Excel でドロップダウンリストを作成する方法

公開: 2022-08-11

Excel ドロップダウンリストは、エラーのないデータ入力を容易にする優れた機能です。 Excel データ検証ツールを使用して、Excel ワークブックにドロップダウンリストを実装するプロセスを明確に理解してください。

セル内ドロップダウンリストは、データ入力タスクを高速化する優れたオプションです。データ入力オペレーターは、ドロップダウンリストをクリックして正しいリスト項目を選択するだけで、必要なデータを入力できます。ほとんどのデータ入力プロセスでは、ドロップダウンリストを使用して、データ入力における人的エラーとあいまいさを最小限に抑えています。

読み続けて、ドロップダウンリストの基本、Excel データ検証ツール、およびドロップダウンリストを Excel ブックに追加する段階的なプロセスについて学習します。

Excel ドロップダウンリストとは

Excel などのスプレッドシートアプリケーションのドロップダウンリストは、エラーを減らして生産性を向上させる強力なツールです。

Excel の Data Validation ツールのこのような機能は、Excel ワークブックのユーザーに特定のセルの限定されたリストアイテムを提供することで、エラーを減らします。エクセルでデータを収集し、データベースツールでデータを加工する場合、ドロップダウンリストも一律のデータ収集に役立ちます。

たとえば、セルが果物の名前のみを受け入れる場合、データ入力オペレーターは動物、魚、スパイスなどの名前を追加できません。理由は、ドロップダウンメニューには、会社が販売しているリストされた果物のみが表示されるためです。 .

ドロップダウンリストの利点

この機能も、セル項目を自動的に提案することで生産性を向上させます。たとえば、ドロップダウンリストに 100 人の従業員の名前があり、ユーザータイプが「A」である場合、Excel ドロップダウンリストには「A」で始まる名前が自動的に表示されます。

したがって、ユーザーはマウスを使用して名前を選択するだけで、時間を節約できます。ここで気づけば、スペルミスから身を守ることもできます。

ドロップダウンリストを使用すると、動的なレポートを作成できるため、ワークシートの機能がさらに向上します。たとえば、あなたの会社は 150 か国で事業を行っており、200 のオフィスがあり、オフィスにはそれぞれ 10 人のマネージャーがおり、各マネージャーは 20 人の営業幹部を管理しているとします。

売上報告書を作成する必要がある場合は、依存する Excel ドロップダウンリストを作成できます。国のドロップダウンリストから正しい国に移動します。次に、オフィスを選択すると、そのオフィスで働く 10 人のマネージャーが表示されます。最後に、マネージャーを選択すると、そのマネージャーの下で働く営業担当者のみが表示されます。

したがって、すべての名前を覚える必要はありません。国を選択し、多層ドロップダウンリストに従ってください。

Excel のデータ検証とは

Excel のセルは、文字、数字、特殊記号など、あらゆる入力を受け入れることができます。ただし、ほとんどのプロセスでは、データ入力の各セルのデータが制限されたカスタムデザインのワークシートが作成されます。

たとえば、あるセルでは数字が許可され、次のセルでは文字が許可され、別のセルでは従業員名が許可されます。しかし、Excel はこれらすべての制限をどのように適用するのでしょうか。その答えは、Excel データ検証ツールです。

ほとんどの Excel ユーザーは、このツールがいくつかのクイックドロップダウンメニューを作成するための頼りになる場所であることを知っています。ただし、Excel のドロップダウンリストよりもはるかに多くの用途があります。簡単に言えば、Excel ワークシートまたはワークブックの管理者がユーザーに特定の形式でデータを入力するように強制したいときはいつでも、Data Validation Tool を利用します。

データ検証ツールに慣れる

データ検証ツールは、Excel のリボンメニューにあります。開いている Excel ワークシートで、リボンメニューの [データ] タブをクリックします。 [データツール] セクションに、データ検証ツールがあります。下の画像をチェックして、ツールの場所を明確に把握してください。

[データ検証] ボタンをクリックすると、[設定]、[入力メッセージ]、および [エラーアラート] の 3 つのタブがある [データ検証] ダイアログボックスが表示されます。

