9 Sistem Manajemen Pengunjung Terbaik untuk Startup hingga Perusahaan

Sistem manajemen pengunjung (VMS) menjadi populer karena organisasi dituntut untuk meningkatkan permainan mereka karena meningkatnya risiko terkait dengan standar kesehatan, keselamatan, dan kepatuhan.

Menurut sebuah laporan, ukuran pasar untuk sistem manajemen pengunjung global kemungkinan akan berkembang dari US$1,1 miliar pada tahun 2021 menjadi US$2,3 miliar pada tahun 2026.

Berbagai faktor bertanggung jawab atas pertumbuhannya, termasuk peningkatan kesadaran akan keamanan, permintaan akan pekerjaan tanpa kertas, dan kebutuhan untuk mematuhi peraturan. Terbukti terutama setelah wabah Covid-19, yang menyebabkan perubahan besar dalam cara industri dulu bekerja.

Teknologi dan sistem keamanan telah maju untuk mengatasi tenaga kerja digital dan skenario dunia pasca-COVID.

Sistem manajemen pengunjung dapat membantu organisasi beradaptasi dengan perubahan dengan mulus sambil menawarkan layanan, produk, dan pengalaman pengunjung terbaik.

Mari kita bahas perangkat lunak ini dan bagaimana itu dapat membantu Anda.

Apa itu Manajemen Pengunjung?

Manajemen pengunjung mengacu pada proses pelacakan dan pengelolaan pengunjung yang datang dan pergi dari tempat organisasi Anda. Apakah organisasi Anda memiliki resepsionis atau tidak, manajemen pengunjung sangat penting bagi karyawan Anda dan keselamatan perusahaan.

Bahkan jika Anda menawarkan produk, layanan, dan layanan pelanggan yang luar biasa, manajemen pengunjung selangkah lebih maju untuk memastikan mereka meninggalkan tempat Anda dengan kesan yang baik. Ini tidak hanya meningkatkan reputasi merek Anda dan meningkatkan kesadaran tetapi juga mendorong orang untuk berjalan lagi kepada Anda saat membutuhkan.

Sekarang, Anda mungkin berpikir siapa yang kami sebut pengunjung di sini. Pengunjung dapat berupa:

• Vendor dan kontraktor
• Peserta pertemuan bisnis
• Profesional regulasi atau audit
• Kandidat wawancara kerja
• Utusan
• Orang yang mencari informasi
• orang pengiriman

Selain itu, pengunjung dapat menjadi karyawan yang mungkin tidak sering berkunjung ke tempat tersebut seperti orang yang bekerja dari rumah. Terkadang, drop-in yang tidak terduga juga dapat terjadi.

Apa itu sistem manajemen pengunjung?

Sistem atau perangkat lunak manajemen pengunjung (VMS) adalah alat yang melacak dan mengelola orang yang datang ke tempat bisnis dan meninggalkan mereka. Ini mewakili berbagai proses untuk mengelola arus pengunjung dari kedatangan hingga keberangkatan untuk memberikan pengalaman terbaik sambil memastikan keselamatan semua orang dan kepatuhan bisnis.

Bisnis dari semua ukuran dapat menggunakan perangkat lunak manajemen pengunjung, tidak hanya perusahaan besar. Selain itu, VMS efisien untuk berbagai vertikal industri, termasuk pertahanan dan kedirgantaraan, otomotif, bahan kimia, layanan dan pasokan komersial, barang konsumsi, distribusi, perawatan kesehatan, TI, elektronik, teknik, dan banyak lagi.

Ada berbagai jenis VMS yang tersedia:

• Manajemen pengunjung swalayan : Kios digunakan untuk check-in. Di sini, pengunjung menunggu dalam antrian, mengisi rincian, dan menyerahkan dokumen yang diperlukan untuk mendapatkan lencana tamu.
• VMS yang dikelola staf : Staf organisasi memantau dan mengontrol pengunjung menggunakan perangkat lunak.
• VMS berbasis komputer : Ini adalah sistem komputer satu jendela untuk memungkinkan perusahaan memantau dan mengontrol pengunjung. Itu dapat mengumpulkan data secara real-time dan mengotomatiskan tugas manual untuk pengalaman yang lebih baik.
• VMS berbasis SaaS : Ini adalah perangkat lunak pihak ketiga untuk memantau dan mengontrol pengunjung dari bisnis dengan skala yang berbeda. Di sini, organisasi tidak perlu mengelola infrastruktur atau menghabiskan waktu dalam pemeliharaan; penyedia layanan peduli untuk itu, dan biayanya terjangkau.

