9 初創企業最佳訪客管理系統

已發表: 2021-08-23

由於與健康、安全和合規標準相關的風險增加，組織需要提升其水平，因此訪客管理系統 (VMS) 變得越來越流行。

根據一份報告，全球訪客管理系統的市場規模可能會從 2021 年的 11 億美元擴大到 2026 年的 23 億美元。

多種因素導致其增長，包括安全意識的提高、對無紙化工作的需求以及遵守法規的需要。尤其是在 Covid-19 爆發之後，這一點尤為明顯，這導致了行業過去的工作方式發生了重大變化。

技術和安全系統已經進步，可以應對數字勞動力和後 COVID 世界場景。

訪客管理系統可以幫助組織無縫適應變化，同時提供最好的服務、產品和訪客體驗。

讓我們討論這個軟件以及它如何幫助您。

什麼是訪客管理？

訪客管理是指跟踪和管理進出組織場所的訪客的過程。無論您的組織是否有接待員，訪客管理對於您的員工和公司的安全都是必不可少的。

即使您提供出色的產品、服務和客戶服務，訪客管理也會提前一步以確保他們給您的場所留下良好印象。它不僅可以提高您的品牌聲譽和知名度，還可以鼓勵人們在需要時再次走到您身邊。

現在，您可能會想到我們在這裡稱誰為訪客。訪客可以是：

供應商和承包商
參加商務會議的人
監管或審計專業人員
工作面試候選人
使者
人們尋求一些信息
送貨人員

除此之外，訪客可以是員工，他們可能不像在家工作的人那樣經常到訪該場所。有時，也可能會發生意外的插入。

什麼是訪客管理系統？

訪客管理系統或軟件 (VMS) 是一種工具，用於跟踪和管理進出營業場所的人員。它代表了管理從抵達到離開的訪客流的各種流程，以提供最佳體驗，同時確保每個人的安全和業務合規性。

各種規模的企業都可以使用訪客管理軟件，而不僅僅是大公司。此外，VMS 對各種垂直行業都很有效，包括國防和航空航天、汽車、化工、商業服務和用品、消費品、分銷、醫療保健、IT、電子、工程等等。

有不同類型的 VMS 可用：

自助訪客管理：使用自助服務亭進行登記。 在這裡，訪客排隊等候，填寫詳細信息，並提交所需文件以獲得訪客徽章。
員工管理的 VMS ：組織的員工使用該軟件監視和控制訪客。
基於計算機的 VMS ：它是一種單窗口計算機系統，允許公司監視和控制訪客。 它可以實時收集數據並自動執行手動任務以獲得更好的體驗。
基於SaaS的VMS ：它是一種第三方軟件，用於監控和控制來自不同規模企業的訪客。 在這裡，組織不必管理基礎設施或花時間進行維護；服務提供商關心這一點，而且成本是可以承受的。

訪客管理系統需要什麼？

訪客管理系統對於組織監控和管理訪客至關重要，尤其是在 Covid-19 等全球危機期間和之後。它可以幫助您適應新的挑戰並確保您的員工和訪客的安全。

也就是說，即使在這個實時網絡研討會和視頻會議的時代，面對面的商務會議仍然存在。事實上，許多企業現在都開放並允許訪客，因此在確保安全的同時確保所有訪客都被考慮在內；訪客管理系統發揮了重要作用。

讓我們來看看 VMS 的一些好處：

更好的遊客體驗

提供良好的訪客體驗將建立您的品牌聲譽並歡迎更多訪客。如果您確保他們愉快地離開您的場所，人們會選擇您而不是競爭對手。 VMS 可以幫助您實現這一目標，讓您輕鬆管理所有內容，而不會給訪問者帶來麻煩。

簡化的接待流程

有了良好的 VMS，從接待訪客到離開，所有流程都將得到有效管理。使用該軟件，您的員工可以根據客人拜訪您的原因來款待他們。它還可以幫助您管理會議並確保它們按時開始，並且訪客不會在大廳等待時感到沮喪。

