エンタープライズへのスタートアップのための9つの最高の訪問者管理システム

訪問者管理システム（VMS）は、健康、安全、およびコンプライアンスの基準に関連するリスクが高まるため、組織がゲームをレベルアップする必要があるため、人気が高まっています。

レポートによると、世界の訪問者管理システムの市場規模は、2021年の11億ドルから、2026年までに23億ドルに拡大する可能性があります。

セキュリティ意識の高まり、ペーパーレス作業の需要、規制の順守の必要性など、さまざまな要因がその成長の原因となっています。 特にCovid-19の流行後、業界の働き方に大きな変化をもたらしたことは明らかです。

テクノロジーとセキュリティシステムは、デジタル労働力とCOVID後の世界のシナリオに対処するために進歩しました。

訪問者管理システムは、組織が可能な限り最高のサービス、製品、および訪問者エクスペリエンスを提供しながら、変更にシームレスに適応するのに役立ちます。

このソフトウェアとそれがどのように役立つかについて話し合いましょう。

訪問者管理とは何ですか？

訪問者管理とは、組織の敷地から出入りする訪問者を追跡および管理するプロセスを指します。 組織に受付係がいるかどうかに関係なく、訪問者の管理は従業員と会社の安全にとって不可欠です。

優れた製品、サービス、カスタマーサービスを提供している場合でも、訪問者の管理は一歩先を行って、彼らがあなたの施設から良い印象を残すようにします。 それはあなたのブランドの評判を高め、認知度を高めるだけでなく、人々が必要なときにあなたのところに再び歩いて行くように促します。

さて、あなたは私たちがここで訪問者を誰と呼んでいるのか考えるかもしれません。 訪問者は次のようになります。

• ベンダーと請負業者
• ビジネスミーティングの参加者
• 規制または監査の専門家
• 就職の面接候補者
• メッセンジャー
• 情報を求めている人
• 配達員

それとは別に、訪問者は、自宅で仕事をしている人のように、頻繁に敷地内を訪問することのない従業員である可能性があります。 場合によっては、予期しないドロップインも発生する可能性があります。

訪問者管理システムとは何ですか？

訪問者管理システムまたはソフトウェア（VMS）は、事業所に出入りする人々を追跡および管理するツールです。 これは、到着から出発までの訪問者の流れを管理して、すべての人の安全とビジネスコンプライアンスを確保しながら、最高のエクスペリエンスを提供するためのさまざまなプロセスを表しています。

大企業だけでなく、あらゆる規模の企業が訪問者管理ソフトウェアを使用できます。 さらに、VMSは、防衛および航空宇宙、自動車、化学、商業サービスおよび消耗品、消費財、流通、ヘルスケア、IT、電子機器、エンジニアリングなど、さまざまな業界で効率的です。

利用可能なVMSにはさまざまな種類があります。

• セルフサービスの訪問者管理：チェックインにはキオスクが使用されます。 ここでは、訪問者は列に並んで待機し、詳細を入力し、必要な書類を提出してゲストバッジを取得します。
• スタッフが管理するVMS ：組織のスタッフは、ソフトウェアを使用して訪問者を監視および制御します。
• コンピューターベースのVMS ：これは、企業が訪問者を監視および制御できるようにする1つのウィンドウのコンピューターシステムです。 リアルタイムでデータを収集し、手動タスクを自動化してエクスペリエンスを向上させることができます。
• SaaSベースのVMS ：さまざまな規模の企業からの訪問者を監視および制御するためのサードパーティソフトウェアです。 ここでは、組織はインフラストラクチャを管理したり、メンテナンスに時間を費やしたりする必要はありません。 サービスプロバイダーはそれを気にかけ、コストは手頃です。

訪問者管理システムの必要性は何ですか？

訪問者管理システムは、特にCovid-19のような世界的な危機の最中およびその後に、組織が訪問者を監視および管理するために不可欠です。 これは、新しい課題に適応し、従業員と訪問者の安全を確保するのに役立ちます。

とはいえ、ライブウェビナーやビデオ会議の時代にあっても、対面式のビジネスミーティングはまだ開催されています。 実際、多くの企業が現在オープンしており、訪問者を許可しているため、安全を確保しながらすべての訪問者が確実に説明されるようになっています。 訪問者管理システムは重要な役割を果たします。