Apa perlunya sistem manajemen pengunjung?

Sistem manajemen pengunjung sangat penting bagi organisasi untuk memantau dan mengelola pengunjung, terutama selama dan setelah krisis global seperti Covid-19. Ini membantu Anda beradaptasi dengan tantangan baru dan memastikan keselamatan tenaga kerja dan pengunjung Anda.

Konon, pertemuan bisnis tatap muka masih ada bahkan di era webinar langsung dan konferensi video ini. Faktanya, banyak bisnis sekarang terbuka dan mengizinkan pengunjung, oleh karena itu, memastikan bahwa semua pengunjung diperhitungkan sambil memastikan keamanan; sistem manajemen pengunjung memainkan peran penting.

Mari kita lihat beberapa manfaat VMS:

Pengalaman pengunjung yang lebih baik

Menawarkan pengalaman pengunjung yang baik akan membangun reputasi merek Anda dan menyambut lebih banyak pengunjung. Orang akan memilih Anda daripada pesaing jika Anda memastikan mereka meninggalkan tempat Anda dengan senang hati. VMS dapat membantu Anda mencapainya dengan memungkinkan Anda mengelola semuanya dengan mudah tanpa menimbulkan kerepotan bagi pengunjung.

Proses penerimaan yang efisien

Dengan VMS yang baik, semua proses akan dikelola secara efisien, mulai dari penerimaan pengunjung hingga keberangkatan. Menggunakan perangkat lunak memungkinkan staf Anda untuk memperlakukan tamu Anda berdasarkan alasan mereka mengunjungi Anda. Ini juga akan membantu Anda mengelola rapat dan memastikannya dimulai tepat waktu, dan pengunjung tidak merasa frustrasi menunggu di lobi.

Pelacakan keamanan dan nirsentuh

Perangkat lunak VMS akan membantu Anda melakukan pelacakan dan pengelolaan pengunjung tanpa kontak. Ini akan memastikan keselamatan semua orang di dalam bangunan Anda. Hasilnya, Anda dapat mempertahankan perlindungan unggul dari masalah terkait kesehatan seperti COVID atau penyakit menular lainnya. Selain itu, perangkat lunak akan membantu Anda mempertahankan organisasi Anda dari risiko yang terkait dengan kekayaan intelektual, keselamatan tempat kerja, dan sebagainya.

Kepatuhan

Dengan menggunakan VMS, Anda dapat merekam data penting yang dikumpulkan dari pengunjung, termasuk informasi pribadi, ID, dokumen medis, dan dokumen lainnya. Ini akan membantu Anda mengelolanya dengan mudah dan menyimpan catatan, sehingga Anda tidak mengalami risiko kepatuhan seperti GDPR, HIPAA, dll.

Melacak karyawan/staf

Selain mengelola pengunjung, perangkat lunak ini akan membantu Anda melacak aktivitas karyawan atau staf Anda. Ini akan memaksimalkan produktivitas mereka dan membantu mereka fokus pada area penting. Karena risiko dapat bersifat eksternal dan internal, mengawasi staf internal Anda membantu mengurangi risiko.

Jika Anda ingin memanfaatkan manfaat ini, berikut adalah beberapa penyedia VMS terbaik di pasar.

iLobi

iLobby adalah pemimpin global dalam manajemen pengunjung perusahaan, yang dipercaya oleh bandara internasional, bank besar, perusahaan Fortune 500, dan pemerintah untuk mengelola, memantau, dan melacak pengunjung.

Pindai dokumen Kartu ID Foto untuk mendapatkan informasi menggunakan pemindai khusus atau kamera internal untuk memastikan identifikasi yang tepat. Gunakan database daftar pengawasan pihak ketiga atau internal untuk memeriksa secara instan dan menandai atau menolak tamu yang tidak diinginkan.