安全和非接觸式跟踪

VMS 軟件將幫助您對訪客進行非接觸式跟踪和管理。它將確保每個人在您的建築物內的安全。因此，您可以對與健康相關的問題（例如 COVID 或其他傳染病）保持卓越的保護。此外，該軟件將幫助您保護您的組織免受與知識產權、工作場所安全等相關的風險。

遵守

使用 VMS，您可以記錄從訪客那裡收集的重要數據，包括他們的個人信息、身份證、醫療文件和其他文件。它將幫助您輕鬆管理它們並保留記錄，因此您不會遇到 GDPR、HIPAA 等合規風險。

跟踪員工/員工

除了管理訪客外，該軟件還將幫助您跟踪員工或員工的活動。它將最大限度地提高他們的生產力，並幫助他們專注於關鍵領域。由於風險可能來自外部和內部，因此密切關注內部員工有助於降低風險。

如果您想利用這些好處，這裡有一些市場上最好的 VMS 提供商。

大廳

iLobby 是企業訪客管理的全球領導者，受到國際機場、主要銀行、財富 500 強公司和政府的信賴，可以管理、監控和跟踪訪客。

使用專用掃描儀或內置相機掃描照片 ID 卡文檔以獲取信息，以確保正確識別。使用第 3 方或內部觀察名單數據庫立即檢查並標記或拒絕不受歡迎的客人。

在緊急情況下，它會提醒每位員工，並向您提供站點上的人員列表，以協助進行人數統計。它使驗證、監控和篩選所有地點的個人的高度複雜的過程自動化，以滿足合規性、安全性、保密性和隱私要求。

您可以篩選訪客、承包商、員工、回訪者、自定義類型、採訪、會議、活動和交付。通過檢查誰在您的建築物中、簡化訪客的登錄過程、自動化合規性和安全性以及控制物理訪問來保護您的業務。

讓您的訪問者了解法律文件，如責任、豁免和保密協議，並收集他們的數字簽名。此外，將所有法律文件安全地存儲在一個地方，以便在需要時下載。您還可以通過點擊幾下輕鬆創建自定義報告，並查看所有儀表板報告或導出信息。

通過維護一份已簽署文件和其他數據的清單，始終為審計做好準備。與您的業務工具集成，例如 Skype for Business、Google Hangouts、Slack、Voice call、用戶目錄（例如 Azure Active Directory、Cisco、Google 身份等）、單點登錄 Okta、Onelogin、CRM、電子郵件和日曆、驅動器、訪問控制等等。

免費試用或選擇每月 199 美元起的計劃。

特使來訪者

與 Envoy 訪客一起為您和訪問您工作場所的每個人提供全新體驗。通過訪客管理系統確保您的工作場所安全並節省您的時間。檢查誰、為什麼以及何時有人訪問並限制不符合您標準的訪問者。

此外，借助非接觸式登錄選項，讓您的工作場所更健康。無需追踪員工並跟踪已簽署的文件或手寫徽章。相反，您可以在一個儀表板上獲取所有內容，以通過下載一些文檔的選項來跟踪您想要的所有內容。

通過向工作場所發送指示、調查他們以了解他們的體驗並讓他們通過 iPad 登錄說哇，在客人出現時留下好印象。您還可以安全地捕獲和存儲所有內容，以符合法規要求。

在審計期間，快速導出必要的數據以進行輕鬆審查。此外，創建多個登錄選項，詢問各種問題以了解每位客人的訪問目的。當客人到達時，您的員工也會立即自動收到通知。

通過設置一些標準來篩選每個訪問者，並檢查他們是否出現在第三方或內部觀察列表中。此外，只需單擊幾下，即可獲取有關訪問者數量的報告和分析并快速導出數據。您還可以提示您的客人在 iPad 上簽署法律文件，例如豁免和保密協議。

此外，創建自定義徽章或允許特使訪客在訪客登錄時自動打印徽章。請您的客人拍張照片，以便他們的主人可以自信地迎接他們。您還可以創建一個健康安全的工作場所，密切關注辦公室，讓數據更智能地工作，並讓您的員工保持專注。