VMSの利点のいくつかを見てみましょう。

より良い訪問者体験

優れた訪問者体験を提供することで、ブランドの評判を高め、より多くの訪問者を歓迎します。 あなたが彼らがあなたの敷地を幸せに去ることを確実にするならば、人々は競争相手の代わりにあなたを選ぶでしょう。 VMSは、訪問者に煩わしさを与えることなく、すべてを簡単に管理できるようにすることで、それを実現するのに役立ちます。

合理化された受信プロセス

適切なVMSを使用すると、訪問者の受け入れから出発まで、すべてのプロセスが効率的に管理されます。 ソフトウェアを使用すると、スタッフはあなたを訪問した理由に基づいてゲストを治療することができます。 また、会議を管理し、時間どおりに開始できるようにするのにも役立ちます。訪問者は、ロビーで待つことにイライラすることはありません。

安全性と非接触追跡

VMSソフトウェアは、訪問者の非接触追跡と管理を実行するのに役立ちます。 それはあなたの建物の敷地内のすべての人の安全を確保します。 その結果、COVIDやその他の感染症などの健康関連の問題からの優れた保護を維持することができます。 さらに、このソフトウェアは、知的財産や職場の安全などに関連するリスクから組織を守るのに役立ちます。

コンプライアンス

VMSを使用すると、訪問者から収集した個人情報、ID、医療文書、その他の書類などの重要なデータを記録できます。 それらを簡単に管理して記録を保持するのに役立つため、GDPR、HIPAAなどのコンプライアンスリスクに遭遇することはありません。

従業員/スタッフの追跡

訪問者の管理とは別に、このソフトウェアは、従業員またはスタッフの活動を追跡するのに役立ちます。 それは彼らの生産性を最大化し、彼らが重要な分野に集中するのを助けます。 リスクは外部と内部にある可能性があるため、内部スタッフを監視することでリスクを軽減できます。

これらのメリットを活用したい場合は、市場で最高のVMSプロバイダーをいくつか紹介します。

iLobby

iLobbyは、国際空港、大手銀行、フォーチュン500企業、および政府から訪問者の管理、監視、追跡を信頼されている企業訪問者管理のグローバルリーダーです。

写真付きIDカードのドキュメントをスキャンして、専用のスキャナーまたは内蔵カメラを使用して情報を取得し、適切に識別できるようにします。 サードパーティまたは内部の監視リストデータベースを使用して、即座にチェックし、歓迎されないゲストにフラグを立てたり拒否したりします。

緊急時には、すべての従業員に警告し、人員を支援するためにサイト上の従業員のリストを提供します。 コンプライアンス、安全性、セキュリティ、プライバシーの要件を満たすために、すべての場所で個人を検証、監視、およびスクリーニングする非常に複雑なプロセスを自動化します。

訪問者、請負業者、従業員、リピーター、カスタムタイプ、インタビュー、会議、イベント、および配達をスクリーニングできます。 建物内に誰がいるかを確認し、訪問者のサインインプロセスを合理化し、コンプライアンスとセキュリティを自動化し、物理的なアクセスを制御することで、ビジネスを保護します。

訪問者に、責任、免除、NDAなどの法的文書について知らせ、デジタル署名を収集します。 さらに、すべての法的文書を1つの場所に安全に保管して、必要なときにいつでもダウンロードできるようにします。 数回クリックするだけでカスタムレポートを簡単に作成し、すべてのダッシュボードレポートを表示したり、情報をエクスポートしたりすることもできます。

署名された文書やその他のデータのリストを維持することにより、常に監査の準備をしてください。 Skype for Business、Googleハングアウト、Slack、音声通話、Azure Active Directory、Cisco、Google IDなどのユーザーディレクトリ、シングルサインオンOkta、Onelogin、CRM、電子メールとカレンダー、ドライブ、アクセスなどのビジネスツールと統合しますコントロール、その他多数。

