如何在 Excel 中創建下拉列表

Excel 下拉列表是一個很棒的功能，它有助於無錯誤的數據輸入。 使用 Excel 數據驗證工具清楚地了解在 Excel 工作簿中實施下拉列表的過程。

單元內下拉列表是加快數據輸入任務的絕佳選擇。 數據輸入操作員只需單擊下拉列表，然後選擇正確的列表項即可輸入所需的數據。 大多數數據輸入過程使用下拉列表來最大程度地減少數據輸入中的人為錯誤和歧義。

繼續閱讀以了解下拉列表的基礎知識、Excel 數據驗證工具以及將下拉列表添加到 Excel 工作簿的分步過程。

什麼是 Excel 下拉列表？

Excel 等電子表格應用程序中的下拉列表是減少錯誤和提高工作效率的強大工具。

Excel 的數據驗證工具的此類功能通過為 Excel 工作簿用戶提供特定單元格的一些有限列表項來減少錯誤。 當您使用 Excel 進行數據收集並使用數據庫工具處理數據時，下拉列表還可以幫助您收集統一的數據。

例如，如果單元格只接受水果名稱，則數據輸入操作員將無法添加動物、魚類、香料等的名稱。原因是下拉菜單只會顯示您公司銷售的列出的水果.

下拉列表的好處

同樣，該功能還通過自動建議單元格項目來提高生產力。 例如，如果下拉列表中有 100 名員工的姓名並且用戶鍵入“A”，則 Excel 下拉列表將自動顯示以“A”開頭的姓名。

因此，用戶可以簡單地使用鼠標選擇名稱並節省時間。 如果您注意到這裡，您還可以避免拼寫錯誤。

下拉列表通過提供動態報告創建進一步增加了工作表的功能。 例如，您的公司在 150 個國家/地區開展業務，有 200 個辦事處，每個辦事處有 10 名經理，每個經理控制 20 名銷售主管。

當需要製作銷售報表時，可以製作相關的Excel下拉列表。 國家的下拉列表會將您帶到正確的國家。 然後，選擇一個辦公室會顯示為該辦公室工作的十位經理。 最後，當您選擇經理時，您只會看到在該經理手下工作的銷售代表。

因此，您不需要記住所有人的名字。 只需選擇一個國家並按照多層下拉列表進行操作。

什麼是 Excel 中的數據驗證？

Excel 的單元格可以接受任何輸入，例如字符、數字、特殊符號等。但是，大多數流程會創建一個自定義設計的工作表，其中數據輸入中的每個單元格的數據有限。

例如，一個單元格允許數字，下一個單元格接受字符，另一個允許員工姓名，等等。 但是 Excel 如何強制執行所有這些限制？ 答案是 Excel 數據驗證工具。

大多數 Excel 用戶都知道這個工具是創建一些快速下拉菜單的首選。 但是，它比 Excel 下拉列表的用途要大得多。 簡而言之，每當 Excel 工作表或工作簿管理員想要強制用戶以特定格式輸入數據時，他們都會從數據驗證工具中獲得幫助。

熟悉數據驗證工具

您可以在 Excel 功能區菜單上找到數據驗證工具。 在打開的 Excel 工作表上，單擊功能區菜單上的數據選項卡。 在數據工具部分，您應該找到數據驗證工具。 檢查下圖以清楚了解該工具的位置。

當您單擊數據驗證按鈕時，您將看到包含三個選項卡的數據驗證對話框：設置、輸入消息和錯誤警報。

設置

設置允許您自定義選項，例如允許的數據格式並設置數據輸入規則。

用於台式機或筆記本電腦的最新 Microsoft Excel 允許您添加以下格式：

• 沒有驗證的任何值。
• 整數允許用戶在目標單元格中僅輸入整數。
• 十進制允許您格式化單元格以僅接受十進制數字。
• 該列表使您能夠創建帶有預定義列表項的下拉列表。
• 日期使您能夠限制特定單元格僅用於輸入日期值。
• 時間驗證將目標單元格格式化為僅接受時間值。
• 文本長度是將單元格數據限制為特定數量的字符或數字的完美功能。
• 自定義格式使用戶能夠在經過驗證的單元格中使用公式。

上述格式化或驗證功能通過使用以下驗證標準來工作。 好消息是您可以在少數情況下自定義這些驗證標準：

• “ Between ”允許在最小和最大範圍內的數字。
• 當您需要指定輸入的數據不應在最小值或最大值範圍內時，“ Not between ”很有用。
• “等於”在將輸入固定為特定值時很有用。
• “不等於”表示輸入的數據不應等於指定的單元格值。
• 當輸入應大於特定值時使用“大於” 。
• “小於”表示輸入的值應小於指示的數字。
• “大於或等於”表示輸入值應等於或大於設定值。
• “小於等於”表示輸入的值小於或等於設定值。

輸入訊息

數據驗證規則僅在您與數據輸入操作員溝通時才有用。 要正確執行此操作，您可以使用 Excel 中數據驗證的輸入消息功能。

使用此功能時，您可以輸入有關數據驗證規則的標題和描述性消息。 當用戶將光標懸停在格式化的單元格上時，將出現一個帶有Input Message的上下文菜單。 值得注意的是，在您將鼠標指針移到目標單元格上之前，此消息將不可見。

