9 Melhor Sistema de Gestão de Visitantes para Startup to Enterprise

Os sistemas de gerenciamento de visitantes (VMS) estão se tornando populares à medida que as organizações precisam melhorar seu jogo devido ao aumento dos riscos relacionados à saúde, segurança e padrões de conformidade.

De acordo com um relatório, o tamanho do mercado para o sistema global de gestão de visitantes deve se expandir de US $ 1,1 bilhão em 2021 para US $ 2,3 bilhões em 2026.

Vários fatores são responsáveis ​​por seu crescimento, incluindo maior conscientização sobre segurança, demanda por trabalho sem papel e a necessidade de cumprir regulamentações. É evidente especialmente após o colapso da Covid-19, levando a grandes mudanças na maneira como as indústrias costumavam trabalhar.

Os sistemas de tecnologia e segurança avançaram para lidar com a força de trabalho digital e com os cenários mundiais pós-COVID.

Um sistema de gerenciamento de visitantes pode ajudar as organizações a se adaptarem às mudanças perfeitamente, oferecendo os melhores serviços, produtos e experiência do visitante possíveis.

Vamos discutir este software e como ele pode ajudá-lo.

O que é gerenciamento de visitantes?

A gestão de visitantes refere-se ao processo de rastreamento e gerenciamento de visitantes que entram e saem de suas instalações organizacionais. Independentemente de sua organização ter ou não recepcionista, a gestão de visitantes é fundamental para a segurança de seus colaboradores e da empresa.

Mesmo que você ofereça produtos, serviços e atendimento ao cliente excepcionais, a gestão de visitantes vai um passo à frente para garantir que eles deixem suas instalações com uma boa impressão. Isso não apenas aumenta a reputação da sua marca e aumenta o conhecimento, mas também incentiva as pessoas a voltarem a procurá-lo quando precisarem.

Agora, você pode pensar quem estamos chamando de visitantes aqui. Os visitantes podem ser:

• Fornecedores e empreiteiros
• Participantes de uma reunião de negócios
• Profissionais reguladores ou de auditoria
• Candidatos a entrevista de emprego
• Mensageiros
• Pessoas procurando alguma informação
• Entregadores

Além disso, os visitantes podem ser funcionários que podem não ser visitantes frequentes das instalações como as pessoas que trabalham em casa. Às vezes, também podem ocorrer quedas inesperadas.

O que é um sistema de gerenciamento de visitantes?

Um sistema ou software de gerenciamento de visitantes (VMS) é uma ferramenta que rastreia e gerencia as pessoas que chegam e saem das instalações da empresa. Ele representa vários processos para gerenciar o fluxo de visitantes desde a chegada até a partida para fornecer a melhor experiência ao mesmo tempo em que garante a segurança de todos e a conformidade dos negócios.

Empresas de todos os tamanhos podem usar software de gerenciamento de visitantes, não apenas as empresas maiores. Além disso, o VMS é eficiente para vários setores da indústria, incluindo defesa e aeroespacial, automotivo, produtos químicos, serviços comerciais e suprimentos, bens de consumo, distribuições, saúde, TI, eletrônicos, engenharia e muitos mais.

Existem diferentes tipos de VMS disponíveis:

• Gerenciamento de visitantes por autoatendimento : um quiosque é usado para check-ins. Aqui, os visitantes esperam nas filas, preenchem os detalhes e enviam os documentos necessários para obter um crachá de convidado.
• VMS administrado pela equipe : A equipe de uma organização monitora e controla os visitantes que usam o software.
• VMS baseado em computador : é um sistema de computador de uma janela que permite a uma empresa monitorar e controlar os visitantes. Ele pode coletar dados em tempo real e automatizar tarefas manuais para uma melhor experiência.
• VMS baseado em SaaS : é um software de terceiros para monitorar e controlar visitantes de empresas de diferentes escalas. Aqui, as organizações não precisam gerenciar a infraestrutura ou perder tempo em manutenção; os provedores de serviços se preocupam com isso e o custo é acessível.

Qual é a necessidade de um sistema de gerenciamento de visitantes?

Os sistemas de gerenciamento de visitantes são vitais para as organizações monitorarem e gerenciarem os visitantes, especialmente durante e após uma crise global como a Covid-19. Ajuda você a se adaptar aos novos desafios e a garantir a segurança de sua força de trabalho e visitantes.