設定

[設定] では、許可されるデータ形式などのオプションをカスタマイズしたり、データ入力の規則を設定したりできます。

デスクトップまたはラップトップ用の最新の Microsoft Excel では、次の形式を追加できます。

検証なしの任意の値。
整数を使用すると、ユーザーはターゲットセルに整数のみを入力できます。
[10 進数] を使用すると、10 進数のみを受け入れるようにセルをフォーマットできます。
このリストを使用すると、定義済みのリストアイテムを含むドロップダウンリストを作成できます。
日付を使用すると、日付値を入力するためだけに特定のセルを制限できます。
時間の検証では、ターゲットセルが時間の値のみを受け入れるように書式設定されます。
テキストの長さは、セルデータを特定の文字数または桁数に制限するのに最適な機能です。
カスタム書式設定により、ユーザーは検証済みのセル内で数式を使用できます。

上記の書式設定または検証関数は、次の検証基準を使用して機能します。そして良いことは、いくつかのケースでこれらの検証基準をカスタマイズできることです:

「 Between 」は、最小範囲と最大範囲内の数値を許可します。
「 Not between 」は、入力されたデータが最小値または最大値内にあってはならないことを指定する必要がある場合に便利です。
「等しい」は、入力を特定の値に固定する場合に便利です。
「等しくない」は、入力されたデータが指定されたセル値と等しくないことを意味します。
「より大きい」は、入力が特定の値より大きくなければならない場合に使用されます。
「未満」は、入力された値が指定された数値よりも小さい必要があることを示します。
「以上」は、入力値が設定値以上であることを意味します。
「以下」は、入力値が設定値以下であることを意味します。

入力メッセージ

データ検証ルールは、データ入力オペレーターと通信する場合にのみ役立ちます。これを適切に行うには、Excel のデータ検証の入力メッセージ機能を使用できます。

この機能を使用すると、データ検証ルールに関するタイトルと説明メッセージを入力できます。ユーザーが書式設定されたセルの上にカーソルを置くと、コンテキストメニューにInput Messageが表示されます。このメッセージは、マウスポインターをターゲットセルに移動するまで表示されないことに注意してください。

エラーアラート

ユーザーが検証済みセルにデータを入力中にエラーを起こした場合、エラーアラートを表示してユーザーに通知できます。次のアラートのいずれかを使用できます。

止まる
警告
情報

ここでも、上記の警告のカスタムタイトルとエラーメッセージを入力できます。このようにして、ユーザーは通知され、間違いを繰り返さなくなります。

Excel でのデータ検証の使用

便利なドロップダウンリストを作成して、エラーを減らし、データ入力をより迅速に完了します。
タイプミスや人的ミスによる間違った日付の入力を防ぎます。
英国の郵便番号、略語などの特定の状況でのみ大文字のエントリを許可します。
重複値の発生をゼロに減らすことができます。
従属ドロップダウンリストを作成して、マスターリストに沿ってデータをフィルター処理します。
特定のセルのテキストエントリのみが必要な場合は、データ検証ツールの機能を使用できます。
ユーザーに数字のみを入力させ、数値のテキストや記号を入力させないようにすることができます。
平日のみのプロジェクトまたはオフィスのスケジュールを作成します。
同じワークシートの別のセルで行われた別のエントリに基づいて、ユーザーのエントリを検証します。
任意のセルの数字または文字の長さを強制的に制限します。
検索目的で、事前に決定されたテキストセットまたは特定のテキストセットを含むデータエントリを作成します。
カスタムエラーメッセージを作成して、データ入力オペレーターに何が問題なのかを伝えます。

Excel データ検証を使用してドロップダウンリストを作成する

ドロップダウンリストには、有効なセルの使用可能な値またはテキストのコンテキストメニューが表示されます。このようなリストを作成する前に、値またはテキストを 1 か所に集めます。同じブック、ワークシート、またはまったく異なる Excel ファイルである可能性もあります。これがあなたがする必要があることです：

PC で Excel アプリを開き、ドロップダウンリストに必要な項目のリストを入力します。
別のシート、ワークブック、またはファイルからアイテムを取り込みたい場合にも可能です。これらのリソースにアクセスできるようにしておく必要があるだけです。

リストされたアイテムのソースを見つけたら、ドロップダウンリスト作成の実際の部分に進むことができます。

Excel ドロップダウンリストを作成する必要があるセルを選択します。
Excel リボンメニューの [データ] タブをクリックします。
リボンメニューの中央に [データツール] セクションが表示されます。 Text to Columns、Flash Fill、Manage Data Model、Data Validation などのいくつかのデータツールを提供します。
[データ検証] アイコンを直接クリックして、[データ検証] ダイアログボックスを開くことができます。