Cum se creează o listă drop-down în Excel

Lista derulantă Excel este o caracteristică excelentă care facilitează introducerea de date fără erori. Obțineți o privire clară asupra procesului de implementare a listelor drop-down în registrul de lucru Excel folosind instrumentul de validare a datelor Excel.

Listele derulante în celulă sunt opțiuni excelente pentru a accelera sarcinile de introducere a datelor. Operatorul de introducere a datelor poate introduce datele necesare doar făcând clic pe o listă derulantă și apoi alegând elementul corect din listă. Majoritatea proceselor de introducere a datelor utilizează liste derulante pentru a minimiza erorile umane și ambiguitatea în introducerea datelor.

Continuați să citiți pentru a afla elementele de bază ale listelor derulante, instrumentul de validare a datelor Excel și un proces pas cu pas de adăugare a unei liste derulante la registrul de lucru Excel.

Ce este o listă derulantă Excel?

O listă derulantă în aplicațiile de foi de calcul precum Excel este un instrument puternic pentru a reduce erorile și a crește productivitatea.

Astfel de funcții ale instrumentului de validare a datelor din Excel reduc erorile, oferind utilizatorului registrului de lucru Excel câteva elemente limitate din listă pentru o anumită celulă. Când utilizați Excel pentru colectarea datelor și procesați datele cu un instrument de bază de date, lista derulantă vă ajută, de asemenea, să colectați date uniforme.

De exemplu, dacă celula acceptă doar nume de fructe, operatorul de introducere a datelor nu va putea adăuga nume de animale, pește, condimente etc. Motivul este că meniul derulant va afișa doar fructele listate pe care compania dvs. le vinde .

Beneficiile unei liste drop-down

Din nou, funcția crește și productivitatea prin sugerarea automată a elementelor din celule. De exemplu, dacă lista derulantă are nume de 100 de angajați și utilizatorul tip „A”, lista derulantă Excel va afișa automat numele care încep cu „A”.

Astfel, utilizatorul poate selecta pur și simplu numele folosind mouse-ul și poate economisi timp. Dacă ați observat aici, vă puteți salva și de greșelile de ortografie.

Listele derulante măresc și mai mult funcționalitatea foii de lucru, oferind crearea de rapoarte dinamice. De exemplu, compania dumneavoastră operează în 150 de țări, există 200 de birouri, birourile au zece manageri fiecare și fiecare manager controlează 20 de directori de vânzări.

Când trebuie să faceți un raport de vânzări, puteți crea liste derulante în Excel dependente. O listă derulantă pentru țări vă va duce la țara corectă. Apoi, alegerea unui birou vă va arăta zece manageri care lucrează pentru acel birou. Și, în sfârșit, când alegeți un manager, veți vedea doar reprezentantul de vânzări care lucrează sub acel manager.

Prin urmare, nu trebuie să vă amintiți numele tuturor. Doar alegeți o țară și urmați listele derulante cu mai multe niveluri.

Ce este validarea datelor în Excel?

Celulele Excel pot prelua orice intrare, cum ar fi caractere, numere, simboluri speciale etc. Cu toate acestea, majoritatea proceselor creează o foaie de lucru personalizată cu date limitate pentru fiecare celulă din introducerea datelor.

De exemplu, o celulă permite numere, următoarea acceptă caractere, alta permite numele angajaților și așa mai departe. Dar cum aplică Excel toate aceste restricții? Răspunsul este instrumentul de validare a datelor Excel.

Majoritatea utilizatorilor Excel cunosc acest instrument ca fiind locul ideal pentru a crea niște meniuri rapide derulante. Cu toate acestea, are o utilizare mult mai mare decât listele derulante Excel. Pe scurt, ori de câte ori administratorul foii de lucru Excel sau al registrului de lucru dorește să oblige utilizatorii să introducă date într-un anumit format, aceștia primesc ajutor de la Instrumentul de validare a datelor.

Familiarizați-vă cu instrumentul de validare a datelor

Puteți găsi instrumentul de validare a datelor în meniul panglică Excel. În timp ce vă aflați într-o foaie de lucru Excel deschisă, faceți clic pe fila Date din meniul panglică. În secțiunea Instrumente de date, ar trebui să găsiți instrumentul de validare a datelor. Verificați imaginea de mai jos pentru a vă face o idee clară despre locația instrumentului.

Când faceți clic pe butonul Validare date, veți vedea caseta de dialog Validare date cu trei file: Setări, Mesaj de intrare și Alertă de eroare.

