9 Meilleur système de gestion des visiteurs pour les startups à l'entreprise

Les systèmes de gestion des visiteurs (VMS) deviennent populaires car les organisations doivent améliorer leur jeu en raison des risques accrus liés aux normes de santé, de sécurité et de conformité.

Selon un rapport, la taille du marché du système mondial de gestion des visiteurs devrait passer de 1,1 milliard de dollars US en 2021 à 2,3 milliards de dollars US d'ici 2026.

Divers facteurs sont responsables de sa croissance, notamment une sensibilisation accrue à la sécurité, la demande de travail sans papier et la nécessité de respecter les réglementations. C’est évident surtout après l’éclatement de Covid-19, entraînant des changements majeurs dans la façon dont les industries fonctionnaient auparavant.

La technologie et les systèmes de sécurité ont évolué pour faire face à la main-d'œuvre numérique et aux scénarios mondiaux post-COVID.

Un système de gestion des visiteurs peut aider les organisations à s'adapter aux changements de manière transparente tout en offrant les meilleurs services, produits et expérience pour les visiteurs.

Discutons de ce logiciel et de la façon dont il peut vous aider.

Qu'est-ce que la gestion des visiteurs ?

La gestion des visiteurs fait référence au processus de suivi et de gestion des visiteurs qui vont et viennent des locaux de votre organisation. Que votre organisation dispose d'une réceptionniste ou non, la gestion des visiteurs est essentielle pour vos employés et la sécurité de l'entreprise.

Même si vous proposez des produits, des services et un service client exceptionnels, la gestion des visiteurs va de l'avant pour s'assurer qu'ils quittent vos locaux avec une bonne impression. Cela renforce non seulement la réputation de votre marque et augmente sa notoriété, mais encourage également les gens à revenir vers vous en cas de besoin.

Maintenant, vous pensez peut-être qui nous appelons visiteurs ici. Les visiteurs peuvent être :

• Vendeurs et entrepreneurs
• Participants à une réunion d'affaires
• Professionnels de la réglementation ou de l'audit
• Candidats aux entretiens d'embauche
• Messagers
• Personnes cherchant des informations
• Livreurs

En dehors de cela, les visiteurs peuvent être des employés qui ne sont peut-être pas des visiteurs fréquents dans les locaux, comme des personnes travaillant à domicile. Parfois, des décrochages inattendus peuvent également se produire.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des visiteurs ?

Un système ou logiciel de gestion des visiteurs (VMS) est un outil qui permet de suivre et de gérer les personnes qui entrent dans les locaux de l'entreprise et les quittent. Il représente divers processus pour gérer le flux de visiteurs de l'arrivée au départ pour offrir la meilleure expérience tout en garantissant la sécurité de chacun et la conformité commerciale.

Les entreprises de toutes tailles peuvent utiliser un logiciel de gestion des visiteurs, pas seulement les grandes entreprises. En outre, VMS est efficace pour divers secteurs industriels, notamment la défense et l'aérospatiale, l'automobile, les produits chimiques, les services et fournitures commerciaux, les biens de consommation, la distribution, la santé, l'informatique, l'électronique, l'ingénierie et bien d'autres.

Il existe différents types de VMS disponibles :

• Gestion des visiteurs en libre-service : Une borne est utilisée pour les enregistrements. Ici, les visiteurs attendent dans les files d'attente, remplissent les détails et soumettent les documents requis pour obtenir un badge d'invité.
• VMS administré par le personnel : Le personnel d'une organisation surveille et contrôle les visiteurs à l'aide du logiciel.
• VMS informatisé : C'est un système informatique à guichet unique permettant à une entreprise de surveiller et de contrôler les visiteurs. Il peut collecter des données en temps réel et automatiser les tâches manuelles pour une meilleure expérience.
• VMS basé sur SaaS : Il s'agit d'un logiciel tiers pour surveiller et contrôler les visiteurs d'entreprises de différentes échelles. Ici, les organisations n'ont pas à gérer l'infrastructure ou à consacrer du temps à la maintenance ; les fournisseurs de services s'en soucient et le coût est abordable.

Quel est le besoin d'un système de gestion des visiteurs ?

Les systèmes de gestion des visiteurs sont essentiels pour que les organisations surveillent et gèrent les visiteurs, en particulier pendant et après une crise mondiale comme Covid-19. Il vous aide à vous adapter aux nouveaux défis et à assurer la sécurité de votre personnel et de vos visiteurs.

