Excel에서 드롭다운 목록을 만드는 방법

Excel 드롭다운 목록은 오류 없는 데이터 입력을 용이하게 하는 훌륭한 기능입니다. Excel 데이터 유효성 검사 도구를 사용하여 Excel 통합 문서에서 드롭다운 목록을 구현하는 프로세스를 명확하게 살펴보세요.

셀 내 드롭다운 목록은 데이터 입력 작업의 속도를 높이는 훌륭한 옵션입니다. 데이터 입력 운영자는 드롭다운 목록을 클릭한 다음 올바른 목록 항목을 선택하여 필요한 데이터를 입력할 수 있습니다. 대부분의 데이터 입력 프로세스는 드롭다운 목록을 활용하여 데이터 입력 시 인적 오류와 모호성을 최소화합니다.

계속 읽어서 드롭다운 목록의 기본 사항, Excel 데이터 유효성 검사 도구 및 Excel 통합 문서에 드롭다운 목록을 추가하는 단계별 프로세스를 알아보세요.

Excel 드롭다운 목록이란 무엇입니까?

Excel과 같은 스프레드시트 응용 프로그램의 드롭다운 목록은 오류를 줄이고 생산성을 높이는 강력한 도구입니다.

Excel의 데이터 유효성 검사 도구의 이러한 기능은 Excel 통합 문서 사용자에게 특정 셀에 대한 일부 제한된 목록 항목을 제공하여 오류를 줄입니다. 데이터 수집에 Excel을 사용하고 데이터베이스 도구로 데이터를 처리할 때 드롭다운 목록도 균일한 데이터를 수집하는 데 도움이 됩니다.

예를 들어 셀이 과일 이름만 허용하는 경우 데이터 입력 운영자는 동물, 생선, 향신료 등의 이름을 추가할 수 없습니다. 그 이유는 드롭다운 메뉴에 회사에서 판매하는 나열된 과일만 표시되기 때문입니다. .

드롭다운 목록의 이점

다시 말하지만 이 기능은 셀 항목을 자동으로 제안하여 생산성도 높입니다. 예를 들어, 드롭다운 목록에 100명의 직원 이름이 있고 사용자가 "A"를 입력하면 Excel 드롭다운 목록에 "A"로 시작하는 이름이 자동으로 표시됩니다.

따라서 사용자는 단순히 마우스를 사용하여 이름을 선택하고 시간을 절약할 수 있습니다. 여기에서 알아차렸다면 맞춤법 실수로부터 자신을 구할 수도 있습니다.

드롭다운 목록은 동적 보고서 생성을 제공하여 워크시트의 기능을 더욱 향상시킵니다. 예를 들어, 귀하의 회사는 150개 국가에서 운영되고 200개의 사무실이 있고 사무실에는 각각 10명의 관리자가 있으며 각 관리자는 20명의 영업 임원을 제어합니다.

판매 보고서를 작성해야 하는 경우 종속 Excel 드롭다운 목록을 만들 수 있습니다. 국가에 대한 드롭다운 목록을 통해 올바른 국가로 이동할 수 있습니다. 그런 다음 사무실을 선택하면 해당 사무실에서 일하는 10명의 관리자가 표시됩니다. 마지막으로 관리자를 선택하면 해당 관리자 아래에서 일하는 영업 담당자만 표시됩니다.

따라서 모든 사람의 이름을 기억할 필요가 없습니다. 국가를 선택하고 다단계 드롭다운 목록을 따르십시오.

Excel에서 데이터 유효성 검사란 무엇입니까?

Excel의 셀은 문자, 숫자, 특수 기호 등과 같은 모든 입력을 받을 수 있습니다. 그러나 대부분의 프로세스는 데이터 입력의 각 셀에 대해 제한된 데이터를 사용하여 사용자 지정 디자인된 워크시트를 만듭니다.