Selama keadaan darurat, itu akan mengingatkan setiap karyawan dan memberi Anda daftar orang-orang di situs untuk membantu dengan jumlah karyawan. Ini mengotomatiskan proses validasi, pemantauan, dan penyaringan individu yang sangat kompleks di semua lokasi untuk memenuhi persyaratan kepatuhan, keselamatan, keamanan, dan privasi.

Anda dapat menyaring pengunjung, kontraktor, karyawan, pengunjung yang kembali, tipe khusus, wawancara, rapat, acara, dan pengiriman. Amankan bisnis Anda dengan memeriksa siapa yang ada di gedung Anda, menyederhanakan proses masuk pengunjung, mengotomatiskan kepatuhan dan keamanan, dan mengontrol akses fisik.

Buat pengunjung Anda tahu tentang dokumen hukum seperti kewajiban, keringanan, dan NDA dan kumpulkan tanda tangan digital mereka. Selain itu, simpan semua dokumen hukum di satu tempat dengan aman untuk diunduh kapan pun diperlukan. Anda juga dapat membuat laporan khusus dengan mudah dengan beberapa klik dan melihat semua laporan dasbor atau mengekspor informasi.

Selalu siap untuk audit dengan menyimpan daftar dokumen yang ditandatangani dan data lainnya. Integrasikan dengan alat bisnis Anda seperti Skype for Business, Google Hangouts, Slack, Panggilan suara, direktori pengguna seperti Azure Active Directory, Cisco, identitas Google, dll., Okta masuk tunggal, Onelogin, CRM, Email dan Kalender, Drive, akses kontrol, dan banyak lagi.

Dapatkan secara gratis untuk percobaan atau pilih paket mulai dari $199/bulan.

Pengunjung Utusan

Berikan pengalaman baru pada diri Anda dan semua orang yang mengunjungi tempat kerja Anda bersama Envoy Visitor. Jaga keamanan tempat kerja Anda dengan sistem manajemen pengunjung dan hemat waktu Anda. Periksa siapa, mengapa, dan kapan seseorang mengunjungi dan batasi pengunjung yang tidak memenuhi kriteria Anda.

Selain itu, buat tempat kerja Anda lebih sehat dengan bantuan opsi masuk tanpa sentuh. Tidak perlu melacak karyawan dan melacak dokumen yang ditandatangani atau lencana tulisan tangan. Sebagai gantinya, Anda mendapatkan semuanya di satu dasbor untuk melacak semua yang Anda inginkan dengan opsi mengunduh beberapa dokumen.

Buat kesan yang baik saat tamu muncul dengan mengirimkan petunjuk arah ke tempat kerja, menyurvei mereka untuk mengetahui pengalaman mereka, dan membuat mereka berkata wow dengan sign-in iPad. Anda juga dapat menangkap dan menyimpan semuanya dengan aman agar tetap mematuhi peraturan.

Selama audit, ekspor data yang diperlukan dengan cepat untuk peninjauan yang mudah. Selain itu, buat beberapa opsi untuk masuk yang mengajukan berbagai pertanyaan untuk mengetahui tujuan setiap kunjungan tamu. Karyawan Anda juga akan mendapatkan notifikasi secara instan dan otomatis saat tamu datang.

Saring setiap pengunjung dengan menetapkan beberapa kriteria dan periksa apakah mereka muncul di daftar pantauan pihak ketiga atau internal. Juga, dapatkan laporan dan analitik tentang volume pengunjung dan ekspor data dengan cepat dalam beberapa klik. Anda juga dapat meminta tamu Anda untuk menandatangani dokumen hukum seperti keringanan dan NDA di iPad.

Selain itu, buat lencana khusus atau izinkan Pengunjung Utusan untuk mencetak lencana secara otomatis saat pengunjung masuk. Minta tamu Anda untuk mengambil foto sehingga tuan rumah mereka dapat dengan percaya diri menyambut mereka. Anda juga dapat menciptakan tempat kerja yang sehat dan aman, mengawasi kantor, mendapatkan data untuk bekerja lebih cerdas, dan membuat karyawan Anda tetap fokus.

Dapatkan fitur terbatas jika Anda memilih paket gratis atau memilih paket yang paling sesuai untuk bisnis Anda hanya dengan $99/bulan/lokasi.