試用版を無料で入手するか、月額$ 199からのプランを選択してください。

使節訪問者

エンボイビジターと一緒にあなた自身とあなたの職場を訪れるすべての人に新鮮な体験を与えてください。 訪問者管理システムによって職場を安全に保ち、時間を節約します。 誰が、なぜ、いつ訪問しているのかを確認し、基準を満たさない訪問者を制限します。

さらに、タッチレスサインインオプションを使用して、職場をより健康的にします。 従業員を追跡したり、署名された文書や手書きのバッジを追跡したりする必要はありません。 代わりに、すべてを1つのダッシュボードに表示して、必要なすべてを追跡し、いくつかのドキュメントをダウンロードするオプションを利用できます。

職場への道順を送信し、彼らの経験を知るために彼らを調査し、iPadのサインインで彼らにすごいことを言わせることによって、ゲストが現れたときに良い印象を与えます。 また、すべてを安全にキャプチャして保存し、規制への準拠を維持することもできます。

監査中に、苦痛のないレビューのために必要なデータをすばやくエクスポートします。 さらに、すべてのゲストの訪問の目的を知るためにさまざまな質問をするサインイン用の複数のオプションを作成します。 また、ゲストが到着すると、従業員は即座に自動的に通知を受け取ります。

いくつかの基準を設定して各訪問者を選別し、それらがサードパーティまたは内部の監視リストに表示されるかどうかを確認します。 また、訪問者数に関するレポートと分析を取得し、クリックするだけでデータをすばやくエクスポートできます。 iPadで免除やNDAなどの法的文書に署名するようにゲストに促すこともできます。

さらに、カスタムバッジを作成するか、訪問者がサインインしたときにエンボイ訪問者がバッジを自動的に印刷できるようにします。 ホストが自信を持って挨拶できるように、ゲストに写真を撮ってもらいます。 また、健康的で安全な職場を作り、オフィスを監視し、データをよりスマートに機能させ、従業員の集中力を維持することもできます。

無料プランを選択した場合、または1ロケーションあたり月額99ドルでビジネスに最適なプランを選択した場合は、機能が制限されます。

よろしくお願いします

Greetlyは、訪問者管理システムを使用して職場を安全に保つための簡単でシンプルなプラットフォームです。 従来の受付係を使用する代わりに、このユーザーフレンドリーで完全にカスタマイズ可能なプラットフォームを使用して、有名なCRMとメッセージングアプリケーションを統合できます。

このツールは、ゲストがサインインプロセスを完了するとすぐに、適切なメンバーに通知が届くようにします。 あなたがどこにいても、あなたはあなたが迅速に行動を起こすことができるようにあなたのゲストの到着について即座にアラートを受け取ります。

訪問者が理解しやすく、フロントデスクで使用できるように、インターフェイスをよりアクセスしやすくすることを目指しています。 それはまた、精神を他のインターフェース機能に喜んで拡張します。 セットアッププロセスは数分で完了し、同じ日に使用できるようになります。

このツールは、完全にカスタマイズ可能なチェックインワークフローを使用して、ビジネスを表現できます。 訪問者からすべてのデータを収集して合理化し、訪問者が最高の体験を得ることができるようにします。 また、ニーズや顧客のニーズに応じてウェルカムインターフェイスをカスタマイズし、Greetlyが支援の手になるようにすることもできます。

セキュリティはフロントデスクの重要な部分であり、訪問者の写真、詳細、およびその他の関連情報を特徴とするバッジをグリートリーで即座に印刷します。 無料のデモを提供し、開始するためのステップバイステップガイドであなたを歓迎します。

有料プランは、場所ごとに月額79ドルからです。

サインインアプリ

サインインアプリは、サインインのために安全でインテリジェントな現代の職場向けに構築されています。 このソフトウェアは、訪問者の管理、請負業者とスタッフのサインイン、およびデスクルームの予約に使用できます。 Spaces –柔軟でスマートな会議およびデスクルーム予約アドオンを備えています。

このプラットフォームは、最大の労働力を受け入れ、容量を効果的に管理するのに役立ちます。 訪問者がQRコードスキャナーを介してスマートフォンを使用してサインインできるようにすることもできます。 ゲストは別のアプリをインストールする必要はありません。 非接触型サインインは安全で、業界向けに完全にカスタマイズ可能です。