Setări

Setări vă permit să personalizați opțiunile, cum ar fi formatele de date permise și să setați reguli pentru introducerea datelor.

Cel mai recent Microsoft Excel pentru desktop sau laptop vă permite să adăugați următoarele formate:

• Orice valoare pentru nicio validare.
• Numărul întreg permite utilizatorilor să introducă numai numere întregi în celula țintă.
• Decimal vă permite să formatați celula pentru a accepta numai numere zecimale.
• Lista vă permite să creați liste derulante cu elemente de listă predefinite.
• Data vă permite să restricționați anumite celule numai pentru introducerea valorilor datei.
• Validarea timpului formatează celula țintă pentru a accepta numai valori de timp.
• Lungimea textului este funcția perfectă pentru a limita datele celulei la un anumit număr de caractere sau cifre.
• Formatarea personalizată permite utilizatorului să utilizeze formule în celulele validate.

Funcțiile de formatare sau validare de mai sus funcționează folosind următoarele criterii de validare. Și lucrul bun este că puteți personaliza aceste criterii de validare în câteva cazuri:

• „ Între ” permite numerele care se află într-un interval minim și maxim.
• „ Nu între ” este util atunci când trebuie să specificați că datele introduse nu trebuie să se încadreze într-o valoare minimă sau maximă.
• „ Egal cu ” este util când se fixează intrarea la o anumită valoare.
• „Nu este egal cu” înseamnă că datele introduse nu trebuie să fie egale cu valoarea celulei specificată.
• „Mai mare decât” este folosit atunci când intrarea ar trebui să fie mai mare decât o anumită valoare.
• „ Mai puțin decât ” indică faptul că valoarea introdusă trebuie să fie mai mică decât cifra indicată.
• „ Mai mare sau egal cu ” înseamnă că valoarea de intrare trebuie să fie egală sau mai mare decât o valoare setată.
• „ Mai mică sau egală cu ” înseamnă că valoarea introdusă este fie mai mică, fie egală cu valoarea setată.

Mesaj de intrare

Regulile de validare a datelor sunt utile doar atunci când le comunicați cu operatorii de introducere a datelor. Pentru a face acest lucru corect, puteți utiliza caracteristica Mesaj de intrare din Validarea datelor în Excel.

Când utilizați această funcție, puteți introduce un titlu și un mesaj descriptiv despre regulile de validare a datelor. Când utilizatorii trec cursorul peste celula formatată, va apărea un meniu contextual cu mesajul de intrare . Este demn de remarcat că acest mesaj nu va fi vizibil până când nu treceți cursorul mouse-ului peste celula țintă.

Alertă de eroare

Când utilizatorul face erori în timp ce introduce date într-o celulă validată, puteți afișa alerte de eroare pentru a informa utilizatorul. Puteți utiliza oricare dintre următoarele alerte:

• Stop
• Avertizare
• informație

Din nou, puteți introduce un titlu personalizat și un mesaj de eroare pentru avertismentele de mai sus. Astfel, utilizatorul va fi informat și nu va repeta greșelile.

Utilizarea validării datelor în Excel

• Creați liste derulante utile pentru a reduce erorile și pentru a finaliza introducerea datelor mai rapid.
• Preveniți introducerea de date greșite din cauza unei greșeli de tipar sau a unei erori umane.
• Permiteți introducerea cu majuscule numai pentru situații specifice, cum ar fi codurile poștale din Regatul Unit, abrevierile etc.
• Puteți reduce apariția valorilor duplicate la zero.
• Creați liste derulante dependente pentru a filtra datele în conformitate cu o listă principală.
• Puteți utiliza funcțiile instrumentului de validare a datelor atunci când aveți nevoie doar de intrări de text pentru anumite celule.
• Puteți forța utilizatorul să introducă numai numere și nu orice texte sau simboluri pentru valorile numerice.
• Creați programul de proiect sau de birou numai pentru zilele lucrătoare.
• Validați intrarea utilizatorului pe baza unei alte intrări făcute într-o celulă diferită a aceleiași foi de lucru.
• Forțați restricția pentru o cifră sau lungimea caracterului oricărei celule.
• Efectuați intrări de date care conțin seturi de texte predeterminate sau specifice pentru scopuri de căutare.
• Comunicați operatorului de introducere a datelor ce s-ar putea să fi mers prost, creând mesaje de eroare personalizate.