Cela dit, les réunions d'affaires en face à face sont toujours en place, même à l'ère des webinaires en direct et des vidéoconférences. En fait, de nombreuses entreprises sont désormais ouvertes et autorisent les visiteurs, garantissant ainsi que tous les visiteurs sont comptabilisés tout en assurant la sécurité ; les systèmes de gestion des visiteurs jouent un rôle déterminant.

Voyons quelques-uns des avantages du VMS :

Meilleure expérience visiteur

Offrir une bonne expérience aux visiteurs renforcera la réputation de votre marque et accueillera plus de visiteurs. Les gens vous choisiront plutôt que des concurrents si vous vous assurez qu'ils quittent vos locaux avec plaisir. Un VMS peut vous aider à y parvenir en vous permettant de tout gérer facilement sans créer de tracas pour les visiteurs.

Processus de réception simplifié

Avec un bon VMS en place, tous les processus seront gérés efficacement, de l'accueil des visiteurs au départ. L'utilisation du logiciel permet à votre personnel de traiter vos invités en fonction de leurs raisons de vous rendre visite. Cela vous aidera également à gérer les réunions et à vous assurer qu'elles commencent à temps, et que les visiteurs ne soient pas frustrés d'attendre dans le hall.

Suivi de sécurité et sans contact

Le logiciel VMS vous aidera à effectuer un suivi et une gestion sans contact des visiteurs. Il assurera la sécurité de tous à l'intérieur des locaux de votre immeuble. En conséquence, vous pouvez maintenir une protection supérieure contre les problèmes de santé tels que le COVID ou d'autres maladies infectieuses. De plus, le logiciel vous aidera à défendre votre organisation contre les risques liés à la propriété intellectuelle, à la sécurité au travail, etc.

Conformité

En utilisant le VMS, vous pouvez enregistrer des données importantes collectées auprès des visiteurs, y compris leurs informations personnelles, leurs pièces d'identité, leurs documents médicaux et d'autres papiers. Cela vous aidera à les gérer facilement et à conserver un enregistrement, afin que vous ne couriez pas de risques de conformité tels que GDPR, HIPAA, etc.

Suivi des employés/personnel

Outre la gestion des visiteurs, le logiciel vous aidera à suivre les activités de vos employés ou collaborateurs. Cela maximisera leur productivité et les aidera à se concentrer sur des domaines cruciaux. Comme les risques peuvent être externes et internes, garder un œil sur votre personnel interne permet de réduire les risques.

Si vous souhaitez profiter de ces avantages, voici quelques-uns des meilleurs fournisseurs de VMS du marché.

iLobby

iLobby est un leader mondial de la gestion des visiteurs en entreprise, auquel les aéroports internationaux, les grandes banques, les sociétés Fortune 500 et le gouvernement font confiance pour gérer, surveiller et suivre les visiteurs.

Scannez le document de la carte d'identité avec photo pour obtenir les informations à l'aide d'un scanner dédié ou d'un appareil photo intégré afin de garantir une identification correcte. Utilisez une base de données de liste de surveillance tierce ou interne pour vérifier instantanément et signaler ou refuser les invités indésirables.

En cas d'urgence, il alertera chaque employé et vous fournira une liste de ceux sur le site pour aider à l'effectif. Il automatise le processus très complexe de validation, de surveillance et de filtrage des individus sur tous les sites afin de répondre aux exigences de conformité, de sûreté, de sécurité et de confidentialité.

Vous pouvez filtrer les visiteurs, les sous-traitants, les employés, les visiteurs récurrents, les types personnalisés, les entretiens, les réunions, les événements et les livraisons. Sécurisez votre entreprise en vérifiant qui se trouve dans votre bâtiment, en rationalisant le processus de connexion des visiteurs, en automatisant la conformité et la sécurité et en contrôlant l'accès physique.

Informez vos visiteurs des documents juridiques tels que la responsabilité, les renonciations et les accords de non-divulgation et collectez leurs signatures numériques. De plus, stockez tous les documents juridiques en un seul endroit en toute sécurité pour les télécharger en cas de besoin. Vous pouvez également créer facilement des rapports personnalisés en quelques clics et afficher tous les rapports de tableau de bord ou exporter les informations.

Soyez toujours prêt pour les audits en conservant une liste de documents signés et d'autres données. Intégration avec vos outils commerciaux tels que Skype for Business, Google Hangouts, Slack, Voice call, annuaires d'utilisateurs comme Azure Active Directory, Cisco, Google identities, etc., authentification unique Okta, Onelogin, CRM, e-mail et calendrier, Drives, accès contrôle, et bien d'autres.

Obtenez-le gratuitement pour un essai ou choisissez un forfait à partir de 199 $/mois.

