So erstellen Sie eine Dropdown-Liste in Excel

Die Excel-Dropdown-Liste ist eine großartige Funktion, die eine fehlerfreie Dateneingabe erleichtert. Verschaffen Sie sich mit dem Excel-Datenvalidierungstool einen klaren Überblick über den Prozess der Implementierung von Dropdown-Listen in Ihrer Excel-Arbeitsmappe.

Dropdown-Listen in Zellen sind großartige Optionen, um Dateneingabeaufgaben zu beschleunigen. Der Dateneingabeoperator kann die erforderlichen Daten eingeben, indem er einfach auf eine Dropdown-Liste klickt und dann das richtige Listenelement auswählt. Die meisten Dateneingabeprozesse verwenden Dropdown-Listen, um menschliche Fehler und Mehrdeutigkeiten bei der Dateneingabe zu minimieren.

Lesen Sie weiter, um die Grundlagen von Dropdown-Listen, das Excel-Datenvalidierungstool und einen schrittweisen Prozess zum Hinzufügen einer Dropdown-Liste zu Ihrer Excel-Arbeitsmappe zu lernen.

Was ist eine Excel-Dropdown-Liste?

Eine Dropdown-Liste in Tabellenkalkulationsanwendungen wie Excel ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um Fehler zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

Solche Funktionen des Datenvalidierungstools von Excel reduzieren Fehler, indem sie dem Benutzer der Excel-Arbeitsmappe einige begrenzte Listenelemente für eine bestimmte Zelle anbieten. Wenn Sie Excel zur Datenerfassung verwenden und die Daten mit einem Datenbanktool verarbeiten, hilft Ihnen die Dropdown-Liste auch dabei, einheitliche Daten zu sammeln.

Wenn die Zelle beispielsweise nur Namen von Früchten akzeptiert, kann der Dateneingabeoperator keine Namen von Tieren, Fischen, Gewürzen usw. hinzufügen. Der Grund dafür ist, dass das Dropdown-Menü nur die aufgelisteten Früchte anzeigt, die Ihr Unternehmen verkauft .

Die Vorteile einer Dropdown-Liste

Auch hier erhöht die Funktion die Produktivität, indem sie automatisch Zellelemente vorschlägt. Wenn die Dropdown-Liste beispielsweise die Namen von 100 Mitarbeitern enthält und der Benutzer „A“ eingibt, zeigt die Excel-Dropdown-Liste automatisch die Namen an, die mit „A“ beginnen.

So kann der Benutzer den Namen einfach mit der Maus auswählen und Zeit sparen. Wenn Sie es hier bemerkt haben, können Sie sich auch vor Rechtschreibfehlern bewahren.

Dropdown-Listen erhöhen die Funktionalität Ihres Arbeitsblatts weiter, indem sie eine dynamische Berichterstellung anbieten. Beispiel: Ihr Unternehmen ist in 150 Ländern tätig, es gibt 200 Niederlassungen, Niederlassungen haben jeweils zehn Manager und jeder Manager kontrolliert 20 Vertriebsleiter.

Wenn Sie einen Verkaufsbericht erstellen müssen, können Sie abhängige Excel-Dropdown-Listen erstellen. Eine Dropdown-Liste für Länder führt Sie zum richtigen Land. Wenn Sie dann ein Büro auswählen, werden Ihnen zehn Manager angezeigt, die für dieses Büro arbeiten. Und schließlich, wenn Sie einen Manager auswählen, sehen Sie nur den Vertriebsmitarbeiter, der unter diesem Manager arbeitet.

Daher müssen Sie sich nicht die Namen aller merken. Wählen Sie einfach ein Land aus und folgen Sie den mehrstufigen Dropdown-Listen.

Was ist Datenvalidierung in Excel?

Die Zellen von Excel können beliebige Eingaben wie Zeichen, Zahlen, Sonderzeichen usw. annehmen. Die meisten Prozesse erstellen jedoch ein benutzerdefiniertes Arbeitsblatt mit begrenzten Daten für jede Zelle bei der Dateneingabe.

Beispielsweise erlaubt eine Zelle Zahlen, die nächste Zeichen, eine andere Mitarbeiternamen und so weiter. Aber wie setzt Excel all diese Einschränkungen durch? Die Antwort ist das Excel-Datenvalidierungstool.

