea è di utilizzare la formula INDIRETTO con un riferimento misto per l'elenco a discesa del paese, che è $A2 .

 =INDIRECT($A2)

• Fare clic su OK per completare il passaggio. Il tuo elenco a discesa a due livelli è pronto.

In questo elenco a discesa, se selezioni gli Stati Uniti come paese, otterrai solo le città degli Stati Uniti nell'intestazione della colonna Seleziona città .

Le ultime parole

Excel è un ottimo strumento per l'immissione di dati e la gestione di dati numerici. Tuttavia, gli errori di battitura possono ostacolare gravemente il lavoro di immissione dei dati su Excel. Pertanto, è necessario utilizzare uno dei metodi sopra indicati per eliminare l'errore umano o gli errori di battitura dall'immissione dei dati.

Puoi seguire il semplice metodo di Excel o di elenco a discesa dipendente. Basta guardare il processo di immissione dei dati o il piano di raccolta dei dati per sapere quale approccio utilizzare. Puoi utilizzare questa funzione in quasi tutte le celle.

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