さらに、多肢選択式の質問を作成して、すべての訪問者グループのアンケートを作成します。 サインイン時間を短縮することにより、会社の健康とプライバシーまたは安全性の要件に注意を払ってください。 また、データを完全に制御できます。

サインインアプリは、訪問者のプライバシーを維持しながら、安全性とレポートのために必要かつ重要な情報を保存するバランスを取ります。 新しい機能と機能で進化し、訪問者により良い体験を提供するように構築されています。 訪問者の事前登録、スタッフのサインイン、請負業者の管理、コンパニオンアプリ、メッセージ、ポリシー、NDA、カスタムデータフィールドなどの高度な機能を利用できます。

また、避難リスト、複数のサイト、言語、イベント、配信、ウェルカムスクリーン、統合、すべての訪問者用のカスタムバッジ、通知などの利点も得られます。 必要なパッケージをカスタマイズするか、15日間の無料トライアルをご利用ください。 便利だと思ったら、いつでも有料サブスクリプションに切り替えてください。

Proxyclick

訪問者、請負業者、および従業員がプライバシーを尊重し、Proxyclickを使用してグローバルに準拠している間、安全に戻ることができるようにします。 デスクの予約は、従業員を職場に迎えるための簡単、安全、かつ簡単な方法です。

従業員が事前定義されたスペース内のどこに、誰と、いつ座るかを選択できるようにします。 誰が働いているのか、誰がどこに座っているのかを完全に把握できます。 それはあなたが安全で、歓迎し、そして効率的になるように職場を組織するのを助けるでしょう。

さらに、極端なシステムで可能性の量と深さを探求することができます。 あなたとあなたのチームが使い慣れたツールを統合して、シームレスな実装を実現します。 これは、完全なISAE 3000タイプ1プライバシー認証を備えた唯一のVMSであり、人々はあなたを信頼できます。

7000か所で3000万回の訪問をサポートし、チームへの依存度を高めます。 無制限のホスト、キオスク、訪問者を提供するVMSで拡張することもできます。 各訪問者のエクスペリエンスを向上させ、フロントデスクを合理化し、資産を保護するための機能の終わりのないリストを入手してください。

その機能には、デスクと従業員の予約、訪問者のフロー、強力なダッシュボード、訪問者と従業員のためのスマートフロー、プレミアム統合、高度なセキュリティ、エンタープライズサービス、顧客の成功などが含まれます。 さらに、COVID-19予防プログラムにより、従業員と訪問者を安全に保つことができます。

訪問者と従業員が到着する前にスクリーニングし、安全に関する指示を共有し、QRコードを使用してアクセスを許可し、安全性と柔軟性を維持し、健康上のリスクを制限します。 場所ごとに月額100ドルで、要件に最適なプランを選択してください。

WhosOnLocation

WhosOnLocationを使用してオフサイトおよびオンサイトで作業している間、請負業者、訪問者、および従業員をウェルネスチェック、コンタクトトレーシング、タッチレスサインインなどで安全に保ちます。 これは、事前登録、訪問者ID、連絡先トレース、セキュリティアラートを管理し、訪問者ポリシーの認識を作成する包括的なソリューションです。

請負業者の危険通知コンプライアンス、さまざまな施設にわたる導入管理、および出席を管理します。 また、従業員の権限とプレゼンスを管理して、サイトのセキュリティとプロファイルをサポートすることもできます。 言うまでもなく、すべてが強力な洞察とレポートに裏打ちされています。

このツールは、一人で作業している各従業員を追跡するためのノータッチで簡単なサインインを提供します。 また、自己検証、避難と集会のレポート、洞察とコラボレーション、手動のロールコールなどの緊急機能を利用できます。 施設を確保するために、資格のある認定された従業員、請負業者、訪問者へのアクセスを制限してください。

WhosOnLocationは、訪問者、請負業者、および従業員を選別して、侵入者または許可されていないゲストのリスクを軽減するのに役立ちます。 また、誰が現場で許可され、健康診断を完了したかを確認してください。