Die meisten Excel-Benutzer kennen dieses Tool als Anlaufstelle, um einige schnelle Dropdown-Menüs zu erstellen. Es hat jedoch einen weitaus größeren Nutzen als die Excel-Dropdown-Listen. Kurz gesagt, wann immer der Excel-Arbeitsblatt- oder Arbeitsmappenadministrator Benutzer zwingen möchte, Daten in einem bestimmten Format einzugeben, nimmt er Hilfe vom Datenvalidierungstool in Anspruch.

Machen Sie sich mit dem Datenvalidierungstool vertraut

Sie finden das Datenvalidierungstool im Menüband von Excel. Klicken Sie in einem geöffneten Excel-Arbeitsblatt im Menüband auf die Registerkarte Daten. Im Abschnitt Datentools sollten Sie das Datenvalidierungstool finden. Überprüfen Sie das Bild unten, um eine klare Vorstellung von der Position des Werkzeugs zu bekommen.

Wenn Sie auf die Schaltfläche „Datenvalidierung“ klicken, wird das Dialogfeld „Datenvalidierung“ mit drei Registerkarten angezeigt: „Einstellungen“, „Eingabemeldung“ und „Fehlerwarnung“.

Einstellungen

In den Einstellungen können Sie die Optionen anpassen, z. B. zulässige Datenformate, und Regeln für die Dateneingabe festlegen.

Mit dem neuesten Microsoft Excel für Desktop oder Laptop können Sie die folgenden Formate hinzufügen:

• Beliebiger Wert für keine Validierung.
• Die ganze Zahl ermöglicht es Benutzern, nur ganze Zahlen in die Zielzelle einzugeben.
• Mit Dezimal können Sie die Zelle so formatieren, dass nur Dezimalzahlen akzeptiert werden.
• Die Liste ermöglicht es Ihnen, Dropdown-Listen mit vordefinierten Listenelementen zu erstellen.
• Datum ermöglicht es Ihnen, bestimmte Zellen nur auf die Eingabe von Datumswerten zu beschränken.
• Die Zeitvalidierung formatiert die Zielzelle so, dass nur Zeitwerte akzeptiert werden.
• Die Textlänge ist die perfekte Funktion, um Zellendaten auf eine bestimmte Anzahl von Zeichen oder Ziffern zu beschränken.
• Durch benutzerdefinierte Formatierung kann der Benutzer Formeln in validierten Zellen verwenden.

Die obigen Formatierungs- oder Validierungsfunktionen arbeiten mit den folgenden Validierungskriterien. Und das Gute ist, dass Sie diese Validierungskriterien in einigen Fällen anpassen können:

• „ Zwischen “ lässt Zahlen zu, die innerhalb eines minimalen und maximalen Bereichs liegen.
• „ Nicht zwischen “ ist nützlich, wenn Sie angeben müssen, dass die eingegebenen Daten nicht innerhalb eines Mindest- oder Höchstwerts liegen sollen.
• „ Gleich “ ist nützlich, wenn die Eingabe auf einen bestimmten Wert festgelegt wird.
• „Ungleich“ bedeutet, dass die eingegebenen Daten nicht gleich dem angegebenen Zellenwert sein sollten.
• „Größer als“ wird verwendet, wenn die Eingabe größer als ein bestimmter Wert sein soll.
• „ Kleiner als “ bedeutet, dass der eingegebene Wert kleiner als die angezeigte Zahl sein soll.
• „ Größer als oder gleich “ bedeutet, dass der Eingabewert gleich oder größer als ein festgelegter Wert sein sollte.
• „ Kleiner oder gleich “ bedeutet, dass der eingegebene Wert entweder kleiner oder gleich dem eingestellten Wert ist.

Nachricht eingeben

Datenvalidierungsregeln sind nur dann hilfreich, wenn Sie sie den Dateneingabeoperatoren mitteilen. Um dies ordnungsgemäß zu tun, können Sie die Eingabemeldungsfunktion der Datenvalidierung in Excel verwenden.