Dito isso, as reuniões de negócios cara a cara ainda existem, mesmo nesta era de webinars ao vivo e videoconferências. Na verdade, muitas empresas agora estão abertas e permitem visitantes, garantindo assim que todos os visitantes sejam contabilizados e garantindo a segurança; os sistemas de gerenciamento de visitantes desempenham um papel fundamental.

Vejamos alguns dos benefícios do VMS:

Melhor experiência do visitante

Oferecer uma boa experiência ao visitante construirá a reputação de sua marca e dará as boas-vindas a mais visitantes. As pessoas irão escolher você em vez dos concorrentes se você garantir que elas deixem suas instalações com satisfação. Um VMS pode ajudá-lo a conseguir isso, permitindo que você gerencie tudo com facilidade, sem criar problemas para os visitantes.

Processo de recepção simplificado

Com um bom VMS instalado, todos os processos serão gerenciados de forma eficiente, desde o recebimento dos visitantes até a partida. O uso do software permite que sua equipe trate seus convidados com base nos motivos que os levaram a visitá-lo. Isso também o ajudará a gerenciar as reuniões e a garantir que comecem a tempo, e os visitantes não se frustrem esperando no saguão.

Segurança e rastreamento sem contato

O software VMS o ajudará a realizar o rastreamento sem contato e o gerenciamento de visitantes. Isso irá garantir a segurança de todos dentro das instalações do seu edifício. Como resultado, você pode manter uma proteção superior contra problemas relacionados à saúde, como COVID ou outras doenças infecciosas. Além disso, o software o ajudará a defender sua organização de riscos relacionados à propriedade intelectual, segurança do trabalho e assim por diante.

Conformidade

Usando o VMS, você pode registrar dados importantes coletados dos visitantes, incluindo suas informações pessoais, identidades, documentos médicos e outros papéis. Isso ajudará você a gerenciá-los facilmente e manter um registro, para que você não corra riscos de conformidade como GDPR, HIPAA, etc.

Rastreamento de funcionários / equipe

Além de gerenciar visitantes, o software o ajudará a rastrear as atividades de seus funcionários ou equipe. Isso irá maximizar sua produtividade e ajudá-los a se concentrar em áreas cruciais. Como os riscos podem ser externos e internos, ficar de olho em sua equipe interna ajuda a reduzir os riscos.

Se você deseja aproveitar esses benefícios, aqui estão alguns dos melhores fornecedores de VMS do mercado.

iLobby

O iLobby é um líder global em gerenciamento de visitantes corporativos, que conta com a confiança de aeroportos internacionais, grandes bancos, empresas Fortune 500 e o governo para gerenciar, monitorar e rastrear visitantes.

Digitalize o documento do cartão de identificação com foto para obter as informações usando um scanner dedicado ou câmera embutida para garantir a identificação adequada. Use um banco de dados de lista de observação interna ou de terceiros para verificar instantaneamente e sinalizar ou negar convidados indesejados.

Durante uma emergência, ele alertará todos os funcionários e fornecerá uma lista daqueles que estão no local para ajudar com o número de funcionários. Ele automatiza o processo altamente complexo de validação, monitoramento e triagem de indivíduos em todos os locais para atender aos requisitos de conformidade, proteção, proteção e privacidade.

Você pode selecionar visitantes, contratados, funcionários, visitantes recorrentes, tipos personalizados, entrevistas, reuniões, eventos e entregas. Proteja seu negócio verificando quem está em seu prédio, agilizando o processo de login dos visitantes, automatizando a conformidade e a segurança e controlando o acesso físico.

Informe seus visitantes sobre os documentos legais como responsabilidade, isenções e NDAs e colete suas assinaturas digitais. Além disso, armazene todos os documentos jurídicos em um único local com segurança para baixá-los sempre que necessário. Você também pode criar relatórios personalizados facilmente com poucos cliques e visualizar todos os relatórios do painel ou exportar as informações.

Esteja sempre pronto para as auditorias, mantendo uma lista de documentos assinados e outros dados. Integre com suas ferramentas de negócios, como Skype for Business, Google Hangouts, Slack, chamada de voz, diretórios de usuários como Azure Active Directory, Cisco, identidades do Google, etc., logon único Okta, Onelogin, CRMs, e-mail e calendário, drives, acesso controle e muito mais.