Salam

Greetly adalah platform yang mudah dan sederhana untuk menggunakan sistem manajemen pengunjung untuk menjaga tempat kerja Anda tetap aman. Alih-alih menggunakan resepsionis tradisional, gunakan platform yang mudah digunakan dan dapat disesuaikan sepenuhnya ini yang memungkinkan Anda mengintegrasikan CRM dan aplikasi perpesanan yang terkenal.

Alat ini selalu memastikan bahwa anggota yang tepat akan mendapatkan pemberitahuan segera setelah tamu menyelesaikan proses masuk. Di mana pun Anda berada, Anda akan langsung mendapatkan peringatan tentang kedatangan tamu sehingga Anda dapat mengambil tindakan dengan cepat.

Greetly bertujuan untuk membuat antarmuka lebih mudah diakses oleh pengunjung untuk dipahami dan untuk Anda gunakan di meja depan. Ini juga memperluas etos dengan senang hati ke fungsi antarmuka lainnya. Anda dapat menyelesaikan proses penyiapan dalam beberapa menit dan siap menggunakannya pada hari yang sama.

Alat ini dapat mewakili bisnis Anda seperti yang Anda inginkan dengan alur kerja check-in yang dapat disesuaikan sepenuhnya. Ini mengumpulkan semua data dari pengunjung dan merampingkannya sehingga pengunjung akan mendapatkan pengalaman terbaik. Anda juga dapat menyesuaikan antarmuka penyambutan sesuai kebutuhan Anda dan pelanggan dan mengizinkan Greetly untuk membantu.

Keamanan adalah bagian penting dari meja depan mana pun, dan Greetly langsung mencetak lencana yang menampilkan foto pengunjung, detail, dan informasi relevan lainnya. Ini menawarkan demo gratis dan menyambut Anda dengan panduan langkah demi langkah untuk memulai.

Paket berbayar mulai dari $79/bulan per lokasi.

Masuk Aplikasi

Aplikasi Masuk dibuat untuk tempat kerja modern, yang aman dan cerdas untuk masuk. Anda dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk manajemen pengunjung, masuk kontraktor dan staf, dan pemesanan ruang meja. Hotel ini memiliki Spaces – tambahan pemesanan ruang rapat dan meja yang fleksibel dan cerdas.

Platform ini membantu Anda merangkul tenaga kerja maksimum dan mengelola kapasitas secara efektif. Anda juga dapat mengizinkan pengunjung Anda untuk masuk dengan menggunakan ponsel cerdas mereka melalui pemindai kode QR. Tamu Anda tidak perlu memasang aplikasi terpisah; masuk tanpa kontak aman dan sepenuhnya dapat disesuaikan untuk industri.

Selain itu, buatlah kuesioner untuk setiap kelompok pengunjung dengan membuat pertanyaan pilihan ganda. Jaga kesehatan dan privasi atau persyaratan keselamatan perusahaan dengan mengurangi waktu masuk. Ini juga akan menawarkan kontrol penuh atas data.

Masuk Saldo App menyimpan informasi yang diperlukan dan penting untuk keselamatan dan pelaporan sambil menjaga privasi pengunjung. Itu dibangun untuk mengembangkan dirinya dengan fungsionalitas dan fitur baru dan memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pengunjung. Dapatkan fitur lanjutan seperti pra-registrasi pengunjung, staf masuk, manajemen kontraktor, aplikasi pendamping, pesan, kebijakan, NDA, bidang data khusus, dll.

Anda juga akan mendapatkan keuntungan dari daftar evakuasi, beberapa situs, bahasa, acara, pengiriman, layar selamat datang, integrasi, lencana khusus untuk setiap pengunjung, pemberitahuan, dan banyak lagi. Sesuaikan paket yang Anda butuhkan atau ikuti uji coba gratis selama 15 hari. Jika Anda merasa berguna, beralihlah ke langganan berbayar kapan saja.

klik proxy

Berdayakan pengunjung, kontraktor, dan karyawan Anda untuk kembali dengan selamat sambil menghormati privasi dan tetap patuh secara global dengan Proxyclick. Pemesanan meja adalah cara mudah, aman, dan sederhana untuk menyambut karyawan di tempat kerja.

Biarkan karyawan Anda memilih di mana, dengan siapa, dan kapan mereka duduk dalam ruang yang telah ditentukan. Anda akan mendapatkan visibilitas penuh tentang siapa yang bekerja dan di mana semua orang duduk. Ini akan membantu Anda mengatur tempat kerja agar aman, ramah, dan efisien.

