Cómo crear una lista desplegable en Excel

La lista desplegable de Excel es una gran característica que facilita la entrada de datos sin errores. Obtenga una visión clara del proceso de implementación de listas desplegables en su libro de trabajo de Excel utilizando la herramienta de validación de datos de Excel.

Las listas desplegables en celdas son excelentes opciones para acelerar las tareas de ingreso de datos. El operador de ingreso de datos puede ingresar los datos requeridos simplemente haciendo clic en una lista desplegable y luego eligiendo el elemento de lista correcto. La mayoría de los procesos de entrada de datos utilizan listas desplegables para minimizar el error humano y la ambigüedad en la entrada de datos.

Continúe leyendo para conocer los conceptos básicos de las listas desplegables, la herramienta de validación de datos de Excel y un proceso paso a paso para agregar una lista desplegable a su libro de Excel.

¿Qué es una lista desplegable de Excel?

Una lista desplegable en aplicaciones de hojas de cálculo como Excel es una herramienta poderosa para reducir errores y aumentar la productividad.

Estas funciones de la herramienta de validación de datos de Excel reducen el error al ofrecer al usuario del libro de trabajo de Excel algunos elementos de lista limitados para una celda específica. Cuando utiliza Excel para la recopilación de datos y procesa los datos con una herramienta de base de datos, la lista desplegable también lo ayuda a recopilar datos uniformes.

Por ejemplo, si la celda solo acepta nombres de frutas, el operador de ingreso de datos no podrá agregar nombres de animales, peces, especias, etc. La razón es que el menú desplegable solo mostrará las frutas enumeradas que vende su empresa. .

Los beneficios de una lista desplegable

Nuevamente, la función también aumenta la productividad al sugerir automáticamente elementos de celda. Por ejemplo, si la lista desplegable tiene nombres de 100 empleados y el usuario escribe "A", la lista desplegable de Excel mostrará automáticamente los nombres que comienzan con "A".

Por lo tanto, el usuario puede simplemente seleccionar el nombre con el mouse y ahorrar tiempo. Si te has dado cuenta aquí, también puedes salvarte de las faltas de ortografía.

Las listas desplegables aumentan aún más la funcionalidad de su hoja de trabajo al ofrecer la creación de informes dinámicos. Por ejemplo, su empresa opera en 150 países, hay 200 oficinas, las oficinas tienen diez gerentes cada una y cada gerente controla 20 ejecutivos de ventas.

Cuando necesite hacer un informe de ventas, puede hacer listas desplegables de Excel dependientes. Una lista desplegable de países lo llevará al país correcto. Luego, elegir una oficina le mostrará diez gerentes que trabajan para esa oficina. Y finalmente, cuando elige un gerente, solo verá al representante de ventas que trabaja bajo ese gerente.

Por lo tanto, no necesita recordar los nombres de todos. Simplemente elija un país y siga las listas desplegables de varios niveles.

¿Qué es la validación de datos en Excel?

Las celdas de Excel pueden aceptar cualquier entrada, como caracteres, números, símbolos especiales, etc. Sin embargo, la mayoría de los procesos crean una hoja de trabajo diseñada a medida con datos limitados para cada celda en la entrada de datos.

Por ejemplo, una celda permite números, la siguiente acepta caracteres, otra permite nombres de empleados, etc. Pero, ¿cómo aplica Excel todas estas restricciones? La respuesta es la herramienta de validación de datos de Excel.

La mayoría de los usuarios de Excel conocen esta herramienta como el lugar al que acudir para crear algunos menús desplegables rápidos. Sin embargo, tiene un uso mucho mayor que las listas desplegables de Excel. En pocas palabras, siempre que el administrador de la hoja de cálculo o del libro de trabajo de Excel desee obligar a los usuarios a ingresar datos en un formato específico, necesitan ayuda de la Herramienta de validación de datos.

Familiarícese con la herramienta de validación de datos

Puede encontrar la herramienta Validación de datos en el menú de cinta de Excel. Mientras está en una hoja de cálculo de Excel abierta, haga clic en la pestaña Datos en el menú de la cinta. En la sección Herramientas de datos, debe encontrar la herramienta Validación de datos. Consulte la imagen a continuación para tener una idea clara sobre la ubicación de la herramienta.