Creați o listă drop-down utilizând validarea datelor Excel

O listă derulantă oferă un meniu contextual cu valori utilizabile sau text pentru o celulă validată. Înainte de a crea o astfel de listă, colectați valorile sau textele într-un singur loc. Ar putea fi același registru de lucru, foaie de lucru sau chiar un fișier Excel complet diferit. Iată ce trebuie să faci:

• Deschideți aplicația Excel pe computer și introduceți o listă de elemente pe care le doriți în lista derulantă.
• Acest lucru este posibil și dacă doriți să aduceți articole dintr-o altă foaie, registru de lucru sau fișier. Trebuie pur și simplu să păstrați acele resurse accesibile.

Odată ce ați găsit sursa elementelor listate, puteți trece la partea reală a creării listei derulante.

• Selectați o celulă în care trebuie să creați o listă derulantă Excel.
• Faceți clic pe fila Date din meniul panglică Excel.
• Acum ar trebui să găsiți secțiunea Instrumente de date în mijlocul meniului panglică. Oferă mai multe instrumente de date, cum ar fi Text to Columns, Flash Fill, Manage Data Model și Data Validation.
• Puteți face clic direct pe pictograma Data Validation pentru a deschide caseta de dialog Data Validation.

• Alternativ, puteți face clic pe textul Validare date pentru a deschide un meniu derulant și selectați din nou Validare date pentru a deschide caseta de dialog.

Până acum, ați deschis cu succes caseta de dialog Validare date. Oferă toate funcționalitățile de care aveți nevoie pentru a crea o listă derulantă simplă. Iată cum:

• În mod implicit, veți fi în fila Setări a ferestrei de validare a datelor .
• Faceți clic pe meniul derulant de sub textul Permite .
• Ar trebui să se deschidă un meniu contextual care să conțină mai multe formate de validare. Selectați formatul Listă din acest meniu contextual.

• Nu puteți face nicio modificare sub textul Date .
• Sub textul Sursă , trebuie să introduceți sursa elementelor din listă pentru a fi afișate în lista verticală.
• Introduceți adresa atunci când selectați o sursă pe altă foaie, registru de lucru sau fișier Excel.
• Alternativ, pentru a selecta sursele de date din aceeași foaie de lucru, faceți clic o dată pe câmpul gol al sursei. Apoi identificați intervalul de celule folosind cursorul.

• Bifă Ignora opțiunile derulante necompletate și În celulă . Este posibil să nu vedeți pictograma săgeată derulantă pe celulele validate dacă debifați opțiunea derulantă în celulă.
• Faceți clic pe OK și lista dvs. derulantă este gata.

Crearea unei liste derulante dinamice Excel

Într-o astfel de listă derulantă, atunci când selectați intrarea într-o listă derulantă, datele disponibile pentru a doua listă derulantă se schimbă automat. Iată pașii de încercat:

• Adunați lista de articole așa cum se arată în imaginea de mai jos. De asemenea, puteți importa elemente din listă dintr-un alt registru de lucru sau fișier.

• Convertiți numele orașelor în intervale denumite . Pentru a face acest lucru, selectați orașele dintr-o țară.

• Faceți clic pe caseta cu nume și introduceți numele exact al țării, așa cum este afișat în anteturi.
• Dacă încercați să utilizați datele dvs., puteți urma același pas pentru a converti o listă de articole sub un antet în Intervale denumite .
• Creați lista derulantă principală folosind numele țării din intervalul de celule D1 până la G1 .

• Pentru coloana Selectare oraș , începeți să creați o listă derulantă ca de obicei. În sursă, introduceți următoarea formulă. Ideea este să folosiți formula INDIRECT cu o referință mixtă pentru lista verticală de țări, care este $A2 .

 =INDIRECT($A2)

• Faceți clic pe Ok pentru a finaliza pasul. Lista dvs. derulantă pe două niveluri este gata.

În această listă derulantă, dacă selectați SUA ca țară, veți găsi numai orașe din SUA sub antetul coloanei Selectare oraș .

Cuvintele finale

Excel este un instrument excelent pentru introducerea datelor și gestionarea datelor numerice. Cu toate acestea, greșelile de scriere vă pot împiedica grav munca de introducere a datelor pe Excel. Prin urmare, trebuie să utilizați oricare dintre metodele de mai sus pentru a elimina erorile umane sau greșelile de scriere din introducerea datelor.

Puteți urma metoda simplă Excel sau a listei derulante dependente. Uită-te doar la procesul de introducere a datelor sau la planul de colectare a datelor pentru a ști ce abordare să folosești. Puteți utiliza această caracteristică aproape în orice celulă.

S-ar putea să fiți interesat și de câteva șabloane Excel gratuite pentru bugetul personal.