錯誤警報

當用戶在驗證單元格中輸入數據時出錯時，您可以顯示錯誤警報以通知用戶。 您可以使用以下任何警報：

• 停止
• 警告
• 信息

同樣，您可以為上述警告鍵入自定義標題和錯誤消息。 這樣，用戶將被告知並且不會重複錯誤。

Excel中數據驗證的使用

• 創建有用的下拉列表以減少錯誤並更快地完成數據輸入。
• 防止由於拼寫錯誤或人為錯誤而輸入錯誤的日期。
• 僅允許在特定情況下使用大寫輸入，例如英國郵政編碼、縮寫等。
• 您可以將重複值的出現減少到零。
• 創建從屬下拉列表以根據主列表過濾數據。
• 當您只需要特定單元格的文本條目時，您可以使用數據驗證工具功能。
• 您可以強制用戶只輸入數字，而不是數字值的任何文本或符號。
• 僅為工作日創建項目或辦公室計劃。
• 根據在同一工作表的不同單元格中創建的另一個條目來驗證用戶的條目。
• 強制限制任何單元格的數字或字符長度。
• 為搜索目的製作包含預定或特定文本集的數據條目。
• 通過創建自定義錯誤消息與數據輸入操作員溝通可能出現的問題。

使用 Excel 數據驗證創建下拉列表

下拉列表為已驗證單元格提供可用值或文本的上下文菜單。 在創建此類列表之前，將值或文本收集到一個位置。 它可能是同一個工作簿、工作表，甚至是完全不同的 Excel 文件。 這是您需要做的：

• 在您的 PC 上打開 E​​xcel 應用程序，然後在下拉列表中鍵入您想要的項目列表。
• 如果您想從另一個工作表、工作簿或文件中引入項目，這也是可能的。 您只需要保持這些資源的可訪問性。

找到列出項目的來源後，您可以繼續進行下拉列表創建的實際部分。

• 選擇需要在其中創建 Excel 下拉列表的單元格。
• 單擊 Excel 功能區菜單上的數據選項卡。
• 您現在應該在功能區菜單的中間找到數據工具部分。 它提供了多種數據工具，例如文本到列、快速填充、管理數據模型和數據驗證。
• 您可以直接單擊“數據驗證”圖標打開“數據驗證”對話框。

• 或者，您可以單擊文本數據驗證以打開下拉菜單，然後再次選擇數據驗證以打開對話框。

至此，您已成功打開“數據驗證”對話框。 它提供了創建簡單下拉列表所需的所有功能。 方法如下：

• 默認情況下，您將位於“數據驗證”窗口的“設置”選項卡上。
• 單擊文本Allow下方的下拉菜單。
• 應打開一個包含多種驗證格式的上下文菜單。 從此上下文菜單中選擇列表格式。

• 您不能在文本Data下進行任何更改。
• 在文本Source下方，您需要輸入要在下拉列表中顯示的列表項的來源。
• 在另一個工作表、工作簿或 Excel 文件中選擇源時輸入地址。
• 或者，要從同一工作表中選擇數據源，只需在源的空白字段上單擊一次。 然後使用光標識別單元格範圍。

• 複選標記忽略空白和單元格內下拉選項。 如果取消選中 In-cell 下拉選項，您可能不會在已驗證的單元格上看到下拉箭頭圖標。
• 單擊OK ，您的下拉列表已準備就緒。

創建動態 Excel 下拉列表

在這樣的下拉列表中，當您在一個下拉列表中選擇輸入時，第二個下拉列表的可用數據會自動更改。 以下是嘗試的步驟：

• 收集項目列表，如下圖所示。 您還可以從另一個工作簿或文件中導入列表項。

• 將城市名稱轉換為Named Ranges 。 為此，請選擇一個國家下的城市。

• 單擊名稱框並輸入標題中顯示的確切國家名稱。
• 如果嘗試使用您的數據，您可以按照相同的步驟將標題下的項目列表轉換為Named Ranges 。
• 使用從單元格範圍D1到G1的國家名稱創建主要下拉列表。

• 對於Select City列，像往常一樣開始創建一個下拉列表。 在源中，輸入以下公式。 這個想法是使用 INDIRECT 公式和國家下拉列表的混合參考，即$A2 。

 =INDIRECT($A2)

• 單擊確定以完成該步驟。 您的兩層下拉列表已準備就緒。

在此下拉列表中，如果您選擇美國作為國家/地區，您將僅在“選擇城市”列標題下獲得美國城市。

最後的話

Excel 是用於數據輸入和數值數據管理的出色工具。 但是，拼寫錯誤會嚴重妨礙您在 Excel 上的數據輸入工作。 因此，您需要採用上述任何一種方法來消除數據輸入中的人為錯誤或拼寫錯誤。

您可以按照簡單的 Excel 或依賴下拉列表的方法。 只需查看您的數據輸入流程或數據收集計劃，即可了解使用哪種方法。 您幾乎可以在任何單元格中使用此功能。

您可能還對一些用於個人預算的免費 Excel 模板感興趣。