Cuando haga clic en el botón Validación de datos, verá el cuadro de diálogo Validación de datos con tres pestañas: Configuración, Mensaje de entrada y Alerta de error.

Ajustes

La configuración le permite personalizar las opciones, como los formatos de datos permitidos y establecer reglas para la entrada de datos.

El último Microsoft Excel para computadora de escritorio o portátil le permite agregar los siguientes formatos:

• Cualquier valor para ninguna validación.
• El número entero permite a los usuarios ingresar solo números enteros en la celda objetivo.
• Decimal le permite formatear la celda para aceptar solo números decimales.
• La lista le permite crear listas desplegables con elementos de lista predefinidos.
• Fecha le permite restringir celdas específicas solo para ingresar valores de fecha.
• La validación de tiempo da formato a la celda de destino para aceptar solo valores de tiempo.
• La longitud del texto es la función perfecta para limitar los datos de las celdas a un número específico de caracteres o dígitos.
• El formato personalizado permite al usuario utilizar fórmulas dentro de celdas validadas.

Las funciones de formato o validación anteriores funcionan utilizando los siguientes criterios de validación. Y lo bueno es que puedes personalizar estos criterios de validación en algunos casos:

• “ Entre ” permite números que están dentro de un rango mínimo y máximo.
• “ No entre ” es útil cuando necesita especificar que los datos ingresados ​​no deben estar dentro de un valor mínimo o máximo.
• “ Igual a ” es útil cuando se fija la entrada a un valor específico.
• "No es igual a" significa que los datos ingresados ​​no deben ser iguales al valor de celda especificado.
• "Mayor que" se usa cuando la entrada debe ser mayor que un valor específico.
• “ Menor que ” dicta que el valor ingresado debe ser menor que la cifra indicada.
• “ Mayor o igual que ” significa que el valor de entrada debe ser igual o mayor que un valor establecido.
• “ Menor o igual que ” significa que el valor ingresado es menor o igual que el valor establecido.

Mensaje de entrada

Las reglas de validación de datos solo son útiles cuando las comunica con los operadores de entrada de datos. Para hacer esto correctamente, puede usar la función Mensaje de entrada de Validación de datos en Excel.

Cuando usa esta función, puede ingresar un título y un mensaje descriptivo sobre las reglas de validación de datos. Cuando los usuarios pasen el cursor sobre la celda formateada, aparecerá un menú contextual con el mensaje de entrada . Vale la pena señalar que este mensaje no será visible hasta que coloque el puntero del mouse sobre la celda de destino.

Alerta de error

Cuando el usuario comete errores al ingresar datos en una celda validada, puede mostrar alertas de error para informar al usuario. Puede utilizar cualquiera de las siguientes alertas:

• Deténgase
• Advertencia
• Información

Nuevamente, puede escribir un título personalizado y un mensaje de error para las advertencias anteriores. De esta forma, el usuario estará informado y no repetirá los errores.

Uso de Validación de Datos en Excel

• Cree útiles listas desplegables para reducir los errores y completar la entrada de datos más rápido.
• Evite la entrada de fechas incorrectas debido a errores tipográficos o humanos.
• Solo permita entradas en mayúsculas para situaciones específicas como códigos postales del Reino Unido, abreviaturas, etc.
• Puede reducir la aparición de valores duplicados a cero.
• Cree listas desplegables dependientes para filtrar datos en línea con una lista maestra.
• Puede usar las funciones de la herramienta Validación de datos cuando solo necesita entradas de texto para celdas específicas.
• Puede obligar al usuario a ingresar solo números y no textos o símbolos para valores numéricos.
• Cree los horarios del proyecto o de la oficina solo para los días de semana.
• Valide la entrada del usuario en función de otra entrada realizada en una celda diferente de la misma hoja de trabajo.
• Forzar restricción en un dígito o longitud de carácter de cualquier celda.
• Hacer entradas de datos que contengan conjuntos de textos predeterminados o específicos para fines de búsqueda.
• Comunique lo que pudo haber salido mal al operador de entrada de datos creando mensajes de error personalizados.