Selanjutnya, Anda dapat menjelajahi volume dan kedalaman kemungkinan dengan sistem ekstrem. Integrasikan alat yang Anda dan tim Anda kenal untuk implementasi yang lancar. Ini adalah satu-satunya VMS dengan Pengesahan Privasi ISAE 3000 Tipe 1 yang lengkap sehingga orang dapat mempercayai Anda.

Ini mendukung 30 juta kunjungan di 7000 lokasi untuk membantu Anda lebih mengandalkan tim Anda. Anda juga dapat menskalakan dengan VMS yang menawarkan host, kios, dan pengunjung tanpa batas. Dapatkan daftar fitur yang tiada habisnya untuk meningkatkan pengalaman setiap pengunjung, merampingkan meja depan, dan mengamankan aset.

Fitur-fiturnya meliputi pemesanan meja dan karyawan, alur pengunjung, dasbor canggih, alur cerdas untuk pengunjung dan karyawan, integrasi premium, keamanan tingkat lanjut, layanan perusahaan, kesuksesan pelanggan, dan banyak lagi. Selain itu, Anda dapat menjaga keamanan karyawan dan pengunjung Anda dengan program pencegahan COVID-19.

Saring pengunjung dan karyawan Anda sebelum mereka tiba, bagikan instruksi keselamatan, beri mereka akses dengan kode QR, tetap aman dan fleksibel, dan batasi risiko kesehatan. Pilih paket yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda seharga $100/bulan per lokasi.

WhosOnLocation

Jaga agar kontraktor, pengunjung, dan karyawan Anda tetap aman dan terlindungi dengan pemeriksaan kesehatan, pelacakan kontak, login tanpa sentuh, dan banyak lagi saat bekerja di luar dan di lokasi dengan WhosOnLocation. Ini adalah solusi komprehensif yang mengelola pra-pendaftaran, identitas pengunjung, pelacakan kontak, peringatan keamanan, dan menciptakan kesadaran kebijakan pengunjung.

Kelola kepatuhan pemberitahuan bahaya kontraktor, manajemen induksi di berbagai fasilitas, dan kehadiran. Anda juga dapat mengelola izin dan kehadiran karyawan untuk mendukung keamanan situs dan profil. Belum lagi, semuanya didukung dengan wawasan dan pelaporan yang kuat.

Alat ini menawarkan akses masuk tanpa sentuhan dan mudah untuk melacak setiap karyawan yang bekerja sendiri. Dapatkan juga fitur darurat seperti verifikasi mandiri, laporan evakuasi dan pengumpulan, wawasan dan kolaborasi, serta panggilan masuk manual. Batasi akses ke karyawan, kontraktor, dan pengunjung yang memenuhi syarat dan berwenang untuk mengamankan fasilitas Anda.

WhosOnLocation membantu Anda menyaring pengunjung, kontraktor, dan karyawan untuk mengurangi risiko penyusup atau tamu yang tidak berwenang. Juga, pastikan siapa yang diizinkan di tempat dan telah menyelesaikan pemeriksaan kesehatan.

Ini memiliki rencana yang bekerja untuk semua orang, terlepas dari ukuran perusahaan. Kelola semuanya dengan harga mulai $599/tahun per lokasi.

Tamu Traksi

Berikan organisasi Anda satu tempat untuk mengelola, mengatur, dan mengamankan seluruh proses operasi pengunjung dengan Traction Guest. Traction Guest menjaga situs Anda tetap aman, sesuai dengan proses, dan karyawan tetap aman, memastikan setiap interaksi mendorong produktivitas maksimum.

Ini membantu pengunjung dan karyawan untuk menemukan pintu masuk dan lokasi mereka yang benar, memvalidasi atau memindai identifikasi mereka, bertemu tuan rumah mereka, memilih bahasa mereka. Selain itu, Anda dapat melacak siapa yang ada di situs untuk menjaga protokol darurat dan keselamatan. Juga, kumpulkan data yang diperlukan untuk memenuhi standar kepatuhan.