Wenn Sie diese Funktion verwenden, können Sie einen Titel und eine beschreibende Nachricht zu den Datenvalidierungsregeln eingeben. Wenn Benutzer den Mauszeiger über die formatierte Zelle bewegen, wird ein Kontextmenü mit der Eingabenachricht angezeigt . Es ist erwähnenswert, dass diese Nachricht nicht sichtbar ist, bis Sie den Mauszeiger über die Zielzelle bewegen.

Fehlerwarnung

Wenn der Benutzer beim Eingeben von Daten in eine validierte Zelle Fehler macht, können Sie Fehlerwarnungen anzeigen, um den Benutzer zu informieren. Sie können eine der folgenden Benachrichtigungen verwenden:

• Halt
• Warnung
• Information

Auch hier können Sie einen benutzerdefinierten Titel und eine Fehlermeldung für die obigen Warnungen eingeben. Auf diese Weise wird der Benutzer informiert und wird die Fehler nicht wiederholen.

Verwendung der Datenvalidierung in Excel

• Erstellen Sie nützliche Dropdown-Listen, um Fehler zu reduzieren und die Dateneingabe schneller abzuschließen.
• Verhindern Sie die Eingabe falscher Daten aufgrund von Tippfehlern oder menschlichen Fehlern.
• Erlauben Sie nur Einträge in Großbuchstaben für bestimmte Situationen wie britische Postleitzahlen, Abkürzungen usw.
• Sie können das Auftreten doppelter Werte auf null reduzieren.
• Erstellen Sie abhängige Dropdown-Listen, um Daten gemäß einer Masterliste zu filtern.
• Sie können die Funktionen des Datenvalidierungstools verwenden, wenn Sie nur Texteinträge für bestimmte Zellen benötigen.
• Sie können den Benutzer zwingen, nur Zahlen und keine Texte oder Symbole für Zahlenwerte einzugeben.
• Erstellen Sie die Projekt- oder Büropläne nur für Wochentage.
• Bestätigen Sie die Eingabe des Benutzers basierend auf einer anderen Eingabe in einer anderen Zelle desselben Arbeitsblatts.
• Erzwingen Sie die Einschränkung einer Ziffer oder Zeichenlänge einer beliebigen Zelle.
• Machen Sie Dateneinträge mit vordefinierten oder spezifischen Textsätzen für Suchzwecke.
• Teilen Sie dem Dateneingabeoperator mit, was möglicherweise schief gelaufen ist, indem Sie benutzerdefinierte Fehlermeldungen erstellen.

Erstellen Sie eine Dropdown-Liste mithilfe der Excel-Datenvalidierung

Eine Dropdown-Liste enthält ein Kontextmenü mit verwendbaren Werten oder Text für eine validierte Zelle. Bevor Sie eine solche Liste erstellen, sammeln Sie die Werte oder Texte an einer Stelle. Es kann dieselbe Arbeitsmappe, dasselbe Arbeitsblatt oder sogar eine völlig andere Excel-Datei sein. Folgendes müssen Sie tun:

• Öffnen Sie die Excel-App auf Ihrem PC und geben Sie eine Liste der gewünschten Elemente in die Dropdown-Liste ein.
• Dies ist auch möglich, wenn Sie Elemente aus einem anderen Blatt, einer anderen Arbeitsmappe oder einer anderen Datei übernehmen möchten. Sie müssen diese Ressourcen einfach zugänglich halten.

Sobald Sie die Quelle der aufgelisteten Elemente gefunden haben, können Sie mit dem eigentlichen Teil der Dropdown-Listenerstellung fortfahren.

• Wählen Sie eine Zelle aus, in der Sie eine Excel-Dropdown-Liste erstellen müssen.
• Klicken Sie im Menüband von Excel auf die Registerkarte Daten .
• Sie sollten jetzt den Abschnitt Datenwerkzeuge in der Mitte des Menübands finden. Es bietet mehrere Datenwerkzeuge wie Text in Spalten, Flash Fill, Datenmodell verwalten und Datenvalidierung.
• Sie können direkt auf das Symbol „ Datenvalidierung “ klicken, um das Dialogfeld „Datenvalidierung“ zu öffnen.

