9 miglior sistema di gestione dei visitatori per l'avvio di un'impresa

I sistemi di gestione dei visitatori (VMS) stanno diventando popolari poiché le organizzazioni sono tenute a migliorare il proprio gioco a causa dell'aumento dei rischi legati agli standard di salute, sicurezza e conformità.

Secondo un rapporto, la dimensione del mercato per il sistema di gestione dei visitatori globale dovrebbe espandersi da 1,1 miliardi di dollari nel 2021 a 2,3 miliardi di dollari entro il 2026.

Vari fattori sono responsabili della sua crescita, tra cui una maggiore consapevolezza della sicurezza, la domanda di lavoro senza carta e la necessità di aderire alle normative. È evidente soprattutto dopo l'epidemia di Covid-19, che ha portato a importanti cambiamenti nel modo in cui le industrie lavoravano.

La tecnologia e i sistemi di sicurezza sono avanzati per far fronte alla forza lavoro digitale e agli scenari mondiali post-COVID.

Un sistema di gestione dei visitatori può aiutare le organizzazioni ad adattarsi ai cambiamenti senza problemi offrendo i migliori servizi, prodotti ed esperienza ai visitatori.

Discutiamo di questo software e di come può aiutarti.

Che cos'è la gestione dei visitatori?

La gestione dei visitatori si riferisce al processo di monitoraggio e gestione dei visitatori che vanno e vengono dai locali dell'organizzazione. Indipendentemente dal fatto che la tua organizzazione disponga o meno di un addetto alla reception, la gestione dei visitatori è essenziale per i tuoi dipendenti e per la sicurezza dell'azienda.

Anche se offri prodotti, servizi e assistenza clienti eccezionali, la gestione dei visitatori fa un passo avanti per garantire che lascino i tuoi locali con una buona impressione. Non solo aumenta la reputazione del tuo marchio e aumenta la consapevolezza, ma incoraggia anche le persone a tornare da te quando ne hanno bisogno.

Ora, potresti pensare a chi stiamo chiamando i visitatori qui. I visitatori possono essere:

• Venditori e appaltatori
• Partecipanti per un incontro di lavoro
• Professionisti della regolamentazione o della revisione contabile
• Candidati al colloquio di lavoro
• messaggeri
• Persone in cerca di informazioni
• Persone di consegna

Oltre a ciò, i visitatori possono essere dipendenti che potrebbero non essere visitatori frequenti dei locali come le persone che lavorano da casa. A volte possono verificarsi anche drop-in imprevisti.

Che cos'è un sistema di gestione dei visitatori?

Un sistema o software di gestione dei visitatori (VMS) è uno strumento che tiene traccia e gestisce le persone che entrano nei locali aziendali e le lasciano. Rappresenta vari processi per gestire il flusso di visitatori dall'arrivo alla partenza per fornire la migliore esperienza garantendo la sicurezza di tutti e la conformità aziendale.

Le aziende di tutte le dimensioni possono utilizzare il software di gestione dei visitatori, non solo le aziende più grandi. Inoltre, VMS è efficiente per vari settori verticali, tra cui difesa e aerospaziale, automobilistico, chimico, servizi e forniture commerciali, beni di consumo, distribuzioni, sanità, IT, elettronica, ingegneria e molti altri.

Sono disponibili diversi tipi di VMS:

• Gestione self-service dei visitatori : per il check-in viene utilizzato un chiosco. Qui, i visitatori aspettano in coda, compilano i dettagli e inviano i documenti richiesti per ottenere un badge per gli ospiti.
• VMS amministrato dal personale: il personale di un'organizzazione monitora e controlla i visitatori che utilizzano il software.
• VMS basato su computer : è un sistema informatico a una finestra per consentire a un'azienda di monitorare e controllare i visitatori. Può raccogliere dati in tempo reale e automatizzare le attività manuali per un'esperienza migliore.
• VMS basato su SaaS : è un software di terze parti per monitorare e controllare i visitatori di aziende di diverse dimensioni. Qui, le organizzazioni non devono gestire l'infrastruttura o dedicare tempo alla manutenzione; i fornitori di servizi si preoccupano di questo e il costo è abbordabile.

Qual è la necessità di un sistema di gestione dei visitatori?

I sistemi di gestione dei visitatori sono fondamentali per le organizzazioni per monitorare e gestire i visitatori, soprattutto durante e dopo una crisi globale come il Covid-19. Ti aiuta ad adattarti alle nuove sfide e a garantire la sicurezza della tua forza lavoro e dei tuoi visitatori.