예를 들어, 한 셀은 숫자를 허용하고, 다음 셀은 문자를 허용하고, 다른 셀은 직원 이름을 허용하는 식입니다. 그러나 Excel은 이러한 모든 제한 사항을 어떻게 적용합니까? 정답은 Excel 데이터 유효성 검사 도구입니다.

대부분의 Excel 사용자는 이 도구를 몇 가지 빠른 드롭다운 메뉴를 만드는 곳으로 알고 있습니다. 그러나 Excel 드롭다운 목록보다 훨씬 더 많이 사용됩니다. 간단히 말해서 Excel 워크시트나 통합 문서 관리자는 사용자가 특정 형식으로 데이터를 입력하도록 하려고 할 때마다 데이터 유효성 검사 도구의 도움을 받습니다.

데이터 검증 도구에 익숙해지기

Excel 리본 메뉴에서 데이터 유효성 검사 도구를 찾을 수 있습니다. 열려 있는 Excel 워크시트에서 리본 메뉴의 데이터 탭을 클릭합니다. 데이터 도구 섹션에서 데이터 유효성 검사 도구를 찾아야 합니다. 도구의 위치에 대한 명확한 아이디어를 얻으려면 아래 이미지를 확인하십시오.

데이터 유효성 검사 버튼을 클릭하면 설정, 입력 메시지 및 오류 경고의 세 가지 탭이 있는 데이터 유효성 검사 대화 상자가 표시됩니다.

설정

설정을 통해 허용된 데이터 형식과 같은 옵션을 사용자 지정하고 데이터 입력 규칙을 설정할 수 있습니다.

데스크톱 또는 노트북용 최신 Microsoft Excel을 사용하면 다음 형식을 추가할 수 있습니다.

• 유효성 검사가 없는 값입니다.
• 정수를 사용하면 대상 셀에 정수만 입력할 수 있습니다.
• 10진수를 사용하면 10진수만 허용하도록 셀 서식을 지정할 수 있습니다.
• 목록을 사용하면 미리 정의된 목록 항목으로 드롭다운 목록을 만들 수 있습니다.
• 날짜를 사용하면 날짜 값을 입력할 때만 특정 셀을 제한할 수 있습니다.
• 시간 유효성 검사는 시간 값만 허용하도록 대상 셀의 형식을 지정합니다.
• 텍스트 길이는 셀 데이터를 특정 문자 또는 숫자로 제한하는 완벽한 기능입니다.
• 사용자 지정 서식을 통해 사용자는 검증된 셀 내에서 수식을 사용할 수 있습니다.

위의 형식 지정 또는 유효성 검사 기능은 다음 유효성 검사 기준을 사용하여 작동합니다. 좋은 점은 다음과 같은 몇 가지 경우에 이러한 유효성 검사 기준을 사용자 지정할 수 있다는 것입니다.

• " 사이 "는 최소 및 최대 범위 내에 있는 숫자를 허용합니다.
• " 사이가 아님 "은 입력된 데이터가 최소값 또는 최대값 내에 있지 않아야 함을 지정해야 할 때 유용합니다.
• " Equal to "는 입력을 특정 값으로 고정할 때 유용합니다.
• "같지 않음" 은 입력된 데이터가 지정된 셀 값과 같지 않아야 함을 의미합니다.
• "보다 큼" 은 입력이 특정 값보다 커야 할 때 사용됩니다.
• " 보다 작음 "은 입력된 값이 표시된 숫자보다 작아야 함을 나타냅니다.
• " 보다 크거나 같음 "은 입력 값이 설정 값 이상이어야 함을 의미합니다.
• " 보다 작거나 같음 "은 입력된 값이 설정 값보다 작거나 같음을 의미합니다.

입력 메시지

데이터 유효성 검사 규칙은 데이터 입력 연산자와 통신할 때만 유용합니다. 이를 올바르게 수행하려면 Excel에서 데이터 유효성 검사의 입력 메시지 기능을 사용할 수 있습니다.