Obtenha-o gratuitamente para avaliação ou escolha um plano a partir de $ 199 / mês.

Visitantes enviados

Ofereça uma experiência nova a você e a todos que visitam seu local de trabalho com os Visitantes Envoy. Mantenha seu local de trabalho seguro com o sistema de gerenciamento de visitantes e economize seu tempo. Verifique quem, por que e quando alguém está visitando e restrinja o visitante que não atende aos seus critérios.

Além disso, torne seu local de trabalho mais saudável com a ajuda de opções de login sem toque. Não há necessidade de rastrear funcionários e controlar os documentos assinados ou crachás manuscritos. Em vez disso, você obtém tudo em um único painel para rastrear tudo o que deseja, com a opção de baixar alguns documentos.

Cause uma boa impressão quando um convidado aparece enviando instruções para o local de trabalho, pesquisando-o para saber sua experiência e fazendo-o dizer uau com um login no iPad. Você também pode capturar e armazenar tudo com segurança para permanecer em conformidade com os regulamentos.

Durante as auditorias, exporte os dados necessários rapidamente para uma revisão indolor. Além disso, crie várias opções de login que fazem várias perguntas para saber o propósito da visita de cada hóspede. Seus funcionários também receberão notificações instantânea e automaticamente quando os convidados chegarem.

Faça a triagem de cada visitante definindo alguns critérios e verifique se eles aparecem em listas de observação de terceiros ou internas. Além disso, obtenha relatórios e análises sobre o volume de visitantes e exporte dados rapidamente em alguns cliques. Você também pode solicitar que seus convidados assinem documentos legais como renúncias e NDAs no iPad.

Além disso, crie crachás personalizados ou permita que os Visitantes do Envoy imprimam os crachás automaticamente quando um visitante fizer login. Peça aos seus convidados para tirar uma foto para que o anfitrião possa cumprimentá-los com confiança. Você também pode criar um local de trabalho saudável e seguro, ficar de olho no escritório, obter dados para trabalhar de maneira mais inteligente e manter seus funcionários focados.

Obtenha recursos limitados se você optar por um plano gratuito ou escolher o plano mais adequado para o seu negócio por apenas $ 99 / mês / local.

Saudosamente

Greetly é uma plataforma fácil e simples de usar o sistema de gerenciamento de visitantes para manter seu local de trabalho seguro. Em vez de usar uma recepcionista tradicional, use esta plataforma amigável e totalmente personalizável que permite integrar CRMs conhecidos e aplicativos de mensagens.

A ferramenta sempre garante que o membro certo seja notificado assim que o convidado terminar o processo de login. Não importa onde você esteja, você receberá alertas instantaneamente sobre a chegada de seus convidados para que possa agir rapidamente.

O Greetly visa tornar a interface mais acessível para os visitantes entenderem e para você usá-la na recepção. Ele também estende o ethos felizmente para as outras funções de interface. Você pode concluir o processo de configuração em minutos e estar pronto para usá-lo no mesmo dia.

A ferramenta pode representar sua empresa como você deseja, com fluxos de trabalho de check-in totalmente personalizáveis. Ele reúne todos os dados dos visitantes e os simplifica para que os visitantes tenham a melhor experiência. Você também pode personalizar a interface de boas-vindas de acordo com suas necessidades e dos clientes e permitir que o Greetly seja uma mão amiga.

A segurança é uma parte significativa de qualquer recepção, e o Greetly imprime instantaneamente os crachás com fotos do visitante, detalhes e outras informações relevantes. Ele oferece uma demonstração gratuita e dá as boas-vindas a um guia passo a passo para começar.

Os planos pagos estão começando em $ 79 / mês por local.

Aplicativo de login

O Sign In App foi desenvolvido para o local de trabalho moderno, que é seguro e inteligente para o login. Você pode usar este software para gerenciamento de visitantes, entrada de contratados e funcionários e reserva de salas. Possui Spaces - uma reunião flexível e inteligente e add-on de reserva de sala de mesa.

A plataforma o ajuda a abraçar sua força de trabalho máxima e gerenciar a capacidade de maneira eficaz. Você também pode permitir que seus visitantes façam login usando seus smartphones por meio de um leitor de código QR. Seus convidados não precisam instalar nenhum aplicativo separado; o login sem contato é seguro e totalmente personalizável para as indústrias.