会社の規模に関係なく、すべての人に役立つ計画があります。 場所ごとに年間599ドルの開始価格ですべてを管理します。

トラクションゲスト

Traction Guestを使用して、訪問者の操作のプロセス全体を管理、管理、および保護するための単一の場所を組織に提供します。 Traction Guestは、サイトを安全に保ち、プロセスに準拠し、従業員を安全に保ち、各対話が最大の生産性を促進することを保証します。

これは、訪問者と従業員が正しい入り口と場所を見つけ、身分証明書を検証またはスキャンし、ホストに会い、言語を選択するのに役立ちます。 さらに、緊急および安全プロトコルを維持するために、サイトに誰がいるかを追跡できます。 また、コンプライアンス基準を満たすために必要なデータを収集します。

訪問者を歓迎して体験を構築し、すべての訪問を思い出深い生産的な視覚的インパクトを生み出すときに、ブランドを代表してください。 単一の構成可能なシステムの助けを借りて、権限、言語、データなどのグローバルロケーションの要件に対応します。

わずか115ドル/月/ iPadであなたの組織に適した計画を立ててください。

プロネスタービジター

Pronestor Visitorは、訪問者を管理するための安全なプラットフォームを提供します。 これは、過去、現在、または未来からの訪問者の全体像を把握できる革新的な管理ソ​​リューションです。 また、自動通知を提供することにより、すべての会議と予約を追跡することもできます。

Pronestor Visitorは、訪問者に道順を送信し、チェックインするために携帯電話でスキャンする搭乗券を提供するのに役立ちます。 適切なレポートがあれば、誰がどこにいて誰に会うかがわかります。 このツールは、一度に複数の場所にある多くのエントリポイントを処理することもできます。 さらに、登録時または会議の前に、訪問者にガイドラインを通知できます。

このプラットフォームは、組織の活動の360度のビューを表示します。 フィードバックとデータの組み合わせを開始して、生産性に不可欠な施設の可用性を向上させます。 さらに、このプラットフォームにより、ゲストや組織は健康と安全を簡単に維持できます。

SwipedOn

安全でシンプル、そして合理化された、最もアクセスしやすい従業員と訪問者のサインインシステムSwipedOnを構築します。 完全な職場管理を備えた柔軟な作業環境を体験できます。

SwipedOnは、古い訪問者の本をシンプルでモダンで洗練された訪問者管理ソリューションに置き換えることで、職場を変革するのに役立ちます。 非接触型の従業員や訪問者のサインインを実行するなど、この単一のプラットフォームから多くのメリットを得ることができます。

連絡先追跡ツール、即時通知、IDバッジの印刷、デジタル契約、従業員の出入り管理、避難管理、アラート付きの質問のスクリーニングなどの機能を利用できます。 訪問者は、物理的な接触なしにモバイルカメラを使用してQRコードをスキャンすることにより、直接サインインできます。 それはあなたのビジネスとスタッフが感染症にさらされるのを防ぎます。

さらに、安全衛生登録、COVID-19ポリシー、機密保持契約などを簡単に処理できます。建設、ロジスティクス、非営利、公益事業、教育、老人介護、製造、スポーツなど、多くの業界でSwipedOnが使用されています。マリン、ツーリズム、コワーキング、その他多数。 最高のことは、SwipedOnがすべての新規顧客のために木を植えることです。

ケータリング、配達、無制限のSMSなどの多くのアドオンを使用して、プラットフォームをさらに快適に体験してください。 従業員と訪問者の管理オプションを改善するために、SwipedOnをビジネスツールに接続して、Microsoft ActiveDirectoryやAzureActiveDirectoryなどの作業をスムーズに実行できます。

また、すべてのプランで、セットアップコストがゼロで、連絡先の追跡が簡単で、訪問者のスクリーニングツールがあり、タッチフリーのサインインがあります。 訪問者のフロントデスクを1か所で月額わずか49ドルで近代化します。

結論

訪問者管理システムは、最近、さまざまな業界やビジネス規模で需要があります。 このソフトウェアは、組織の安全性、セキュリティ、およびコンプライアンスのニーズを確保しながら、優れた訪問者エクスペリエンスを提供するのに役立ちます。

次に、チームに最適なタイムトラッキングソフトウェアのいくつかを調べます。