이 기능을 사용할 때 데이터 유효성 검사 규칙에 대한 제목과 설명 메시지를 입력할 수 있습니다. 사용자가 서식이 지정된 셀 위로 커서를 가져가면 입력 메시지 와 함께 컨텍스트 메뉴가 나타납니다. 이 메시지는 대상 셀 위로 마우스 포인터를 가져갈 때까지 표시되지 않습니다.

오류 경고

사용자가 검증된 셀에 데이터를 입력하는 동안 오류가 발생하면 오류 경고를 표시하여 사용자에게 알릴 수 있습니다. 다음 경고 중 하나를 사용할 수 있습니다.

• 중지
• 경고
• 정보

다시 위의 경고에 대한 사용자 정의 제목과 오류 메시지를 입력할 수 있습니다. 이렇게 하면 사용자에게 정보가 제공되고 실수를 반복하지 않을 것입니다.

Excel에서 데이터 유효성 검사 사용

• 유용한 드롭다운 목록을 만들어 오류를 줄이고 데이터 입력을 더 빨리 완료하십시오.
• 오타나 인적 오류로 인한 잘못된 날짜 입력을 방지합니다.
• 영국 우편번호, 약어 등과 같은 특정 상황에 대해서만 대문자 입력을 허용하십시오.
• 중복 값의 발생을 0으로 줄일 수 있습니다.
• 종속 드롭다운 목록을 만들어 마스터 목록에 따라 데이터를 필터링합니다.
• 특정 셀에 대한 텍스트 항목만 필요한 경우 데이터 유효성 검사 도구 기능을 사용할 수 있습니다.
• 사용자가 숫자 값에 대한 텍스트나 기호가 아닌 숫자만 입력하도록 강제할 수 있습니다.
• 평일에만 프로젝트 또는 사무실 일정을 만듭니다.
• 동일한 워크시트의 다른 셀에 작성된 다른 항목을 기반으로 사용자 항목의 유효성을 검사합니다.
• 모든 셀의 숫자 또는 문자 길이를 강제로 제한합니다.
• 검색 목적으로 미리 결정된 또는 특정 텍스트 세트를 포함하는 데이터 항목을 만듭니다.
• 사용자 정의 오류 메시지를 작성하여 데이터 입력 운영자에게 무엇이 잘못되었을 수 있는지 알립니다.

Excel 데이터 유효성 검사를 사용하여 드롭다운 목록 만들기

드롭다운 목록은 검증된 셀에 사용할 수 있는 값 또는 텍스트의 상황에 맞는 메뉴를 제공합니다. 이러한 목록을 만들기 전에 값이나 텍스트를 한 곳에 모으십시오. 동일한 통합 문서, 워크시트 또는 완전히 다른 Excel 파일일 수 있습니다. 수행해야 할 작업은 다음과 같습니다.

• PC에서 Excel 앱을 열고 드롭다운 목록에 원하는 항목 목록을 입력합니다.
• 다른 시트, 통합 문서 또는 파일에서 항목을 가져오려는 경우에도 가능합니다. 이러한 리소스를 액세스 가능한 상태로 유지하기만 하면 됩니다.

나열된 항목의 소스를 찾으면 실제 드롭다운 목록 생성 부분으로 진행할 수 있습니다.

• Excel 드롭다운 목록을 만들어야 하는 셀을 선택합니다.
• Excel 리본 메뉴에서 데이터 탭을 클릭합니다.
• 이제 리본 메뉴 중간에 데이터 도구 섹션이 있어야 합니다. Text to Columns, Flash Fill, Manage Data Model 및 Data Validation과 같은 여러 데이터 도구를 제공합니다.
• 데이터 유효성 검사 아이콘을 직접 클릭하여 데이터 유효성 검사 대화 상자를 열 수 있습니다.

