9 初创企业最佳访客管理系统

已发表: 2021-08-23

由于与健康、安全和合规标准相关的风险增加，组织需要提升其水平，因此访客管理系统 (VMS) 变得越来越流行。

根据一份报告，全球访客管理系统的市场规模可能会从 2021 年的 11 亿美元扩大到 2026 年的 23 亿美元。

多种因素导致其增长，包括安全意识的提高、对无纸化工作的需求以及遵守法规的需要。尤其是在 Covid-19 爆发之后，这一点尤为明显，这导致了行业过去的工作方式发生了重大变化。

技术和安全系统已经进步，可以应对数字劳动力和后 COVID 世界场景。

访客管理系统可以帮助组织无缝适应变化，同时提供最好的服务、产品和访客体验。

让我们讨论这个软件以及它如何帮助您。

什么是访客管理？

访客管理是指跟踪和管理进出组织场所的访客的过程。无论您的组织是否有接待员，访客管理对于您的员工和公司的安全都是必不可少的。

即使您提供出色的产品、服务和客户服务，访客管理也会提前一步以确保他们给您的场所留下良好印象。它不仅可以提高您的品牌声誉和知名度，还可以鼓励人们在需要时再次走到您身边。

现在，您可能会想到我们在这里称谁为访客。访客可以是：

供应商和承包商
参加商务会议的人
监管或审计专业人员
工作面试候选人
使者
人们寻求一些信息
送货人员

除此之外，访客可以是员工，他们可能不像在家工作的人那样经常到访该场所。有时，也可能会发生意外的插入。

什么是访客管理系统？

访客管理系统或软件 (VMS) 是一种工具，用于跟踪和管理进出营业场所的人员。它代表了管理从抵达到离开的访客流的各种流程，以提供最佳体验，同时确保每个人的安全和业务合规性。

各种规模的企业都可以使用访客管理软件，而不仅仅是大公司。此外，VMS 对各种垂直行业都很有效，包括国防和航空航天、汽车、化工、商业服务和用品、消费品、分销、医疗保健、IT、电子、工程等等。

有不同类型的 VMS 可用：

自助访客管理：使用自助服务亭进行登记。 在这里，访客排队等候，填写详细信息，并提交所需文件以获得访客徽章。
员工管理的 VMS ：组织的员工使用该软件监视和控制访客。
基于计算机的 VMS ：它是一种单窗口计算机系统，允许公司监视和控制访客。 它可以实时收集数据并自动执行手动任务以获得更好的体验。
基于SaaS的VMS ：它是一种第三方软件，用于监控和控制来自不同规模企业的访客。 在这里，组织不必管理基础设施或花时间进行维护；服务提供商关心这一点，而且成本是可以承受的。

访客管理系统需要什么？

访客管理系统对于组织监控和管理访客至关重要，尤其是在 Covid-19 等全球危机期间和之后。它可以帮助您适应新的挑战并确保您的员工和访客的安全。

也就是说，即使在这个实时网络研讨会和视频会议的时代，面对面的商务会议仍然存在。事实上，许多企业现在都开放并允许访客，因此在确保安全的同时确保所有访客都被考虑在内；访客管理系统发挥了重要作用。

让我们来看看 VMS 的一些好处：

更好的游客体验

提供良好的访客体验将建立您的品牌声誉并欢迎更多访客。如果您确保他们愉快地离开您的场所，人们会选择您而不是竞争对手。 VMS 可以帮助您实现这一目标，让您轻松管理所有内容，而不会给访问者带来麻烦。

简化的接待流程

有了良好的 VMS，从接待访客到离开，所有流程都将得到有效管理。使用该软件，您的员工可以根据客人拜访您的原因来款待他们。它还可以帮助您管理会议并确保它们按时开始，并且访客不会在大厅等待时感到沮丧。

安全和非接触式跟踪

VMS 软件将帮助您对访客进行非接触式跟踪和管理。它将确保每个人在您的建筑物内的安全。因此，您可以对与健康相关的问题（例如 COVID 或其他传染病）保持卓越的保护。此外，该软件将帮助您保护您的组织免受与知识产权、工作场所安全等相关的风险。

遵守

使用 VMS，您可以记录从访客那里收集的重要数据，包括他们的个人信息、身份证、医疗文件和其他文件。它将帮助您轻松管理它们并保留记录，因此您不会遇到 GDPR、HIPAA 等合规风险。

跟踪员工/员工

除了管理访客外，该软件还将帮助您跟踪员工或员工的活动。它将最大限度地提高他们的生产力，并帮助他们专注于关键领域。由于风险可能来自外部和内部，因此密切关注内部员工有助于降低风险。

如果您想利用这些好处，这里有一些市场上最好的 VMS 提供商。

大厅

iLobby 是企业访客管理的全球领导者，受到国际机场、主要银行、财富 500 强公司和政府的信赖，可以管理、监控和跟踪访客。

使用专用扫描仪或内置相机扫描照片 ID 卡文档以获取信息，以确保正确识别。使用第 3 方或内部观察名单数据库立即检查并标记或拒绝不受欢迎的客人。

在紧急情况下，它会提醒每位员工，并向您提供站点上的人员列表，以协助进行人数统计。它使验证、监控和筛选所有地点的个人的高度复杂的过程自动化，以满足合规性、安全性、保密性和隐私要求。