Envoyé Visiteurs

Offrez une nouvelle expérience à vous-même et à tous ceux qui visitent votre lieu de travail avec les visiteurs Envoy. Sécurisez votre lieu de travail grâce au système de gestion des visiteurs et gagnez du temps. Vérifiez qui, pourquoi et quand quelqu'un visite et limitez le visiteur qui ne répond pas à vos critères.

De plus, rendez votre lieu de travail plus sain à l'aide d'options de connexion sans contact. Il n'est pas nécessaire de rechercher les employés et de garder une trace des documents signés ou des badges d'écriture manuscrite. Au lieu de cela, vous obtenez tout sur un seul tableau de bord pour suivre tout ce que vous voulez avec la possibilité de télécharger certains documents.

Faites bonne impression lorsqu'un invité se présente en envoyant des instructions sur le lieu de travail, en les interrogeant pour connaître leur expérience et en leur faisant dire wow avec une connexion iPad. Vous pouvez également tout capturer et stocker en toute sécurité pour rester conforme à la réglementation.

Lors des audits, exportez rapidement les données nécessaires pour une révision sans douleur. De plus, créez plusieurs options de connexion qui posent diverses questions pour connaître le but de la visite de chaque invité. Vos employés recevront également des notifications instantanément et automatiquement lorsque des invités arriveront.

Filtrez chaque visiteur en définissant certains critères et vérifiez s'il apparaît sur des listes de surveillance tierces ou internes. Obtenez également des rapports et des analyses sur le volume de visiteurs et exportez rapidement les données en quelques clics. Vous pouvez également inviter vos invités à signer des documents juridiques tels que des renonciations et des accords de non-divulgation sur l'iPad.

De plus, créez des badges personnalisés ou autorisez les visiteurs Envoy à imprimer les badges automatiquement lorsqu'un visiteur se connecte. Demandez à vos invités de prendre une photo afin que leur hôte puisse les accueillir en toute confiance. Vous pouvez également créer un lieu de travail sain et sûr, garder un œil sur le bureau, obtenir des données pour travailler plus intelligemment et garder vos employés concentrés.

Obtenez des fonctionnalités limitées si vous optez pour un forfait gratuit ou choisissez le forfait le mieux adapté à votre entreprise à seulement 99 $/mois/emplacement.

Cordialement

Greetly est une plate-forme facile et simple à utiliser le système de gestion des visiteurs pour assurer la sécurité de votre lieu de travail. Au lieu d'utiliser une réceptionniste traditionnelle, utilisez cette plate-forme conviviale et entièrement personnalisable qui vous permet d'intégrer des CRM et des applications de messagerie bien connus.

L'outil s'assure toujours que le bon membre sera averti dès que l'invité aura terminé le processus de connexion. Où que vous soyez, vous recevrez des alertes instantanées sur l'arrivée de vos invités afin que vous puissiez agir rapidement.

Greetly vise à rendre l'interface plus accessible pour les visiteurs à comprendre et pour que vous puissiez l'utiliser à la réception. Il étend également heureusement l'éthique aux autres fonctions de l'interface. Vous pouvez terminer le processus d'installation en quelques minutes et être prêt à l'utiliser le même jour.

L'outil peut représenter votre entreprise comme vous le souhaitez avec des flux de travail d'enregistrement entièrement personnalisables. Il rassemble toutes les données des visiteurs et les rationalise afin que les visiteurs aient la meilleure expérience. Vous pouvez également personnaliser l'interface d'accueil selon vos besoins et ceux de vos clients et permettre à Greetly d'être un coup de main.

La sécurité est un élément important de toute réception, et Greetly imprime instantanément les badges contenant les photos, les détails et autres informations pertinentes des visiteurs. Il propose une démo gratuite et vous accueille avec un guide étape par étape pour commencer.

Les forfaits payants commencent à 79 $/mois par emplacement.

Se connecter à l'application

L'application de connexion est conçue pour le lieu de travail moderne, qui est sûre et intelligente pour la connexion. Vous pouvez utiliser ce logiciel pour la gestion des visiteurs, la connexion des entrepreneurs et du personnel et la réservation de la salle de bureau. Il comprend Spaces – un module complémentaire de réservation de salle de réunion et de bureau flexible et intelligent.

La plate-forme vous aide à exploiter votre main-d'œuvre maximale et à gérer efficacement la capacité. Vous pouvez également autoriser vos visiteurs à se connecter en utilisant leur smartphone via un scanner de code QR. Vos invités n'ont pas besoin d'installer d'application séparée ; La connexion sans contact est sécurisée et entièrement personnalisable pour les industries.