Mewakili merek Anda saat Anda menyambut pengunjung untuk membangun pengalaman dan menciptakan dampak visual yang membuat setiap kunjungan berkesan dan produktif. Dengan bantuan satu sistem yang dapat dikonfigurasi, atasi kebutuhan Anda akan lokasi global seperti izin, bahasa, dan data.

Ambil paket yang sesuai untuk organisasi Anda hanya dengan $115/bulan/iPad.

Pengunjung Pronestor

Pronestor Visitor menawarkan platform yang aman untuk mengelola pengunjung. Ini adalah solusi manajemen inovatif di mana Anda bisa mendapatkan gambaran keseluruhan pengunjung dari masa lalu, sekarang, atau masa depan. Ini juga memungkinkan Anda untuk melacak setiap pertemuan dan pemesanan dengan memberikan pemberitahuan otomatis.

Pronestor Visitor membantu Anda mengirimkan petunjuk arah kepada pengunjung Anda dan memberikan kartu boarding untuk dipindai dengan telepon mereka untuk check-in. Dengan laporan yang tepat, Anda akan tahu siapa di mana dan siapa yang harus dilihat. Alat ini juga dapat menangani banyak titik masuk di beberapa lokasi sekaligus. Selain itu, Anda dapat menginformasikan pedoman kepada pengunjung Anda saat pendaftaran atau sebelum rapat.

Platform ini menunjukkan kepada Anda pandangan 360 derajat dari aktivitas organisasi. Mulailah menggabungkan umpan balik dan data untuk meningkatkan ketersediaan fasilitas Anda, yang penting untuk produktivitas. Selain itu, platform ini memudahkan tamu dan organisasi Anda untuk tetap sehat dan aman.

Digesekkan

Bangun sistem masuk karyawan dan pengunjung yang paling mudah diakses SwipedOn yang aman, sederhana, dan efisien. Ini memungkinkan Anda mengalami lingkungan kerja yang fleksibel dengan manajemen tempat kerja yang lengkap.

SwipedOn membantu Anda mengubah tempat kerja dengan mengganti buku pengunjung lama dengan solusi manajemen pengunjung yang sederhana, modern, dan ramping. Dapatkan banyak manfaat dari platform tunggal ini, seperti melakukan login karyawan dan pengunjung tanpa kontak.

Anda akan mendapatkan fitur seperti alat pelacakan kontak, pemberitahuan instan, pencetakan lencana ID, perjanjian digital, papan masuk karyawan, manajemen evakuasi, dan pertanyaan penyaringan dengan peringatan. Pengunjung dapat masuk langsung dengan memindai kode QR menggunakan kamera ponsel tanpa kontak fisik. Ini akan mencegah bisnis dan staf Anda dari paparan penyakit menular.

Selain itu, Anda dapat dengan mudah menangani daftar keselamatan dan kesehatan, kebijakan COVID-19, perjanjian kerahasiaan, dll. Banyak industri menggunakan SwipedOn, seperti konstruksi, logistik, nirlaba, utilitas, pendidikan, perawatan lanjut usia, manufaktur, olahraga, kelautan, pariwisata, co-working, dan banyak lagi. Hal terbaiknya adalah SwipedOn menanam pohon untuk setiap pelanggan baru.

Pengalaman platform lebih baik dengan banyak add-on seperti katering, pengiriman, dan SMS tak terbatas. Untuk opsi manajemen yang lebih baik bagi karyawan dan pengunjung Anda, Anda dapat menghubungkan SwipedOn dengan alat bisnis untuk menjalankan pekerjaan Anda dengan lancar, seperti Microsoft Active Directory atau Azure Active Directory.

Anda juga akan menemukan nol biaya penyiapan, pelacakan kontak yang mudah, alat penyaringan pengunjung, dan masuk tanpa sentuhan di setiap paket. Modernkan meja depan untuk para pengunjung hanya dengan $49/bulan untuk satu lokasi.

Kesimpulan

Sistem manajemen pengunjung sangat diminati akhir-akhir ini di berbagai industri dan ukuran bisnis. Perangkat lunak ini dapat membantu Anda menawarkan pengalaman pengunjung yang luar biasa sambil memastikan kebutuhan keselamatan, keamanan, dan kepatuhan organisasi.

Selanjutnya, jelajahi beberapa perangkat lunak pelacak waktu terbaik untuk tim.