您可以筛选访客、承包商、员工、回访者、自定义类型、采访、会议、活动和交付。通过检查谁在您的建筑物中、简化访客的登录过程、自动化合规性和安全性以及控制物理访问来保护您的业务。

让您的访问者了解法律文件，如责任、豁免和保密协议，并收集他们的数字签名。此外，将所有法律文件安全地存储在一个地方，以便在需要时下载。您还可以通过点击几下轻松创建自定义报告，并查看所有仪表板报告或导出信息。

通过维护一份已签署文件和其他数据的清单，始终为审计做好准备。与您的业务工具集成，例如 Skype for Business、Google Hangouts、Slack、Voice call、用户目录（例如 Azure Active Directory、Cisco、Google 身份等）、单点登录 Okta、Onelogin、CRM、电子邮件和日历、驱动器、访问控制等等。

免费试用或选择每月 199 美元起的计划。

特使来访者

与 Envoy 访客一起为您和访问您工作场所的每个人提供全新体验。通过访客管理系统确保您的工作场所安全并节省您的时间。检查谁、为什么以及何时有人访问并限制不符合您标准的访问者。

此外，借助非接触式登录选项，让您的工作场所更健康。无需追踪员工并跟踪已签署的文件或手写徽章。相反，您可以在一个仪表板上获取所有内容，以通过下载一些文档的选项来跟踪您想要的所有内容。

通过向工作场所发送指示、调查他们以了解他们的体验并让他们通过 iPad 登录说哇，在客人出现时留下好印象。您还可以安全地捕获和存储所有内容，以符合法规要求。

在审计期间，快速导出必要的数据以进行轻松审查。此外，创建多个登录选项，询问各种问题以了解每位客人的访问目的。当客人到达时，您的员工也会立即自动收到通知。

通过设置一些标准来筛选每个访问者，并检查他们是否出现在第三方或内部观察列表中。此外，只需单击几下，即可获取有关访问者数量的报告和分析并快速导出数据。您还可以提示您的客人在 iPad 上签署法律文件，例如豁免和保密协议。

此外，创建自定义徽章或允许特使访客在访客登录时自动打印徽章。请您的客人拍张照片，以便他们的主人可以自信地迎接他们。您还可以创建一个健康安全的工作场所，密切关注办公室，让数据更智能地工作，并让您的员工保持专注。

如果您选择免费计划或选择最适合您业务的计划，每月/地点只需 99 美元，即可获得有限的功能。

打招呼

Greetly 是一个简单易用的平台，可使用访客管理系统来确保您的工作场所安全。使用这个用户友好且完全可定制的平台，而不是使用传统的接待员，您可以集成众所周知的 CRM 和消息传递应用程序。

该工具始终确保来宾完成登录过程后会立即通知正确的成员。无论您身在何处，您都会立即收到有关客人到达的警报，以便您可以迅速采取行动。

Greetly 旨在使访问者更容易理解该界面，并让您在前台使用它。它还愉快地将精神扩展到其他界面功能。您可以在几分钟内完成设置过程，并准备在同一天使用它。

该工具可以通过完全可定制的登记工作流程来代表您的业务。它从访问者那里收集所有数据并对其进行简化，以便访问者获得最佳体验。您还可以根据您的需求和客户的需求自定义欢迎界面，并让 Greetly 助您一臂之力。

安全是任何前台的重要组成部分，Greetly 会立即打印带有访客照片、详细信息和其他相关信息的胸卡。它提供了一个免费的演示，并欢迎您提供分步指南。

每个地点的付费计划起价为每月 79 美元。

登录应用

该平台可帮助您最大限度地利用劳动力并有效地管理容量。您还可以允许访问者使用他们的智能手机通过二维码扫描仪登录。您的客人不需要安装任何单独的应用程序；非接触式登录是安全的，并且完全可以为行业定制。

此外，通过创建多项选择题，为每个访问者群体建立一个调查问卷。通过减少登录时间来满足公司的健康和隐私或安全要求。它还将提供对数据的完全控制。

登录应用程序在存储必要和关键信息以确保安全和报告的同时维护访问者的隐私。它旨在通过新的功能和特性不断发展自己，并为访问者提供更好的体验。获取高级功能，例如预注册访客、员工登录、承包商管理、配套应用程序、消息、政策、保密协议、自定义数据字段等。

您还将获得疏散列表、多个站点、语言、事件、交付、欢迎屏幕、集成、每位访客的自定义徽章、通知等的优势。定制您需要的套餐或免费试用 15 天。如果您觉得它有用，请随时切换到付费订阅。

代理点击

使您的访客、承包商和员工能够安全返回，同时尊重隐私并通过 Proxyclick 在全球范围内保持合规性。办公桌预订是一种欢迎员工到工作场所的简单、安全和简单的方式。