De plus, créez un questionnaire pour chaque groupe de visiteurs en créant des questions à choix multiples. Respectez les exigences de l'entreprise en matière de santé et de confidentialité ou de sécurité en réduisant le temps de connexion. Il offrira également un contrôle complet sur les données.

L'application de connexion équilibre le stockage des informations nécessaires et critiques pour la sécurité et la création de rapports tout en préservant la confidentialité des visiteurs. Il est conçu pour évoluer avec de nouvelles fonctionnalités et fonctionnalités et offrir une meilleure expérience aux visiteurs. Obtenez des fonctionnalités avancées telles que la pré-inscription des visiteurs, la connexion du personnel, la gestion des sous-traitants, l'application compagnon, les messages, les politiques, les NDA, les champs de données personnalisés, etc.

Vous bénéficierez également des avantages de la liste d'évacuation, de plusieurs sites, langues, événements, livraisons, écran d'accueil, intégrations, badges personnalisés pour chaque visiteur, notifications et bien d'autres. Personnalisez le forfait dont vous avez besoin ou profitez d'un essai gratuit de 15 jours. Si vous le trouvez utile, passez à un abonnement payant à tout moment.

Proxyclick

Permettez à vos visiteurs, sous-traitants et employés de revenir en toute sécurité tout en respectant la confidentialité et en restant conforme à l'échelle mondiale avec Proxyclick. La réservation au guichet est un moyen facile, sûr et simple d'accueillir les employés sur le lieu de travail.

Permettez à vos employés de choisir où, avec qui et quand ils s'assoient dans les espaces prédéfinis. Vous obtiendrez une visibilité complète sur qui travaille et où tout le monde est assis. Cela vous aidera à organiser le lieu de travail pour qu'il soit sécuritaire, accueillant et efficace.

De plus, vous pouvez explorer le volume et la profondeur des possibilités avec les systèmes extrêmes. Intégrez les outils que vous et votre équipe connaissez pour des implémentations transparentes. C'est le seul VMS avec une attestation complète de confidentialité ISAE 3000 de type 1 afin que les gens puissent vous faire confiance.

Il prend en charge 30 millions de visites sur 7 000 sites pour vous aider à vous fier davantage à votre équipe. Vous pouvez également évoluer avec le VMS qui offre un nombre illimité d'hôtes, de kiosques et de visiteurs. Obtenez une liste interminable de fonctionnalités pour améliorer l'expérience de chaque visiteur, rationaliser la réception et sécuriser les actifs.

Ses fonctionnalités incluent la réservation de bureau et d'employés, les flux de visiteurs, des tableaux de bord puissants, des flux intelligents pour les visiteurs et les employés, des intégrations premium, une sécurité avancée, des services d'entreprise, la réussite des clients et bien d'autres. De plus, vous pouvez assurer la sécurité de vos employés et visiteurs grâce au programme de prévention COVID-19.

Filtrez vos visiteurs et employés avant leur arrivée, partagez les consignes de sécurité, accordez-leur l'accès avec le code QR, restez en sécurité et flexible et limitez les risques pour la santé. Optez pour un plan qui correspond le mieux à vos besoins pour 100 $/mois par emplacement.

WhosOnLocation

Assurez la sécurité de vos sous-traitants, visiteurs et employés grâce à des contrôles de bien-être, à la recherche des contacts, à la connexion sans contact et bien plus encore tout en travaillant hors site et sur site avec WhosOnLocation. Il s'agit d'une solution complète qui gère les pré-inscriptions, l'identité des visiteurs, la recherche des contacts, les alertes de sécurité et crée une prise de conscience de la politique des visiteurs.

Gérez la conformité aux avis de danger des entrepreneurs, la gestion de l'induction dans diverses installations et la présence. Vous pouvez également gérer les autorisations et la présence des employés pour prendre en charge la sécurité et les profils du site. Sans oublier que tout est soutenu par des informations et des rapports puissants.

L'outil offre une connexion simple et sans contact pour suivre chaque employé qui travaille seul. Obtenez également des fonctionnalités d'urgence telles que l'auto-vérification, les rapports d'évacuation et de rassemblement, les informations et la collaboration, et les appels manuels. Limitez l'accès aux employés, sous-traitants et visiteurs qualifiés et autorisés pour sécuriser vos installations.

WhosOnLocation vous aide à filtrer les visiteurs, les sous-traitants et les employés pour réduire le risque d'intrus ou d'invités non autorisés. Assurez-vous également qui est autorisé sur place et qui a effectué un examen de santé.