Além disso, crie um questionário para cada grupo de visitantes criando questões de múltipla escolha. Cuide dos requisitos de saúde e privacidade ou segurança da empresa, reduzindo o tempo de login. Ele também oferecerá controle completo sobre os dados.

O Sign In App equilibra o armazenamento de informações necessárias e críticas para segurança e relatórios, enquanto mantém a privacidade dos visitantes. Foi construído para evoluir com novas funcionalidades e funcionalidades e proporcionar uma melhor experiência aos visitantes. Obtenha recursos avançados, como pré-registro de visitantes, login de equipe, gerenciamento de contratado, aplicativo complementar, mensagens, políticas, NDAs, campos de dados personalizados, etc.

Você também terá vantagens de lista de evacuação, vários sites, idiomas, eventos, entregas, tela de boas-vindas, integrações, crachás personalizados para cada visitante, notificações e muito mais. Personalize o pacote de que você precisa ou faça um teste gratuito de 15 dias. Se você achar útil, mude para uma assinatura paga a qualquer momento.

Proxyclick

Capacite seus visitantes, contratados e funcionários a retornar com segurança, respeitando a privacidade e mantendo a conformidade global com o Proxyclick. A reserva de mesa é uma maneira fácil, segura e simples de receber os funcionários no local de trabalho.

Permita que seus funcionários escolham onde, com quem e quando se sentar dentro dos espaços predefinidos. Você terá total visibilidade de quem está trabalhando e onde todos estão sentados. Isso o ajudará a organizar o local de trabalho para ser seguro, acolhedor e eficiente.

Além disso, você pode explorar o volume e a profundidade das possibilidades com os sistemas extremos. Integre as ferramentas com as quais você e sua equipe estão familiarizados para implementações perfeitas. Este é o único VMS com um atestado de privacidade ISAE 3000 Tipo 1 completo para que as pessoas possam confiar em você.

Suporta 30 milhões de visitas em 7000 locais para ajudá-lo a confiar mais em sua equipe. Você também pode escalar com o VMS que oferece hosts, quiosques e visitantes ilimitados. Obtenha uma lista interminável de recursos para aprimorar a experiência de cada visitante, otimizar a recepção e proteger os ativos.

Seus recursos incluem reserva de mesa e de funcionários, fluxos de visitantes, painéis poderosos, fluxos inteligentes para visitantes e funcionários, integrações premium, segurança avançada, serviços empresariais, sucesso do cliente e muito mais. Além disso, você pode manter seus funcionários e visitantes seguros com o programa de prevenção COVID-19.

Faça a triagem de seus visitantes e funcionários antes que eles cheguem, compartilhe instruções de segurança, conceda a eles acesso com o código QR, mantenha-se seguro e flexível e limite os riscos à saúde. Escolha um plano que melhor atenda às suas necessidades por US $ 100 / mês por local.

WhosOnLocation

Mantenha seus contratados, visitantes e funcionários protegidos e protegidos com verificações de bem-estar, rastreamento de contato, login sem toque e muito mais enquanto trabalha fora e no local com WhosOnLocation. É uma solução abrangente que gerencia pré-registros, identidade do visitante, rastreamento de contato, alertas de segurança e cria consciência da política do visitante.

Gerenciar a conformidade com avisos de perigo dos contratados, gerenciamento de indução em várias instalações e atendimento. Você também pode gerenciar as permissões e presença dos funcionários para oferecer suporte à segurança e aos perfis do site. Sem mencionar que tudo é respaldado por informações e relatórios poderosos.

A ferramenta oferece um login fácil e sem toque para rastrear cada funcionário que está trabalhando sozinho. Além disso, obtenha recursos de emergência como autoverificação, relatórios de evacuação e reunião, visão e colaboração e chamadas manuais. Limite o acesso a funcionários qualificados e autorizados, contratados e visitantes para proteger suas instalações.

WhosOnLocation o ajuda a filtrar visitantes, contratados e funcionários para reduzir o risco de intrusos ou convidados não autorizados. Além disso, certifique-se de quem tem permissão para entrar no local e concluiu o exame de saúde.

Tem planos que atendem a todos, independente do porte da empresa. Gerencie tudo a um preço inicial de $ 599 / ano por local.

