Cómo los gerentes de proyectos pueden evitar el agotamiento en el trabajo

El mes pasado, tuve el privilegio de asistir a la Digital PM Summit de Bureau of Digital, una conferencia dedicada íntegramente a los gerentes de proyectos digitales. Cada sesión de apertura, discusión y sesión interactiva se adaptó a los puntos débiles específicos no solo de los gerentes de proyectos (PM), sino también de aquellos que administran proyectos digitales. Hubo PM de todo el mundo con diferentes experiencias, educación y rasgos de personalidad. No importa el gerente del proyecto, desde detallado y procesable hasta colaborativo y social, había una cualidad que todos compartíamos: todos hemos luchado contra el agotamiento.

Hace unas décadas, cuando terminó la jornada laboral, la gente dejó de trabajar y se fue a casa. En su mayor parte, las personas no sintieron la necesidad de trabajar hasta que regresaron a la oficina a la mañana siguiente. En cambio, pasaban tiempo con sus familias y practicaban el cuidado personal. Ahora que tenemos teléfonos celulares, computadoras portátiles y correo electrónico, parece casi imposible desconectarse. Y, para ciertas personas y ciertas posiciones, tener que estar "siempre encendido" puede causar agotamiento fácilmente.

En términos generales, los PM no tienen mucho tiempo para detenerse, reflexionar y sacar tiempo para el cuidado personal. La naturaleza de nuestro trabajo es que nunca termina. Estamos ocupados haciendo malabares con los planes cambiantes de nuestros días, semanas y proyectos. Nos atraen en múltiples direcciones tanto clientes como colegas. Si bien los proyectos pueden concluir cuando se lanzan, es probable que haya otro proyecto pisándole los talones. Es fácil sentir que si trabaja durante el almuerzo, responde algunos correos electrónicos más antes de irse o planifica la estrategia después de que sus hijos se hayan acostado, entonces podrá ponerse al día o incluso salir adelante. En mi experiencia, eso nunca funciona y estoy más cansado al día siguiente.

Entonces, ahora que conocemos el problema, ¿cómo lo solucionamos?

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Hable con sus colegas de otras agencias y pregúnteles sobre su equilibrio entre el trabajo y la vida personal: ¿qué están haciendo sus empleadores para facilitar el tiempo de inactividad y qué puede aportar a su organización? Lo más probable es que podamos impulsar un mayor equilibrio de nuestros propios empleadores si aún no está allí. A continuación, presentamos algunas formas en las que su empleador puede ayudarlo a mantener un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida.

1. Pida trabajar desde casa parte de la semana. Podría pensar que los buenos gerentes de proyectos son todos, o en su mayoría, extrovertidos. En la Cumbre DPM, me sorprendió saber que la división entre introvertidos y extrovertidos estaba más o menos por la mitad. Como yo mismo soy un "introvertido extrovertido", me encanta nuestro trabajo desde casa. Trabajar en casa dos días a la semana permite ese tiempo ininterrumpido para pensar críticamente sobre mis proyectos, recargar energías en la tranquilidad y tirar una carga de ropa sucia en el almuerzo.
2. Pregunte por oportunidades de desarrollo profesional. En Go Fish, se nos anima a buscar oportunidades de aprendizaje. Ya sea que se trate de un curso en línea, una reunión local o una conferencia de varios días en otro estado, tomarse un tiempo fuera de sus proyectos brinda perspectiva y deja espacio para el crecimiento.
3. Pregunte por las políticas adecuadas de vacaciones y enfermedad. Si siente que tiene que lidiar con la fiebre y los dolores corporales en toda regla, es hora de preguntar por qué. ¿Es eso autoimpuesto, hay un problema cultural? Del mismo modo, si no siente que puede alejarse de su correo electrónico y tomarse unas vacaciones, llegue a la raíz del motivo y trabaje para resolverlo con su equipo de liderazgo. (Consejo: preguntar "por qué" cinco veces es un ejercicio fantástico para profundizar e identificar la verdadera raíz del problema).

