วิธีสร้างรายการดรอปดาวน์ใน Excel

รายการดรอปดาวน์ของ Excel เป็นคุณสมบัติที่ยอดเยี่ยมที่อำนวยความสะดวกในการป้อนข้อมูลโดยปราศจากข้อผิดพลาด ดูขั้นตอนการใช้รายการดรอปดาวน์ในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณอย่างชัดเจนโดยใช้เครื่องมือตรวจสอบข้อมูล Excel

รายการดรอปดาวน์ในเซลล์เป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมในการเร่งงานการป้อนข้อมูล ตัวดำเนินการป้อนข้อมูลสามารถป้อนข้อมูลที่จำเป็นโดยเพียงแค่คลิกที่รายการแบบหล่นลงแล้วเลือกรายการที่ถูกต้อง กระบวนการป้อนข้อมูลส่วนใหญ่ใช้รายการแบบหล่นลงเพื่อลดข้อผิดพลาดและความคลุมเครือในการป้อนข้อมูลของมนุษย์

อ่านต่อเพื่อเรียนรู้พื้นฐานของรายการดรอปดาวน์ เครื่องมือตรวจสอบข้อมูล Excel และกระบวนการทีละขั้นตอนในการเพิ่มรายการดรอปดาวน์ลงในเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ

รายการแบบหล่นลงของ Excel คืออะไร?

รายการดรอปดาวน์ในแอปพลิเคชันสเปรดชีต เช่น Excel เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการลดข้อผิดพลาดและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

ฟังก์ชันดังกล่าวของเครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลของ Excel ช่วยลดข้อผิดพลาดโดยเสนอรายการรายการที่จำกัดสำหรับเซลล์เฉพาะให้กับผู้ใช้สมุดงาน Excel เมื่อคุณใช้ Excel สำหรับการรวบรวมข้อมูลและประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องมือฐานข้อมูล รายการดรอปดาวน์ยังช่วยให้คุณรวบรวมข้อมูลที่เหมือนกันได้อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น หากเซลล์ยอมรับเฉพาะชื่อผลไม้ เจ้าหน้าที่ป้อนข้อมูลจะไม่สามารถเพิ่มชื่อสัตว์ ปลา เครื่องเทศ ฯลฯ ได้ เหตุผลก็คือเมนูแบบเลื่อนลงจะแสดงเฉพาะผลไม้ที่บริษัทของคุณขาย .

ประโยชน์ของรายการดรอปดาวน์

อีกครั้ง ฟังก์ชันนี้ยังเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยการแนะนำรายการเซลล์โดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น หากรายการดรอปดาวน์มีชื่อพนักงาน 100 คนและผู้ใช้พิมพ์ "A" รายการดรอปดาวน์ของ Excel จะแสดงชื่อที่ขึ้นต้นด้วย "A" โดยอัตโนมัติ

ดังนั้นผู้ใช้สามารถเลือกชื่อโดยใช้เมาส์และประหยัดเวลา หากคุณสังเกตเห็นที่นี่ คุณสามารถช่วยตัวเองให้พ้นจากการสะกดผิดได้

รายการแบบเลื่อนลงช่วยเพิ่มฟังก์ชันการทำงานของเวิร์กชีตของคุณโดยเสนอการสร้างรายงานแบบไดนามิก ตัวอย่างเช่น บริษัทของคุณดำเนินงานใน 150 ประเทศ มีสำนักงาน 200 แห่ง สำนักงานมีผู้จัดการสิบคน และผู้จัดการแต่ละคนควบคุมผู้บริหารฝ่ายขาย 20 คน

เมื่อคุณต้องการสร้างรายงานการขาย คุณสามารถสร้างรายการดรอปดาวน์ Excel ที่ขึ้นต่อกัน รายการแบบเลื่อนลงสำหรับประเทศต่างๆ จะนำคุณไปยังประเทศที่ถูกต้อง จากนั้น การเลือกสำนักงานจะแสดงให้คุณเห็นผู้จัดการสิบคนที่ทำงานอยู่ในสำนักงานนั้น และสุดท้าย เมื่อคุณเลือกผู้จัดการ คุณจะเห็นเฉพาะตัวแทนฝ่ายขายที่ทำงานภายใต้ผู้จัดการนั้น

ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องจำชื่อทั้งหมด เพียงเลือกประเทศและทำตามรายการดรอปดาวน์แบบหลายชั้น

การตรวจสอบข้อมูลใน Excel คืออะไร?