Traction Guest

Dê à sua organização um único local para gerenciar, governar e proteger todo um processo de operações de visitantes com o Traction Guest. O Traction Guest mantém seus sites protegidos, processos em conformidade e funcionários protegidos, garantindo que cada interação conduza à produtividade máxima.

Ele ajuda os visitantes e funcionários a encontrar sua entrada e localização corretas, validar ou escanear sua identificação, encontrar seu anfitrião, escolher seu idioma. Além disso, você pode rastrear quem está no local para manter os protocolos de emergência e segurança. Além disso, colete os dados necessários para atender aos padrões de conformidade.

Represente sua marca ao dar as boas-vindas aos visitantes para construir experiências e criar um impacto visual que torne cada visita memorável e produtiva. Com a ajuda de um único sistema configurável, atenda aos seus requisitos de localização global, como permissões, idiomas e dados.

Faça um plano adequado para sua organização por apenas US $ 115 / mês / iPad.

Visitante Pronestor

Pronestor Visitor oferece uma plataforma segura para gerenciar visitantes. É uma solução de gestão inovadora onde pode obter uma visão geral completa dos visitantes do passado, presente ou futuro. Ele também permite que você rastreie todas as reuniões e reservas, fornecendo notificações automatizadas.

Pronestor Visitor ajuda você a enviar instruções para seus visitantes e fornece um cartão de embarque para digitalizar com seu telefone para o check-in. Com relatórios adequados, você saberá quem está onde e a quem consultar. A ferramenta também pode lidar com muitos pontos de entrada em vários locais ao mesmo tempo. Além disso, você pode informar as orientações aos seus visitantes no ato da inscrição ou antes das reuniões.

Esta plataforma mostra uma visão de 360 ​​graus das atividades da organização. Comece combinando o feedback e os dados para aumentar a disponibilidade de suas instalações, essencial para a produtividade. Além disso, a plataforma torna mais fácil para seus convidados e organização se manterem saudáveis ​​e seguros.

SwipedOn

Crie o sistema de entrada de funcionários e visitantes mais acessível, SwipedOn, que seja seguro, simples e ágil. Ele permite que você experimente um ambiente de trabalho flexível com gerenciamento completo do local de trabalho.

SwipedOn ajuda você a transformar o local de trabalho, substituindo livros de visitantes antigos por uma solução de gerenciamento de visitantes simples, moderna e elegante. Obtenha muitos benefícios com essa plataforma única, como a realização de login sem contato de funcionários e visitantes.

Você obterá recursos como ferramentas de rastreamento de contatos, notificações instantâneas, impressão de crachás de identificação, acordos digitais, quadro de entrada e saída de funcionários, gerenciamento de evacuação e perguntas de triagem com alertas. Os visitantes podem entrar diretamente digitalizando o código QR usando a câmera do celular sem contato físico. Isso evitará que sua empresa e sua equipe sejam expostas a doenças infecciosas.

Além disso, você pode lidar facilmente com registros de segurança e saúde, política COVID-19, acordos de não divulgação, etc. Muitos setores usam SwipedOn, como construção, logística, sem fins lucrativos, serviços públicos, educação, cuidados com idosos, manufatura, esportes, marinho, turismo, trabalho em conjunto e muitos mais. A melhor coisa é que a SwipedOn planta árvores para cada novo cliente.

Experimente a plataforma ainda melhor com muitos complementos, como serviço de bufê, entregas e SMS ilimitado. Para melhores opções de gerenciamento para seus funcionários e visitantes, você pode conectar o SwipedOn com as ferramentas de negócios para executar seu trabalho sem problemas, como o Microsoft Active Directory ou Azure Active Directory.

Você também encontrará custos de configuração zero, rastreamento fácil de contato, ferramentas de triagem de visitantes e login sem toque em todos os planos. Modernize a recepção para os visitantes por apenas US $ 49 / mês para um único local.

Conclusão

Os sistemas de gerenciamento de visitantes estão em alta nos dias de hoje em diferentes setores e tamanhos de negócios. O software pode ajudá-lo a oferecer uma excelente experiência ao visitante, ao mesmo tempo que garante a segurança organizacional, as necessidades de proteção e conformidade.

Em seguida, explore alguns dos melhores softwares de rastreamento de tempo para a equipe.