Detto questo, gli incontri di lavoro faccia a faccia sono ancora in atto anche in quest'era di webinar dal vivo e videoconferenze. In effetti, molte attività commerciali sono ora aperte e consentono ai visitatori, quindi, che tutti i visitatori siano presi in considerazione garantendo la sicurezza; i sistemi di gestione dei visitatori svolgono un ruolo strumentale.

Diamo un'occhiata ad alcuni dei vantaggi di VMS:

Migliore esperienza per i visitatori

Offrire una buona esperienza ai visitatori costruirà la reputazione del tuo marchio e accoglierà più visitatori. Le persone sceglieranno te al posto dei concorrenti se ti assicuri che lascino felicemente i tuoi locali. Un VMS può aiutarti a raggiungere questo obiettivo consentendoti di gestire tutto con facilità senza creare problemi per i visitatori.

Processo di ricezione semplificato

Con un buon VMS in atto, tutti i processi saranno gestiti in modo efficiente, dal ricevimento dei visitatori alla partenza. L'utilizzo del software consente al personale di trattare i tuoi ospiti in base ai motivi per cui ti hanno visitato. Ti aiuterà anche a gestire le riunioni e ad assicurarti che inizino in tempo e che i visitatori non si sentano frustrati nell'attesa nella hall.

Sicurezza e monitoraggio senza contatto

Il software VMS ti aiuterà a monitorare e gestire i visitatori senza contatto. Garantirà la sicurezza di tutti all'interno dei locali dell'edificio. Di conseguenza, puoi mantenere una protezione superiore da problemi relativi alla salute come COVID o altre malattie infettive. Inoltre, il software ti aiuterà a difendere la tua organizzazione dai rischi legati alla proprietà intellettuale, alla sicurezza sul lavoro e così via.

Conformità

Utilizzando il VMS, è possibile registrare dati importanti raccolti dai visitatori, comprese le loro informazioni personali, ID, documenti medici e altri documenti. Ti aiuterà a gestirli facilmente e a tenere un registro, in modo da non incorrere in rischi di conformità come GDPR, HIPAA, ecc.

Monitoraggio dipendenti/personale

Oltre a gestire i visitatori, il software ti aiuterà a tenere traccia delle attività dei tuoi dipendenti o del personale. Massimizzerà la loro produttività e li aiuterà a concentrarsi su aree cruciali. Poiché i rischi possono essere esterni e interni, tenere d'occhio il personale interno aiuta a ridurre i rischi.

Se vuoi usufruire di questi vantaggi, ecco alcuni dei migliori fornitori di VMS sul mercato.

iLobby

iLobby è un leader globale nella gestione dei visitatori aziendali, a cui si affidano gli aeroporti internazionali, le principali banche, le aziende Fortune 500 e il governo per gestire, monitorare e tenere traccia dei visitatori.

Scansiona il documento della carta d'identità con foto per ottenere le informazioni utilizzando uno scanner dedicato o una fotocamera integrata per garantire una corretta identificazione. Utilizza un database di elenchi di controllo di terze parti o interno per controllare istantaneamente e contrassegnare o negare gli ospiti indesiderati.

Durante un'emergenza, avviserà ogni dipendente e ti fornirà un elenco di quelli sul sito per assistere con l'organico. Automatizza il processo altamente complesso di convalida, monitoraggio e screening delle persone in tutte le sedi per soddisfare i requisiti di conformità, sicurezza, protezione e privacy.

È possibile eseguire lo screening di visitatori, appaltatori, dipendenti, visitatori di ritorno, tipi personalizzati, interviste, riunioni, eventi e consegne. Proteggi la tua attività controllando chi c'è nel tuo edificio, semplificando il processo di accesso dei visitatori, automatizzando la conformità e la sicurezza e controllando l'accesso fisico.

Fai conoscere ai tuoi visitatori i documenti legali come responsabilità, deroghe e NDA e raccogli le loro firme digitali. Inoltre, archivia tutti i documenti legali in un unico posto in modo sicuro per scaricarli quando necessario. Puoi anche creare facilmente rapporti personalizzati con pochi clic e visualizzare tutti i rapporti della dashboard o esportare le informazioni.

Siate sempre pronti per gli audit mantenendo un elenco di documenti firmati e altri dati. Integrazione con i tuoi strumenti aziendali come Skype for Business, Google Hangouts, Slack, chiamata vocale, directory utente come Azure Active Directory, Cisco, identità Google, ecc., Single Sign-On Okta, Onelogin, CRM, e-mail e calendario, unità, accesso controllo e molti altri.

Scaricalo gratuitamente per la prova o scegli un piano a partire da $ 199 al mese.