เซลล์ของ Excel สามารถรับอินพุตใดก็ได้ เช่น อักขระ ตัวเลข สัญลักษณ์พิเศษ ฯลฯ อย่างไรก็ตาม กระบวนการส่วนใหญ่จะสร้างเวิร์กชีตที่ออกแบบเองโดยมีข้อมูลจำกัดสำหรับแต่ละเซลล์ในการป้อนข้อมูล

ตัวอย่างเช่น เซลล์หนึ่งอนุญาตให้ใช้ตัวเลข เซลล์ถัดไปยอมรับอักขระ อีกเซลล์อนุญาตชื่อพนักงาน และอื่นๆ แต่ Excel บังคับใช้ข้อ จำกัด เหล่านี้อย่างไร? คำตอบคือเครื่องมือตรวจสอบข้อมูล Excel

ผู้ใช้ Excel ส่วนใหญ่รู้จักเครื่องมือนี้เป็นเครื่องมือในการสร้างเมนูแบบเลื่อนลงอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม มันมีประโยชน์มากกว่ารายการดรอปดาวน์ของ Excel มาก โดยสรุป เมื่อใดก็ตามที่เวิร์กชีต Excel หรือผู้ดูแลระบบเวิร์กบุ๊กต้องการบังคับให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลในรูปแบบเฉพาะ พวกเขาจะขอความช่วยเหลือจากเครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ทำความคุ้นเคยกับเครื่องมือตรวจสอบข้อมูล

คุณสามารถค้นหาเครื่องมือตรวจสอบข้อมูลบนเมนูริบบอนของ Excel ขณะเปิดเวิร์กชีต Excel ให้คลิกแท็บข้อมูลบนเมนูริบบอน ในส่วนเครื่องมือข้อมูล คุณควรพบเครื่องมือตรวจสอบข้อมูล ตรวจสอบรูปภาพด้านล่างเพื่อดูแนวคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับตำแหน่งของเครื่องมือ

เมื่อคุณคลิกปุ่มการตรวจสอบข้อมูล คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลที่มีสามแท็บ: การตั้งค่า ข้อความที่ป้อน และการแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

การตั้งค่า

การตั้งค่าช่วยให้คุณปรับแต่งตัวเลือกต่างๆ เช่น รูปแบบข้อมูลที่อนุญาต และตั้งกฎสำหรับการป้อนข้อมูล

Microsoft Excel สำหรับเดสก์ท็อปหรือแล็ปท็อปล่าสุดช่วยให้คุณสามารถเพิ่มรูปแบบต่อไปนี้:

• ค่าใด ๆ สำหรับไม่มีการตรวจสอบ
• จำนวนเต็มช่วยให้ผู้ใช้ป้อนเฉพาะตัวเลขทั้งหมดในเซลล์เป้าหมาย
• ทศนิยมช่วยให้คุณจัดรูปแบบเซลล์ให้ยอมรับเฉพาะตัวเลขทศนิยม
• รายการช่วยให้คุณสร้างรายการดรอปดาวน์ด้วยรายการที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
• วันที่ช่วยให้คุณสามารถจำกัดเซลล์เฉพาะสำหรับการป้อนค่าวันที่
• การตรวจสอบเวลาจะจัดรูปแบบเซลล์เป้าหมายให้ยอมรับเฉพาะค่าเวลาเท่านั้น
• ความยาวของข้อความเป็นฟังก์ชันที่สมบูรณ์แบบในการจำกัดข้อมูลในเซลล์ให้เท่ากับจำนวนอักขระหรือตัวเลขที่ระบุ
• การจัดรูปแบบแบบกำหนดเองช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้สูตรภายในเซลล์ที่ได้รับการตรวจสอบ