Recupere su tiempo

Somos los únicos a cargo de nuestro tiempo y hay un número finito de horas en el día. Bloquea el tiempo en tu calendario y no permitas que nadie programe por encima de él. Agregaré "reuniones" a mi calendario para indicarles a los demás que no estoy disponible; es una forma en la que me aseguro de poder cumplir con las tareas prioritarias. Estos bloques de trabajo solo son beneficiosos si no los mueve continuamente o deja que otros programen reuniones al mismo tiempo.

En ese mismo sentido, programe reuniones cuando sea conveniente para usted. Como PM, a menudo programamos reuniones cuando es más conveniente para los demás, descuidando nuestros propios calendarios. Me encontré metiendo una reunión entre otros porque funcionó para los miembros del equipo, pero eso no fue útil para mí a largo plazo. Es importante respetar tu tiempo y tener en cuenta tu horario porque es tan importante como el de los demás.

Durante una de las sesiones en la Cumbre DPM, se nos animó a mirar dentro e identificar nuestras "características" y "errores". Luego, nos asociamos con un socio de responsabilidad para asegurarnos de que estamos tomando medidas para solucionar nuestros defectos. Mi defecto es que a menudo trabajo durante el almuerzo, por lo que estoy tomando medidas para asegurarme de alejarme de ese hábito y disfrutar de una buena comida y un descanso mental. (¡Grite a GW por los registros a la hora del almuerzo!)

Cuídate

El equilibrio entre el trabajo y la vida personal siempre está cambiando. Lo que funciona un mes puede que no al siguiente. Las estaciones de la vida (como el nacimiento de un bebé o una gran mudanza) afectarán ese equilibrio, al igual que las prioridades del proyecto en evolución (como una línea de tiempo comprimida o un período de crecimiento organizacional). Como mínimo, debe abordar las cuestiones básicas de supervivencia, como dormir lo suficiente, beber y comer bien, etc. Pero, en su vida laboral, hay formas de abordar sus necesidades de supervivencia que no son tan sencillas.

1. No dejes tus días de vacaciones sin usar. Sus días de vacaciones no tienen que usarse todos a la vez en un elaborado viaje de una semana al extranjero. De hecho, es probable que aproveche mejor sus días de vacaciones para distribuirlos a lo largo del año. Incluso si no tiene a dónde ir, pasar un viernes en casa poniéndose al día con un nuevo programa de Netflix (o más probablemente, volver a ver The Office por 37a vez), lo ayudará a regresar al trabajo renovado y listo.
2. Trabaja en un ambiente positivo. Hay muchas cosas que no podemos controlar sobre nuestro entorno de trabajo, pero es importante tomarse el tiempo para conectarse con sus colegas. Compra un café para alguien de tu equipo y pregúntale sobre su próximo fin de semana. Trate de reírse de los problemas del proyecto y siempre tómese el tiempo para prestarle oído. Disfrutar de la gente con la que trabajas es, para mí, tan importante como disfrutar del trabajo.

Para llevar

No puedes cambiar todo de una vez. Se ha dicho que su tasa de éxito al adoptar un nuevo hábito se hace cada vez más pequeña cuanto más hábitos intenta construir simultáneamente. Entonces, comience con algo pequeño. ¿Qué es una cosa que puede hacer por sí mismo para ayudar a prevenir (o aparejo existente) el desgaste? Yo iré primero.

Al menos un día a la semana, intentaré almorzar fuera de mi escritorio. Pasaré 20-30 minutos disfrutando de mi comida, sin preocuparme por derramar salsa en mi teclado. El trabajo estará allí cuando termine.

Tu turno. ¿Qué vas a convertir en una prioridad? ¿Qué pequeña cosa puedes cambiar para evitar el agotamiento? Házmelo saber en los comentarios. Además, avíseme si necesita un compañero de responsabilidad.