• 또는 데이터 유효성 검사 텍스트를 클릭하여 드롭다운 메뉴를 열고 데이터 유효성 검사를 다시 선택하여 대화 상자를 열 수 있습니다.

지금까지 데이터 유효성 검사 대화 상자를 성공적으로 열었습니다. 간단한 드롭다운 목록을 만드는 데 필요한 모든 기능을 제공합니다. 방법은 다음과 같습니다.

• 기본적으로 데이터 유효성 검사 창의 설정 탭에 있습니다.
• 텍스트 허용 아래의 드롭다운 메뉴를 클릭합니다.
• 여러 유효성 검사 형식이 포함된 상황에 맞는 메뉴가 열립니다. 이 컨텍스트 메뉴에서 목록 형식을 선택합니다.

• 데이터 텍스트 아래에서는 변경할 수 없습니다.
• 텍스트 소스 아래에 드롭다운 목록에 표시할 목록 항목의 소스를 입력해야 합니다.
• 다른 시트, 통합 문서 또는 Excel 파일에서 소스를 선택할 때 주소를 입력합니다.
• 또는 동일한 워크시트에서 데이터 소스를 선택하려면 소스의 빈 필드를 한 번만 클릭하면 됩니다. 그런 다음 커서를 사용하여 셀 범위를 식별합니다.

• 체크 표시 공백 무시 및 셀 내 드롭다운 옵션. 셀 내 드롭다운 옵션을 선택 취소하면 검증된 셀에 드롭다운 화살표 아이콘이 표시되지 않을 수 있습니다.
• 확인 을 클릭하면 드롭다운 목록이 준비됩니다.

동적 Excel 드롭다운 목록 만들기

이러한 드롭다운 목록에서 한 드롭다운 목록에서 입력을 선택하면 두 번째 드롭다운 목록에 사용할 수 있는 데이터가 자동으로 변경됩니다. 시도할 단계는 다음과 같습니다.

• 아래 이미지와 같이 항목 목록을 수집합니다. 다른 통합 문서나 파일에서 목록 항목을 가져올 수도 있습니다.

• 도시 이름을 명명된 범위 로 변환합니다. 그렇게 하려면 국가 아래의 도시를 선택하십시오.

• 이름 상자 를 클릭하고 헤더에 표시된 대로 정확한 국가 이름을 입력합니다.
• 데이터를 사용하려는 경우 동일한 단계에 따라 헤더 아래의 항목 목록을 명명된 범위 로 변환할 수 있습니다.
• 셀 범위 D1 ~ G1 의 국가 이름을 사용하여 기본 드롭다운 목록을 만듭니다.

• 도시 선택 열의 경우 평소와 같이 드롭다운 목록 만들기를 시작합니다. 소스에 다음 수식을 입력합니다. 아이디어는 $A2 인 국가 드롭다운 목록에 대한 혼합 참조와 함께 INDIRECT 수식을 사용하는 것입니다.

 =INDIRECT($A2)

• 확인 을 클릭하여 단계를 완료합니다. 2계층 드롭다운 목록이 준비되었습니다.

이 드롭다운 목록에서 국가로 미국을 선택하면 도시 선택 열 머리글 아래에 미국 도시만 표시됩니다.

마지막 말

Excel은 데이터 입력 및 수치 데이터 관리에 탁월한 도구입니다. 그러나 오타는 Excel에서 데이터 입력 작업을 크게 방해할 수 있습니다. 따라서 데이터 입력에서 인적 오류나 오타를 제거하려면 위의 방법 중 하나를 사용해야 합니다.

간단한 Excel 또는 종속 드롭다운 목록 방법을 따를 수 있습니다. 데이터 입력 프로세스 또는 데이터 수집 계획을 살펴보고 어떤 접근 방식을 사용해야 하는지 알 수 있습니다. 거의 모든 셀에서 이 기능을 사용할 수 있습니다.

개인 예산을 위한 일부 무료 Excel 템플릿에 관심이 있을 수도 있습니다.