如果您選擇免費計劃或選擇最適合您業務的計劃，每月/地點只需 99 美元，即可獲得有限的功能。

打招呼

Greetly 是一個簡單易用的平台，可使用訪客管理系統來確保您的工作場所安全。使用這個用戶友好且完全可定制的平台，而不是使用傳統的接待員，您可以集成眾所周知的 CRM 和消息傳遞應用程序。

該工具始終確保來賓完成登錄過程後會立即通知正確的成員。無論您身在何處，您都會立即收到有關客人到達的警報，以便您可以迅速採取行動。

Greetly 旨在使訪問者更容易理解該界面，並讓您在前台使用它。它還愉快地將精神擴展到其他界面功能。您可以在幾分鐘內完成設置過程，並準備在同一天使用它。

該工具可以通過完全可定制的登記工作流程來代表您的業務。它從訪問者那裡收集所有數據並對其進行簡化，以便訪問者獲得最佳體驗。您還可以根據您的需求和客戶的需求自定義歡迎界面，並讓 Greetly 助您一臂之力。

安全是任何前台的重要組成部分，Greetly 會立即打印帶有訪客照片、詳細信息和其他相關信息的胸卡。它提供了一個免費的演示，並歡迎您提供分步指南。

每個地點的付費計劃起價為每月 79 美元。

登錄應用

該平台可幫助您最大限度地利用勞動力並有效地管理容量。您還可以允許訪問者使用他們的智能手機通過二維碼掃描儀登錄。您的客人不需要安裝任何單獨的應用程序；非接觸式登錄是安全的，並且完全可以為行業定制。

此外，通過創建多項選擇題，為每個訪問者群體建立一個調查問卷。通過減少登錄時間來滿足公司的健康和隱私或安全要求。它還將提供對數據的完全控制。

登錄應用程序在存儲必要和關鍵信息以確保安全和報告的同時維護訪問者的隱私。它旨在通過新的功能和特性不斷發展自己，並為訪問者提供更好的體驗。獲取高級功能，例如預註冊訪客、員工登錄、承包商管理、配套應用程序、消息、政策、保密協議、自定義數據字段等。

您還將獲得疏散列表、多個站點、語言、事件、交付、歡迎屏幕、集成、每位訪客的自定義徽章、通知等的優勢。定制您需要的套餐或免費試用 15 天。如果您覺得它有用，請隨時切換到付費訂閱。

代理點擊

使您的訪客、承包商和員工能夠安全返回，同時尊重隱私並通過 Proxyclick 在全球範圍內保持合規性。辦公桌預訂是一種歡迎員工到工作場所的簡單、安全和簡單的方式。

允許您的員工選擇他們在預定義空間內的位置、時間和地點。您將全面了解誰在工作以及每個人都坐在哪兒。它將幫助您組織安全、熱情和高效的工作場所。

此外，您可以探索極限系統的可能性的數量和深度。集成您和您的團隊熟悉的工具以實現無縫實施。這是唯一具有完整 ISAE 3000 類型 1 隱私認證的 VMS，因此人們可以信任您。

它支持 7000 個地點的 3000 萬次訪問，以幫助您更加依賴您的團隊。您還可以使用提供無限主機、信息亭和訪客的 VMS 進行擴展。獲取永無止境的功能列表，以增強每位訪客的體驗、簡化前台並保護資產。

其功能包括辦公桌和員工預訂、訪客流程、強大的儀表板、訪客和員工的智能流程、高級集成、高級安全、企業服務、客戶成功等等。此外，您可以通過 COVID-19 預防計劃確保您的員工和訪客的安全。

在訪客和員工到達之前對其進行篩查，分享安全說明，使用 QR 碼授予他們訪問權限，保持安全和靈活，並限制健康風險。選擇最適合您要求的計劃，每個地點每月 100 美元。

WhosOnLocation

在使用 WhosOnLocation 進行異地和現場工作時，通過健康檢查、接觸者追踪、非接觸式登錄等確保您的承包商、訪客和員工的安全。它是一個全面的解決方案，可管理預註冊、訪客身份、聯繫人追踪、安全警報並創建訪客政策意識。