Inviato visitatori

Regala una nuova esperienza a te stesso e a tutti coloro che visitano il tuo posto di lavoro con i visitatori di Envoy. Proteggi il tuo posto di lavoro dal sistema di gestione dei visitatori e risparmia tempo. Controlla chi, perché e quando qualcuno sta visitando e limita il visitatore che non soddisfa i tuoi criteri.

Inoltre, rendi il tuo posto di lavoro più sano con l'aiuto delle opzioni di accesso senza contatto. Non è necessario rintracciare i dipendenti e tenere traccia dei documenti firmati o dei badge di scrittura a mano. Invece, ottieni tutto su un'unica dashboard per tenere traccia di tutto ciò che desideri con l'opzione di scaricare alcuni documenti.

Fai una buona impressione quando un ospite si presenta inviando indicazioni per il posto di lavoro, esaminandolo per conoscere la sua esperienza e facendogli dire wow con un accesso tramite iPad. Puoi anche acquisire e archiviare tutto in modo sicuro per rimanere conforme alle normative.

Durante gli audit, esporta rapidamente i dati necessari per una revisione indolore. Inoltre, crea più opzioni per l'accesso che pongano varie domande per conoscere lo scopo della visita di ogni ospite. I tuoi dipendenti riceveranno anche notifiche istantaneamente e automaticamente quando arrivano gli ospiti.

Scruta ogni visitatore impostando alcuni criteri e verifica se compaiono in elenchi di controllo di terze parti o interni. Inoltre, ottieni report e analisi sul volume dei visitatori ed esporta rapidamente i dati con pochi clic. Puoi anche chiedere ai tuoi ospiti di firmare documenti legali come deroghe e accordi di non divulgazione sull'iPad.

Inoltre, crea badge personalizzati o consenti ai visitatori di Envoy di stampare automaticamente i badge quando un visitatore effettua l'accesso. Chiedi ai tuoi ospiti di scattare una foto in modo che il loro ospite possa salutarli con sicurezza. Puoi anche creare un ambiente di lavoro sano e sicuro, tenere d'occhio l'ufficio, far funzionare i dati in modo più intelligente e mantenere i dipendenti concentrati.

Ottieni funzionalità limitate se opti per un piano gratuito o scegli il piano più adatto per la tua attività a soli $ 99/mese/sede.

Saluti

Greetly è una piattaforma facile e semplice per utilizzare il sistema di gestione dei visitatori per proteggere il tuo posto di lavoro. Invece di utilizzare un addetto alla reception tradizionale, utilizza questa piattaforma intuitiva e completamente personalizzabile che ti consente di integrare noti CRM e applicazioni di messaggistica.

Lo strumento si assicura sempre che il membro giusto riceva una notifica non appena l'ospite termina il processo di accesso. Non importa dove ti trovi, riceverai immediatamente avvisi sull'arrivo dei tuoi ospiti in modo da poter agire rapidamente.

Greetly mira a rendere l'interfaccia più accessibile per i visitatori da capire e per l'utilizzo alla reception. Estende felicemente l'ethos anche alle altre funzioni dell'interfaccia. Puoi completare il processo di configurazione in pochi minuti ed essere pronto per utilizzarlo lo stesso giorno.

Lo strumento può rappresentare la tua attività come desideri con flussi di lavoro di check-in completamente personalizzabili. Raccoglie tutti i dati dai visitatori e li ottimizza in modo che i visitatori possano ottenere la migliore esperienza. Puoi anche personalizzare l'interfaccia di benvenuto in base alle tue esigenze e ai clienti e consentire a Greetly di essere una mano d'aiuto.

La sicurezza è una parte significativa di qualsiasi reception e Greetly stampa istantaneamente i badge con le foto dei visitatori, i dettagli e altre informazioni rilevanti. Offre una demo gratuita e ti dà il benvenuto con una guida passo passo per iniziare.

I piani a pagamento partono da $ 79/mese per località.

Accedi all'app

L'app di accesso è progettata per l'ambiente di lavoro moderno, che è sicuro e intelligente per l'accesso. È possibile utilizzare questo software per la gestione dei visitatori, l'accesso di appaltatori e personale e la prenotazione della scrivania. È dotato di Spaces, un componente aggiuntivo flessibile e intelligente per la prenotazione di sale riunioni e scrivania.

La piattaforma ti aiuta a sfruttare al massimo la tua forza lavoro e a gestire la capacità in modo efficace. Puoi anche consentire ai tuoi visitatori di accedere utilizzando il loro smartphone tramite uno scanner di codici QR. I tuoi ospiti non devono installare alcuna app separata; l'accesso senza contatto è sicuro e completamente personalizzabile per i settori.