ฟังก์ชันการจัดรูปแบบหรือการตรวจสอบความถูกต้องข้างต้นทำงานโดยใช้เกณฑ์การตรวจสอบความถูกต้องต่อไปนี้ และข้อดีคือคุณสามารถปรับแต่งเกณฑ์การตรวจสอบเหล่านี้ได้ในบางกรณี:

• “ ระหว่าง ” อนุญาตให้ตัวเลขที่อยู่ในช่วงต่ำสุดและสูงสุด
• “ Not between ” มีประโยชน์เมื่อคุณต้องการระบุว่าข้อมูลที่ป้อนไม่ควรอยู่ภายในค่าต่ำสุดหรือสูงสุด
• “ เท่ากับ ” มีประโยชน์เมื่อกำหนดอินพุตให้เป็นค่าเฉพาะ
• “ไม่เท่ากับ” หมายความว่าข้อมูลที่ป้อนไม่ควรเท่ากับค่าเซลล์ที่ระบุ
• “มากกว่า” ใช้เมื่ออินพุตควรมากกว่าค่าที่ระบุ
• “ น้อยกว่า ” กำหนดว่าค่าที่ป้อนควรน้อยกว่าตัวเลขที่ระบุ
• “ มากกว่าหรือเท่ากับ ” หมายความว่าค่าอินพุตควรเท่ากับหรือมากกว่าค่าที่ตั้งไว้
• “ น้อยกว่าหรือเท่ากับ ” หมายความว่าค่าที่ป้อนน้อยกว่าหรือเท่ากับค่าที่ตั้งไว้

ใส่ข้อความ

กฎการตรวจสอบข้อมูลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณสื่อสารกับผู้ดำเนินการป้อนข้อมูลเท่านั้น เมื่อต้องการทำเช่นนี้อย่างถูกต้อง คุณสามารถใช้คุณลักษณะ ข้อความป้อน ของการตรวจสอบข้อมูลใน Excel

เมื่อคุณใช้คุณลักษณะนี้ คุณสามารถป้อนชื่อและข้อความอธิบายเกี่ยวกับกฎการตรวจสอบข้อมูล เมื่อผู้ใช้วางเคอร์เซอร์เหนือเซลล์ที่จัดรูปแบบ เมนูบริบทจะปรากฏขึ้นพร้อมกับ ข้อความที่ป้อน เป็นที่น่าสังเกตว่าข้อความนี้จะไม่ปรากฏให้เห็นจนกว่าคุณจะวางตัวชี้เมาส์ไว้เหนือเซลล์เป้าหมาย

การแจ้งเตือนข้อผิดพลาด

เมื่อผู้ใช้ทำข้อผิดพลาดขณะป้อนข้อมูลในเซลล์ที่ผ่านการตรวจสอบแล้ว คุณสามารถแสดงการแจ้งเตือนข้อผิดพลาดเพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ทราบได้ คุณสามารถใช้การแจ้งเตือนใดๆ ต่อไปนี้:

• หยุด
• คำเตือน
• ข้อมูล

อีกครั้ง คุณสามารถพิมพ์ชื่อที่กำหนดเองและข้อความแสดงข้อผิดพลาดสำหรับคำเตือนด้านบน ด้วยวิธีนี้ผู้ใช้จะได้รับแจ้งและจะไม่ทำซ้ำข้อผิดพลาด