Crear una lista desplegable usando la validación de datos de Excel

Una lista desplegable ofrece un menú contextual de valores utilizables o texto para una celda validada. Antes de crear una lista de este tipo, recopile los valores o textos en un solo lugar. Podría ser el mismo libro de trabajo, hoja de trabajo o incluso un archivo de Excel completamente diferente. Aquí está lo que tú necesitas hacer:

• Abra la aplicación Excel en su PC y escriba una lista de elementos que desee en la lista desplegable.
• Eso también es posible si desea traer elementos de otra hoja, libro de trabajo o archivo. Simplemente necesita mantener esos recursos accesibles.

Una vez que haya encontrado la fuente de los elementos enumerados, puede continuar con la parte real de la creación de la lista desplegable.

• Seleccione una celda donde necesite crear una lista desplegable de Excel.
• Haga clic en la pestaña Datos en el menú de cinta de Excel.
• Ahora debería encontrar la sección Herramientas de datos en el medio del menú de la cinta. Ofrece varias herramientas de datos como Texto en columnas, Flash Fill, Administrar modelo de datos y Validación de datos.
• Puede hacer clic directamente en el icono Validación de datos para abrir el cuadro de diálogo Validación de datos.

• Alternativamente, puede hacer clic en el texto Validación de datos para abrir un menú desplegable y seleccionar Validación de datos nuevamente para abrir el cuadro de diálogo.

Hasta ahora, ha abierto con éxito el cuadro de diálogo Validación de datos. Ofrece todas las funcionalidades que necesita para crear una lista desplegable simple. Aquí es cómo:

• De manera predeterminada, estará en la pestaña Configuración de la ventana Validación de datos .
• Haga clic en el menú desplegable debajo del texto Permitir .
• Debería abrirse un menú contextual que contiene múltiples formatos de validación. Seleccione el formato de lista de este menú contextual.

• No puede realizar ningún cambio en el texto Datos .
• Debajo del texto Fuente , debe ingresar la fuente de los elementos de la lista para mostrar en la lista desplegable.
• Escriba la dirección cuando seleccione una fuente en otra hoja, libro de trabajo o archivo de Excel.
• Alternativamente, para seleccionar fuentes de datos de la misma hoja de trabajo, simplemente haga clic una vez en el campo en blanco de la fuente. Luego identifique el rango de celdas usando el cursor.

• Seleccione Ignorar las opciones desplegables en blanco y en la celda . Es posible que no vea el icono de flecha desplegable en las celdas validadas si desmarca la opción desplegable En celda.
• Haga clic en Aceptar y su lista desplegable estará lista.

Creación de una lista desplegable dinámica de Excel

En una lista desplegable de este tipo, cuando selecciona la entrada en una lista desplegable, los datos disponibles para la segunda lista desplegable cambian automáticamente. Estos son los pasos para probar:

• Reúna la lista de elementos como se muestra en la imagen a continuación. También puede importar elementos de lista de otro libro de trabajo o archivo.

• Convierta los nombres de las ciudades en rangos con nombre. Para ello, seleccione las ciudades de un país.

• Haga clic en el cuadro de nombre y escriba el nombre exacto del país como se muestra en los encabezados.
• Si intenta usar sus datos, puede seguir el mismo paso para convertir una lista de elementos debajo de un encabezado en rangos con nombre.
• Cree la lista desplegable principal con el nombre del país del rango de celdas D1 a G1 .

• Para la columna Seleccionar ciudad , comience a crear una lista desplegable como de costumbre. En la fuente, ingrese la siguiente fórmula. La idea es usar la fórmula INDIRECTA con una referencia mixta para la lista desplegable de países, que es $A2 .

 =INDIRECT($A2)

• Haga clic en Aceptar para completar el paso. Su lista desplegable de dos niveles está lista.

En esta lista desplegable, si selecciona EE. UU. como país, solo obtendrá ciudades de EE. UU. en el encabezado de la columna Seleccionar ciudad .

Las palabras finales

Excel es una excelente herramienta para el ingreso y manejo de datos numéricos. Sin embargo, los errores tipográficos pueden dificultar gravemente su trabajo de entrada de datos en Excel. Por lo tanto, debe emplear cualquiera de los métodos anteriores para eliminar errores humanos o errores tipográficos en la entrada de datos.

Puede seguir el método simple de Excel o la lista desplegable dependiente. Solo mire su proceso de entrada de datos o plan de recopilación de datos para saber qué enfoque usar. Puede usar esta característica casi en cualquier celda.

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