• Alternativ können Sie auf den Text Datenvalidierung klicken, um ein Dropdown-Menü zu öffnen, und erneut Datenvalidierung auswählen, um das Dialogfeld zu öffnen.

Bisher haben Sie das Dialogfeld „Datenvalidierung“ erfolgreich geöffnet. Es bietet alle Funktionen, die Sie zum Erstellen einer einfachen Dropdown-Liste benötigen. Hier ist, wie:

• Standardmäßig befinden Sie sich auf der Registerkarte Einstellungen des Fensters Datenvalidierung .
• Klicken Sie auf das Dropdown-Menü unter dem Text Allow .
• Es sollte sich ein Kontextmenü öffnen, das mehrere Validierungsformate enthält. Wählen Sie aus diesem Kontextmenü das Listenformat aus.

• Unter dem Text Daten können Sie keine Änderungen vornehmen.
• Unter dem Text Quelle müssen Sie die Quelle der Listenelemente eingeben, die in der Dropdown-Liste angezeigt werden sollen.
• Geben Sie die Adresse ein, wenn Sie eine Quelle in einem anderen Blatt, einer Arbeitsmappe oder einer Excel-Datei auswählen.
• Um alternativ Datenquellen aus demselben Arbeitsblatt auszuwählen, klicken Sie einfach einmal auf das leere Feld der Quelle. Identifizieren Sie dann den Zellbereich mit dem Cursor.

• Aktivieren Sie Leerzeichen ignorieren und die Dropdown-Optionen in der Zelle . Möglicherweise wird das Dropdown-Pfeilsymbol in den validierten Zellen nicht angezeigt, wenn Sie die Dropdown-Option In Zelle deaktivieren.
• Klicken Sie auf OK und Ihre Dropdown-Liste ist fertig.

Erstellen einer dynamischen Excel-Dropdown-Liste

Wenn Sie in einer solchen Dropdown-Liste eine Eingabe in einer Dropdown-Liste auswählen, ändern sich die verfügbaren Daten für die zweite Dropdown-Liste automatisch. Hier sind die Schritte zum Ausprobieren:

• Stellen Sie die Liste der Elemente zusammen, wie im Bild unten gezeigt. Sie können Listenelemente auch aus einer anderen Arbeitsmappe oder Datei importieren.

• Wandeln Sie die Städtenamen in benannte Bereiche um. Wählen Sie dazu die Städte unter einem Land aus.

• Klicken Sie auf das Namensfeld und geben Sie den genauen Ländernamen ein, wie er in den Kopfzeilen angezeigt wird.
• Wenn Sie versuchen, Ihre Daten zu verwenden, können Sie denselben Schritt ausführen, um eine Liste von Elementen unter einer Überschrift in benannte Bereiche umzuwandeln.
• Erstellen Sie die primäre Dropdown-Liste mit dem Ländernamen aus dem Zellbereich D1 bis G1 .

• Erstellen Sie für die Spalte „ Stadt auswählen“ wie gewohnt eine Dropdown-Liste. Geben Sie in der Quelle die folgende Formel ein. Die Idee ist, die INDIREKT-Formel mit einer gemischten Referenz für die Länder-Dropdown-Liste zu verwenden, die $A2 ist.

 =INDIRECT($A2)

• Klicken Sie auf OK , um den Schritt abzuschließen. Ihre zweistufige Dropdown-Liste ist fertig.

Wenn Sie in dieser Dropdown-Liste die USA als Land auswählen, werden unter der Spaltenüberschrift „ Stadt auswählen“ nur US-Städte angezeigt.

Die letzten Worte

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug für die Dateneingabe und Verwaltung numerischer Daten. Tippfehler können jedoch Ihre Dateneingabe in Excel stark beeinträchtigen. Daher müssen Sie eine der oben genannten Methoden anwenden, um menschliche Fehler oder Tippfehler aus der Dateneingabe zu eliminieren.

Sie können der einfachen Excel-Methode oder der abhängigen Dropdown-Listenmethode folgen. Sehen Sie sich einfach Ihren Dateneingabeprozess oder Datenerfassungsplan an, um zu wissen, welcher Ansatz zu verwenden ist. Sie können diese Funktion fast in jeder Zelle verwenden.

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