Inoltre, crea un questionario per ogni gruppo di visitatori creando domande a scelta multipla. Prenditi cura dei requisiti di salute e privacy o sicurezza dell'azienda riducendo il tempo di accesso. Offrirà anche il controllo completo sui dati.

L'app di accesso bilancia la memorizzazione delle informazioni necessarie e critiche per la sicurezza e la segnalazione mantenendo la privacy dei visitatori. È costruito per evolversi con nuove funzionalità e caratteristiche e offrire un'esperienza migliore ai visitatori. Ottieni funzionalità avanzate come la preregistrazione dei visitatori, l'accesso del personale, la gestione degli appaltatori, l'app complementare, i messaggi, le politiche, gli accordi di non divulgazione, i campi dati personalizzati, ecc.

Avrai anche i vantaggi della lista di evacuazione, più siti, lingue, eventi, consegne, schermata di benvenuto, integrazioni, badge personalizzati per ogni visitatore, notifiche e molto altro. Personalizza il pacchetto di cui hai bisogno o fai una prova gratuita di 15 giorni. Se lo trovi utile, passa a un abbonamento a pagamento in qualsiasi momento.

Proxyclick

Consenti ai tuoi visitatori, appaltatori e dipendenti di tornare in sicurezza rispettando la privacy e rimanendo conforme a livello globale con Proxyclick. La prenotazione al banco è un modo facile, sicuro e semplice per accogliere i dipendenti sul posto di lavoro.

Consenti ai tuoi dipendenti di scegliere dove, con chi e quando sedersi all'interno degli spazi predefiniti. Avrai la piena visibilità di chi sta lavorando e dove sono seduti tutti. Ti aiuterà a organizzare il posto di lavoro in modo sicuro, accogliente ed efficiente.

Inoltre, puoi esplorare il volume e la profondità delle possibilità con i sistemi estremi. Integra gli strumenti con cui tu e il tuo team avete familiarità per implementazioni senza soluzione di continuità. Questo è l'unico VMS con un'attestazione di privacy ISAE 3000 di tipo 1 completa in modo che le persone possano fidarsi di te.

Supporta 30 milioni di visite in 7000 località per aiutarti a fare più affidamento sul tuo team. Puoi anche scalare con il VMS che offre host, chioschi e visitatori illimitati. Ottieni un elenco infinito di funzionalità per migliorare l'esperienza di ogni visitatore, semplificare la reception e proteggere le risorse.

Le sue caratteristiche includono la prenotazione di desk e dipendenti, flussi di visitatori, potenti dashboard, flussi intelligenti per visitatori e dipendenti, integrazioni premium, sicurezza avanzata, servizi aziendali, successo dei clienti e molto altro. Inoltre, puoi proteggere i tuoi dipendenti e visitatori con il programma di prevenzione COVID-19.

Controlla i tuoi visitatori e dipendenti prima che arrivino, condividi le istruzioni di sicurezza, concedi loro l'accesso con il codice QR, mantieni la sicurezza e la flessibilità e limita i rischi per la salute. Scegli un piano più adatto alle tue esigenze per $ 100 al mese per località.

WhosOnLocation

Mantieni i tuoi appaltatori, visitatori e dipendenti al sicuro con controlli del benessere, tracciamento dei contatti, accesso senza contatto e altro mentre lavori fuori sede e in loco con WhosOnLocation. È una soluzione completa che gestisce le pre-registrazioni, l'identità dei visitatori, la traccia dei contatti, gli avvisi di sicurezza e crea la consapevolezza delle policy dei visitatori.

Gestisci la conformità agli avvisi di pericolo degli appaltatori, la gestione dell'induzione in varie strutture e la presenza. Puoi anche gestire le autorizzazioni e la presenza dei dipendenti per supportare la sicurezza e i profili del sito. Per non parlare del fatto che tutto è supportato da potenti informazioni e report.

Lo strumento offre un accesso semplice e no-touch per tenere traccia di ogni dipendente che lavora da solo. Inoltre, ottieni funzionalità di emergenza come l'autoverifica, i rapporti di evacuazione e raccolta, approfondimenti e collaborazione e appelli manuali. Limita l'accesso a dipendenti, appaltatori e visitatori qualificati e autorizzati per proteggere le tue strutture.

WhosOnLocation ti aiuta a selezionare visitatori, appaltatori e dipendenti per ridurre il rischio di intrusi o ospiti non autorizzati. Inoltre, assicurati che sia autorizzato in loco e che abbia completato lo screening sanitario.

Ha piani che funzionano per tutti, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Gestisci tutto a un prezzo iniziale di $ 599 all'anno per sede.