การใช้การตรวจสอบข้อมูลใน Excel

• สร้างรายการดรอปดาวน์ที่มีประโยชน์เพื่อลดข้อผิดพลาดและป้อนข้อมูลให้เสร็จเร็วขึ้น
• ป้องกันการป้อนวันที่ผิดอันเนื่องมาจากการพิมพ์ผิดหรือข้อผิดพลาดของมนุษย์
• อนุญาตเฉพาะรายการตัวพิมพ์ใหญ่สำหรับสถานการณ์เฉพาะ เช่น รหัสไปรษณีย์ของสหราชอาณาจักร ตัวย่อ ฯลฯ
• คุณสามารถลดการเกิดขึ้นของค่าที่ซ้ำกันเป็นศูนย์
• สร้างรายการดรอปดาวน์ที่ขึ้นต่อกันเพื่อกรองข้อมูลให้สอดคล้องกับรายการหลัก
• คุณสามารถใช้ฟังก์ชันเครื่องมือตรวจสอบข้อมูลเมื่อคุณต้องการเฉพาะรายการข้อความสำหรับเซลล์ที่ระบุ
• คุณสามารถบังคับให้ผู้ใช้ป้อนเฉพาะตัวเลขเท่านั้น ห้ามป้อนข้อความหรือสัญลักษณ์สำหรับค่าตัวเลข
• สร้างกำหนดการโครงการหรือสำนักงานสำหรับวันธรรมดาเท่านั้น
• ตรวจสอบรายการของผู้ใช้ตามรายการอื่นที่สร้างในเซลล์อื่นของเวิร์กชีตเดียวกัน
• บังคับจำกัดความยาวของตัวเลขหรืออักขระของเซลล์ใดๆ
• จัดทำรายการข้อมูลที่มีชุดข้อความที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือเฉพาะเพื่อวัตถุประสงค์ในการค้นหา
• สื่อสารสิ่งที่อาจผิดพลาดกับตัวดำเนินการป้อนข้อมูลด้วยการสร้างข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่กำหนดเอง

สร้างรายการดรอปดาวน์โดยใช้การตรวจสอบข้อมูล Excel

รายการดรอปดาวน์ให้เมนูบริบทของค่าหรือข้อความที่ใช้งานได้สำหรับเซลล์ที่ตรวจสอบความถูกต้อง ก่อนสร้างรายการดังกล่าว ให้รวบรวมค่าหรือข้อความไว้ในที่เดียว อาจเป็นสมุดงาน แผ่นงาน หรือแม้แต่ไฟล์ Excel ที่ต่างกันโดยสิ้นเชิง นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:

• เปิดแอป Excel บนพีซีของคุณ แล้วพิมพ์รายการที่คุณต้องการในรายการดรอปดาวน์
• นอกจากนี้ยังเป็นไปได้หากคุณต้องการนำรายการจากแผ่นงาน สมุดงาน หรือไฟล์อื่น คุณเพียงแค่ต้องให้ทรัพยากรเหล่านั้นสามารถเข้าถึงได้

เมื่อคุณพบแหล่งที่มาของรายการในรายการแล้ว คุณสามารถไปยังส่วนจริงของการสร้างรายการดรอปดาวน์ได้

• เลือกเซลล์ที่คุณต้องการสร้างรายการดรอปดาวน์ของ Excel
• คลิกที่แท็บ ข้อมูล บนเมนูริบบอนของ Excel
• ตอนนี้คุณควรพบส่วน เครื่องมือข้อมูล ที่อยู่ตรงกลางของเมนูริบบิ้น มีเครื่องมือข้อมูลหลายอย่าง เช่น Text to Column, Flash Fill, Manage Data Model และ Data Validation
• คุณสามารถคลิกที่ไอคอน การตรวจสอบข้อมูล ได้โดยตรงเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูล

• หรือคุณสามารถคลิกข้อความ การตรวจสอบข้อมูล เพื่อเปิดเมนูแบบเลื่อนลงและเลือก การตรวจสอบข้อมูล อีกครั้งเพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ

จนถึงตอนนี้ คุณได้เปิดกล่องโต้ตอบการตรวจสอบข้อมูลสำเร็จแล้ว มีฟังก์ชันทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อสร้างรายการดรอปดาวน์อย่างง่าย นี่คือวิธี:

• โดยค่าเริ่มต้น คุณจะอยู่ในแท็บ การตั้งค่า ของหน้าต่าง การตรวจสอบข้อมูล
• คลิกเมนูแบบเลื่อนลงใต้ข้อความ Allow
• เมนูบริบทควรเปิดขึ้นซึ่งมีรูปแบบการตรวจสอบความถูกต้องหลายรูปแบบ เลือกรูปแบบ รายการ จากเมนูบริบทนี้