Il a des plans qui fonctionnent pour tout le monde, quelle que soit la taille de l'entreprise. Gérez tout à un prix de départ de 599 $/an par emplacement.

Invité de traction

Offrez à votre organisation un endroit unique pour gérer, gouverner et sécuriser l'ensemble du processus des opérations des visiteurs avec Traction Guest. Traction Guest assure la sécurité de vos sites, la conformité des processus et la sécurité des employés, garantissant que chaque interaction génère une productivité maximale.

Il aide les visiteurs et les employés à trouver leur entrée et leur emplacement corrects, valider ou scanner leur identification, rencontrer leur hôte, choisir leur langue. De plus, vous pouvez suivre qui se trouve sur le site pour maintenir les protocoles d'urgence et de sécurité. Collectez également les données nécessaires pour répondre aux normes de conformité.

Représentez votre marque lorsque vous accueillez des visiteurs pour créer des expériences et créer un impact visuel qui rend chaque visite mémorable et productive. À l'aide d'un seul système configurable, répondez à vos exigences de localisation mondiale telles que les autorisations, les langues et les données.

Prenez un forfait adapté à votre organisation à seulement 115 $/mois/iPad.

Visiteur Pronestor

Pronestor Visitor offre une plateforme sécurisée pour gérer les visiteurs. C'est une solution de gestion innovante où vous pouvez obtenir un aperçu complet des visiteurs du passé, du présent ou du futur. Il vous permet également de suivre chaque réunion et réservation en fournissant des notifications automatisées.

Pronestor Visitor vous aide à envoyer des instructions à vos visiteurs et à fournir une carte d'embarquement à scanner avec leur téléphone pour s'enregistrer. Avec des rapports appropriés, vous saurez qui est où et qui voir. L'outil peut également gérer de nombreux points d'entrée dans plusieurs emplacements à la fois. De plus, vous pouvez informer vos visiteurs des directives lors de l'inscription ou avant les réunions.

Cette plateforme vous montre une vue à 360 degrés des activités de l'organisation. Commencez à combiner les commentaires et les données pour améliorer la disponibilité de vos installations, essentielle à la productivité. De plus, la plate-forme permet à vos invités et à votre organisation de rester en bonne santé et en sécurité.

Glissé sur

Créez le système de connexion des employés et des visiteurs le plus accessible, SwipedOn, sécurisé, simple et rationalisé. Il vous permet de découvrir un environnement de travail flexible avec une gestion complète du lieu de travail.

SwipedOn vous aide à transformer le lieu de travail en remplaçant les anciens livres d'or par une solution de gestion des visiteurs simple, moderne et élégante. Obtenez de nombreux avantages de cette plate-forme unique, tels que la connexion sans contact des employés et des visiteurs.

Vous obtiendrez des fonctionnalités telles que des outils de recherche de contacts, des notifications instantanées, l'impression de badges d'identification, des accords numériques, un tableau d'entrée et de sortie des employés, la gestion des évacuations et des questions de filtrage avec alertes. Les visiteurs peuvent se connecter directement en scannant le code QR à l'aide de leur appareil photo mobile sans contact physique. Cela empêchera votre entreprise et votre personnel d'être exposés aux maladies infectieuses.

De plus, vous pouvez facilement gérer les registres de sécurité et de santé, la politique COVID-19, les accords de non-divulgation, etc. De nombreuses industries utilisent SwipedOn, comme la construction, la logistique, les organisations à but non lucratif, les services publics, l'éducation, les soins aux personnes âgées, la fabrication, les sports, marine, tourisme, co-working, et bien d'autres. La meilleure chose est que SwipedOn plante des arbres pour chaque nouveau client.

Découvrez encore mieux la plate-forme avec de nombreux modules complémentaires tels que la restauration, les livraisons et les SMS illimités. Pour de meilleures options de gestion pour vos employés et visiteurs, vous pouvez connecter SwipedOn aux outils commerciaux pour exécuter votre travail en douceur, comme Microsoft Active Directory ou Azure Active Directory.

Vous trouverez également des frais d'installation nuls, une recherche facile des contacts, des outils de filtrage des visiteurs et une connexion sans contact dans chaque plan. Modernisez la réception pour les visiteurs à seulement 49 $/mois pour un seul emplacement.

Conclusion

Les systèmes de gestion des visiteurs sont en demande de nos jours dans différentes industries et tailles d'entreprises. Le logiciel peut vous aider à offrir une expérience visiteur exceptionnelle tout en garantissant la sécurité, la sécurité et les besoins de conformité de l'organisation.

Ensuite, explorez certains des meilleurs logiciels de suivi du temps pour l'équipe.