Ospite di trazione

Offri alla tua organizzazione un unico luogo per gestire, governare e proteggere un intero processo di operazioni dei visitatori con Traction Guest. Traction Guest mantiene i tuoi siti sicuri, i processi conformi e i dipendenti al sicuro, garantendo che ogni interazione porti alla massima produttività.

Aiuta i visitatori e i dipendenti a trovare l'ingresso e la posizione corretti, convalidare o scansionare la loro identificazione, incontrare il loro ospite, scegliere la loro lingua. Inoltre, puoi tenere traccia di chi è sul sito per mantenere i protocolli di emergenza e di sicurezza. Inoltre, raccogli i dati necessari per soddisfare gli standard di conformità.

Rappresenta il tuo marchio quando accogli i visitatori per costruire esperienze e creare un impatto visivo che renda ogni visita memorabile e produttiva. Con l'aiuto di un unico sistema configurabile, soddisfa i tuoi requisiti di posizione globale come autorizzazioni, lingue e dati.

Prendi un piano adatto alla tua organizzazione a soli $ 115/mese/iPad.

Visitatore Pronestor

Pronestor Visitor offre una piattaforma sicura per gestire i visitatori. È una soluzione di gestione innovativa in cui è possibile ottenere una panoramica completa dei visitatori del passato, del presente o del futuro. Ti consente inoltre di tenere traccia di ogni riunione e prenotazione fornendo notifiche automatiche.

Pronestor Visitor ti aiuta a inviare indicazioni ai tuoi visitatori e a fornire una carta d'imbarco da scansionare con il telefono per il check-in. Con rapporti adeguati, saprai chi è dove e chi vedere. Lo strumento può anche gestire molti punti di ingresso in più posizioni contemporaneamente. Inoltre, puoi informare le linee guida ai tuoi visitatori al momento della registrazione o prima delle riunioni.

Questa piattaforma ti mostra una visione a 360 gradi delle attività dell'organizzazione. Inizia a combinare feedback e dati per migliorare la disponibilità delle tue strutture, essenziale per la produttività. Inoltre, la piattaforma semplifica la salute e la sicurezza dei tuoi ospiti e della tua organizzazione.

Scorri su

Crea il sistema di accesso più accessibile per dipendenti e visitatori SwipedOn, sicuro, semplice e ottimizzato. Ti consente di sperimentare un ambiente di lavoro flessibile con una gestione completa del posto di lavoro.

SwipedOn ti aiuta a trasformare il posto di lavoro sostituendo i vecchi libri dei visitatori con una soluzione di gestione dei visitatori semplice, moderna ed elegante. Ottieni molti vantaggi da questa singola piattaforma, come l'esecuzione dell'accesso senza contatto di dipendenti e visitatori.

Otterrai funzionalità come strumenti di tracciamento dei contatti, notifiche istantanee, stampa di badge identificativi, accordi digitali, scheda di entrata e uscita dei dipendenti, gestione dell'evacuazione e domande di screening con avvisi. I visitatori possono accedere direttamente scansionando il codice QR utilizzando la fotocamera del cellulare senza contatto fisico. Eviterà che la tua azienda e il tuo personale vengano esposti a malattie infettive.

Inoltre, puoi gestire facilmente i registri di sicurezza e salute, la politica COVID-19, gli accordi di non divulgazione, ecc. Molti settori utilizzano SwipedOn, come l'edilizia, la logistica, le organizzazioni no-profit, i servizi pubblici, l'istruzione, l'assistenza agli anziani, la produzione, lo sport, nautica, turismo, co-working e molto altro. La cosa migliore è che SwipedOn pianta alberi per ogni nuovo cliente.

Sperimenta la piattaforma ancora meglio con molti componenti aggiuntivi come catering, consegne e SMS illimitati. Per migliori opzioni di gestione per i tuoi dipendenti e visitatori, puoi connettere SwipedOn con gli strumenti aziendali per eseguire senza problemi il tuo lavoro, come Microsoft Active Directory o Azure Active Directory.

Troverai anche zero costi di configurazione, facile tracciabilità dei contatti, strumenti di screening dei visitatori e accesso senza contatto in ogni piano. Modernizza la reception per i visitatori a soli $ 49 al mese per una singola sede.

Conclusione

I sistemi di gestione dei visitatori sono oggi richiesti in diversi settori e dimensioni aziendali. Il software può aiutarti a offrire ai visitatori un'esperienza eccezionale, garantendo al tempo stesso le esigenze di sicurezza, protezione e conformità dell'organizzazione.

Successivamente, esplora alcuni dei migliori software di monitoraggio del tempo per il team.