• คุณไม่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ภายใต้ข้อความ Data
• ใต้ข้อความ Source คุณต้องป้อนแหล่งที่มาของรายการเพื่อแสดงในรายการดรอปดาวน์
• พิมพ์ที่อยู่เมื่อเลือกแหล่งที่มาบนแผ่นงาน สมุดงาน หรือไฟล์ Excel อื่น
• หรือหากต้องการเลือกแหล่งข้อมูลจากเวิร์กชีตเดียวกัน เพียงคลิกหนึ่งครั้งบนฟิลด์ว่างของแหล่งข้อมูล จากนั้นระบุช่วงของเซลล์โดยใช้เคอร์เซอร์

• เครื่องหมายถูก ละเว้นว่าง และตัวเลือก แบบเลื่อนลงในเซลล์ คุณอาจไม่เห็นไอคอนลูกศรดรอปดาวน์บนเซลล์ที่ตรวจสอบความถูกต้อง หากคุณยกเลิกการเลือกตัวเลือกดร็อปดาวน์ในเซลล์
• คลิก ตกลง และรายการแบบหล่นลงของคุณพร้อมแล้ว

การสร้างรายการดรอปดาวน์ของ Dynamic Excel

ในรายการดรอปดาวน์ดังกล่าว เมื่อคุณเลือกอินพุตในรายการดรอปดาวน์หนึ่ง ข้อมูลที่ใช้ได้สำหรับรายการดรอปดาวน์ที่สองจะเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติ นี่คือขั้นตอนที่ควรลอง:

• รวบรวมรายการตามภาพด้านล่าง คุณยังสามารถนำเข้ารายการจากสมุดงานหรือไฟล์อื่น

• แปลงชื่อเมืองเป็น Named Ranges โดยเลือกเมืองที่อยู่ภายใต้ประเทศ

• คลิกที่ช่อง ชื่อ และพิมพ์ชื่อประเทศที่ถูกต้องตามที่แสดงในส่วนหัว
• หากพยายามใช้ข้อมูลของคุณ คุณสามารถทำตามขั้นตอนเดียวกันเพื่อแปลงรายการภายใต้ส่วนหัวเป็น Named Ranges
• สร้างรายการดรอปดาวน์หลักโดยใช้ชื่อประเทศจากช่วงเซลล์ D1 ถึง G1

• สำหรับคอลัมน์ Select City ให้เริ่มสร้างรายการดรอปดาวน์ตามปกติ ในแหล่งที่มา ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้ แนวคิดคือการใช้สูตรทางอ้อมกับการอ้างอิงแบบผสมสำหรับรายการแบบเลื่อนลงของประเทศ ซึ่งก็คือ $A2

 =INDIRECT($A2)

• คลิก ตกลง เพื่อเสร็จสิ้นขั้นตอน รายการดรอปดาวน์แบบสองชั้นของคุณพร้อมแล้ว

ในรายการดรอปดาวน์นี้ หากคุณเลือกสหรัฐอเมริกาเป็นประเทศ คุณจะได้รับเฉพาะเมืองในสหรัฐอเมริกาภายใต้ส่วนหัวของคอลัมน์ Select City

คำพูดสุดท้าย

Excel เป็นเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการป้อนข้อมูลและการจัดการข้อมูลตัวเลข อย่างไรก็ตาม การพิมพ์ผิดอาจขัดขวางการป้อนข้อมูลของคุณใน Excel ได้ไม่ดี ดังนั้น คุณจำเป็นต้องใช้วิธีการใดๆ ข้างต้นเพื่อขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์หรือการพิมพ์ผิดจากการป้อนข้อมูล

คุณสามารถทำตาม Excel อย่างง่ายหรือวิธีการรายการแบบหล่นลงตาม เพียงแค่ดูกระบวนการป้อนข้อมูลหรือแผนการรวบรวมข้อมูลของคุณเพื่อดูว่าควรใช้แนวทางใด คุณสามารถใช้คุณลักษณะนี้ได้เกือบทุกเซลล์

คุณอาจสนใจเทมเพลต Excel ฟรีสำหรับงบประมาณส่วนบุคคล