管理承包商的危險通知合規性、各種設施的入職管理和出勤。您還可以管理員工權限和狀態以支持站點安全和配置文件。更不用說，一切都以強大的洞察力和報告為後盾。

該工具提供非接觸式和輕鬆登錄來跟踪每個單獨工作的員工。此外，還可以獲得緊急功能，例如自我驗證、疏散和召集報告、洞察力和協作以及手動點名。限制合格和授權員工、承包商和訪客的訪問，以保護您的設施。

WhosOnLocation 可幫助您篩選訪客、承包商和員工，以降低入侵者或未經授權的訪客的風險。此外，請確保誰被允許進入現場並完成了健康檢查。

無論公司規模如何，它都有適合所有人的計劃。以每個位置 599 美元/年的起始價格管理一切。

牽引客人

使用 Traction Guest 為您的組織提供一個單一位置來管理、治理和保護訪客操作的整個過程。 Traction Guest 可確保您的站點安全、流程合規和員工安全，確保每次互動都能最大限度地提高生產力。

它可以幫助訪客和員工找到正確的入口和位置、驗證或掃描他們的身份、會見他們的主人、選擇他們的語言。此外，您可以跟踪站點上的人員以維護緊急情況和安全協議。此外，收集必要的數據以滿足合規性標準。

當您歡迎訪問者建立體驗並創造視覺衝擊力，使每次訪問都令人難忘和富有成效時，代表您的品牌。借助單個可配置系統，滿足您對全球位置的要求，例如權限、語言和數據。

只需 115 美元/月/iPad，即可為您的組織製定合適的計劃。

Pronestor 訪客

Pronestor Visitor 提供了一個安全的平台來管理訪客。它是一種創新的管理解決方案，您可以從中全面了解過去、現在或未來的訪客。它還允許您通過提供自動通知來跟踪每次會議和預訂。

Pronestor Visitor 可幫助您向訪客發送路線，並提供登機卡以使用他們的手機掃描以辦理登機手續。有了正確的報告，您就會知道誰在哪裡，要見誰。該工具還可以一次處理多個位置的多個入口點。此外，您可以在註冊時或會議之前將指南告知您的訪客。

該平台向您展示了組織活動的 360 度視圖。開始結合反饋和數據以提高設施的可用性，這對生產力至關重要。此外，該平台使您的客人和組織可以輕鬆保持健康和安全。

刷卡

構建最易於訪問的員工和訪客登錄系統 SwipedOn，它安全、簡單且精簡。它讓您體驗靈活的工作環境以及完整的工作場所管理。

SwipedOn 通過用簡單、現代和時尚的訪客管理解決方案替換舊的訪客簿，幫助您改變工作場所。從這個單一平台獲得很多好處，例如執行非接觸式員工和訪客登錄。

您將獲得聯繫人追踪工具、即時通知、身份證打印、數字協議、員工進出板、疏散管理和帶有警報的篩選問題等功能。訪客可以使用手機攝像頭掃描二維碼直接登錄，無需身體接觸。它將防止您的企業和員工接觸傳染病。

此外，您可以輕鬆處理安全和健康登記、COVID-19 政策、保密協議等。許多行業都使用 SwipedOn，例如建築、物流、非營利、公用事業、教育、老年護理、製造、體育、海洋、旅遊、聯合辦公等等。最棒的是，SwipedOn 為每位新客戶植樹。

通過餐飲、送貨和無限制短信等許多附加功能，更好地體驗該平台。為了為您的員工和訪客提供更好的管理選項，您可以將 SwipedOn 與業務工具連接，以順利運行您的工作，例如 Microsoft Active Directory 或 Azure Active Directory。

您還將在每個計劃中發現零設置成本、輕鬆的聯繫人跟踪、訪客篩選工具和免觸摸登錄。以每月 49 美元的價格為單個地點為訪客提供現代化的前台。

結論

如今，不同行業和企業規模都需要訪客管理系統。該軟件可以幫助您提供出色的訪客體驗，同時確保組織安全、安保和合規需求。

接下來，探索一些適合團隊的最佳時間跟踪軟件。