允许您的员工选择他们在预定义空间内的位置、时间和地点。您将全面了解谁在工作以及每个人都坐在哪儿。它将帮助您组织安全、热情和高效的工作场所。

此外，您可以探索极限系统的可能性的数量和深度。集成您和您的团队熟悉的工具以实现无缝实施。这是唯一具有完整 ISAE 3000 类型 1 隐私认证的 VMS，因此人们可以信任您。

它支持 7000 个地点的 3000 万次访问，以帮助您更加依赖您的团队。您还可以使用提供无限主机、信息亭和访客的 VMS 进行扩展。获取永无止境的功能列表，以增强每位访客的体验、简化前台并保护资产。

其功能包括办公桌和员工预订、访客流程、强大的仪表板、访客和员工的智能流程、高级集成、高级安全、企业服务、客户成功等等。此外，您可以通过 COVID-19 预防计划确保您的员工和访客的安全。

在访客和员工到达之前对其进行筛查，分享安全说明，使用 QR 码授予他们访问权限，保持安全和灵活，并限制健康风险。选择最适合您要求的计划，每个地点每月 100 美元。

WhosOnLocation

在使用 WhosOnLocation 进行异地和现场工作时，通过健康检查、接触者追踪、非接触式登录等确保您的承包商、访客和员工的安全。它是一个全面的解决方案，可管理预注册、访客身份、联系人追踪、安全警报并创建访客政策意识。

管理承包商的危险通知合规性、各种设施的入职管理和出勤。您还可以管理员工权限和状态以支持站点安全和配置文件。更不用说，一切都以强大的洞察力和报告为后盾。

该工具提供非接触式和轻松登录来跟踪每个单独工作的员工。此外，还可以获得紧急功能，例如自我验证、疏散和召集报告、洞察力和协作以及手动点名。限制合格和授权员工、承包商和访客的访问，以保护您的设施。

WhosOnLocation 可帮助您筛选访客、承包商和员工，以降低入侵者或未经授权的访客的风险。此外，请确保谁被允许进入现场并完成了健康检查。

无论公司规模如何，它都有适合所有人的计划。以每个位置 599 美元/年的起始价格管理一切。

牵引客人

使用 Traction Guest 为您的组织提供一个单一位置来管理、治理和保护访客操作的整个过程。 Traction Guest 可确保您的站点安全、流程合规和员工安全，确保每次互动都能最大限度地提高生产力。

它可以帮助访客和员工找到正确的入口和位置、验证或扫描他们的身份、会见他们的主人、选择他们的语言。此外，您可以跟踪站点上的人员以维护紧急情况和安全协议。此外，收集必要的数据以满足合规性标准。

当您欢迎访问者建立体验并创造视觉冲击力，使每次访问都令人难忘和富有成效时，代表您的品牌。借助单个可配置系统，满足您对全球位置的要求，例如权限、语言和数据。

只需 115 美元/月/iPad，即可为您的组织制定合适的计划。

Pronestor 访客

Pronestor Visitor 提供了一个安全的平台来管理访客。它是一种创新的管理解决方案，您可以从中全面了解过去、现在或未来的访客。它还允许您通过提供自动通知来跟踪每次会议和预订。

Pronestor Visitor 可帮助您向访客发送路线，并提供登机卡以使用他们的手机扫描以办理登机手续。有了正确的报告，您就会知道谁在哪里，要见谁。该工具还可以一次处理多个位置的多个入口点。此外，您可以在注册时或会议之前将指南告知您的访客。

该平台向您展示了组织活动的 360 度视图。开始结合反馈和数据以提高设施的可用性，这对生产力至关重要。此外，该平台使您的客人和组织可以轻松保持健康和安全。

刷卡

构建最易于访问的员工和访客登录系统 SwipedOn，它安全、简单且精简。它让您体验灵活的工作环境以及完整的工作场所管理。

SwipedOn 通过用简单、现代和时尚的访客管理解决方案替换旧的访客簿，帮助您改变工作场所。从这个单一平台获得很多好处，例如执行非接触式员工和访客登录。

您将获得联系人追踪工具、即时通知、身份证打印、数字协议、员工进出板、疏散管理和带有警报的筛选问题等功能。访客可以使用手机摄像头扫描二维码直接登录，无需身体接触。它将防止您的企业和员工接触传染病。

此外，您可以轻松处理安全和健康登记、COVID-19 政策、保密协议等。许多行业都使用 SwipedOn，例如建筑、物流、非营利、公用事业、教育、老年护理、制造、体育、海洋、旅游、联合办公等等。最棒的是，SwipedOn 为每位新客户植树。

通过餐饮、送货和无限制短信等许多附加功能，更好地体验该平台。为了为您的员工和访客提供更好的管理选项，您可以将 SwipedOn 与业务工具连接，以顺利运行您的工作，例如 Microsoft Active Directory 或 Azure Active Directory。

您还将在每个计划中发现零设置成本、轻松的联系人跟踪、访客筛选工具和免触摸登录。以每月 49 美元的价格为单个地点为访客提供现代化的前台。

结论

如今，不同行业和企业规模都需要访客管理系统。该软件可以帮助您提供出色的访客体验，同时确保组织安全、安保和合规需求。

接下来，探索一些适合团队的最佳时间跟踪软件。